Nonostante il suo valore apparentemente basso, la tail spend può essere una fonte significativa di inefficienza, con conseguenti costi nascosti e opportunità di risparmio mancate. Gestire efficacemente le spese accessorie è fondamentale per i responsabili degli acquisti e i dirigenti finanziari che mirano a ottimizzare le spese e ad aumentare la trasparenza all’interno dell’organizzazione.
Secondo Deloitte, la tail spend è tradizionalmente considerata l’anello debole della gestione delle spese. Ciò è dovuto principalmente al fatto che gli acquisti nella coda rappresentano solo un quinto della spesa totale, ma costituiscono la stragrande maggioranza del suo volume. Tuttavia, grazie alle soluzioni innovative oggi disponibili, le aziende possono migliorare la gestione delle spese di coda con il minimo sforzo, ottenendo potenziali risparmi sul P&L fino al 20% della spesa totale.
Questa guida analizza l’importanza della gestione delle spese di coda, le strategie per migliorare la visibilità delle spese e i vantaggi derivanti dall’utilizzo di strumenti moderni per sbloccare i risparmi sui costi.
Che cos’è la gestione delle spese di coda?
Le spese di approvvigionamento sono generalmente classificate in due categorie principali: spese dirette e spese indirette. Le spese di coda rientrano nelle spese indirette e sono spesso descritte come la “coda lunga” del procurement.
- Le spese dirette si riferiscono alle spese direttamente correlate alla produzione di beni o servizi forniti da un’azienda: materie prime, componenti di produzione e qualsiasi altra cosa sia essenziale per le attività principali dell’azienda.
- La spesa indiretta comprende tutte le spese non legate alla produzione, come le forniture per ufficio, la manutenzione, la riparazione e le operazioni (MRO), le utenze e i servizi di marketing.
La Tail Spend rappresenta in genere una piccola parte della spesa totale (circa il 20%), ma comporta un volume sproporzionatamente elevato di transazioni di basso valore.
Esempi di tail spend sono le forniture per ufficio, i servizi di manutenzione di base e i ricambi MRO, transazioni considerate a basso rischio e a bassa priorità. Nel complesso, se non gestite, possono avere un impatto significativo sul bilancio complessivo di un’organizzazione.
Secondo gli esperti del settore, le aziende che utilizzano strumenti digitali per gestire le spese di coda possono ridurre le spese annuali in media del 5-10%. D’altro canto, la mancata gestione delle spese accessorie può portare a una frammentazione dei fornitori, a una mancanza di visibilità sulle spese e a opportunità di risparmio non sfruttate.
Figura 1: Spesa di coda (asse y) vs. Fornitore (asse x) (Fonte: Deloitte)
Per saperne di più sulla gestione efficace delle spese dirette e indirette, consulta il nostro blog.
Sfide comuni e idee sbagliate sulla Tail Spend
Una convinzione comune sulla tail spend è che, poiché la tail spend rappresenta solo il 20% circa del budget totale, non giustifica un impegno gestionale significativo. Tuttavia, mentre il valore in dollari è relativamente basso, il volume delle transazioni in tail spend può portare a inefficienze e costi nascosti.
Inoltre, la tail spend è spesso distribuita tra molti piccoli fornitori, il che può comportare una mancanza di trasparenza e di visibilità sulla destinazione del denaro. Questo approccio frammentato crea un ambiente in cui possono prosperare le spese irregolari o gli acquisti incontrollati, con conseguenti costi inutili e rischi di conformità.
Molti team di approvvigionamento possono anche non avere gli strumenti o le risorse per affrontare in modo adeguato la spesa per la coda, con la conseguente percezione che sia troppo complessa da gestire in modo efficace.
Tipi di spesa e relativi rischi
Il quadro di riferimento per la gestione della spesa tail è stato progettato per aiutare le organizzazioni a categorizzare e gestire la spesa concentrandosi su due dimensioni chiave: rischio e valore. Ecco una suddivisione dei diversi tipi di spesa e dei rischi associati:
- Spesa ad alto rischio e ad alto valore: Categorie di acquisto critiche, come i materiali di produzione diretta o le partnership strategiche, in cui la gestione e la negoziazione sono fondamentali.
- Spesa a basso rischio e alto valore: Acquisti ricorrenti o servizi essenziali che non sono critici per la produzione, ma che richiedono comunque una gestione attenta. Un esempio potrebbe essere rappresentato dai contratti per il software IT, per i quali è possibile ottenere risparmi significativi attraverso il sourcing strategico.
