Se stai valutando una tecnologia di procurement o esplorando modi per ottenere più valore dai sistemi esistenti, è probabile che stai cercando di andare oltre le soluzioni tattiche: vuoi una strategia più intelligente e scalabile. L’analisi della spesa è spesso il punto di partenza.
Questo perché i professionisti del procurement come te sono costantemente sotto pressione per tagliare i costi, ridurre i rischi e fornire all’azienda informazioni basate sui dati. Ma quando la spesa è dispersa tra i sistemi, le unità aziendali e i fornitori, trovare queste informazioni è più facile a dirsi che a farsi.
Si sa che ci sono opportunità nascoste nei numeri; la sfida è farle emergere in tempo per agire.
Questo blog offre una panoramica chiara e pratica su cosa sia l’analisi della spesa, su come supporti il sourcing strategico e sul perché sia importante per gli acquisti diretti e indiretti. Verranno illustrati i vantaggi principali, i tipi di analisi della spesa, i passi per iniziare e le metriche da tenere sotto controllo, con l’aiuto delle lezioni apprese da implementazioni reali.
Entriamo nel vivo!
Risultati principali:
- I silos di dati e i rigidi metodi di classificazione limitano la visibilità ed erodono la fiducia degli stakeholder, rendendo difficile scalare l’analisi dei dati o agire sulle intuizioni.
- Priorità non allineate tra finanza, legale e acquisti creano attriti che ritardano il processo decisionale e riducono l’impatto.
- Se fatta bene, l’analisi della spesa consente di risparmiare sui costi, ottimizzare i fornitori, ridurre i rischi e prendere decisioni di sourcing più strategiche.
- Il successo dipende dall’integrazione, dalla trasparenza e dall’allineamento, con l’aiuto di un moderno software di analisi della spesa che supporta dati affidabili, logica configurabile e collaborazione interfunzionale.
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Perché l’analisi della spesa non riesce a scalare in modo efficace
Per molte organizzazioni, l’analisi della spesa inizia spesso con forti intenzioni di ottimizzare i costi e migliorare le strategie di procurement. Tuttavia, spesso si scontra con problemi sistemici, come la frammentazione dei dati, gli strumenti obsoleti e la mancanza di collaborazione tra i vari reparti, che possono ridurne l’efficacia complessiva e limitarne il valore a lungo termine.
Nonostante gli investimenti in strumenti e dati, la maggior parte degli uffici acqusiti fatica a portare avanti i propri sforzi al di là di report singoli o di categorie limitate. Il colpevole? Un approccio frammentato che manca di infrastruttura, integrazione o automazione per supportare analisi ripetibili a livello aziendale. Senza il giusto software di analisi della spesa, è quasi impossibile generare approfondimenti coerenti e affidabili.
Tra gli ostacoli più comuni vi sono la scarsa qualità dei dati e l’errata classificazione, i silos di dati e le soluzioni legacy o homegrown poco flessibili.
Esaminiamo le varie sfide dell’analisi della spesa in modo più dettagliato per illustrare perché è fondamentale passare da un sistema di analisi reattivo e basato su report a un approccio più proattivo e integrato che sfrutti la spend intelligence.
Dati isolati e sistemi di procurement frammentati
Una delle principali sfide dell’analisi della spesa è rappresentata dalla frammentazione dei dati distribuiti tra i sistemi ERP, AP, di approvvigionamento e dei fornitori, ognuno dei quali utilizza formati diversi. Senza un’integrazione nativa, la creazione di una visione completa e accurata della spesa è manuale e soggetta a errori. Questa frammentazione porta a incongruenze che minano la fiducia e costringono l’ufficio acquisti a rincorrere i dati invece di analizzarli.
Classificazione “black-box” e mancanza di fiducia da parte degli stakeholder
Molti strumenti di analisi della spesa utilizzano una classificazione rigida e opaca, rendendo difficile per gli stakeholder fidarsi o convalidare i dati. Se i team non sono in grado di spiegare come vengono assegnate categorie come le spese di marketing o legali, non agiranno sulla base dei dati raccolti. Una classificazione trasparente e configurabile è fondamentale per creare fiducia e promuovere l’adozione.
