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Controllo Strategico degli Acquisti: quali strumenti, per ottenere quali risultati?


Il “controllo strategico degli Acquisti” può essere definito come la pianificazione, il monitoraggio, l’analisi e la valutazione delle operazioni necessarie alla funzione Acquisti per realizzare i propri obiettivi. Il termine “Controllo Strategico degli Acquisti” è oggi largamente usato dalle direzioni Acquisti delle aziende ed ingloba svariati compiti e missioni che variano da un’azienda all’altra a seconda della maturità e del raggio d’azione degli Acquisti all’interno di ogni azienda. Esso costituisce un completamento del “controllo operativo” corrispondente alla diffusione della strategia degli Acquisti sul campo (contrattualizzazione, gestione degli approvvigionamenti, delle scorte…).


Analisi delle spese

La gestione del Sourcing strategico, delle famiglie di acquisti, dei budget, la negoziazione con i fornitori… sono tutte missioni strategiche per gli Acquisti che richiedono l’accesso a dati bonificati relativi agli acquisti e la necessità di organizzare questi dati in maniera pertinente a livello di analisi e di dashboard per poter definire, sulla base di informazioni affidabili, i fondamenti della strategia degli acquisti di un gruppo quali il budget, la pianificazione degli incontri con i fornitori, ecc. Lo strumento Spend analysis e Diagrammi di gestione permette di raccogliere, analizzare e sintetizzare i dati relativi agli acquisti provenienti da tutte le fonti esistenti (moduli degli strumenti eProcurement, altri SI, ERP, Excel, dei provider di contenuti esterni…) in base ad un repository comune a livello di gruppo o azienda che permette alla Direzione Acquisti di creare report “a richiesta” e diagrammi di gestione personalizzati per seguire l’evoluzione degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e avere una visione unica degli Acquisti all’interno dell’azienda.

“Per quanto riguarda la spend analysis, le grandi aziende internazionali devono affrontare tutte la stessa sfida: da una parte raccogliere, sintetizzare ed analizzare i dati sugli acquisti provenienti da sistemi informatici eterogenei (varie decine di SI in alcuni casi coesistenti) e, dall’altra, bonificare e uniformare una grande quantità di dati (fatture, ordini, conti fornitori…)”, spiega Gérard Dahan, General Manager EMEA di Ivalua.

Uno strumento di Analisi delle spese efficace permette di ridurre significativamente i tempi e le energie necessari a bonificare e a sintetizzare i dati relativi alle Spese e quindi di migliorare la qualità dei dati relativi alle spese, consentendo alle Direzione Acquisti di concentrarsi sull’analisi e sul controllo strategico.


Controllo della performance Acquisti

I Piani d’azione Acquisti formalizzano la strategia degli acquisti di un’azienda. Sono costituiti dalla pianificazione dei progetti strategici, dalle loro fasi generali, dai loro obiettivi e dagli indicatori per identificare e seguire i risarmi realizzati.

“La funzione Acquisti deve contribuire ogni giorno un po’ di più ai risultati finanziari dell’azienda. In quest’ottica, vengono costantemente elaborati dei piani d’azione, pur non essendo semplice controllare un numero elevato di azioni che coinvolgono molteplici attori in un ambiente complesso, né seguire i risparmi realmente generati”. Gérard Dahan, General Manager EMEA di Ivalua.

Uno strumento di gestione dei piani d’azione efficace permette alle direzioni Acquisti di formare dei team legati a dei progetti e di gestire i compiti di ciascuno, gli obiettivi e le scadenze, in un ambiente collaborativo favorevole alle interazioni e alla comunicazione. Grazie agli aggiornamenti dei dati legati agli obiettivi, le direzioni Acquisti seguono i risparmi realizzati in tempo reale e possono stanziare le risorse in maniera efficace nel corso dell’anno e di conseguenza ottimizzare i risultati.

L’utilizzo di uno strumento di gestione dei piani d’azione e di controllo dei risparmi permette di tracciare in maniera dettagliata ed affidabile l’origine dei risparmi finanziari che sono il risultato di azioni di acquisto messe in atto sia a livello globale che locale e di eseguire un’analisi più pertinente delle migliori leve di risparmio su cui agire.


Controllo della performance Fornitori

La gestione della performance dei fornitori strategici dell’azienda dipende dagli obiettivi strategici degli Acquisti: la competitività, la creazione di valore e la gestione dei rischi. I grandi gruppi che operano con un ecosistema di fornitori molto ampio necessitano di strumenti per gestire al meglio la comunicazione con i loro fornitori strategici e per seguire regolarmente gli indicatori di rischio, di performance e di qualità.

“L’uso di una pratica sistematica di valutazione dei fornitori e di piani di miglioramento permette di creare una dinamica di miglioramento costante con i fornitori facendo sì che questi si impegnino su obiettivi di performance misurati”, conclude Gérard Dahan, General Manager EMEA di Ivalua.

L’automatizzazione della valutazione della performance e dei rischi dei Fornitori attraverso uno strumento di controllo della performance fornitori garantisce ai team addetti agli Acquisti un prezioso risparmio di tempo. Grazie all’aggiornamento dei dati di valutazione sulla base di questionari di valutazione inviati sul campo o tramite l’integrazione automatica di fonti di dati varie (informazioni RSE, legali, finanziarie…), una direzione acquisti può acquisire una panoramica completa di ogni fornitore, il che le consente di ridurre l’esposizione ai rischi dell’azienda, di collaborare in maniera privilegiata con Fornitori dalle prestazioni elevate e che presentano rischi ridotti.

Le analisi di performance dettagliate per fornitore o per categoria permettono di targhettizzare gli sforzi degli acquirenti grazie alla creazione di Piani di Miglioramento Fornitori. Questo processo invita il Fornitore ad assumere degli impegni associati ad obiettivi quantificati e ad indicatori di performance e a rendere più trasparenti le sue azioni di miglioramento nell’ambito di una collaborazione più duratura.


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