- Spese a basso rischio e a basso valore: È qui che si inserisce la spesa di coda. Transazioni come forniture per ufficio, servizi di manutenzione di base o parti MRO (Maintenance, Repair, and Operations) sono spesso trascurate perché singolarmente insignificanti, ma nel complesso rappresentano un gran numero di transazioni. Queste categorie sono ideali per l’automazione o l’outsourcing per ridurre il carico amministrativo e ottenere risparmi.
- Spesa ad alto rischio e basso valore: Meno comuni, ma possono includere beni o servizi specializzati che presentano un elevato rischio di interruzione ma non rappresentano un esborso finanziario significativo.
Questo quadro fornisce indicazioni su come allocare le risorse in modo più efficace, garantendo che le transazioni ad alto valore e ad alto rischio ricevano l’attenzione necessaria, mentre le transazioni a basso valore e a basso rischio (che spesso costituiscono la spesa di coda) siano gestite in modo più efficiente attraverso l’automazione o la semplificazione dei processi.
Vantaggi dell’ottimizzazione della gestione delle spese di coda
Secondo Deloitte, entro il 2025 oltre il 20% delle transazioni B2B sarà acquistato tramite marketplace e/o soluzioni di consolidamento, e questo potrebbe espandersi ben oltre la categoria della tail spend. Per questo motivo, è estremamente importante affrontare la tail spend attraverso soluzioni automatizzate, per ottenere risparmi sui costi e migliorare l’efficienza.
L’utilizzo di un’efficace soluzione di procurement o di gestione delle spese per gestire in modo efficace la tail spend ha notevoli vantaggi, ad esempio:
1. Riduzione degli ordini di acquisto manuali (PO): La gestione manuale degli ordini di acquisto (PO) richiede molto tempo ed è soggetta a errori, in particolare quando si tratta di transazioni di alto volume e basso valore, tipiche della tail spend. Automatizzando la creazione degli ordini di acquisto, le organizzazioni possono snellire il processo di approvvigionamento, riducendo l’onere amministrativo per i team.
Ad esempio, un’azienda che utilizza un sistema di PO automatizzato per le forniture per ufficio non deve più generare e approvare manualmente ogni acquisto. Al contrario, i PO vengono creati automaticamente quando le scorte raggiungono una certa soglia, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori.
2. Gestione automatica delle fatture: Le transazioni tail spend generano spesso un elevato volume di fatture di piccole dimensioni, che possono imporre il lavoro dei reparti di contabilità. L’automatizzazione dell’elaborazione delle fatture consente alle aziende di gestire un gran numero di fatture senza interventi manuali, accelerando il processo di pagamento e riducendo il rischio di errori o di ritardi nei pagamenti.
Se un rivenditore che ha a che fare con migliaia di piccoli fornitori implementa la corrispondenza automatica delle fatture, può ridurre l’impegno manuale, consentendo al team contabile di svolgere attività finanziarie di maggior valore.
3. Gestione elettronica delle fatture: La gestione elettronica delle fatture (EIM) centralizza l’elaborazione delle fatture in un’unica piattaforma digitale, garantendo che tutte le fatture siano acquisite, elaborate e archiviate elettronicamente. In questo modo si elimina la necessità di fatture cartacee e di tracciamento manuale, fornendo al contempo visibilità su tutte le fatture presenti nel sistema, consentendo approvazioni e verifiche più rapide.
Un’azienda sanitaria è passata all’EIM per gestire le spese di manutenzione degli uffici. Grazie all’elaborazione e all’archiviazione elettronica di tutte le fatture, è possibile ridurre i tempi di approvazione fino al 50% e i costi di archiviazione.
4. Acquisto spot e prezzi competitivi: Gli acquisti spot comportano acquisti non pianificati o ad hoc, spesso a prezzi di mercato. Sfruttando le piattaforme di approvvigionamento digitali, le organizzazioni possono approvvigionarsi di acquisti “tail spend” in modo più strategico attraverso prezzi competitivi o meccanismi d’asta.
Un’azienda manifatturiera che in precedenza acquistava parti MRO da diversi piccoli fornitori a prezzi inconsistenti può sfruttare una piattaforma di approvvigionamento digitale per confrontare le offerte di più fornitori, ottenendo una riduzione del 15% dei costi di approvvigionamento.
