In questo tipo di ambiente, i software di approvvigionamento tradizionali e i processi manuali sono insufficienti e molti uffici acquisti cercano risposte nell’intelligenza artificiale (AI).
Abbiamo visto l’IA impadronirsi degli strumenti di uso quotidiano e dei motori di ricerca; l’IA nel sourcing e negli approvvigionamenti sta diventando uno strumento strategico del nostro kit,
In Ivalua, stiamo aiutando gli uffici acquisti di tutto il mondo a integrare l’IA in tutto il processo Source-to-Pay, apportando automazione, intuizione e agilità in ogni fase. In questo articolo spieghiamo come l’IA può trasformare i processi di sourcing e approvvigionamento ed esploriamo i vantaggi radicali che le aziende stanno già iniziando a realizzare.
Risultati principali:
- Comprendere l’impatto potenziale dell’IA, compresa l’IA generativa e gli agenti di IA, nel settore degli acquisti.
- Scoprire i vari casi d’uso dell’IA e dell’IA generativa per l’ufficio acquisti.
- Scoprire l’assistente virtuale alimentato dall’IA di Ivalua e come può aiutarti a risparmiare tempo, ridurre i rischi e migliorare il processo decisionale nel ciclo di vita source-to-pay.
Perché l’ufficio acquisti adotta l’AI
Gli uffici acquisti devono affrontare una crescente pressione per fornire più valore con meno risorse e meno errori. Eppure molti si affidano ancora a processi manuali che rallentano le operazioni e aumentano la probabilità di errori costosi.
Le inefficienze sono insite nel processo di approvvigionamento, con conseguenti perdite di tempo e di budget e con la possibilità di commettere errori come il mancato rispetto delle scadenze o ordini errati.
Il rischio dei fornitori aggiunge ulteriore complessità. Senza gli strumenti giusti, è difficile valutare adeguatamente i fornitori o cogliere i primi segnali di potenziali frodi o altri problemi. La maggior parte dei team è costretta a reagire ai problemi dopo che si sono già aggravati, invece di gestire il rischio in modo proattivo.
Anche il processo decisionale ne risente. Con le informazioni critiche sparse tra e-mail, fogli di calcolo e piattaforme obsolete, ottenere un quadro chiaro e tempestivo è praticamente impossibile. Spesso le decisioni vengono prese sulla base di dati incompleti o dell’istinto, non di intuizioni basate sui dati.
È qui che l’intelligenza artificiale può fare un’enorme differenza. Automatizzando attività di routine come l’onboarding di un fornitore, l’avvio di un evento di sourcing, la corrispondenza delle fatture, il consolidamento degli ordini di acquisto e la revisione dei contratti, l’IA consente di automatizzare i flussi di lavoro di approvvigionamento e di ridurre i costi operativi. I team possono spostare la loro attenzione dal lavoro amministrativo alle iniziative strategiche e prendere decisioni più rapide e informate, supportate da dati accurati.
Secondo Gartner, nell’ultimo anno si è assistito a una significativa espansione dei casi d’uso dell’IA, con l’introduzione costante di nuove funzionalità da parte dei fornitori nell’ambito del sourcing e del procurement. Ecco alcuni dei modi in cui l’AI può aiutare a risolvere i problemi tipici del procurement:
- L’intelligenza artificiale può essere utilizzata per analizzare migliaia di dati finanziari, lo storico delle prestazioni e persino le notizie di attualità per individuare tempestivamente i potenziali rischi. Ciò significa scelte migliori per i fornitori e meno sorprese in futuro.
- L’intelligenza artificiale migliora la conformità e la governance, garantendo il rispetto automatico delle politiche e segnalando i problemi prima che diventino gravi. In questo modo si riduce il rischio normativo e si migliora la preparazione agli audit.
- L’intelligenza artificiale accelera il processo decisionale. Con l’analisi predittiva, gli uffici acquisti ottengono informazioni in tempo reale sui modelli di spesa, sui cambiamenti del mercato e sulle prestazioni dei fornitori, in modo da poter lavorare più velocemente e in modo più intelligente.