Obiettivi disallineati tra dipartimento finance, legale ed acquisti
I dipartimenti finance, legali ed acquisti spesso considerano i dati di spesa attraverso lenti diverse, come ad esempio il budget, la conformità o il valore dei fornitori. Senza una definizione condivisa di termini come “risparmio” o “rischio”, la collaborazione può bloccarsi e l’azione sulle informazioni può essere ritardata, limitando l’impatto in tutta l’azienda.
Che cosa consente l’analisi della spesa ad alte prestazioni su scala
I team ad alte prestazioni utilizzano l’analisi della spesa come trampolino di lancio per la creazione di un valore più ampio. Aiuta a identificare le perdite dei contratti e a migliorare le prestazioni dei fornitori, mentre gli approfondimenti possono essere utilizzati per supportare le iniziative ESG e consentire un sourcing più strategico.
Quando i dati sulla spesa sono accurati, collegati e affidabili, diventano la base per una pianificazione più intelligente, decisioni più rapide e un maggiore allineamento interfunzionale.
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In seguito, esamineremo i diversi tipi di analisi della spesa e come ciascuno di essi aiuta le organizzazioni a scoprire il valore in modi diversi.
Categorie di analisi della spesa
I vari tipi di analisi della spesa possono essere classificati come segue:
- Analisi della spesa dei fornitori: si concentra sulla spesa, sui termini e sulle prestazioni dei fornitori, aiutando a identificare i rischi, a migliorare la conformità e a consolidare i fornitori per ottenere prezzi migliori.
- Analisi della spesa per categoria: suddivide la spesa per tipo di prodotto o servizio per evidenziare le opportunità di allocazione delle risorse e di sourcing allineate alle priorità strategiche.
- Analisi della spesa contrattuale: traccia la spesa rispetto ai termini contrattuali per scoprire le perdite, garantire la realizzazione del valore e ridurre le inefficienze dei costi.
Combinati insieme, questi strumenti offrono una prospettiva completa sulle prestazioni di approvvigionamento, consentendo alla vostra organizzazione di identificare le inefficienze nascoste, ridurre i rischi e prendere decisioni più intelligenti per un successo duraturo.
Per sbloccare questi vantaggi è necessario disporre delle giuste basi. Nella prossima sezione analizzeremo i fattori chiave per un’analisi efficace delle spese e ciò che è necessario per scalare le conoscenze in tutta l’azienda.
Come far funzionare l’analisi della spesa in tutta l’azienda
I seguenti fattori di supporto gettano le basi e ciascuno di essi è fondamentale per supportare i tipi di analisi e i risultati discussi in precedenza.
Un’unica fonte di verità per i dati sulla spesa
Gli uffici acquisti hanno bisogno di visibilità in tempo reale sulla spesa attraverso i sistemi ERP, di contabilità fornitori, di sourcing e di approvvigionamento per garantire che le decisioni siano basate su informazioni accurate e aggiornate. Ivalua consente di ottenere questo risultato grazie a un ecosistema aperto e al supporto di più ERP, che facilita l’aggregazione e la normalizzazione dei dati provenienti da diverse fonti interne ed esterne.
Questa visione centralizzata funge da unica fonte di verità, consentendo ai team di identificare le opportunità, monitorare le prestazioni e agire con fiducia.
Logica di classificazione trasparente e configurabile
I team ad alte prestazioni devono avere piena trasparenza sulle modalità di classificazione delle spese, oltre alla flessibilità di regolare la logica in base a variazioni regionali, tassonomie in evoluzione o requisiti di reporting unici. Ivalua supporta la configurazione senza codice, consentendo agli utenti di adattare facilmente le regole di classificazione senza dover ricorrere all’IT. Ogni modifica viene tracciata per una verificabilità affidabile e gli stakeholder possono fidarsi degli insight dei dati per il processo decisionale.
Allineamento tra ufficio acquisti, finance e legali
I CFO hanno bisogno di calcoli affidabili e difendibili per risparmiare sui costi, mentre i team legali vogliono audit trail completi, indicatori di rischio dei fornitori e visibilità dei contratti. L’IT vuole strumenti sicuri, conformi e facili da integrare con i sistemi esistenti.
