Software per l’automazione della contabilità fornitori Automatizza il ciclo Invoice-to-Pay con controllo e conformità intelligenti

Automatizzando il processo di contabilità fornitori, la tua organizzazione diventa più efficiente e acquisisce maggiore controllo sul capitale circolante. Inoltre, i rapporti con i fornitori migliorano grazie alle funzionalità di self-service. Il vantaggio finale è che, se gestito correttamente, sconti e obblighi contrattuali vengono rispettati, generando risparmi concreti direttamente sul risultato economico.

Per ridurre il carico delle richieste non necessarie dei fornitori nella gestione contabilità fornitori, è fondamentale offrire un portale self-service con un agente AI. Qui i fornitori possono rispondere autonomamente alle proprie domande grazie all’IA, ma è essenziale che il portale contenga tutto ciò di cui hanno bisogno, come fatture, pagamenti, contratti e ordini d’acquisto. Allo stesso tempo, deve permettere di collaborare direttamente con la tua azienda e richiedere aggiornamenti dei dati principali. Questo approccio è vantaggioso sia per te che per i fornitori e contribuisce anche a ridurre il rischio di frodi phishing.

Purtroppo non tutte le fatture possono essere supportate da un ordine d’acquisto (PO), soprattutto per utenze, servizi o quelle collegate a un contratto. La soluzione è utilizzare l’IA per confrontare le righe a livello di commodity e di contratto. Questo permette comunque di eseguire il matching a tre vie (articolo, ricezione e fattura), ma consente anche di effettuare automaticamente le allocazioni per commodity. In questo modo è possibile ottenere maggior controllo e aumentare l’efficienza dei processi anche nei casi di fatturazione più complessi. Se è disponibile un portale self-service per i fornitori, attraverso la collaborazione i dettagli del PO possono essere allegati direttamente alla fattura.

Sì, l’IA può essere utilizzata per codificare, confrontare, allocare e persino pagare una fattura. Tuttavia, queste operazioni devono avvenire entro regole definite e supportate da strumenti di rilevazione frodi e deduplicazione. Il processo di IA è più efficace se integrato con l’e-invoicing, dove le strutture XML riducono gli errori di lettura dei dati.

L’ondata di obblighi governativi sulla fatturazione elettronica si sta intensificando e diventando sempre più globale. Questi obblighi stabiliscono formati XML e modalità di connessione tra acquirenti e fornitori. I governi li stanno introducendo per semplificare la riscossione delle tasse: le fatture contengono dati fiscali che permettono di monitorare le entrate e di verificare le dichiarazioni di fornitori e acquirenti. Si tratta di un’attività continua 24/7, il caso d’uso ideale per l’IA nella codifica e nella validazione delle fatture.

Le frodi nei pagamenti si verificano quando i dati bancari sulla fattura o nel file di pagamento non corrispondono al record principale del fornitore. Questo può accadere tramite fatture phishing o modifiche non autorizzate da parte di un dipendente. Per prevenirle, è necessario convalidare automaticamente e in tempo reale la titolarità del conto bancario prima del pagamento e implementare un processo separato con doppia autenticazione (2FA) per le richieste di modifica dei dati bancari.