Immaginate di trasformare gli aspetti più pesanti e soggetti a errori della vostra attività in un processo snello ed efficiente che non solo faccia risparmiare tempo e denaro, ma che permetta al vostro team di concentrarsi su ciò che conta davvero.
Questa è l'idea alla base dell'automazione degli approvvigionamenti: snellire e automatizzare le lunghe attività manuali tipicamente associate agli approvvigionamenti. L'automazione degli approvvigionamenti non solo fa risparmiare tempo e fatica ai team, ma porta a risparmi significativi, a una maggiore precisione e a fornitori più soddisfatti.
Le organizzazioni possono spendere più del 70% del loro fatturato totale per l'approvvigionamento e, con un investimento così significativo, è fondamentale sfruttare le tecnologie basate sull'intelligenza artificiale per ottenere efficienza, risparmi e differenziazione attraverso l'automazione degli acquisti. Se la vostra azienda non sta ancora pensando all'automazione degli acquisti, è ora di iniziare.
In questo post analizzeremo da vicino l’aspetto della trasformazione degli acquisti, con particolare attenzione all’automazione Procure-to-Pay. Scoprirete tutto sull’automazione degli acquisti e perché è importante, quali sono i passi da compiere per iniziare e come IKEA sfrutta la piattaforma di approvvigionamento di Ivalua per ridurre i costi e migliorare l’efficienza dell’intero processo Procure-to-Pay.
Che cos’è l’automazione negli acquisti?
L'automazione degli acquisti si riferisce all'uso di tecnologie e soluzioni software per semplificare e automatizzare il processo di approvvigionamento all'interno di un'organizzazione. Ciò include l'automazione di attività quali la richiesta di preventivi e l'emissione di ordini di acquisto, l'automazione della gestione dei fornitori, l'elaborazione automatica delle fatture e la riconciliazione automatica dei pagamenti. Sfruttando il software di automazione, le organizzazioni possono ridurre l'intervento manuale, minimizzare gli errori, migliorare l'efficienza e ottimizzare il ciclo di vita dell'approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento.
I software di automazione degli approvvigionamenti spesso incorporano funzioni quali cataloghi elettronici, automazione del flusso di lavoro, routing di approvazione, firme elettroniche e integrazione con la contabilità e i sistemi ERP per garantire operazioni di approvvigionamento efficienti e senza interruzioni. I software aiutano le organizzazioni a migliorare la visibilità e il controllo del ciclo di vita dell’approvvigionamento, con approfondimenti in tempo reale su tutte le attività, le tendenze di spesa e le prestazioni dei fornitori.
L'automazione degli acquisti riveste un'importanza immensa per le organizzazioni, in quanto rivoluziona il modo in cui le aziende gestiscono le catene di fornitura e i processi di acquisto. Semplificando i processi di approvvigionamento e i flussi di lavoro, riducendo le attività manuali e accelerando i processi, il software di automazione migliora l'efficienza, la produttività e l'agilità. Inoltre, l'automazione consente di risparmiare sui costi ottimizzando la spesa e permettendo alle organizzazioni di identificare le opportunità di risparmio, garantendo al contempo l'integrità dei dati e la conformità alle politiche di gestione della spesa.
Perché l’automazione dei processi di approvvigionamento è importante
Ci sono numerosi motivi per automatizzare i processi di approvvigionamento. Vediamo i vantaggi dell’automazione di alcune fasi critiche dell’approvvigionamento: richieste di acquisto, flussi di lavoro di approvazione, approvazione delle fatture e pagamenti.
L’automazione degli approvvigionamenti snellisce e ottimizza le richieste di acquisto e i flussi di lavoro di approvazione, fornendo una piattaforma centralizzata per l’invio, la revisione e l’approvazione delle richieste di acquisto.
nvece di affidarsi a processi manuali basati su carta o e-mail, i dipendenti possono utilizzare il sistema di automazione degli approvvigionamenti per creare richieste di acquisto in formato elettronico. Queste richieste possono essere personalizzate con dettagli rilevanti come le descrizioni degli articoli, le quantità, i fornitori preferiti e i codici di budget.
Una volta inoltrata la richiesta di acquisto, il sistema di automazione la instrada attraverso flussi di lavoro di approvazione predefiniti, basati su criteri specifici quali il costo della richiesta, i limiti di budget del reparto e la gerarchia di approvazione. I responsabili dell'approvazione ricevono notifiche e possono rivedere e approvare le richieste direttamente all'interno del sistema, accelerando il processo di approvazione e riducendo i ritardi.