La piattaforma di Ivalua offre un ambiente condiviso che soddisfa le esigenze di ciascun team senza aggiungere complessità o oneri. Quando tutti lavorano sugli stessi dati, con piena trasparenza e controllo, l’analisi delle spese diventa un asset strategico per l’azienda.
Quali sono i tipi di analisi della spesa più importanti per le performance aziendali
Non tutti i tipi di analisi della spesa forniscono lo stesso valore strategico. Le organizzazioni ad alte prestazioni danno priorità al tipo di analisi che supporta direttamente specifici risultati aziendali:
- L’analisi della spesa di coda aiuta a identificare gli acquisti di basso valore che si accumulano rapidamente. Consolidando i fornitori o mettendo sotto contratto le spese non gestite, le aziende possono ridurre rapidamente i costi e migliorare la conformità.
- L’analisi a livello di categoria supporta un sourcing più intelligente, fornendo ai category manager le informazioni necessarie per negoziare condizioni migliori, valutare le prestazioni dei fornitori e allineare la spesa alle priorità strategiche.
- L’analisi della spesa legata all’ESG è sempre più importante per valutare il rischio dei fornitori e garantire un approvvigionamento responsabile. Analizzando la spesa attraverso la lente della sostenibilità e della conformità, le organizzazioni possono evitare danni alla reputazione e soddisfare le richieste normative in continua evoluzione.
Concentrandosi sui tipi di analisi della spesa che si allineano ai loro obiettivi, le organizzazioni leader trasformano i dati grezzi in azioni mirate con un impatto misurabile.
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Ora diamo un’occhiata ai KPI che danno vita a questi casi d’uso.
4 casi d’uso strategici per l’analisi della spesa e i KPI
Ecco quattro casi d’uso fondamentali in cui l’analisi della spesa ha un impatto misurabile in tutta l’azienda:
1) Trovare e dare priorità alle opportunità di risparmio sui costi
Analizzando le spese di coda, individuando i fornitori duplicati, segnalando gli acquisti fuori contratto e identificando gli sconti di volume mancati, è possibile intraprendere azioni mirate per migliorare l’efficienza e ridurre le spese inutili. Ad esempio, un’azienda manifatturiera globale che ha lavorato con Ivalua ha scoperto un risparmio del 12% sulle spese indirette consolidando i fornitori tra le varie unità aziendali e negoziando nuovi contratti basati sui volumi.
2) Gestione del rischio dei fornitori e dell’esposizione ESG
Con la crescente complessità delle reti di fornitori e l’aumento delle aspettative ESG, per gestire il rischio non bastano i dati transazionali. L’analisi della spesa arricchita consente di tenere traccia della concentrazione dei fornitori, di valutare gli indicatori di rischio come i ritardi di consegna e la non conformità e di monitorare le prestazioni ESG rispetto ai benchmark interni o esterni. Ad esempio, mappando i dati di spesa con i punteggi di rischio dei fornitori e le certificazioni di sostenibilità, un’organizzazione può regolare in modo proattivo la propria strategia di approvvigionamento per evitare l’esposizione alle normative ESG.
3) Potenziamento di strategie di sourcing e di categoria più intelligenti
Le informazioni sulla spesa a livello di categoria consentono al team di sourcing di segmentare la spesa per tipo di prodotto o servizio. Possono ottimizzare la tempistica delle RFx, identificare le opportunità di negoziazione, confrontare le prestazioni dei fornitori e perfezionare le strategie per le categorie ad alto impatto. Ad esempio, un retailer potrebbe utilizzare l’analisi delle categorie per rinegoziare i contratti logistici chiave in base all’andamento dei volumi per ottenere prezzi migliori o accordi sui livelli di servizio.
4) Allineare la pianificazione degli acquisti e il budget
Facendo emergere i modelli di spesa e monitorandoli rispetto al budget, è possibile prevedere con maggiore precisione le esigenze future e garantire che gli acquisti rimangano un partner strategico per la finanza. Ad esempio, un’organizzazione sanitaria può utilizzare l’analisi dei trend di spesa trimestrali per regolare i volumi di acquisto ed evitare gli sforamenti del budget di fine anno.
