Gli acquisti diretti e indiretti sono due approcci fondamentali nella gestione della catena di fornitura, ciascuno dei quali svolge funzioni distinte all’interno di un’organizzazione. Entrambi si concentrano sul miglioramento dell’efficienza e sulla riduzione dei costi, ma si differenziano per l’approccio strategico e l’impatto sulle operazioni di core business.
La razionalizzazione delle operazioni di approvvigionamento indiretto aiuta a mantenere una struttura organizzativa agile ed efficiente in termini di costi, mentre l’approvvigionamento diretto si concentra sulla garanzia della qualità e della disponibilità dei materiali chiave necessari per la produzione. Insieme, queste strategie di approvvigionamento sono essenziali per operazioni aziendali solide ed efficienti.
In questo post esploreremo le differenze e le sfide principali tra approvvigionamento diretto e indiretto, le strategie di sourcing che possono essere impiegate ed esamineremo come la tecnologia può modernizzare questi processi di approvvigionamento.
Risultati principali:
- Le piattaforme di sourcing unificato aiutano a collegare la pianificazione, l’approvvigionamento e la visibilità della spesa per entrambi i tipi di approvvigionamento, promuovendo l’efficienza e il vantaggio competitivo.
- L’approvvigionamento diretto si concentra su materiali e fornitori critici per la produzione, con un impatto diretto sul margine e sulla resilienza operativa.
- Gli acquisti indiretti supportano l’agilità organizzativa e richiedono controlli e flussi di lavoro personalizzati per gestire le spese interfunzionali.
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Che cos’è il procurement?
La funzione di approvvigionamento di un’organizzazione è responsabile dell’acquisto di beni e servizi che vengono utilizzati per realizzare i prodotti venduti ai clienti, nonché dell’acquisto di prodotti e servizi utilizzati per gestire l’organizzazione su base giornaliera.
Tuttavia, questa è una semplificazione eccessiva di ciò che le moderne organizzazioni di procurement, le migliori della categoria, fanno per l’azienda o l’organizzazione più grande. Il procurement può e deve essere un importante generatore di valore per l’organizzazione più grande.
Esistono diverse fasi di creazione di valore nell’ambito del processo Source-to-Pay:
- Identificazione del valore: l’ufficio acquisti sfrutta i dati sulla spesa e l’analisi della spesa per comprendere le tendenze nella gestione della spesa, identificare le opportunità e sviluppare strategie di gestione delle categorie.
- Creare valore: sourcing e procurement utilizzano processi e strumenti di sourcing pertinenti per coinvolgere e selezionare il fornitore più adatto.
- Catturare il valore: viene stipulato un contratto che regola le responsabilità e gli obblighi del fornitore e dell’acquirente, e quando l’organizzazione dispone dei giusti processi Procure-to-Pay, per garantire la conformità a tali accordi, beni, servizi e prezzi.
- Monitoraggio e misurazione del valore: l’organizzazione degli acquisti ha una visione olistica del processo Source-to-Pay e delle relazioni con i fornitori.
È importante che l’ufficio acquisti si occupi di tutte le categorie di spesa, comprese le spese dirette e quelle indirette, e che comprenda le differenze e i diversi gradi di attenzione tra le varie categorie di spesa.
Cosa sono gli acquisti diretti e come funzionano?
L’acquisto diretto, o direct sourcing, è il processo end-to-end che le organizzazioni seguono per gestire l’approvvigionamento di materiali diretti – qualsiasi materiale, parte o componente che viene direttamente incorporato nei prodotti che vengono fabbricati.
Esempi tipici di acquisti diretti
L’approvvigionamento diretto comprende materie prime come metalli, plastiche e prodotti chimici; componenti come semiconduttori o parti meccaniche; e beni destinati alla rivendita che sono parte integrante dei prodotti principali di un’azienda. Questi materiali e parti sono gli elementi costitutivi dell’offerta finale di un’azienda, il che li rende fondamentali per il processo di produzione.
Chi è il responsabile nell’azienda
In genere, l’approvvigionamento diretto è gestito dai team della supply chain o delle operazioni. Questi team lavorano a stretto contatto con le funzioni di sviluppo del prodotto, di ingegneria e di garanzia della qualità per garantire che i materiali acquistati soddisfino le specifiche precise e le tempistiche di produzione.