Inoltre, l'automazione degli approvvigionamenti fornisce visibilità sullo stato delle richieste di acquisto, consentendo agli stakeholder di monitorare i progressi, identificare i colli di bottiglia e intervenire tempestivamente, se necessario. Questa trasparenza migliora la comunicazione e la collaborazione tra chi richiede, chi approva e i team di approvvigionamento, portando a un processo decisionale più rapido e a risultati migliori.
Il software di automazione degli acquisti semplifica e accelera il processo di approvazione delle fatture digitalizzando e automatizzando le attività principali. Le fatture dei fornitori possono essere scansionate o acquisite elettronicamente e caricate nel sistema di automazione, eliminando l’inserimento manuale dei dati e riducendo gli errori. La piattaforma di automazione confronta quindi le fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute corrispondenti, verificando l’accuratezza delle informazioni di fatturazione e assicurando la conformità con i termini e i prezzi concordati. Inoltre, segnala eventuali discrepanze o eccezioni da rivedere, riducendo il rischio di pagamenti in eccesso o duplicati.
La convalida delle fatture attiva flussi di lavoro di approvazione predefiniti, consentendo una rapida approvazione senza la necessità di approvazioni cartacee o firme manuali. Il sistema può accodare automaticamente le fatture approvate per il pagamento in base alle scadenze programmate, riducendo ulteriormente l’intervento manuale e accelerando il ciclo di pagamento. L’integrazione di Ivalua con la contabilità e i sistemi ERP garantisce la riconciliazione e la registrazione dei pagamenti senza soluzione di continuità, migliorando l’accuratezza e la conformità ai requisiti di rendicontazione finanziaria.
Eliminando i colli di bottiglia associati all'inserimento manuale dei dati, all'iter di approvazione e alla gestione delle pratiche, l'automazione degli acquisti riduce i tempi di elaborazione e accelera l'intero processo di approvvigionamento. Inoltre, le analisi predittive aiutano le organizzazioni ad anticipare la domanda, a identificare le opportunità di risparmio e a ottimizzare le strategie di approvvigionamento, migliorando ulteriormente l'efficienza e l'agilità delle operazioni di approvvigionamento.
Come iniziare ad automatizzare il processo Procure-to-Pay
Un passo fondamentale nell’automazione degli acquisti è l’automazione del processo Procure-to-Pay. Il Procure-to-Pay comprende l’intero processo di approvvigionamento, tra cui la richiesta, l’approvvigionamento, l’acquisto, la ricezione, la fatturazione e il pagamento. L’automazione del P2P prevede in genere l’uso di piattaforme software che si integrano con il sistema ERP di un’organizzazione e con altri strumenti finanziari per automatizzare e standardizzare i flussi di lavoro digitali di approvvigionamento.
Le caratteristiche principali dell'automazione P2P includono le richieste di acquisto elettroniche, la selezione e il sourcing automatizzati dei fornitori, gli ordini di acquisto elettronici, la verifica delle ricevute, la corrispondenza delle fatture, i flussi di lavoro di approvazione e i pagamenti elettronici. Automatizzando questi processi, l'automazione P2P migliora l'efficienza, riduce gli errori, aumenta la conformità e fornisce visibilità in tempo reale sulle attività di approvvigionamento e sulle spese.
Leggi questo blog per saperne di più sul processo Procure-to-Pay. Se sei interessato/a a saperne di più sulle differenze tra Procure-to-Pay e Source-to-Pay, leggi qui.
Vantaggi dell’automazione del Procure-to-Pay (P2P)
L'automazione del processo Procure-to-Pay offre numerosi vantaggi. Ecco i cinque principali:
- Risparmio sui costi: Grazie all’automazione, le organizzazioni possono negoziare condizioni migliori con i fornitori, consolidare i volumi di acquisto per sfruttare gli sconti e imporre la conformità ai contratti negoziati. L’automazione riduce anche i costi di elaborazione associati all’inserimento manuale dei dati, alla gestione della documentazione e all’elaborazione delle fatture, con conseguente riduzione dei costi complessivi e miglioramento delle prestazioni finanziarie.
- Aumento della produttività: L’automazione dei processi di approvvigionamento aumenta la produttività grazie alla semplificazione dei flussi di lavoro, all’eliminazione delle attività manuali e alla riduzione dei costi amministrativi. I professionisti dell’approvvigionamento possono dedicare meno tempo alle attività di routine, come l’inserimento dei dati, l’instradamento delle approvazioni e la gestione delle pratiche, e più tempo alle attività strategiche, come la gestione delle relazioni con i fornitori, la negoziazione dei contratti e l’ottimizzazione dei processi. Ciò consente alle organizzazioni di raggiungere livelli più elevati di efficienza e produttività nelle operazioni di approvvigionamento.