Come misurare l’impatto dell’analisi della spesa
La tabella seguente illustra i principali tipi di analisi della spesa, i loro obiettivi principali, l’impatto sull’azienda e i KPI che aiutano a monitorare i progressi, in modo da potersi concentrare sulle strategie che portano a risultati aziendali reali.
| Tipo di spesa | Obiettivo primario | Impatto sull’impresa | Dove si applica | KPI |
| Analisi delle spese irregolari (Tail Spend) | Identificare gli acquisti di scarso valore | Ridurre le spese irregolari, consolidare i fornitori | Risparmio sui costi | % di riduzione della tail spend |
| Analisi a livello di categoria | Ottimizzare la spesa per categoria | Migliorare le decisioni di sourcing, allinearsi agli obiettivi strategici | Sourcing strategico, budgeting | Risparmi per categoria, conteggio dei fornitori per categoria |
| Analisi della spesa legata all’ESG | Tracciare la spesa legata a fattori ambientali e sociali | Ridurre il rischio dei fornitori, sostenere gli obiettivi ESG e di conformità | Approvvigionamento responsabile, reporting normativo | % Spesa sotto contratto, Tasso di perdita del contratto |
| Analisi della conformità del contratto | Monitorare la spesa rispetto ai termini contrattuali | Prevenire le perdite, garantire la realizzazione dei risparmi negoziati | Operazioni di approvvigionamento, gestione dei fornitori | % Spesa sotto contratto, Tasso di perdita del contratto |
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Gli ostacoli più comuni e come superarli
Anche in presenza di forti intenzioni e investimenti, molti sforzi di analisi della spesa falliscono, perché il successo richiede più di un sistema. Ci vogliono le giuste capacità di scalare, connettersi e guidare l’azione.
Ecco tre ostacoli comuni e come superarli:
Eliminare i dati isolati con cicli di feedback
Gli uffici acquisti spesso sottovalutano la quantità di operazioni di pulizia, normalizzazione e arricchimento necessarie per generare informazioni significative. I sistemi ERP, AP, di sourcing e dei fornitori utilizzano tutti strutture e standard diversi, rendendo l’analisi unificata una sfida. La soluzione sta nella creazione di anelli di feedback tra i sistemi, nell’utilizzo di strumenti di gestione dei dati master e di piattaforme come Ivalua che supportano l’integrazione tra i sistemi in tempo reale.
Migliorare l’adozione da parte degli stakeholder con la trasparenza
Anche i migliori strumenti di analisi non funzionano se i principali stakeholder non si fidano o non utilizzano i risultati. Se i responsabili del sourcing ignorano i report o i responsabili finanziari e legali mettono in dubbio i numeri, l’iniziativa si blocca.
Ecco perché la trasparenza, la configurabilità e il chiaro allineamento con gli obiettivi aziendali sono essenziali. I team devono vedere come vengono classificati i dati, come si collegano ai loro obiettivi e come supportano le loro decisioni. Il consenso interfunzionale deve essere integrato, non imposto.
Creare fiducia nei segnali di ROI con KPI misurabili
Molte organizzazioni riportano “risparmi” che non si materializzano mai in spese effettive o millantano guadagni di efficienza che non determinano miglioramenti strategici. Peggio ancora, quando si ignorano i risultati a causa della scarsa qualità dei dati o della mancanza di contesto, l’adozione cala e la fiducia si erode.
La chiave è definire fin dall’inizio KPI significativi e misurabili e garantire che le informazioni generate siano direttamente collegate alle decisioni di approvvigionamento, alle azioni dei fornitori e ai risultati aziendali.
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Successivamente, analizzeremo i principali vantaggi di un approccio scalabile e pronto per l’analisi della spesa a livello aziendale.
Vantaggi e benefici dell’analisi della spesa
L’analisi della spesa offre diversi vantaggi chiave che aiutano le organizzazioni a semplificare i processi di approvvigionamento e a migliorare l’efficienza finanziaria:
Riduzione della spesa irregolare
L’analisi della spesa può identificare le spese non conformi evidenziando le discrepanze tra l’effettivo comportamento di acquisto e le politiche di approvvigionamento stabilite. Individuando le aree in cui si verificano le spese irregolari, le organizzazioni possono implementare controlli più severi, rafforzare la conformità con i fornitori e i contratti preferiti e, in ultima analisi, ridurre i costi inutili.