In breve, l’intelligenza artificiale trasforma il procurement da un processo manuale e reattivo in una funzione proattiva e basata sui dati.
Applicazioni reali dell’intelligenza artificiale nel sourcing e nell’approvvigionamento
L’intelligenza artificiale sta determinando cambiamenti reali in ogni fase del processo source-to-pay, dall’identificazione dei fornitori giusti all’elaborazione dei pagamenti. Ecco come l’IA viene applicata alle principali funzioni di approvvigionamento:
Strategie di sourcing basate sull’intelligenza artificiale
Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale analizzano i dati storici degli acquisti, le tendenze del mercato e le prestazioni dei fornitori per consigliare strategie di sourcing ottimali. Possono identificare opportunità di risparmio sui costi, evidenziare potenziali rischi per i fornitori e persino automatizzare le fasi iniziali della scoperta dei fornitori e della generazione di richieste di offerta.
Contratti
L’intelligenza artificiale accorcia i cicli di revisione dei contratti, tipicamente lunghi, estraendo i termini chiave, segnalando le incongruenze e suggerendo modifiche in base alle politiche organizzative. Gli strumenti di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) possono essere utilizzati per confrontare i nuovi contratti con i modelli approvati e garantirne l’allineamento, aiutando persino nella negoziazione e nella riformulazione.
Gestione dei fornitori guidata dall’intelligenza artificiale
L’intelligenza artificiale è in grado di monitorare costantemente le prestazioni, le finanze e la conformità ESG dei fornitori, oppure di analizzare fonti di dati esterne come feed di notizie o punteggi di credito e altro ancora per identificare i rischi potenziali prima che abbiano un impatto sulla catena di fornitura.
Richieste e ordini
L’intelligenza artificiale semplifica gli acquisti facendo emergere i fornitori preferiti e segnalando le richieste non conformi, riducendo le spese irregolari e assicurando che gli acquisti siano in linea con i contratti negoziati. Gli assistenti intelligenti possono persino consigliare prodotti in base al comportamento passato o alla politica aziendale.
Fatturazione
L’intelligenza artificiale aiuta ad accelerare l’elaborazione delle fatture automatizzando l’acquisizione, la corrispondenza e la convalida delle fatture in arrivo. Può individuare in tempo reale le discrepanze tra ordini di acquisto, fatture e ricevute, in modo che i team possano affrontare e risolvere i problemi prima che ritardino i pagamenti.
Pagamenti
AI migliora i flussi di pagamento ottimizzando le tempistiche per gli sconti sui pagamenti anticipati e la gestione dei flussi di cassa. Può anche rilevare anomalie che potrebbero indicare frodi o pagamenti duplicati.
Questi casi d’uso dell’intelligenza artificiale nel settore degli approvvigionamenti dimostrano come l’intelligenza artificiale stia rimodellando il procurement, liberando i team dal lavoro manuale e consentendo di prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati.
Ora che abbiamo capito come l’IA viene utilizzata negli acquisti, esaminiamo i numerosi vantaggi che offre, soprattutto nelle attività di sourcing.
I principali vantaggi dell’IA nel procurement e nel sourcing
Uno studio condotto da Ardent Partners nell’aprile 2025 su quasi 400 leader del procurement ha rilevato che il 62% ritiene che l’impatto dell’IA sul procurement nei prossimi 2-3 anni sarà “trasformativo” o “significativo”. Questa affermazione ha un peso ancora maggiore se si considerano i notevoli vantaggi che l’IA offre all’ufficio acquisti:
- Risparmio sui costi: l’intelligenza artificiale aiuta a ridurre i costi di approvvigionamento identificando le inefficienze di spesa, supportando la determinazione dinamica dei prezzi e rafforzando le trattative con i fornitori. Decisioni di acquisto più intelligenti e sourcing ottimizzato portano direttamente a un risparmio economico.