Negli ambienti produttivi, questa responsabilità inizia spesso nella fase di introduzione di un nuovo prodotto (NPI), che comprende la progettazione, l’approvvigionamento, i test di qualità e il lancio. Continua poi con la produzione e la fase di fine vita del prodotto.
Anche la gestione strategica delle relazioni con i fornitori è una responsabilità fondamentale, in quanto contribuisce a garantire forniture affidabili e prezzi competitivi.
Sfide e rischi principali
La volatilità dei prezzi delle materie prime e dei componenti può intaccare i margini se non viene gestita con attenzione. Inoltre, i problemi di qualità possono bloccare la produzione ed erodere la fiducia dei clienti, mentre le mancate consegne possono interrompere i programmi di produzione.
Per evitare queste insidie, i responsabili della supply chain e degli acquisti devono monitorare costantemente i rischi, rafforzare le relazioni con i fornitori e lavorare per mitigare le interruzioni attraverso la pianificazione e la collaborazione interfunzionale.
Cosa sono gli acquisti indiretti? Categorie chiave e dinamiche
L’approvvigionamento indiretto comporta l’acquisizione di beni e servizi che non sono direttamente legati agli input di produzione, ma sono essenziali per le operazioni quotidiane: dall’hardware IT alle forniture per ufficio, dai servizi di consulenza alla gestione delle strutture.
A differenza degli acquisti diretti, che in genere hanno un approccio più centralizzato e focalizzato sulla produzione, gli acquisti indiretti tendono a essere più decentralizzati, con più reparti come l’IT, le risorse umane e le strutture che guidano gli ordini di acquisto e le decisioni di acquisto.
Questo profilo di spesa interfunzionale rende vitale una gestione efficace, in modo che i dipendenti abbiano le risorse e i servizi di cui hanno bisogno per rimanere produttivi.
Categorie comuni di acquisti indiretti
Questa categoria di spesa comprende forniture per ufficio, servizi di manutenzione, servizi informatici e software, utenze e gestione delle strutture. Include anche le spese per viaggi e consulenze.
Perché la spesa indiretta è più difficile da gestire
La spesa indiretta è notoriamente difficile da controllare perché coinvolge molti stakeholder diversi all’interno dell’organizzazione, ognuno con le proprie esigenze e priorità.
A differenza degli acquisti diretti, che di solito sono di competenza della supply chain o delle operazioni, le decisioni sulle spese indirette sono distribuite tra vari reparti, il che comporta una minore visibilità, processi incoerenti e una minore aderenza alle politiche di approvvigionamento.
Principali rischi per la conformità e i costi
Uno scarso controllo sulle spese indirette può introdurre rischi significativi. Le spese irregolari, ovvero gli acquisti effettuati al di fuori dei canali approvati, possono rapidamente aumentare, sprecando budget ed esponendo l’organizzazione a fornitori non verificati.
La non conformità dei contratti è un altro problema, in quanto i reparti possono eludere gli accordi negoziati e perdere le condizioni migliori.
Acquisti diretti e indiretti: le principali differenze in sintesi
Esaminiamo in dettaglio alcune delle principali differenze tra spesa diretta e indiretta.
La tabella seguente offre un riepilogo di queste differenze principali.