Ottimizzare la base di fornitori
L’analisi della spesa fornisce informazioni sul panorama dei fornitori, aiutando a scoprire le aree di sovrapposizione, le prestazioni insufficienti o la ridondanza all’interno della base di fornitori. In questo modo, le aziende possono ottenere prezzi migliori attraverso acquisti consolidati, ridurre la complessità di gestione e promuovere relazioni più forti e strategiche con i fornitori chiave.
Liberare il capitale circolante
Le organizzazioni possono identificare le opportunità di ottimizzare i livelli di inventario e negoziare condizioni di pagamento migliori con i fornitori, liberando liquidità che altrimenti sarebbe vincolata e migliorando la liquidità dell’organizzazione. Questo aiuta le aziende a essere agili e a rispondere ai cambiamenti del mercato e alle opportunità di investimento.
Ridurre al minimo le perturbazioni della catena di fornitura
Analizzando i modelli di spesa, le aziende possono identificare i fornitori critici e i rischi potenziali, come l’eccessiva dipendenza da un singolo fornitore o da un’unica regione geografica. Armate di queste informazioni, possono sviluppare strategie per diversificare la loro base di fornitori e stabilire piani di emergenza, riducendo il rischio di perturbazioni della supply chain.
Sebbene questi vantaggi dimostrino il valore strategico dell’analisi della spesa, il suo utilizzo richiede la giusta tecnologia di analisi della spesa. Nella prossima sezione vedremo cosa aspettarsi da un moderno software di analisi della spesa e come questo aiuti a trasformare le intuizioni in un impatto a livello aziendale.
Cosa cercare nel software di analisi della spesa
La scelta del giusto software di analisi della spesa è fondamentale per aumentare l’impatto e fornire un valore misurabile a livello di acquisti, finanza e operazioni. La soluzione di gestione delle spese di Ivalua è stata creata appositamente per soddisfare i seguenti requisiti e consentirti di passare da una reportistica disconnessa a un processo decisionale completamente integrato e guidato dagli insight. Ecco perché.
Integrazione e pulizia dei dati integrata
Per ottenere un quadro reale della spesa aziendale, è necessario riunire i dati provenienti da tutti i sistemi e renderli automaticamente pronti per l’analisi. Cercate un software con integrazione nativa e in tempo reale tra ERP, AP, portali dei fornitori e strumenti di sourcing. L’architettura della piattaforma aperta di Ivalua e il supporto multi-ERP rendono facile l’unificazione di dati disordinati senza un grande sforzo da parte dell’IT. Gli strumenti di pulizia dei dati incorporati assicurano che i dati visualizzati non siano solo tempestivi, ma anche affidabili.
Classificazione potenziata dall’intelligenza artificiale e dashboard in tempo reale
Le moderne piattaforme utilizzano l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per classificare le transazioni con punteggi di affidabilità, evidenziare le anomalie e suggerire azioni in base alle tendenze. L’Assistente Virtuale Intelligente (IVA) di Ivalua consente inoltre ai team di far emergere rapidamente gli approfondimenti con interrogazioni in linguaggio naturale, aiutando a guidare le decisioni sul momento anziché a posteriori.
Governance, scalabilità e controllo tra le unità aziendali
Un software di analisi della spesa efficace deve supportare quadri di governance solidi, tra cui audit trail completi, accesso basato sui ruoli e configurabilità no-code per soddisfare le regole aziendali locali senza compromettere gli standard aziendali. Ivalua offre audit trail integrati, accesso basato sui ruoli e strumenti no-code per una flessibilità locale con controllo centralizzato.
