Fatturazione e Debiti

Chiusura del cerchio

A braccetto con la contabilità. La fatturazione elettronica archivia le spese indebite e crea una chiara mappatura dei contratti e degli ordini di acquisto.

 

 

Perché Ivalua per la fatturazione?

 

  • Registrazione elettronica delle fatture.
  • Riconciliazione rispetto a ordini, ricevute e buoni di pagamento.
  • Rapida riconciliazione per sconti sui pagamenti anticipati.
  • Gestione e monitoraggio del reporting delle spese e delle approvazioni dei viaggi.
  • Prenotazione di accantonamenti di beni e servizi non pienamente fruiti o non ancora fatturati.

 

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Moduli di Fatturazione Ivalua

Fatture e pagamenti

Registrazione elettronica delle fatture, conciliazione per ordini e ricevute, ed emissione dei buoni di pagamento.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

  • Avvio anticipato delle fatture in base a qualsiasi dato impostato o status.
  • Importazione di fatture e dati digitalizzati estratti dalle fatture.
  • Configurazione del flusso di approvazione delle fatture con prezzi ed eccezioni sui quantitativi.
  • Integrazione con gli strumenti contabili per la registrazione contabile e la fornitura.
  • Creazione di voci contabili per i diversi libri maestro (registro contabile, operazioni, …) esportabili nel sistema contabile.
  • Gestione delle varie modalità di contabilizzazione delle imposte (deducibili, non deducibili, proporzionali, autodeterminate).

COME CREARE VALORE?

L’inserimento manuale delle fatture è notevolmente ridotto grazie agli ordini per il rilevamento elettronico delle fatture. Gli avvisi guidano i fornitori nella presentazione di fatture conformi e i buyer nello stabilire gli ordini affinché all’AP pervengano unicamente fatture pulite. Il fornitore non avrà bisogno di informarsi in merito ai pagamenti; potrà visualizzare lo stato e la pianificazione dei pagamenti.

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Acquisizione dei dati delle fatture

Presenta e carica le fatture dei fornitori, OCR automatico, crea e convalida i dati di fatture PDF; usa l’auto-apprendimento dei fornitori per completare i dati delle fatture.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

  • Caricamento delle fatture da parte dei fornitori, OCR automatico e creazione e convalida di fatture, workflow di buyer e fornitori e integrazione della suite Ivalua nell’interfaccia utente HTML.
  • Notifica ai fornitori via e-mail per validare campi specifici e fornire le informazioni mancanti; usa un sistema di auto-apprendimento per potenziare automaticamente la validazione e il completamento dei dati futuri.
  • I fornitori o i buyer possono rivedere la scansione PDF affiancata alla fattura creata automaticamente.

COME CREARE VALORE?

Gestire in modo efficace la spesa marginale acquisendo il 50-60% del volume di fatture che viene presentato su file PDF e immagini e collaborando con il fornitore per presentare, completare ed elaborare fatture e guadagnare compliance.

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Accantonamenti

Prenotazione di accantonamenti di beni e servizi non pienamente fruiti o non ancora fatturati.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

  • Generazione di accantonamenti e di spese prepagate.
  • Correlazione degli accantonamenti alle fatture senza ricevute (e viceversa).
  • Calcolo dell’importo degli accantonamenti con voci inevase dettagliate.

COME CREARE VALORE?

Chiusura dell’esercizio contabile con backup per accantonamenti spiegati da Ivalua in ogni dettaglio. Gestione delle operazioni relative agli accantonamenti mediante operazioni di debito e di credito.

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Note Spese

Monitoraggio delle approvazioni per il reporting di viaggio e la gestione delle note spese.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

  • Adempimento delle politiche di reporting delle note spese dell’azienda (spese per diem o dettagliate, con o senza un massimale definito per azienda) con monitoraggio delle spese cumulative per periodo.
  • Importazione delle fatture da molteplici agenzie o fornitori di servizi.
  • Integrazione dell’effetto leva intrinseco con il modulo Fatture Ivalua.
  • Creazione di rapporti di spesa e/o ordini di acquisto in base alla lettera di incarico.
  • Creazione di voci contabili e gestione fiscale delle vendite mediante l’integrazione agli strumenti contabili.

COME CREARE VALORE?

Autorizzazione – o diniego – delle spese prima della realizzazione. Automatizzazione della registrazione e dell’instradamento dei rapporti di spesa con un risparmio di tempo prezioso. Garanzia di una migliore conformità dei moduli online e delle linee guida per i singoli utenti.

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Pagamenti Anticipati

Utilizzo di fatture riconciliate per sconti sui pagamenti anticipati.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

  • Opzioni presenti per sconti sui pagamenti anticipati ai fornitori con fatture riconciliate.
  • Gestione della liquidità massima disponibile per i pagamenti anticipati.
  • I fornitori possono creare piani di pagamento anticipati per default.

COME CREARE VALORE?

Leva sulla posizione di cassa per offrire sollievo ai fornitori con problemi di liquidità. Ottenimento di sconti anche in seguito alla negoziazione dei termini di pagamento anticipati.

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