- Mitigazione dei rischi: grazie al monitoraggio in tempo reale e all’analisi predittiva, l’intelligenza artificiale aiuta i team a identificare tempestivamente i rischi legati ai fornitori e ad adottare misure proattive per evitare costose interruzioni della supply chain.
- Conformità e governance: l’intelligenza artificiale applica automaticamente le politiche di approvvigionamento, segnala le deviazioni dei contratti e rileva le transazioni sospette. In questo modo si rafforzano i controlli interni e si riduce il rischio normativo, migliorando al contempo la preparazione agli audit.
- Velocità ed efficienza: automatizzando le attività ripetitive come gli ordini di acquisto, la corrispondenza delle fatture e le approvazioni, l’intelligenza artificiale accelera i flussi di lavoro di approvvigionamento. L’eliminazione delle attività manuali contribuisce a ridurre i tempi di ciclo e a migliorare la produttività del team.
- Gestione delle relazioni con i fornitori: la selezione dei fornitori e il monitoraggio delle prestazioni da parte dell’intelligenza artificiale aiutano i team a costruire relazioni più trasparenti e basate sulla fiducia con i fornitori. La valutazione continua dei rischi e gli approfondimenti basati sui dati supportano la collaborazione e la durata nel tempo.
Questi vantaggi evidenziano l’immenso potenziale dell’IA nel rivoluzionare i processi di approvvigionamento e sourcing. Tuttavia, per sbloccare questi vantaggi è necessario stabilire una roadmap strategica ben definita che si allinei perfettamente con gli obiettivi specifici del vostro approvvigionamento.
Costruire una roadmap per l’IA negli acquisti
L’implementazione dell’IA negli acquisti inizia con il capire dove è più necessaria.
Inizia identificando i principali punti critici, come le inefficienze, le lacune nella conformità o i rischi per i fornitori. Quindi, mappare queste sfide in aree in cui l’IA può fornire un valore immediato.
Quindi, seleziona gli strumenti giusti per soddisfare le tue esigenze. Le soluzioni più diffuse, come le piattaforme di e-sourcing potenziate dall’intelligenza artificiale, gli strumenti di analisi intelligente della spesa e i software di analisi, offrono funzionalità specializzate che affrontano diverse parti del processo di approvvigionamento. Assicurati di scegliere strumenti che si integrino bene con lo stack tecnologico esistente, per evitare interruzioni operative.
Prima di implementare i nuovi strumenti di IA, assicurati che i tuoi dati siano pronti per l’IA. Dati puliti, strutturati e centralizzati sono alla base di qualsiasi iniziativa di IA efficace, mentre una scarsa qualità dei dati compromette anche gli strumenti più avanzati. Quindi, investi tempo nella preparazione dei tuoi set di dati.
È una buona idea iniziare con programmi pilota e testare le soluzioni di intelligenza artificiale in un ambiente controllato. Inizia con l’automatizzazione della corrispondenza delle fatture o della valutazione del rischio dei fornitori. Questo ti aiuterà a convalidare l’impatto dell’IA e a costruire il supporto interno per un’implementazione più ampia.
Infine, forma il personale addetto agli acquisti sui nuovi strumenti e su come supportano i vari ruoli. La gestione del cambiamento è fondamentale quanto la tecnologia stessa per garantire il successo a lungo termine.
Come scegliere il giusto software di AI per gli acquisti
La selezione del miglior software di AI per gli acquisti è un passo fondamentale per modernizzare la tua funzione di procurement. La soluzione giusta non solo deve risolvere le sfide attuali, ma anche scalare con le tue esigenze man mano che la tua organizzazione cresce.
Ecco i fattori chiave da considerare:
- Sicurezza e conformità dei dati: i sistemi di approvvigionamento gestiscono i dati sensibili dei fornitori, dei contratti e dei dati finanziari. Cerca un software con solidi protocolli di sicurezza dei dati, controlli di accesso basati sui ruoli e certificazioni di conformità in linea con gli standard del vostro settore.