5. Concentrarsi sui compiti di alto livello e sui progetti di sourcing che aggiungono valore: Quando la spesa di coda viene automatizzata, i professionisti del procurement hanno più spazio da dedicare a iniziative strategiche di alto livello, come la negoziazione di grandi contratti o il miglioramento delle relazioni con i fornitori. Queste attività aggiungono un valore significativo all’organizzazione, in quanto hanno un impatto diretto sui risparmi sui costi e sull’efficienza operativa.
6. Eliminare le spese irregolari: Le spese irregolari si verificano quando i dipendenti effettuano acquisti al di fuori dei canali approvati, spesso con costi più elevati e visibilità ridotta. L’automazione della spesa della coda standardizza il processo di approvvigionamento, garantendo che tutti gli acquisti passino attraverso i canali approvati, riducendo così le spese irregolari e migliorando la conformità.
Ad esempio, un’azienda di logistica che implementa l’approvvigionamento automatizzato per tutte le categorie di spesa della coda può vedere una riduzione del 20% delle spese irregolari, in quanto i dipendenti sono tenuti a utilizzare i fornitori approvati – un processo che garantisce prezzi migliori e conformità alle politiche di approvvigionamento.
Un’esperienza di acquisto basata su cataloghi semplifica l’approvvigionamento consentendo agli utenti di sfogliare, selezionare e acquistare facilmente da cataloghi pre-approvati all’interno di una piattaforma di e-procurement, promuovendo l’efficienza e il controllo dei costi. Per maggiori dettagli, consulta la scheda tecnica dell’eProcurement.
Strategie per una gestione efficace delle spese di coda
L’avvio di un’iniziativa di tail spend management implica una valutazione approfondita delle pratiche attuali e un piano strategico per centralizzare, standardizzare e automatizzare il processo di approvvigionamento. Ecco alcune strategie chiave per il successo.
Centralizzazione e standardizzazione dei processi di approvvigionamento
Il consolidamento degli acquisti attraverso una piattaforma centralizzata migliora la visibilità, il controllo e la conformità. La standardizzazione garantisce che tutti gli acquisti di basso valore vengano elaborati attraverso gli stessi canali e secondo le politiche aziendali, riducendo i costi amministrativi e le spese eccessive.
Automazione e tecnologia
Gli strumenti di e-procurement aiutano le organizzazioni ad automatizzare processi come la creazione di ordini di acquisto, la corrispondenza delle fatture e l’analisi delle spese, riducendo il lavoro manuale e migliorando l’efficienza degli acquisti.
Consolidamento dei fornitori e sourcing strategico
La riduzione del numero di fornitori che servono le categorie di spesa di coda consente di negoziare meglio i prezzi e di rafforzare le relazioni con i fornitori. Il consolidamento dei fornitori in partnership strategiche semplifica l’approvvigionamento, sbloccando potenziali sconti e risparmi sui costi.
Politiche di gestione e conformità della spesa
Garantire l’aderenza alle politiche di approvvigionamento è fondamentale per gestire efficacemente la spesa tail. L’implementazione di politiche chiare e il monitoraggio della conformità contribuiscono a ridurre le spese eccessive e a garantire che gli acquisti siano in linea con gli obiettivi aziendali. Inoltre, aiuta a mantenere la coerenza dei processi.
Cataloghi o altri canali di acquisto automatizzati
L’utilizzo di cataloghi pre-approvati semplifica l’esperienza di acquisto, fornendo ai dipendenti l’accesso a prodotti e servizi prenegoziati. In questo modo si riduce la probabilità di spese non autorizzate e si garantisce che tutti gli acquisti vengano effettuati a prezzi negoziati.
Ad esempio, la piattaforma di e-procurement di Ivalua offre un’esperienza di acquisto simile a quella di Amazon, fornendo agli utenti un facile accesso ai cataloghi di fornitori e prodotti approvati. Questo approccio semplificato agli acquisti non solo aumenta la conformità, ma garantisce anche prezzi competitivi per tutte le categorie di spesa della coda.
Secondo Deloitte, “i cataloghi o altri canali di acquisto automatizzati consentono ai team di approvvigionamento di spostare alcune categorie dalla spesa non gestita a quella gestita, portando a risparmi più sostenibili e significativi”.