- Riduzione dei tempi di ciclo: L’automazione riduce i tempi di ciclo nel processo Procure-to-Pay accelerando i flussi di lavoro di approvazione e migliorando l’efficienza del processo. L’invio e l’approvazione elettronica delle richieste di acquisto, l’elaborazione automatica delle fatture e i pagamenti elettronici contribuiscono ad accelerare i tempi di elaborazione e a ridurre i cicli di approvvigionamento.
- Maggiore precisione e conformità: L’automazione degli acquisti riduce il rischio di errori e garantisce la conformità alle politiche organizzative e ai requisiti normativi. Automatizzando i flussi di lavoro di approvazione, applicando i limiti di spesa e fornendo audit trail per tutte le attività di approvvigionamento, le organizzazioni possono migliorare l’accuratezza, la trasparenza e la responsabilità.
- Maggiore collaborazione con i fornitori: L’automazione facilita una migliore comunicazione e collaborazione con i fornitori, portando a relazioni più forti e strategiche con gli stessi. L’automazione dell’elaborazione degli ordini e del monitoraggio delle prestazioni migliora anche la reattività dei fornitori, riducendo i tempi di consegna.
Caratteristiche e funzionalità principali degli strumenti di automazione degli acquisti
Quando scegliete una piattaforma di automazione degli acquisti, assicuratevi di cercare queste funzionalità chiave:
- Automazione della gestione dei fornitori: Funzioni come l’onboarding dei fornitori, il monitoraggio delle prestazioni, la gestione dei contratti e i portali di comunicazione aiutano a gestire efficacemente i fornitori. Ciò avviene centralizzando le informazioni sui fornitori, aiutando a valutarne le prestazioni, monitorando la conformità e facilitando la collaborazione con i fornitori. Ciò contribuisce a garantire la consegna tempestiva di beni e servizi.
- Generazione e gestione degli ordini di acquisto: Una solida piattaforma di automazione degli acquisti automatizza la creazione, l’approvazione e il monitoraggio degli ordini di acquisto (PO). Gli utenti possono generare gli ordini di acquisto elettronicamente, personalizzare i modelli e instradare gli ordini di acquisto attraverso flussi di lavoro di approvazione predefiniti. La visibilità in tempo reale sullo stato degli ordini d’acquisto consente di monitorare efficacemente le consegne e le ricevute e facilita la comunicazione tra acquirenti e fornitori per garantire un’evasione accurata e tempestiva degli ordini.
- Automazione dell’elaborazione di fatture e pagamenti: Questa funzionalità semplifica la fatturazione e il pagamento, consentendo alle organizzazioni di ricevere le fatture in formato elettronico, di abbinarle agli ordini di acquisto e alle ricevute corrispondenti e di farle passare attraverso i flussi di lavoro di approvazione. Una volta approvate, le fatture vengono automaticamente messe in coda per il pagamento e i pagamenti possono essere elaborati elettronicamente, riducendo l’intervento manuale e accelerando il ciclo di pagamento.
- Capacità di analisi dei dati e di reporting: Le piattaforme di automazione degli acquisti spesso includono funzionalità di analisi dei dati e di reporting per fornire informazioni utili sulle prestazioni degli acquisti, sulle tendenze di spesa e sulle relazioni con i fornitori. Le organizzazioni possono analizzare i dati di approvvigionamento, tenere traccia degli indicatori di prestazione chiave (KPI) e generare report e dashboard personalizzati. Utilizzando analisi avanzate, possono identificare le opportunità di risparmio sui costi e di ottimizzazione dei processi.
Scarica la nostra lista di controllo per l’automazione degli acquisti per avere suggerimenti su come iniziare ad automatizzare il processo Procure-to-Pay.
Il ruolo dell’intelligenza artificiale (AI) nell’automazione del procurement
L'intelligenza artificiale svolge un ruolo cruciale nell'automazione degli acquisti, sfruttando algoritmi avanzati e tecniche di apprendimento automatico per migliorare il processo decisionale, ottimizzare le attività strategiche e mitigare le interruzioni della supply chain. Utilizzando l'IA per analizzare grandi quantità di dati - dati storici sugli acquisti, tendenze di mercato, metriche di performance dei fornitori e fattori esterni - le organizzazioni ottengono approfondimenti critici che supportano il processo decisionale.
