Nella prima puntata di questa serie, abbiamo esplorato i fondamenti degli agenti di intelligenza artificiale negli acquisti. Abbiamo appreso cosa sono, perché sono improvvisamente così importanti e alcune delle considerazioni iniziali che i CPO dovrebbero tenere a mente. Ora dobbiamo spostare l’attenzione e parlare di come tutto questo si concretizza con l’implementazione.
Punti chiave:
- L’IA ha il potenziale per trasformare le funzioni di procurement creando efficienza, potenziando le iniziative strategiche ed evolvendo i ruoli all’interno dell’organizzazione.
- Un’adozione di successo richiede un’implementazione ponderata, preparazione culturale e rispetto degli standard di conformità.
- Bilanciando attentamente l’innovazione con la supervisione, le aziende possono costruire sistemi di approvvigionamento agili e pronti per il futuro.
In questa seconda parte, esamineremo il cambiamento culturale che gli agenti di IA possono apportare, discuteremo di come impostare la tua funzione di procurement per il successo e approfondiremo il tema talvolta spinoso della conformità. Alla fine, avrai una roadmap più chiara per integrare gli agenti di intelligenza artificiale nei tuoi processi source-to-pay senza causare inutili attriti o interruzioni.
Porre le basi per l’adozione dell’IA
C’è un passo importante da considerare prima ancora di firmare un contratto con un fornitore, e riguarda il quadro organizzativo.
Leadership e consenso
I dirigenti di livello superiore devono sostenere le iniziative di IA. Ciò significa garantire il budget, dimostrare impegno e comunicare l’importanza strategica dell’IA al resto dell’organizzazione. Se i progetti di IA sono percepiti come un “esperimento informatico”, è meno probabile che abbiano successo.
Processi e flussi di lavoro
Identificare i processi di approvvigionamento più adatti all’automazione guidata dall’IA. Spesso si tratta di fasi ripetitive o pesanti dal punto di vista dei dati, come la creazione di ordini di acquisto, la corrispondenza delle fatture, i controlli di conformità dei contratti, l’inserimento dei fornitori o l’approvvigionamento autonomo. Disporre di mappe chiare dei processi ti aiuterà a individuare le opportunità di successo rapido.
Esaminare i dati della tecnologia di e-procurement
Esaminare la tecnologia di procurement che utilizzate oggi, soprattutto dal punto di vista della pulizia e dell’accessibilità dei dati. L’intelligenza artificiale ha bisogno di dati puliti, accurati e disponibili per funzionare correttamente. Quanto sono puliti e accurati i dati della tua tecnologia di approvvigionamento? Sono accessibili, anche attraverso le giuste API? Senza un buon approccio ai dati, l’IA sarà limitata o, peggio, potrebbe produrre risultati negativi.
Scopri come sfruttare la potenza della tecnologia AI negli acquisti nel nostro ultimo webinar: “Abilitare gli acquisti alimentati dall’IA: esplorare il presente e il futuro”.
Impatti culturali e gestione del cambiamento
Anche l’agente AI più sofisticato non può prosperare in un ambiente di lavoro ostile o impreparato. Ci sono altri fattori che dobbiamo affrontare quando consideriamo l’implementazione di un agente di IA.
Trasparenza
Molti dipendenti temono che l’IA renda superfluo il loro ruolo. Affronta direttamente queste preoccupazioni. Sottolinea che l’IA ha lo scopo di scaricare i compiti più banali, liberando le persone che si concentrano su progetti strategici e ad alto impatto. La trasparenza sui potenziali cambiamenti di mansioni o sulle nuove responsabilità contribuirà a ridurre l’ansia e le resistenze.
Formazione e aggiornamento
Offrire programmi di formazione che aiutino i dipendenti a capire come lavorare con gli agenti di IA. Ad esempio, i responsabili degli acquisti potrebbero dover imparare a interpretare le analisi di spesa guidate dall’IA o a lavorare in tandem con gli agenti di sourcing. Le competenze relative all’interpretazione dei dati, alla gestione dei rapporti con i fornitori e all’etica sono sempre più preziose in un ambiente abilitato dall’IA.
