Visibilità e controllo del flusso di fatturazione

Oggi molte aziende usano forme di fatturazione elettronica per i fornitori più importanti. Ma esistono ancora dei fornitori che non possono (o non vogliono) utilizzare il sistema di fatturazione elettronica e molte fatture sono inviate in formato cartaceo, per e-mail in formato PDF, immagine o in altri formati, e via fax.

Ivalua offre una soluzione di acquisizione dai dati di fatturazione via web (HTML 5) (come processo parte dei Moduli di Fatturazione) per acquisire, convalidare ed integrare i dati di fatture non standard (formato cartaceo, PDF, Word, immagine…) nel processo di workflow, nelle soluzioni Ivalua, nei sistemi ERP o in altri sistemi back-end ed aiutare la vostra azienda a guadagnare maggiore visibilità nel processo globale relativo alla contabilità fornitori.

Come funziona?
Prima si ricevono dai fornitori le fatture non standard come allegati di e-mail (PDF, JPEG, documenti Word…), fatture in formato cartaceo, fatture inviate per fax. I fax e le fatture in formato cartaceo vengono scannerizzate e trasformate in documenti digitali; i clienti di Ivalua eseguono questa operazione internamente o affidano ai partner di Ivalua il compito di raccogliere i documenti in formato cartaceo e digitalizzarli.

Una volta digitalizzate, le fatture vengono scaricate nei moduli di Acquisizione dei Dati di Fatturazione Ivalua (una per una o tutte insieme) dal vostro ufficio AP attraverso la piattaforma on-line di Ivalua.

Il modulo di Acquisizione dei Dati di Fatturazione Ivalua "legge" le fatture, individua e registra tutti i dati importanti (nome del fornitore, valuta, importo, IVA…) e li integra nel workflow di convalida dei dati di fatturazione di Ivalua e nel processo di riconciliazione. Le fatture vengono così semplicemente trasformate in formati standard (EDI, cXML, xCBL…).

Il modulo di Acquisizione dei Dati di Fatturazione Ivalua è anche in grado di rilevare gli errori (come l’importo totale di una fattura non corrispondente a un importo IVA esclusa + IVA) e il suo algoritmo di apprendimento automatico fa sì che una volta individuato e corretto il tipo di errore, il sistema corregga automaticamente l’errore se questo si ripresenta nelle fatture successive.

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Come può il sistema di Acquisizione dei Dati di Fatturazione aiutare la vostra azienda a risparmiare?

• Elimina i lunghi e superflui processi ed attività di acquisizione dei dati, riduce il processo di inserimento manuale dei dati e gli errori che ne derivano. Per un’azienda che gestisce decine di migliaia di fatture ogni mese, anche il più piccolo errore può causare gravi perdite. Il team AP può diventare più performante e concentrarsi sui compiti e sugli obiettivi che contano veramente.
• Accelera il ciclo del processo di fatturazione e permette di evitare le penali di ritardato pagamento, di ottenere benefici puntuali o sconti per pagamenti anticipati negoziati dai buyer.
• Migliora la precisione dei vostri dati

Con i moduli di fatturazione di Ivalua potete anche:

• Acquisire le fatture attraverso l’inserimento di ordini di acquisto, l’inserimento di ricevute, l’inserimento on-line o attraverso l’integrazione facoltativa via EDI/cXML o le soluzioni di scannerizzazione integrata/OCR.
• Integrare tutte le fatture dei fornitori in un processo di fatturazione elettronica uniforme.
• Collegare la “coda lunga” di piccoli fornitori a una piattaforma di procurement integrata.
• Applicare un innovativo algoritmo di apprendimento automatico per accelerare la conversione e il rilevamento delle fatture scannerizzate.
• Utilizzare workflow integrati per accelerare le autorizzazioni e la gestione delle eccezioni.
• Utilizzare il portale fornitori per mostrare le fasi dei processi, lo status delle fatture e le azioni richieste ai fornitori.

Per saperne di più sulle soluzioni di fatturazione Ivalua visitate il sito Invoice Modules Page.