Gestire in modo efficiente le richieste dei dipendenti è un aspetto fondamentale per mantenere la continuità delle operazioni all’interno di qualsiasi organizzazione. Tuttavia, senza gli strumenti giusti, questo processo può diventare rapidamente caotico e disorganizzato.
Ecco l’ultima innovazione di Ivalua: Intake Management. Progettata per semplificare il modo in cui raccogliete, organizzate e valutate le richieste, questa soluzione garantisce che ogni richiesta sia in linea con le vostre politiche e i vostri obiettivi strategici. Che si tratti di ottimizzare i flussi di lavoro o di garantire la conformità organizzativa, Intake Management è qui per trasformare il modo in cui opera il vostro team.
Le sfide affrontate dal Procurement sono reali
I professionisti del procurement si trovano ad affrontare sfide costanti, come il tentativo di controllare la Tail Spend e le spese irregolari, la gestione di un numero indeterminato di richieste da parte dei dipendenti, la mancanza di trasparenza sullo stato delle richieste – il temuto “buco nero”, i processi manuali, i sistemi frammentati e le inefficienze che limitano il loro impatto organizzativo. Le sfide non si fermano qui: anche i dipendenti (i clienti del procurement) devono fare i conti con la difficoltà di sapere a chi fare le richieste, quale sia la politica o il processo organizzativo e quale sia lo stato attuale di una richiesta.
Il paradigma degli acquisti sta cambiando
Il panorama del procurement si sta evolvendo in modo significativo, influenzato da diverse tendenze chiave. I professionisti del procurement si trovano ad affrontare un’ampia gamma di responsabilità, tra cui la gestione di nuovi e maggiori rischi, la conformità e le iniziative di sostenibilità come la gestione delle emissioni di carbonio, che richiedono strategie innovative per massimizzare l’efficienza con risorse limitate.
L’ascesa della tecnologia sta facilitando l’approvvigionamento self-service per gli utenti finali, migliorando la conformità automatica e riducendo l’onere per l’ufficio acquisti. Inoltre, le moderne organizzazioni di procurement stanno adottando sempre più spesso tecnologie che snelliscono i processi e supportano il processo decisionale, assicurando che gli stakeholder giusti siano coinvolti al momento giusto per migliorare l’agilità e la reattività.
Un cambiamento potrebbe essere estremamente vantaggioso. Secondo la Global CPO Survey 2023 di Deloitte, il 71% del tempo degli approvvigionamenti è dedicato ad attività operative e transazionali. Questo dato sottolinea l’ampiezza dell’opportunità che un cambiamento presenta. Per raggiungere questo obiettivo, le organizzazioni si rivolgono alle soluzioni di Intake Management per ottimizzare i processi, consentendo all’ufficio acquisti di concentrarsi su attività strategiche che aggiungono maggior valore all’organizzazione e si adattano alle esigenze di un ambiente aziendale dinamico.
Nel rapporto 2024 di Gartner, “Innovation Insight: Procurement Intake Management Boosts End-User Engagement”, si prevede che ‘entro il 2027, il 50% degli uffici acquisti utilizzerà funzionalità di Intake Management per semplificare il processo di Intake’ e ‘…il 70% delle richieste di Intake nell’organizzazione sarà assistito da AI e AI generativa (GenAI)’.
Per chi inizia: Che cos’è l’Intake Management?
L’Intake Management è un processo critico che inizia con la raccolta, l’organizzazione e la valutazione sistematica (o “triage”) delle richieste o delle domande dei dipendenti di un’azienda o di un’organizzazione. È la porta d’ingresso attraverso la quale vengono avviate e gestite nuove richieste, attività, progetti o casi, e orchestrate tra i vari team e sistemi di supporto, assicurando che vengano gestite in modo efficiente, in conformità con le politiche e in linea con gli obiettivi strategici.
Per saperne di più: Scarica la scheda tecnica dell’Intake Management di Ivalua
Semplifica l’esperienza di acquisto con l’Intake Management
Una gestione efficace della spesa non si limita alla semplice orchestrazione, ma richiede una comunicazione continua tra i sistemi. Ciò richiede un quadro comune che consenta di comprendere i dati tra i vari strumenti e applicazioni. Le piattaforme di gestione delle spese, come Ivalua, fungono da spina dorsale fondamentale per la gestione dei dati dei fornitori e delle spese, creando un sistema di registrazione affidabile. Fornendo una fonte di dati unificata, queste piattaforme facilitano l’integrazione fluida e bidirezionale di informazioni e processi tra sistemi diversi, promuovendo operazioni di approvvigionamento connesse ed efficienti.