Misurare l’adozione
Definire delle metriche per valutare l’adozione dell’IA, come la percentuale di processi automatizzati, i risparmi aggiuntivi ottenuti grazie all’IA o il miglioramento del tempo di ciclo dovuto all’automazione dell’IA. Comunicare apertamente queste metriche per celebrare i traguardi raggiunti e perfezionare le strategie quando l’adozione si ferma.
Costruire una roadmap vincente per gli agenti AI
Fase 1 – Programma pilota
Iniziare in piccolo con un approccio mirato. Distribuire un agente di intelligenza artificiale per automatizzare questo processo e stabilire una convincente prova di concetto. Tracciare le metriche chiave, come il tempo risparmiato e la riduzione degli errori, per quantificare l’impatto. Presentare questi risultati agli stakeholder per dimostrare il valore e le potenziali applicazioni più ampie dell’IA nelle tue operazioni.
Fase 2 – Aumento della scala
Una volta che il progetto pilota ha avuto successo, integrare gradualmente gli agenti di IA in attività più complesse (come la selezione dinamica dei fornitori o il loro inserimento).
Fase 3 – Integrazione completa
L’obiettivo finale è un ecosistema senza soluzione di continuità in cui gli agenti di IA comunicano con la piattaforma di procurement principale, con gli archivi di dati e con i dati e le politiche aziendali. Questa struttura interconnessa mira a sbloccare intuizioni interfunzionali, come il collegamento dei dati di approvvigionamento con la pianificazione finanziaria o le previsioni di vendita, consentendo di prendere decisioni più intelligenti e strategiche in tutta l’organizzazione.
La realizzazione di questi programmi pilota non solo attenua i rischi, ma aiuta anche a garantire risultati incrementali che mantengono l’organizzazione motivata e investita. Per saperne di più, leggi il Il nostro Whitepaper: “Alimentare la trasformazione degli acquisti con agenti AI autonomi”.
Sostituzione del lavoro vs. evoluzione del lavoro
Dagli addetti all’inserimento dati ai category manager, l’influenza dell’IA sta ridisegnando il panorama dei ruoli di Procurement. Ma non si tratta solo di sostituzione di mansioni, bensì di evoluzione. Ecco la distinzione che conta:
Riduzione del lavoro manuale
Compiti come l’inserimento dei dati, la corrispondenza delle fatture e i controlli di base della conformità o dei documenti, passaggi ripetitivi, possono essere ampiamente automatizzati. Ciò potrebbe significare che alcuni ruoli diventano superflui o cambiano di obiettivo.
Aumento delle esigenze analitiche
Con l’eliminazione dell’inserimento dei dati,l’ufficio acquisti può concentrarsi su analisi di livello superiore, negoziazioni e innovazione dei fornitori. Alcuni potrebbero anche assumere ruoli di supervisione dell’IA, come l’interpretazione dei risultati dei modelli o la definizione delle politiche di governance.
Nuove opportunità di collaborazione
Gli agenti di IA hanno bisogno di una supervisione “umana”, soprattutto per i casi eccezionali o per le decisioni più complesse. Gli esperti di approvvigionamento possono offrire un contesto che l’IA non è in grado di discernere dai soli dati, come le sfumature di un rapporto di fornitura di lunga data.
Come si può notare, mentre alcuni ruoli possono diventare obsoleti, emergono nuove opportunità per soddisfare le esigenze di un mondo in continua evoluzione. In seguito, affronteremo i cambiamenti che interessano altri processi diprocurement, dalla conformità normativa alla gestione di complicati obblighi contrattuali.
Il ruolo della conformità e della gestione del rischio
Il Procurement è intrinsecamente soggetto a rischi, dalla conformità normativa agli obblighi contrattuali. Se da un lato l’utilizzo di agenti di intelligenza artificiale può snellire le operazioni e migliorare l’efficienza, dall’altro comporta sfide e rischi unici se non adeguatamente governati. Trovare il giusto equilibrio tra innovazione e vigilanza è essenziale per garantire che questi strumenti supportino, anziché compromettere, gli obiettivi di conformità e gestione del rischio dell’organizzazione.