| Area di Focus | Acquisti Diretti | Acquisti Indiretti |
| Finalità della spesa | Acquisizione di beni e materiali critici per la produzione | Supporto alle operazioni e ai servizi quotidiani |
| Esempi | Materie prime, componenti, imballaggi, attrezzature di produzione | Beni non produttivi come forniture per ufficio, servizi IT, marketing, viaggi |
| Principali stakeholder | Produzione, supply chain, finanza, operations | Facilities, Risorse Umane, marketing, IT, finanza |
| Processo di approvvigionamento | Basato su previsioni nell’ambito della pianificazione della produzione | Basato su richieste, ad hoc in base alle esigenze operative |
| Esposizione al rischio | Alta: impatta sulla continuità produttiva, sui margini e sulla qualità | Più bassa: impatta sull’efficienza, ma non sulla produzione |
| Spesa fuori controllo (Maverick Spend) | Generalmente bassa grazie a un controllo rigoroso | Più frequente poiché gli utenti finali effettuano acquisti ad hoc |
| Sistemi e controlli | Integrati con ERP, MRP e strumenti di collaborazione con i fornitori | Più vari: sistemi P2P, strumenti per la gestione delle spese operative |
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Differenze tra spesa e fornitori
L’approvvigionamento diretto ha come obiettivo principale quello di assicurarsi i materiali di migliore qualità per la produzione al prezzo più conveniente, per mantenere o migliorare la qualità dei prodotti e garantire che il processo di produzione sia economico ed efficiente. Gestire il rischio e garantire l’affidabilità dei fornitori è fondamentale per evitare interruzioni della catena di fornitura nel processo di produzione.
L’approvvigionamento indiretto si concentra sulla minimizzazione dei costi, assicurando al contempo che l’organizzazione disponga di tutti i servizi e le forniture di supporto necessari per un’attività regolare. L’efficienza, il risparmio sui costi e l’efficacia operativa sono in genere prioritari rispetto alle relazioni strategiche che caratterizzano l’approvvigionamento diretto.
Stakeholder e variazioni di processo
L’approvvigionamento diretto implica la proprietà della catena di fornitura e richiede una stretta collaborazione con il reparto di produzione, il controllo qualità, l’ingegneria e il team di sviluppo del prodotto. I fornitori in quest’area sono tipicamente considerati partner strategici e queste relazioni sono gestite attivamente per ottenere una collaborazione e un valore a lungo termine.
Anche l’approvvigionamento diretto segue un processo più strutturato, a causa dell’elevata posta in gioco associata alla continuità della produzione e alla qualità. Questo processo può includere valutazioni dettagliate dei fornitori, controlli di qualità e contratti a lungo termine per garantire affidabilità e coerenza nella catena di fornitura.
Al contrario, gli acquisti indiretti sono più distribuiti e coinvolgono una gamma più ampia di stakeholder di tutta l’organizzazione, come IT, strutture, risorse umane e finanza. I rapporti con i fornitori negli acquisti indiretti tendono a essere meno intensivi, a meno che il servizio non sia mission-critical, come il supporto informatico o la manutenzione essenziale delle strutture.
Gli acquisti indiretti spesso comportano attività di acquisto più transazionali e di routine. L’attenzione si concentra sulla razionalizzazione delle operazioni e sulla riduzione dei costi attraverso metodi come l’acquisto di grandi quantità, la gestione e il consolidamento dei fornitori.
Controlli e requisiti di sistema per il procurement
Anche le esigenze di utensili per gli acquisti diretti sono diverse da quelle per gli acquisti indiretti.
- L’acquisto dei diretti richiede solidi sistemi di tracciamento e tracciabilità delle distinte dei materiali (BOM) per garantire l’accuratezza dell’approvvigionamento e della produzione.
- L’acquisto degli indiretti beneficia di flussi di lavoro automatizzati, acquisti guidati e controlli di budget per mantenere la spesa entro i parametri approvati.
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Ora che hai capito le differenze tra acquisti diretti e indiretti, scopriamo le implicazioni di ciascun tipo di spesa.
Le implicazioni strategiche degli acquisti diretti e indiretti
Ogni tipo di spesa ha implicazioni uniche per il margine, l’efficienza operativa e la pianificazione aziendale.
Impatto su margini, consegne e rischi
L’approvvigionamento diretto svolge un ruolo centrale nella determinazione del costo del venduto (COGS), che influenza direttamente i margini e la redditività complessiva. Inoltre, influisce sui programmi di produzione e sul rischio dei fornitori. Se i materiali diretti non vengono approvvigionati in modo efficace, possono verificarsi ritardi di produzione o problemi di controllo della qualità, con conseguenti ritardi nelle tempistiche e potenziali danni alla soddisfazione dei clienti.