La tabella che segue riassume le principali funzionalità e i motivi per cui sono importanti, insieme agli elementi da ricercare quando si valutano le soluzioni di analisi della spesa.
| Funzionalità | Perché è importante | Cosa cercare |
| Registro delle attività | Garantisce la trasparenza e la responsabilità degli utenti e delle azioni. | Cronologia completa delle modifiche ai dati, delle azioni degli utenti e della logica di classificazione. |
| Integrazione con molteplici ERP | Consente di avere un’unica fonte di verità tra sistemi diversi. | Connettori nativi in tempo reale alle piattaforme ERP, AP e di sourcing. |
| Configurazione senza codice | Riduce la dipendenza dall’IT e supporta l’agilità aziendale. | Creazione di regole drag-and-drop, localizzazione e gestione della classificazione |
| Accesso basato sui ruoli” | Protegge i dati sensibili e consente esperienze utente personalizzate | Controlli di accesso granulari allineati alla business unit, alla geografia o alla funzione. |
| Classificazione in tempo reale” | Guida il processo decisionale tempestivo e la pianificazione proattiva | Motore di classificazione potenziato dall’intelligenza artificiale con punteggio di fiducia e aggiornamenti in tempo reale |
| 💡 Inizia a trasformare i dati sulle spese in risultati aziendali reali con il software di analisi delle spese di Ivalua. |
Storia di successo di un cliente: come Bell ha ottimizzato la gestione delle spese aziendali con Ivalua
L’azienda canadese di telecomunicazioni Bell sta traendo vantaggio dall’analisi delle spese con Ivalua. L’azienda aveva bisogno di una piattaforma in grado di supportare le spese out-of-pocket e P-card, un elevato volume di utenti, la capacità di gestire dati finanziari sensibili e una perfetta integrazione con l’ERP. Ivalua ha fornito flussi di lavoro configurabili, rimborsi automatici e un’interfaccia intuitiva che ha permesso un’adozione immediata da parte degli utenti.
Bell gestisce ora il 100% delle spese attraverso Ivalua, senza necessità di manutenzione continua. I dipendenti inviano facilmente le ricevute utilizzando 1.750 scanner in 250 sedi, mentre le spese vengono convalidate e rimborsate attraverso flussi di lavoro sicuri e automatizzati. Il sistema migliora anche la conformità fiscale e garantisce risparmi misurabili.
“Il nostro progetto ‘Expense’ è stato una rivelazione: I dirigenti di Bell hanno capito il potenziale della soluzione Ivalua e hanno sfruttato l’esperienza di OJC Consulting per ripensare completamente i nostri processi di gestione delle spese”.
– Jean Ratelle Direttore associato, e-Sourcing, BELL
Leggi lo studio completo del caso Bell.
Spesa più intelligente, decisioni più incisive
L’analisi della spesa aggiunge valore strategico aiutando i team a prendere decisioni più intelligenti in materia di sourcing, rischio e budgeting. Ma gli strumenti giusti sono importanti. Ivalua riunisce i vostri dati e li mantiene accurati, in modo che possiate lasciarvi alle spalle dati frammentati e isolati e ottenere risparmi sostanziali sui costi, una conformità affidabile e agilità in tutta l’azienda.
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FAQs
Che cos’è l’analisi della spesa negli acquisti?
L’analisi della spesa è il processo di raccolta, pulizia e analisi dei dati di procurement per scoprire le intuizioni che consentono di risparmiare sui costi, migliorare le prestazioni dei fornitori e supportare le decisioni strategiche di sourcing.
Perché l’analisi della spesa è importante?
Aiuta le organizzazioni a ridurre le spese eccessive, a ottimizzare le relazioni con i fornitori, a migliorare la conformità e a prendere decisioni di budgeting e pianificazione più informate, il tutto a sostegno di prestazioni finanziarie e operative più solide.
Qual è la differenza tra analisi delle spese e visibilità delle spese?
La visibilità della spesa si riferisce alla capacità di vedere e accedere ai dati sulla spesa, mentre l’analisi della spesa va oltre, interpretando tali dati per scoprire tendenze, rischi e opportunità di azione.
Cosa succede se i dati sulle spese sono frammentati o inaffidabili?
Molte organizzazioni si trovano ad affrontare questo problema. Le moderne piattaforme di analisi della spesa, come quella di Ivalua, sono progettate per integrare, ripulire e normalizzare i dati tra i vari sistemi per fornire una base affidabile per il processo decisionale.