Caso di studio: Körber – Digitalizzazione delle spese dirette e indirette
Il cliente di Ivalua Körber, un gruppo tecnologico internazionale con circa 10.000 dipendenti e più di 100 sedi in tutto il mondo, ha affrontato con successo le sfide legate alla spesa indiretta e alla spesa irregolare grazie alla piattaforma Source-to-Pay (S2P) di Ivalua.
Con l’implementazione di Ivalua, Körber ha centralizzato e standardizzato i processi di approvvigionamento, riducendo significativamente le spese irregolari e migliorando la conformità dei fornitori.
Le funzionalità di automazione della piattaforma hanno consentito a Körber di ottenere una migliore visibilità sulle spese, di snellire i flussi di lavoro e di ottimizzare la gestione dei fornitori, con conseguenti risparmi sui costi e una maggiore efficienza negli acquisti.
Leggi il case study completo di Körber per scoprire come gestisce efficacemente le spese di coda.
Scegliere il giusto software di gestione delle spese
Di seguito, illustriamo alcuni criteri su cui concentrarsi nella valutazione e nella scelta di un software di gestione delle spese di approvvigionamento per la gestione delle spese di sartoria:
- Copertura completa delle spese: Il software deve gestire tutti i tipi di spesa, compresi quelli diretti, indiretti, gli asset, i prodotti e i servizi. Questo garantisce una visibilità e un controllo completi sulle attività di approvvigionamento in tutta l’organizzazione.
- Efficienza del processo di approvvigionamento: Spostare la maggior parte delle fatture dalla corrispondenza a tre vie alla corrispondenza a due vie per l’elaborazione delle fatture, la gestione delle spese di coda e la gestione delle carte PCard (Procurement Card). La semplificazione di questo processo velocizza i flussi di lavoro, riduce gli errori manuali e aumenta l’efficienza degli acquisti.
- Facilità d’uso ed esperienza utente: Un’esperienza di e-procurement intuitiva e centralizzata è fondamentale per favorire l’adozione da parte dell’organizzazione. Soluzioni come Ivalua offrono un’esperienza “simile a quella di Amazon”, in cui gli utenti possono facilmente sfogliare i cataloghi approvati, effettuare ordini e garantire la conformità alle politiche di approvvigionamento.
- Gestione olistica dei fornitori: Il software deve fornire una piattaforma unificata per gestire tutti i fornitori, garantendo trasparenza e conformità. Una gestione efficace dei fornitori è fondamentale per ridurre le spese eccessive e promuovere relazioni migliori con i fornitori.
Il software Source-to-Pay (S2P) di Ivalua offre una soluzione completa per la gestione della tail spend, fornendo un’esperienza di e-procurement centralizzata che abbraccia tutti i tipi di spesa e i processi. Guarda la nostra demo per saperne di più.
Tendenze future nella gestione della spesa in coda
L’intelligenza artificiale e l’automazione giocheranno un ruolo importante nel rivoluzionare i processi di approvvigionamento nei prossimi mesi. Gli strumenti basati sull’AI possono analizzare i dati di approvvigionamento per scoprire le tendenze e automatizzare attività come la creazione di ordini di acquisto e l’elaborazione delle fatture, riducendo il lavoro manuale e garantendo la conformità. Questo aiuta a controllare le spese eccessive e a migliorare i risparmi sui costi.
Anche l’analisi predittiva sta diventando uno strumento chiave, che sfrutta i dati storici per prevedere le esigenze future e scoprire le opportunità di risparmio. Questo approccio proattivo aiuta i team di approvvigionamento a negoziare accordi migliori e a gestire i rischi in modo più efficace, migliorando ulteriormente l’efficienza e il processo decisionale.
Gestire tutte le spese con Ivalua
Una gestione efficace delle spese di coda è fondamentale, e le soluzioni digitali come la piattaforma Source-to-Pay di Ivalua possono aiutarvi a centralizzare e standardizzare gli acquisti, fornendo al contempo un’esperienza di acquisto facile da usare, “simile a quella di Amazon”.
Prenditi un momento per valutare la tua attuale strategia di gestione della tail spend. Le inefficienze stanno costando alla vostra organizzazione? Esplora la piattaforma Source-to-Pay di Ivalua per scoprire come può aiutarvi a ottimizzare i processi di approvvigionamento, migliorare la visibilità e ottenere risparmi significativi.