Efficienza operativa e controllo dei costi
Sebbene l’approvvigionamento indiretto non abbia un impatto diretto sui margini dei prodotti, se gestito male può gonfiare i costi amministrativi e limitare la capacità di adattarsi alle nuove condizioni di mercato. Può anche esporre a rischi di conformità.
Se ben gestita, la spesa indiretta può essere un fattore chiave per l’agilità operativa, consentendo al tuo team di concentrarsi sulle attività principali anziché rimanere impantanato in processi inefficienti.
Sfide per la pianificazione e la rendicontazione
Le differenze tra acquisti diretti e indiretti richiedono anche approcci diversi per quanto riguarda KPI, governance e configurazione del sistema di approvvigionamento.
- L’approvvigionamento diretto di solito comporta cicli di pianificazione prevedibili e orientati alle previsioni.
- Gli acquisti indiretti si basano spesso su richieste ad hoc e risposte rapide a esigenze mutevoli.
Questa variazione richiede modelli di dati, flussi di lavoro e strutture di reporting personalizzati, altrimenti gli uffici acquisti rischiano di non allinearsi agli obiettivi aziendali più ampi.
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In seguito, analizzeremo come gli acquisti diretti e indiretti possono aiutare la tua organizzazione a raggiungere gli obiettivi aziendali.
Dove si trovano le maggiori opportunità per entrambi i tipi di acquisto
Sia gli acquisti diretti che quelli indiretti presentano sfide uniche, ma anche opportunità non sfruttate. Ecco dove le giuste strategie e la tecnologia possono sbloccare il valore.
Acquisti diretti – Rafforzare la continuità dei fornitori e il controllo dei costi
Ci sono diversi modi per creare valore nell’acquisti diretti:
- Sfruttare i volumi negli acquisti diretti può aiutare a garantire prezzi migliori e a ridurre il rischio di fornitura.
- L’implementazione di un sistema di monitoraggio dei rischi a più livelli aiuta a individuare le vulnerabilità più a valle della catena di fornitura, riducendo la possibilità di interruzioni.
- Le strategie di approvvigionamento legate all’inventario assicurano che non ci siano impegni eccessivi o lacune che potrebbero avere un impatto sulla produzione.
Acquisti indiretti: efficienza, visibilità e conformità
Gli acquisti indiretti sono in genere più frammentati e meno visibili, il che crea l’opportunità di rafforzare il controllo e la conformità:
- Le funzioni di acquisto guidato rendono più facile per i dipendenti scegliere i fornitori approvati e rimanere conformi.
- I flussi di lavoro di approvazione assicurano che le spese rimangano entro i limiti di budget e di policy.
- La cattura delle spese fuori contratto o “fuori norma” fornisce visibilità sulle lacune e sulle opportunità di consolidamento.
Opportunità unificata: collegare pianificazione, sourcing ed esecuzione
La più grande opportunità è quella di chiudere il cerchio tra pianificazione, sourcing ed esecuzione gestendo insieme entrambi i tipi di spesa. Quando i budget, le previsioni, le attività di sourcing e le spese effettive sono completamente collegate, gli uffici acquisti possono prendere decisioni più intelligenti, ridurre le spese irregolari e allinearsi agli obiettivi finanziari e operativi più ampi.
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Un’organizzazione, Körber, ha unificato con successo la gestione delle spese dirette e indirette, utilizzando Ivalua.
Storia di un cliente: come Körber gestisce tutti gli acquisti su un’unica piattaforma
Körber gestisce diverse aziende in cinque aree di business: Digital, Pharma, Supply Chain, Tissue e Tobacco, e possiede 100 sedi internazionali. L’ufficio acquisti gestiva gli acquisti con diversi sistemi ERP, lasciando un ampio margine di miglioramento nella collaborazione e nella comunicazione con i fornitori.
Il team si è rivolto a Ivalua nella speranza di migliorare la tracciabilità, ottimizzare la spesa, semplificare l’infrastruttura IT e ottenere più valore dai fornitori.
Körber ha utilizzato Ivalua per creare un sistema S2P centrale, flessibile e completamente integrato, in grado di garantire la coerenza a livello globale e di soddisfare i requisiti delle singole aree aziendali. Con un’unica piattaforma, è possibile gestire tutte le attività di sourcing – dirette e indirette – e sfruttare la collaborazione end-to-end per mettere in contatto fornitori e stakeholder interni. Ora dispongono di un modello di dati unificato per supportare una vera visibilità a 360 gradi dei fornitori in tutto il mondo.
