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The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024 Scarica il report
Una soluzione software di acquisti elettronici semplice e moderna
Utenti soddisfatti grazie a un'esperienza di acquisto moderna dall'inizio alla fine
Conformità ottimizzata
Conformità attraverso flussi di lavoro flessibili che stanno al passo con le tue esigenze.
Tutte le categorie di spesa
Dimestichezza nela gestione delle spese: complesse, dirette, indirette o servizi.
Benefici di una soluzione di acquisti elettronici
Un software di acquisti digitali permette ai CPO (Chief Procurement Officers) di avere un panoramica completa e puntuale di chi sta acquistando cosa e da chi, e di fornire ai dipendenti i prodotti e i servizi di cui hanno bisogno per il loro lavoro Ecco una lista dei benefici di una piattaforma di acquisti elettronici:
Conformità ottimizzata
Politiche aziendali e un quadro normativo sempre più complesso con il minimo sforzo. I meccanismi di gestione delle regole e del flusso di lavoro li automatizza per te.
Controllo della spesa
Controllo in tempo reale dell'utilizzo del budget, dei prezzi negoziati, dei fornitori preferenziali e dei canali di engagement. Un sistema di notifiche ti informa di qualsiasi scostamento permettendoti di configurare piani di mitigazione e realizzare un seguimento delle azioni correttive.
Inoltre, il software di acquisti digitale fornisce dati relativi alle spese chiari, che sono alla base di un'analisi delle spese precisa e della gestione delle categorie pertinenti.
Efficienza del processo di acquisti
Tempi ridotti dei cicli source-to-pay e una riduzione considerevole degli errori e delle opportunità di frode.
Ottimizzazione dei costi
L'ottimizzazione dei costi viene ottenuta da due diverse fonti: prima di tutto, dal risparmio ottenuto acquistando dai fornitori preferenziali e dai canali conformi; in secondo luogo, dai costi inferiori derivati da un processo di acquisto più efficiente.
Quest'ultimo è un costo nascosto spesso trascurato. Si pensi a tutti gli utenti (richiedenti, soggetti incaricati dell'approvazione) di un processo procure-to-pay e al tempo che questi impiegano per acquistare se il processo è inefficiente. Una volta che è stato implementato il software di acquisti elettronici, il tempo risparmiato si traduce in un incremento della produttività dell'azienda.
Promuovere la soddisfazione delle parti interessate
Gli utenti si occupano solo delle informazioni che li riguardano: i richiedenti, per esempio, della data prevista di consegna, i manager, dell'andamento del budget, le posizioni debitorie, delle fatture insolute.
Si evita così agli utenti di dover memorizzare tutte le regole e le casistiche aziendali con cui devono avere a che fare; le regole sono immagazzinate nella soluzione di acquisti elettronici che guida in seguito l'utente all'acquisto conforme alle regole.
Collaborazione migliorata
Il software permette agi Acquisti, alle parti interessate e ai fornitori di scambiare informazioni velocemente e di collaborare su certi aspetti. Gli ordini di acquisto, per esempio, possono essere modificati direttamente dal fornitore in modo da riflettere la disponibilità di magazzino e la reale capacità si consegna.
Le ricevute possono inoltre essere preparate in modo più accurato tenendo presenti gli avvisi di spedizione anticipata (ASN) emessi dai fornitori.
5 criteri per la scelta del software di acquisti digitale più adeguato
Tutte le spese
Tutte le spese devono essere coperte, siano esse spese dirette, materiali o indirette, prodotti o servizi, CAPEX o OPEX, in modo da permettere agli utenti di acquistare ciò di cui hanno bisogno. È imprescindibile evitare spese non programmate.
Acquisto guidato
Funzionalità di acquisto guidato che conducono gli utenti verso i canali di acquisto conformi con un'esperienza utente simile a quella dello shopping. Ciò è importante per massimizzare l'adozione dello strumento e di conseguenza del processo.
Tutti i processi
Tutte le fasi del processo devono essere seguite per assicurarsi che l'automazione sia efficiente, specialmente quelle fasi che avvengono solitamente offline, per e-mail o per telefono. Un esempio tipico è l'aggiornamento degli ordini di acquisto. Poiché i fornitori non possono modificare direttamente gli ordini di acquisto, utilizzano l'email per informare i clienti che devono modificare una voce, un prezzo o una data di consegna dell'ordine.
L'utente dimentica di apportare i cambiamenti indicati all'ordine di acquisto e quando viene inviata, la fattura non corrisponde all'ordine di acquisto perché non è stato aggiornato. Ecco perché è fondamentale permettere ai fornitori di modificare (sotto la supervisione dell'utente) gli ordini di acquisto.
Integrazione
Integrazione con altri sistemi come gli ERP o MRP, in modo da consentire l'accesso ai dati delle altre parti interessate, ma anche per connettersi ai fornitori di dati di terze parti e arricchire così il processo procure-to-pay.
Prima di ordinare un certo prodotto, si potrebbe per esempio verificare il punteggio di sostenibilità di un fornitore attraverso Ecovadis.
Flessibilità
Flessibilità per organizzarsi velocemente senza per questo pregiudicare la propria capacità di adattarsi alle normative in costante evoluzione, alle nuove politiche aziendali o alla crescita dell'azienda, e senza dover aspettare la nuova versione del software.