È qui che la soluzione di Intake Management di Ivalua può aiutare. Si tratta di una soluzione di orchestrazione costruita ad hoc che risolve diverse sfide snellendo i processi, i flussi di lavoro e le operazioni, riducendo i rischi e fornendo un valore aziendale misurabile. La gestione e l’orchestrazione degli Intake sta cambiando i servizi di back office così come li abbiamo conosciuti. Con Ivalua, le organizzazioni potranno beneficiare di:
- Guida AI conversazionale durante tutto il processo: Un assistente AI guida i dipendenti in ogni fase del processo, aiutandoli a fornire tutte le informazioni giuste (ad esempio, estraendo i dettagli chiave dai documenti), ponendo domande di follow-up e offrendo suggerimenti quando sono bloccati.
- Integrazione perfetta tra i sistemi: Un solido livello di integrazione basato sugli eventi per coordinare i flussi tra Ivalua e le applicazioni di terze parti, assicurando che tutto funzioni senza problemi.
- Interfaccia di tracciamento azionabile e collaborativa: Una dashboard di facile utilizzo consente ai team di monitorare l’avanzamento delle richieste, collaborare con le parti interessate e assicurarsi che tutto sia sulla strada giusta.
- Conformità integrata: Flussi di Intake progettati per rendere il processo di conformità semplice e allineato alle policy, ai contratti e alle strategie di spesa esistenti, aiutando le organizzazioni a mitigare i rischi come le spese di coda e le spese irregolari.
- Configurazione flessibile e facile da usare: La piattaforma no-code di Ivalua consente all’ufficio acquisti di impostare e regolare facilmente i moduli di Intake e i flussi di lavoro di orchestrazione distribuita, senza bisogno di competenze tecniche.
- Approfondimenti basati sui dati: La dashboard centralizzata della soluzione consente di accedere a preziose analisi e KPI, facilitando il processo decisionale informato e il miglioramento continuo dei processi.
Che cosa distingue la nostra soluzione di Intake Management dalle altre disponibili sul mercato?
Utilizzando un sistema di Intake e triage facile da usare e “conversazionale”, alimentato dall’intelligenza artificiale generativa, le aziende possono migliorare i loro procurement workflows, rendendi più facile per i team gestire le richieste e l’inserimento dei dati. Il modello di dati unico e la piattaforma no-code / low-code di Ivalua sono essenziali per ottenere un’orchestrazione dei processi e dei dati senza soluzione di continuità, nonché l’estensibilità necessaria per affrontare diversi tipi di Intake. Poiché Ivalua è regolarmente riconosciuta dagli analisti del settore come soluzione leader nel panorama source-to-pay (S2P), i clienti possono accedere comodamente a funzionalità complete per supportare la trasformazione tecnologica del procurement.
L’estensibilità di Ivalua, insieme a un robusto motore di workflow e a un archivio di add-on, consente agli utenti di modellare la soluzione per soddisfare le esigenze attuali e future del proprio processo e della propria organizzazione, senza bisogno di grandi competenze tecniche. Questa estensibilità fai-da-te consente di rispondere alle esigenze future in continua evoluzione, sfruttando al contempo le soluzioni di esecuzione leader di mercato in un’unica e comoda piattaforma.
Conclusione
La soluzione di Intake Management di Ivalua offre anche la possibilità di incorporare le soluzioni best-of-breed (BoB) nel processo di approvvigionamento, il che significa che le organizzazioni non sono limitate a una strategia tecnologica rigida. La flessibilità di Ivalua consente uno stack tecnologico semplificato che aumenta la sicurezza, riduce i costi e semplifica il supporto. Con un modello di dati coesivo che abbraccia l’intero processo S2P, sono disponibili salvaguardie e strumenti integrati per mantenere l’integrità dei dati, assicurando che le operazioni di procurement siano efficienti e conformi. Nel complesso, questo approccio completo consente alle organizzazioni di avere successo nelle loro attività di approvvigionamento oggi e in futuro!
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