“La piattaforma Ivalua ci permette di gestire tutte le principali attività di sourcing [dirette e indirette] in un unico luogo, favorendo la standardizzazione e l’armonizzazione dei dati dei fornitori in tutte le nostre attività globali”.
– Michael Stietz, SVP e Chief Procurement Officer, Körber
Leggi il case study qui
Strategie di sourcing per gli acquisti diretti e indiretti
Per garantire che la tua strategia di approvvigionamento offra il massimo valore, è essenziale cercare attivamente le opportunità per migliorare la gestione della spesa diretta e indiretta. Ciò significa analizzare i dati di spesa per scoprire opportunità di risparmio ed eliminare le ridondanze.
Per gli acquisti indiretti, in particolare, le prestazioni dei fornitori devono essere monitorate in modo olistico. A differenza degli acquisti diretti, la spesa indiretta copre in genere un’ampia gamma di categorie e di soggetti interessati.
Stabilire i giusti indicatori di prestazione chiave (KPI) è fondamentale per misurare e guidare le prestazioni dei fornitori. I più importanti sono:
- Risparmi sui costi: misura la riduzione della spesa totale rispetto ai periodi precedenti, spesso grazie a migliori negoziazioni contrattuali, sourcing strategico o efficienza dei processi.
- Tempo di ciclo dell’ordine d’acquisto: tiene conto del tempo che intercorre tra la creazione di un ordine d’acquisto e la sua evasione, aiutando a identificare i colli di bottiglia e a migliorare la reattività.
- Tasso di conformità dei fornitori: valuta la capacità dei fornitori di rispettare i termini e i livelli di servizio concordati nei contratti, assicurando che il valore del contratto sia pienamente realizzato.
- Utilizzo dei contratti: misura la percentuale di spesa che passa attraverso i contratti negoziati esistenti, evidenziando se la tua organizzazione sta sfruttando questi accordi o li sta aggirando.
- Spesa irregolare: Traccia gli acquisti fuori contratto, individuando le aree in cui manca il controllo della spesa.
- Lead time dei fornitori: valuta la rapidità con cui i fornitori consegnano una volta effettuato un ordine, fornendo indicazioni sull’affidabilità della tua base di acquisto.
- ROI degli acquisti: calcola il ritorno sull’investimento confrontando i risparmi e il valore generato con i costi di gestione delle operazioni di approvvigionamento.
- Gestione del rischio dei fornitori: valuta l’efficacia con cui l’ufficio acquisti identifica, valuta e mitiga i rischi, come la salute finanziaria dei fornitori, le questioni normative o le minacce geopolitiche.
È altrettanto importante lavorare a stretto contatto con gli stakeholder interni per garantire che questi KPI siano in linea con gli obiettivi aziendali più ampi. Le moderne piattaforme tecnologiche, come gli strumenti di e-procurement e le analisi basate sull’intelligenza artificiale, possono aiutare a trasformare queste intuizioni in azioni.
Piattaforme come Ivalua stanno trasformando il modo in cui le organizzazioni gestiscono gli acquisti diretti e indiretti, standardizzando i flussi di lavoro e consentendo un processo decisionale più intelligente.
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Perché le strategie di sourcing devono essere diverse
Gli acquisti diretti e indiretti hanno realtà operative diverse e quindi richiedono strategie di sourcing su misura.
- Nell’acquisto diretto, la coerenza è fondamentale. Gli impegni sui volumi, le finestre di consegna e l’affidabilità dei fornitori sono essenziali per mantenere le linee di produzione in movimento e soddisfare la domanda dei clienti.
- L’acquisto indiretto, invece, è caratterizzato da un processo decisionale decentralizzato e da esigenze dinamiche e mutevoli che variano a seconda del reparto o della sede. In questo caso, gli uffici acquisti devono bilanciare i controlli standardizzati con la flessibilità necessaria per servire i diversi stakeholder e i requisiti in evoluzione.
