Introduzione
Nell'economia globale e interconnessa di oggi, le catene di fornitura possono essere descritte in molti modi: dinamiche, complesse, caotiche. Di conseguenza, un'efficace gestione della supply chain e solide relazioni con i fornitori sono più che mai fondamentali per promuovere l'abilitazione dei fornitori in tutta l'organizzazione.
Infatti, un recente rapporto di Deloitte ha rivelato che la salute della supply chain è così fortemente correlata alla salute finanziaria che il 79% delle organizzazioni con capacità di supply chain superiori ha registrato una crescita dei ricavi “significativamente superiore alla media”.
Allo stesso tempo, le organizzazioni continuano a lottare con molti aspetti chiave della gestione della supply chain, tra cui le best practice per l'inserimento dei fornitori, la fatturazione elettronica e la collaborazione. Diversi strumenti e processi possono aiutare ad affrontare queste sfide, ma forse nessuno li racchiude meglio dell'abilitazione dei fornitori.
Che cos’è l’abilitazione dei fornitori?
L’abilitazione dei fornitori è il processo di inserimento e di abilitazione dei fornitori a partecipare alle attività di approvvigionamento o di supply chain di un acquirente, garantendo la partecipazione e il contributo effettivo di tutte le parti interessate.
L'adozione di strumenti digitali come i portali per i fornitori, l'interscambio elettronico di dati (EDI) e i processi di routine automatizzati rafforza i processi di comunicazione, approvvigionamento, fatturazione elettronica e pagamento. Di conseguenza, i fornitori sono in grado di impegnarsi e collaborare attivamente con le organizzazioni e di garantire la conformità all'interno dell'intricato quadro delle operazioni della catena di fornitura.
Perché l’abilitazione dei fornitori è importante?
Consideriamo questo scenario: Per migliorare l’efficienza del back-end nelle transazioni e nei pagamenti dei fornitori, un’organizzazione implementa un software di automazione delle fatture. Da quel momento in poi, il software di gestione dei fornitori gestisce la ricezione e l’acquisizione delle fatture, i flussi di lavoro di approvazione delle fatture, la pianificazione dei pagamenti, l’esecuzione dei pagamenti, la riconciliazione dei pagamenti con le fatture e il reporting sullo stato dei pagamenti e sulle metriche. L’organizzazione spende meno tempo e meno risorse per le procedure di pagamento e per le attività manuali legate alla fatturazione, ai pagamenti e alla riconciliazione.
Sebbene l'abilitazione al pagamento dei fornitori sia solo un aspetto dell'abilitazione dei fornitori, questo esempio illustra quanto possa essere potente. L'abilitazione dei fornitori consente alle organizzazioni di partecipare alle transazioni elettroniche e di collaborare senza problemi con i fornitori, integrando i loro sistemi e facilitando lo scambio di informazioni in tempo reale.
Senza un'efficace abilitazione dei fornitori, le aziende sono esposte ai rischi derivanti da inefficienze, aumento degli errori, aumento dei costi e relazioni scadenti con i fornitori. Inoltre, le aziende perdono una serie di vantaggi.
Quali sono i vantaggi dell’abilitazione dei fornitori?
Un’efficace abilitazione dei fornitori può portare a risparmi sui costi, a un miglioramento delle relazioni con i fornitori e a una maggiore efficienza. Oltre ai vantaggi dell’introduzione della fatturazione elettronica e dell’automazione dei processi di routine, come descritto in precedenza, l’abilitazione dei fornitori può migliorare la visibilità della spesa e il controllo del processo di approvvigionamento, un aspetto che molte organizzazioni si trovano a dover affrontare.
L’uso di un software di collaborazione con i fornitori per supportare l’abilitazione dei fornitori standardizza anche la comunicazione tra fornitori e acquirenti, gestendo l’onboarding, l’implementazione, gli aggiornamenti e il supporto.