- Integrazione con i sistemi esistenti: È essenziale una perfetta integrazione con l’ERP e con altre piattaforme di approvvigionamento. Il software deve connettersi facilmente all’infrastruttura esistente per evitare i silos di dati e garantire la visibilità end-to-end del ciclo di vita dell’approvvigionamento.
- Scalabilità e capacità di intelligenza artificiale: valutare la capacità del software di crescere con la tua organizzazione. Cerca la Gen AI, ma anche altre funzionalità avanzate di AI come l’apprendimento automatico (ML), l’NLP e l’automazione dei processi, in grado di supportare un’ampia gamma di funzioni di procurement, dall’approvvigionamento all’analisi dei contratti, dalla previsione delle spese alla gestione del rischio dei fornitori.
- Supporto ai fornitori e semplicità di implementazione: uno strumento potente è efficace solo se viene implementato e adottato con successo. Valuta la struttura di supporto del fornitore, le risorse di onboarding e la complessità dell’implementazione del software. Una soluzione che offra un’implementazione guidata e un’assistenza post-lancio può rendere più semplice l’utilizzo del software.
Dopo aver capito cosa cercare in un software di AI per gli acquisti, il passo successivo è la scelta di una piattaforma in grado di soddisfare tali esigenze. Ivalua offre una soluzione completa progettata per supportare gli acquisti guidati dall’intelligenza artificiale nell’intero processo source-to-pay.
Perché scegliere Ivalua per l’approvvigionamento AI
La piattaforma di procurement potenziata dall’AI di Ivalua è progettata per aiutare le organizzazioni a migliorare la visibilità dei dati, ad automatizzare le attività di routine e a prendere decisioni più informate in materia di sourcing, contratti, gestione dei fornitori, fatturazione e pagamenti. Una caratteristica fondamentale che consente di ottenere questi vantaggi e di migliorare l’utilizzabilità e l’adozione è l’assistente virtuale intelligente (IVA) di Ivalua.
L’IVA supporta l’ufficio acquisti identificando i rischi potenziali, semplificando le attività e offrendo suggerimenti basati su dati storici e in tempo reale. Ciò consente di lavorare in modo più efficiente e di rispondere ai problemi in modo proattivo.
Oltre all’uso innovativo dell’IA agenziale, la piattaforma di Ivalua per gli acquisti alimentata dall’IA presenta molte altre caratteristiche distintive:
- Automazione degli acquisti tramite l’intelligenza artificiale in tutti i flussi di lavoro di sourcing, ttazione e acquisto
- Funzionalità di integrazione con i principali sistemi ERP e di approvvigionamento
- Strumenti di intelligenza artificiale integrati per il monitoraggio dei rischi, l’analisi della spesa e il supporto alle decisioni
- Solidi controlli di governance e conformità dei dati
- Esperienza con implementazioni complesse e su larga scala
- Assistenza continua e opzioni di implementazione flessibili e controllate
Queste caratteristiche rendono Ivalua una scelta strategica per le organizzazioni che desiderano migliorare le prestazioni di approvvigionamento con l’intelligenza artificiale, sia per miglioramenti mirati che per una più ampia trasformazione digitale.
Casi d’uso dell’IA generativa: Come IVA di Ivalua migliora le operazioni di procurement
L’IA generativa sta ridisegnando il modo in cui lavorano gli uffici acquisti e la funzionalità di Ivalua Gen AI “IVA” è integrata nella piattaforma. Attualmente, IVA supporta oltre 25 casi d’uso tra gestione dei fornitori, sourcing, gestione dei contratti e Procure-to-Pay.
Comunicazioni migliorate
IVA funge da assistente di comunicazione di massa per le interazioni con i fornitori, generando messaggi di sensibilizzazione sulla base di semplici istruzioni ed eliminando la necessità di partire ogni volta da una pagina bianca. IVA supporta la category intelligence compilando rapporti basati sulla ricerca. Questi rapporti valutano l’impatto sul mercato, valutano i rischi specifici della categoria e suggeriscono le azioni da intraprendere.