Quando centralizzare o decentralizzare gli acquisti
Trovare il giusto equilibrio tra controllo centralizzato e agilità decentralizzata dipende da diversi fattori. I dirigenti dovrebbero chiedersi
- Quanto è critica la categoria per la produzione o la fornitura di servizi?
- I mercati dei fornitori sono frammentati o consolidati?
- Gli utenti finali necessitano di input o supporto specializzato?
L’acquisto centralizzato può offrire sconti sui volumi e qualità standardizzata per le categorie ad alto valore, mentre gli approcci decentralizzati spesso funzionano meglio per i servizi o gli acquisti a basso volume che devono adattarsi alle esigenze locali.
Il ruolo dei dati, della collaborazione e della tecnologia nell’esecuzione
Sia che il sourcing sia centralizzato o distribuito, i responsabili degli acquisti hanno bisogno di dati accurati, di una stretta collaborazione interfunzionale e di una tecnologia flessibile per eseguire in modo efficace.
Strumenti integrati come la soluzione di sourcing di Ivalua consentono di allineare le strategie di sourcing con i segnali della domanda in tempo reale, i profili di rischio dei fornitori e i fattori di costo, garantendo decisioni informate, strategiche e responsabili.
Abbattendo i silos e fornendo un’unica fonte di verità, gli uffici acquisti possono adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali, fornendo al contempo un valore misurabile.
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Ottenere la resilienza operativa con una piattaforma per gli acquisti unificata
Per gestire efficacemente gli acquisti diretti e indiretti è necessario comprendere i loro impatti distinti, utilizzare i giusti KPI per misurare il successo e sfruttare un software di procurement strategico. Implementando queste pratiche, il tuo team può prendere decisioni più informate e controllare i costi, mantenendo la conformità durante l’intero ciclo di approvvigionamento.
Le piattaforme per gli acquisti aziendali unificate come Ivalua trasformano i processi di sourcing e di pagamento in fonti di resilienza operativa e di vantaggio strategico, consentendo alle organizzazioni di rispondere agilmente ai cambiamenti e di essere all’avanguardia nel panorama competitivo odierno.
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Domande frequenti su acquisti diretti e acquisti indiretti
Perché è importante chi possiede ciascun tipo di spesa?
La proprietà influisce su tutto, dall’allineamento strategico alla gestione del rischio. L’approvvigionamento diretto è tipicamente di competenza dei team della supply chain, che possono influenzare direttamente i risultati della produzione. Gli acquisti indiretti, invece, coinvolgono molti reparti e richiedono una governance rigorosa per tenere sotto controllo i costi ed evitare duplicazioni.
Una piattaforma può gestire efficacemente entrambe le tipologie?
Sì. Una piattaforma unificata può supportare sia gli acquisti diretti che quelli indiretti. Una piattaforma unificata può supportare sia gli acquisti diretti che quelli indiretti, standardizzando i processi, garantendo una chiara visibilità dei dati e adattandosi alle esigenze specifiche di ciascun tipo di spesa. In questo modo i team possono semplificare l’approvvigionamento, tracciare i risparmi e mantenere la conformità in tutti i settori.
In che modo i risparmi dovrebbero essere monitorati in modo diverso per gli acquisti diretti e indiretti?
I risparmi negli acquisti diretti sono solitamente legati ai costi unitari, alla continuità dei fornitori e alla gestione delle scorte, che è fondamentale per i margini di produzione. I risparmi indiretti si concentrano maggiormente sulla riduzione delle spese eccessive, sul consolidamento dei fornitori e sul miglioramento della conformità, tutte attività essenziali che aiutano le organizzazioni a gestire i costi generali e operativi.
Qual è il rischio di gestire entrambi i tipi di acquisto in sistemi isolati?
I sistemi a silos creano lacune nei dati, duplicazioni di lavoro e strategie non allineate. Per gli approvvigionamenti diretti, ciò può interrompere le forniture e avere un impatto sulla produzione. Per gli acquisti indiretti, ciò può significare costi più elevati, perdita di risparmi e scarsa conformità. Una piattaforma integrata colma queste lacune per garantire visibilità e controllo.