Le analisi predittive alimentate dall'IA possono prevedere la domanda, anticipare le fluttuazioni dei prezzi e identificare le opportunità di risparmio. Possono inoltre supportare diverse attività strategiche di acquisto, come la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti e la gestione delle categorie.
I sistemi di gestione dei contratti basati sull’intelligenza artificiale automatizzano i processi di stesura, negoziazione e rinnovo dei contratti, garantendo la conformità ai requisiti legali e normativi e ottimizzando i termini contrattuali per massimizzare il valore.
L'intelligenza artificiale consente alle organizzazioni di mitigare le interruzioni della catena di fornitura prevedendo i rischi e consentendo strategie proattive di mitigazione del rischio. Può essere utilizzata per analizzare un'ampia gamma di fattori, come la salute finanziaria dei fornitori, gli eventi geopolitici e le catastrofi naturali, per identificare modelli e prevedere potenziali interruzioni. Le organizzazioni utilizzano l'IA anche per identificare le opportunità di risparmio sui costi e ottimizzare i livelli di inventario.
L’IA generativa è recentemente salita alla ribalta nel settore degli acquisti, consentendo ai professionisti degli acquisti di automatizzare le attività quotidiane che richiedono molto tempo e di migliorare notevolmente la loro produttività. In pochi minuti o addirittura secondi, gli strumenti basati sull’IA generativa possono:
- Raccogliere ricerche e dati sui fornitori, analizzare i profili e le capacità dei fornitori e raccomandare i fornitori adatti in base a criteri e requisiti specifici.
- Fornire assistenza nella creazione di sintesi di contratti o nella stesura di clausole contrattuali.
- Riassumere le tendenze chiave all’interno di una categoria di acquisti.
- Creare e correggere contenuti e comunicazioni.
- Esaminare e riassumere le risposte sulle prestazioni dei fornitori e raccomandare i passi successivi per il miglioramento.
- Estrarre informazioni importanti da documenti quali relazioni ESG, contratti o documenti di bilancio.
Con la continua evoluzione della tecnologia di IA generativa, non c’è potenzialmente alcun limite al modo in cui può contribuire a creare una macchina per gli acquisti ben oliata ed efficiente dal punto di vista dei costi.
Leggi la pubblicazione di Gartner Predicts 2024: CPOs Adjust to Technology’s Impact on Procurement
Come IKEA ha semplificato e reso più sicuro il proprio processo di approvvigionamento con Ivalua
Nel corso del suo percorso di digitalizzazione, IKEA stava cercando di sostituire numerose applicazioni monoscopo con un'unica piattaforma di approvvigionamento, per ottenere trasparenza e controllo su tutti i dati di approvvigionamento. La piattaforma sarebbe stata utilizzata sia per il settore alimentare che per quello dell'arredamento, per garantire pratiche di approvvigionamento digitale standardizzate e una maggiore efficienza in tutta l'organizzazione globale.
“Ivalua è stata determinante nel creare trasparenza per l’intera catena di fornitura”.
Slawomir Jan Peter, responsabile dell’area Sviluppo della catena di fornitura, IKEA
Grazie alla collaborazione con Ivalua, IKEA ha automatizzato gran parte del processo Procure-to-Pay, migliorando significativamente l’efficienza e riducendo i tempi di ciclo. In effetti, l’azienda è riuscita a ridurre i tempi di gestione dei contratti nel settore alimentare da 60 a soli 3 giorni. Utilizzando Ivalua, IKEA ha anche automatizzato i processi chiave nella selezione dei fornitori, incrementando al contempo le pratiche di sostenibilità. Guarda l’intervista con IKEA.
Conclusione
Velocità, efficienza, accuratezza e riduzione dei costi sono elementi fondamentali per il successo delle moderne organizzazioni di approvvigionamento in qualsiasi settore, e l'automazione è la chiave per raggiungere questi obiettivi. Sia che si tratti di espandersi in nuovi mercati, di aggiungere nuovi fornitori o di scalare le operazioni, gli strumenti di automazione possono far fronte all'aumento dei volumi e della complessità degli approvvigionamenti, mantenendo efficienza e conformità. Ma trovare il partner e la piattaforma giusta per la trasformazione degli acquisti è un primo passo essenziale.
Con le sue solide caratteristiche, le sue funzionalità avanzate e la sua comprovata esperienza, la piattaforma di procurement di Ivalua offre alle organizzazioni potenti capacità di automazione per trasformare le loro operazioni di approvvigionamento.
Scopri perché Gartner ha nominato Ivalua leader nel Magic Quadrant™ Gartner® 2024 per le suite Source-to-Pay!