Assistente legale
Per quanto riguarda la contrattualistica, IVA è in grado di riassumere istantaneamente documenti e contratti complessi, di evidenziare gli obblighi principali e persino di tradurre il contenuto in diverse lingue. Può inoltre generare o espandere le clausole contrattuali per riflettere termini specifici o linguaggio legale. IVA semplifica anche le azioni di follow-up per contribuire a migliorare le prestazioni dei fornitori. Ad esempio, può esaminare una valutazione e generare automaticamente un piano di miglioramento con KPI dettagliati e metriche di monitoraggio.
Chattare con i documenti
Infine, ma non meno importante, la capacità di IVA di “chattare con i documenti” consente di porre domande su un contratto, una polizza o un file di un fornitore e di ricevere risposte immediate e contestualizzate. Può estrarre dati chiave, fornire sintesi o far emergere informazioni rilevanti su richiesta.
Insieme, queste funzionalità di IA generativa non fanno solo risparmiare tempo, ma aiutano a muoversi più velocemente e a essere più precisi grazie all’automazione e all’intelligenza.
Per saperne di più sull’assistente virtuale intelligente di Ivalua alimentato dall’IA generativa.
Elevare il procurement con la potenza dell’AI
L’AI sta rapidamente cambiando il volto del procurement automatizzando le attività di routine, migliorando il processo decisionale e riducendo i rischi nel processo Source-to-Pay. E, come dimostrano strumenti come l’IVA di Ivalua, non si tratta solo di efficienza; gli strumenti basati sull’AI aiutano i team di approvvigionamento a lavorare in modo più intelligente, non più difficile.
Tuttavia, sebbene l’automazione porti velocità e scala, l’esperienza umana rimane essenziale. Le strategie più efficaci bilanciano le intuizioni dell’IA con la capacità di giudizio strategico e con relazioni forti con i fornitori, possibili solo se gestite da persone.
È il momento di esplorare il modo in cui il software di approvvigionamento alimentato dall’intelligenza artificiale può migliorare le tue operazioni. Il futuro del procurement è qui, quindi assicurati che il tuo team sia pronto.
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Ulteriori letture
Scheda tecnica:
Whitepaper:
- Alimentare la trasformazione degli acquisti con agenti AI autonomi
- IA generativa negli acquisti: una guida pratica per costruire la tua roadmap
Webinar:
Blog:
- Procurement di livello superiore: abbracciare la GenAI e costruire la resilienza per il futuro
- L’intelligenza artificiale entra in scena negli acquisti: le basi da conoscere
- Implementazione degli agenti AI negli acquisti: best practice e strategie
- Costruire il caso dell’Intelligenza Artificiale Agentica negli acquisti
FAQ
Cos’è l’IA e come si applica al sourcing, agli acquisti e alla gestione dei fornitori?
L’Intelligenza Artificiale (IA) si riferisce alle tecnologie che consentono alle macchine di imitare l’intelligenza umana, come l’apprendimento dai dati, il riconoscimento di modelli e la presa di decisioni. Negli acquisti, l’IA viene utilizzata per automatizzare le attività ripetitive, analizzare grandi volumi di dati, individuare i rischi dei fornitori, migliorare le strategie di approvvigionamento e migliorare il processo decisionale.
In che modo l’IA generativa è diversa dall’IA tradizionale negli acquisti?
L’IA tradizionale si concentra sull’analisi dei dati e sull’automazione delle decisioni basate su modelli. L’IA generativa si spinge oltre: è in grado di creare nuovi contenuti (ad esempio RFP, sintesi di contratti, comunicazioni con i fornitori) sulla base di pochi input dell’utente. Ciò la rende particolarmente utile per accelerare le attività di sourcing e di gestione dei fornitori che richiedono un elevato numero di contenuti.
L’IA può sostituire completamente i ruoli umani negli acquisti?
No, l’IA non sostituisce le competenze umane, ma è piuttosto uno strumento per aumentarle. Mentre l’IA gestisce le attività di routine e l’elaborazione dei dati, gli esseri umani sono ancora essenziali per il pensiero strategico, la creazione di relazioni e il processo decisionale complesso.