Grazie all'implementazione di una solida strategia di abilitazione dei fornitori, le organizzazioni possono ottenere informazioni sui fornitori di livello inferiore, individuare i problemi di fatturazione o ottimizzare le scorte e gestire le relazioni con i fornitori. Ciò si traduce nella capacità di eliminare gli errori, ridurre i costi e i tempi di evasione, migliorando il ROI su tutta la linea.
Leggi l’altro blog di Ivalua dedicato alle risorse SLM: La gestione del ciclo di vita dei fornitori (SLM)
Quali sono i 5 passi per implementare l’abilitazione dei fornitori?
Sebbene i vantaggi dell'abilitazione dei fornitori siano abbastanza semplici, la loro effettiva implementazione può sembrare tutt'altro, soprattutto se si considera come gestire i fornitori esistenti. Il successo dell'abilitazione dei fornitori richiede un approccio ponderato, basato su strategie che tengano conto degli obiettivi, delle tempistiche e delle risorse necessarie per la migrazione dei fornitori a un sistema elettronico.
L’utilizzo di soluzioni Source-to-Pay (S2P) può migliorare significativamente l’implementazione, facilitando una comunicazione continua, migliorando l’accuratezza dei dati e ottimizzando l’efficienza del flusso di lavoro. Sia che si parta da zero, sia che si utilizzino le soluzioni S2P per guidare il proprio approccio, l’implementazione dell’abilitazione dei fornitori segue in genere queste fasi:
- Scoperta: Eseguire una valutazione approfondita per identificare le capacità dei fornitori, la preparazione tecnologica e gli ostacoli all’adozione. Adattare l’approccio di abilitazione raccogliendo informazioni sulle preferenze, i sistemi e le capacità di integrazione dei fornitori.
- Segmentare i fornitori e i canali di abilitazione: Classificare i fornitori in base all’importanza strategica, ai beni o servizi forniti, al profilo di rischio, ai requisiti di conformità e ad altri fattori come la maturità tecnologica. Questo aiuta a determinare i canali di onboarding e di abilitazione più adatti, compresi canali quali EDI, portali per i fornitori o altri metodi di comunicazione elettronica.
- Sviluppare il piano di progetto e le priorità: Creare un piano di progetto dettagliato che delinei le tappe fondamentali, le scadenze e l’allocazione delle risorse per le iniziative di abilitazione dei fornitori. Dare priorità ai fornitori in base alla loro segmentazione, all’importanza strategica e all’impatto potenziale sui processi di approvvigionamento.
- Comunicare in modo efficace: Stabilire aspettative e canali di comunicazione chiari e coerenti per coinvolgere i fornitori durante tutto il processo di abilitazione. Fornite indicazioni trasparenti sui vantaggi dell’integrazione elettronica, affrontate i dubbi e offrite formazione e supporto per consentire una transizione agevole e una rapida adozione delle nuove tecnologie.
- Monitorare i progressi: Tracciare e monitorare i progressi delle iniziative di abilitazione dei fornitori per identificare tempestivamente i problemi o i colli di bottiglia e attuare misure correttive. Utilizzate le metriche di performance per valutare l’efficacia e garantire l’allineamento con gli obiettivi, e confrontatevi regolarmente con i fornitori per raccogliere feedback e rispondere alle esigenze.
Se fatta nel modo giusto, l’implementazione dell’abilitazione dei fornitori porta benefici che vanno ben oltre il semplice risultato economico: sia i fornitori che le organizzazioni godono di risultati migliori sotto forma di rapporti di collaborazione, miglioramento continuo basato su dati attuali e riduzione del lavoro manuale.
Per iniziare a implementare l’abilitazione dei fornitori, scarica questa checklist per la gestione dei rischi e delle performance dei fornitori, che vi aiuterà a garantire che tutto sia fatto bene fin dall’inizio.
Come può aiutarvi uno strumento di abilitazione dei fornitori?
Esistono molte soluzioni per la gestione dei fornitori, ma poche coprono tutti i punti dolenti. Il software di gestione dei fornitori offre solide funzionalità di onboarding dei fornitori, consentendo la perfetta integrazione di nuovi fornitori, funzionalità di interscambio elettronico dei dati (EDI) e portali per i fornitori per l’accesso in tempo reale alle informazioni transazionali e alle metriche di performance.