Verifica delle decisioni dell’IA
Assicurarsi di poter risalire al modo in cui un agente di IA è arrivato a una raccomandazione (ad esempio, l’assegnazione di un contratto a un fornitore specifico). Le tracce di controllo e le funzioni esplicative stanno diventando standard nelle soluzioni di IA, ma è fondamentale verificare che esistano e funzionino bene.
Dati e politiche aziendali
Assicurarsi che l’agente di IA agisca in conformità con le politiche aziendali e gli standard sulla privacy dei dati. Trovare il giusto equilibrio tra innovazione e supervisione è essenziale per garantire che questi strumenti supportino, anziché compromettere, gli obiettivi di conformità dei dati e di gestione del rischio dell’organizzazione.
Uso etico dell’IA
Alcuni modelli di IA ereditano inavvertitamente pregiudizi dai dati di addestramento. Se i dati storici sugli acquisti hanno trascurato fornitori diversi o di piccole dimensioni, l’IA potrebbe perpetuare tale pregiudizio. Esaminare regolarmente i risultati per garantire un trattamento equo di tutti i potenziali fornitori.
Allineamento normativo
Le regioni hanno leggi diverse in materia di privacy e utilizzo dei dati. Se le tue operazioni di approvvigionamento si estendono a più Paesi, verificate che la raccolta e l’utilizzo dei dati guidati dall’IA siano conformi a ogni giurisdizione pertinente. Molte di queste normative sono nuove e in continua evoluzione, per cui è essenziale rimanere informati e aggiornati sulle ultime modifiche legali.
Rimanere innovativi, rimanere diligenti
A questo punto dovresti avere un’idea più chiara di come gli agenti di IA potrebbero inserirsi nella tua funzione di procurement e del tipo di lavoro strategico che devi fare. Anche se la strada verso gli acquisti guidati dall’IA può essere accidentata, soprattutto quando si affrontano resistenze culturali e problemi di conformità, alla fine si apre la porta a un’operazione di approvvigionamento più agile, perspicace e pronta per il futuro.
FAQ
- Quali sono i processi di Procurement più adatti all’automazione guidata dall’intelligenza artificiale? Questi processi sono le fasi ripetitive o pesanti dal punto di vista dei dati, come la creazione di ordini di acquisto, l’abbinamento delle fatture, i controlli di conformità dei contratti, l’onboarding dei fornitori o il sourcing autonomo.
- Quali sono le nuove opportunità di lavoro che emergono dall’IA? Con l’eliminazione dell’inserimento dei dati, i professionisti degli acquisti possono concentrarsi su analisi di livello superiore, negoziazioni e innovazione dei fornitori. Alcuni potrebbero anche ricoprire ruoli di supervisione dell’IA, come l’interpretazione dei risultati dei modelli o la definizione delle politiche di governance.
- Come si fa a rimanere conformi alla normativa mentre si sfruttano gli agenti di IA? Tracciando gli audit trail degli agenti di IA, aderendo alle politiche aziendali e agli standard sulla privacy dei dati, rivedendo continuamente i dati di IA e seguendo attentamente le normative e le leggi regionali.
Ulteriori letture
Whitepaper:
- Alimentare la trasformazione del Procurement con agenti AI autonomi
- L’AI generativa nel Procurement – Una guida pratica per costruire la tua roadmap
Blog:
- Parte 1: L’arrivo degli agenti di IA nel Procurement – Comprendere le basi
- Abbracciare la GenAI e costruire la resilienza per il futuro
- Sfruttare l’IA generativa per trasformare il Procurement in Medio Oriente
- Accelerare l’adozione dell’IA generativa nel Procurement
- Trasformare il Procurement con l’IA generativa: un approccio pratico