Inoltre, le soluzioni di abilitazione più efficaci sono dotate di funzionalità avanzate di analisi e reporting per fornire preziose informazioni sulla gestione delle prestazioni dei fornitori, sui rischi e sulle aree di miglioramento.
Le aziende dovrebbero cercare un approccio olistico alla gestione dei fornitori per massimizzare i benefici e mantenere un vantaggio competitivo. Scalabilità, sicurezza, facilità d’uso e capacità di integrazione sono tutti elementi da tenere in considerazione quando si valutano le opzioni di gestione dei fornitori.
La scalabilità è fondamentale per far fronte alla crescita futura e all'evoluzione dei requisiti aziendali, mentre solide misure di sicurezza sono essenziali per salvaguardare i dati sensibili e proteggere dalle minacce informatiche. Il software deve essere facile da usare per facilitare l'adozione da parte di dipendenti e fornitori.
Infine, le capacità di integrazione sono fondamentali per la connettività con i sistemi e i processi esistenti, garantendo un'interoperabilità e uno scambio di dati senza problemi. L'abilitazione olistica dei fornitori non è facile da ottenere, soprattutto se si considera la collaborazione dei partner necessaria per far emergere davvero un'organizzazione.
Scopri di più sulle soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua, che affrontano sia il lato tecnologico che quello umano.
Abilitare e collaborare con i fornitori attraverso il portale
Sappiamo che i rapporti con i fornitori possono essere "decisivi" per le attività di un'azienda. Relazioni scadenti possono portare a sfiducia, lunghi tempi di evasione e persino a controversie contrattuali. Ecco perché è più importante che mai promuovere relazioni solide fin dall'inizio!
I portali per i fornitori sono l'epitome della collaborazione abilitata dalla tecnologia e, di conseguenza, di una solida strategia di abilitazione dei fornitori. A differenza delle reti di fornitori, i portali fornitori su misura promuovono la comunicazione diretta tra acquirenti e fornitori in un ambiente dedicato.
Al momento dell’onboarding di un fornitore, le organizzazioni possono creare un ambiente unico e controllato, adattato alle esigenze del rapporto acquirente-fornitore, favorendo la comunicazione diretta e la collaborazione.
I fornitori possono ricevere e confermare gli ordini di acquisto, inviare avvisi di spedizione avanzati (ASN) e assegnare le fatture con il minimo sforzo. Nel frattempo, gli acquirenti possono beneficiare di cicli di approvvigionamento più rapidi, evitare la gestione di più sistemi e, per i fornitori di grandi volumi o di importanza fondamentale, ottenere un ROI più rapido. E soprattutto, tutte le parti possono stare tranquille sapendo che i loro dati sono completamente sicuri e che stanno superando gli standard di mercato nella gestione dei fornitori.
Il portale fornitori di Ivalua è un luogo unico per gestire tutte le attività e le informazioni sui fornitori. I fornitori possono entrare a far parte dell’azienda rapidamente, spesso in pochi minuti, e iniziare a collaborare con gli acquirenti fin dal primo giorno.
Le organizzazioni possono invitare i fornitori ad autoregistrarsi attraverso i canali preferiti: inviti via e-mail, notifiche d’ordine o RFI, tra gli altri.
Anche il processo di invito dei fornitori è semplice: Per prima cosa, i dati dei fornitori vengono caricati su Ivalua. I dati vengono poi raggruppati, deduplicati e organizzati per gerarchia. In base alla loro segmentazione, i fornitori ricevono comunicazioni mirate che li collegano al portale dei fornitori. Da lì, basta registrarsi e il gioco è fatto!
Il gigante dell’assistenza sanitaria a domicilio vede un significativo risparmio di tempo grazie al miglioramento della gestione dei fornitori
Maxim healthcare è un importante fornitore di servizi infermieristici privati e di assistenza qualificata negli Stati Uniti. L’anno scorso aveva oltre 60 dipendenti e un fatturato di 1 miliardo di dollari.
Tuttavia, dopo sette anni di collaborazione con il precedente fornitore di P2P, aveva solo il 15% di fornitori integrati e ben l’80% delle fatture veniva ancora elaborato manualmente.
Tra il software di collaborazione con i fornitori, ormai obsoleto e con un’automazione limitata, la scansione delle fatture non scalabile e la rapida crescita dovuta alle fusioni e acquisizioni, Maxim non era in grado di gestire un elevato volume di fatture dei fornitori e registrava numerosi ritardi nell’approvazione delle fatture.
Maxim aveva bisogno di un nuovo software di gestione dei fornitori il prima possibile. Fortunatamente, il software di Ivalua per l'abilitazione agli acquisti e la gestione delle fatture è stato rapido da implementare. Infatti, l'intero processo di implementazione e avvio del P2P è stato completato in un tempo record di otto settimane.
Da allora, Maxim ha integrato direttamente più di 100 fornitori e ha raggiunto l’elaborazione di 30 fatture al mese da parte di un team snello. A sei mesi dall’avvio, i volumi delle fatture elettroniche sono triplicati per supportare il 96% di fatturazione elettronica senza contatto, risparmiando sia a Maxim che ai suoi fornitori innumerevoli ore di attività ripetitive.
Di conseguenza, i membri del team di tutte le parti sono liberi di lavorare su altre attività più critiche per passare dalla semplice gestione dei fornitori all’innovazione abilitata dai fornitori.
Per conoscere gli altri risultati ottenuti da Maxim con il passaggio al software di Ivalua per gli acquisti e la fatturazione elettronica, leggi il case study qui.
Consenti ai tuoi fornitori di automatizzare e collaborare con Ivalua
Il software di gestione dei fornitori offre alle aziende vantaggi significativi, favorendo la collaborazione tra i partner e fornendo piattaforme centralizzate per la comunicazione e lo scambio di dati tra acquirenti e fornitori. Questo, a sua volta, aiuta a mantenere l'allineamento delle forniture, facilita la condivisione delle informazioni e supporta la pianificazione congiunta lungo le catene di fornitura delle organizzazioni.
Le soluzioni di abilitazione dei fornitori, come le soluzioni di automazione AP e Invoice Hub di Ivalua, automatizzano anche attività manuali come i processi invoice-to-pay, la gestione dei PO e la riconciliazione dei pagamenti direttamente dai dati anagrafici. Inoltre, la soluzione di Ivalua è in grado di iscrivere i fornitori in tempo reale, include funzionalità EDI e gestisce l’integrazione con la Government Clearance Network per una perfetta conformità fiscale.
Per i fornitori che scelgono ancora di utilizzare fatture cartacee, l'OCR di immagini e PDF può convertirle in fatture elettroniche in pochi secondi. Grazie all'autoconvalida, all'autoabbinamento e ai dati di pagamento disponibili per i fornitori, le funzionalità di Invoice Hub di Ivalua eliminano le barriere all'onboarding e aiutano le relazioni con i fornitori a prosperare.
Conclusione
L'abilitazione dei fornitori può automatizzare le attività di approvvigionamento più banali, ridurre gli errori e i costi e migliorare la visibilità a tutti i livelli della catena di fornitura di un'organizzazione. Le aziende con strategie di vendor enablement di alto livello godono di relazioni migliori con tutti i loro fornitori e della possibilità di liberare personale e risorse per concentrarsi su altri obiettivi aziendali chiave.
Tuttavia, l'abilitazione dei fornitori è solo una componente della modernizzazione del processo di gestione dei fornitori. Nella ricerca di strumenti per la gestione della supply chain, le aziende non potrebbero trascurare aspetti quali il rischio dei fornitori, la gestione dei contratti e l'analisi della spesa.
Combinando il software di gestione dei fornitori con la suite di gestione del rischio della catena di fornitura di Ivalua si può ottenere il meglio di entrambi i mondi: collaborazione interfunzionale e, in ultima analisi, risparmio di tempo e denaro.
Preparati a collaborare! Guarda qui una dimostrazione delle soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua!
