Aumento dei costi del software, mancanza di supervisione degli acquisti, problemi di conformità e gestione complicata dei fornitori. Ti suona familiare?
Se senti la pressione, non sei l’unico. Molte organizzazioni stanno scoprendo che, in assenza di best practice chiare per la scelta di un software per il procurement, i costi aumentano vertiginosamente, i rischi si moltiplicano e l’efficienza si blocca.
In Ivalua abbiamo aiutato alcune delle organizzazioni più complesse del mondo a trasformare le loro operazioni di approvvigionamento, acquisendo una profonda esperienza su ciò che funziona e ciò che non funziona. In questo post illustreremo le strategie comprovate per aiutarti a snellire i processi, migliorare la visibilità e riprendere il controllo del tuo stack di procurement.
Risultati principali:
- Cos’è il software per gli acquisti e perché è importante?
- 8 best practice per l’utilizzo di un software di approvvigionamento
- Potenziali insidie nella scelta di un software di e-procurement
Scopri come Ivalua può supportarti nell’implementazione delle best practice del software per l’approvvigionamento all’interno della tua organizzazione. Per saperne di più
Cos’è il software per gli acquisti?
L’implementazione delle best practice del software di procurement inizia con la comprensione dell’intera portata del processo Source-to-Pay (S2P) – il flusso di lavoro end-to-end che comprende la gestione dei fornitori, il sourcing, la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), gli acquisti, la fatturazione, i pagamenti e l’analisi della spesa. Tutti questi processi sono componenti fondamentali per la gestione strategica delle attività di approvvigionamento.
I moderni software di automazione degli acquisti aiutano le aziende a snellire le attività ripetitive, a migliorare la collaborazione tra i team e a migliorare la visibilità in ogni fase del ciclo di acquisto.
Il software di e-procurement migliore della categoria comprende in genere funzionalità modulari che possono essere implementate separatamente, ma che funzionano bene di concerto. I moduli possono includere e-sourcing, gestione dei contratti, gestione dei fornitori, procure-to-pay (P2P) e analisi avanzata delle spese. Questi moduli lavorano insieme per aiutare le organizzazioni a ridurre i rischi e a garantire la conformità, supportando al contempo le decisioni basate sui dati che portano a maggiori risparmi.
La scelta del miglior software per gli acquisti per la tua organizzazione pone le basi per l’efficienza, la trasparenza e la resilienza a lungo termine dell’intero processo source-to-pay.
Tuttavia, per sfruttare appieno il valore del vostro investimento, è fondamentale implementare le migliori pratiche per garantire che gli strumenti supportino sia gli obiettivi strategici che l’esecuzione quotidiana. Di seguito analizzeremo le principali best practice da tenere a mente quando si implementa un software di approvvigionamento.
Software per gli acquisti: 8 consigli per il 2025
Ognuna delle otto best practice che seguono è stata pensata per ottimizzare il processo di procurement e aiutarti a ottenere il massimo dalla tua piattaforma di procurement per creare un ufficio acquisti più agile e conforme.
1. Stabilire chiare politiche di approvvigionamento e standard di conformità
Senza politiche e standard chiaramente definiti, i processi di approvvigionamento sono incoerenti e soggetti a errori. Inserirli nei flussi di lavoro di procurement aiuta a garantirne l’applicazione automatica e su scala.
Inizia definendo le regole per le soglie di acquisto, i flussi di approvazione, i fornitori preferiti e i termini contrattuali. Quindi, implementa strumenti che automatizzino queste regole in tutte le attività di sourcing, contrattazione e acquisto.
Cerca soluzioni che includano motori di policy integrati, audit trail automatizzati e rilevamento dei rischi per segnalare le eccezioni prima che diventino problemi di conformità.
Ad esempio, le organizzazioni che utilizzano piattaforme come Ivalua possono configurare flussi di lavoro automatici che impongono la conformità in base alla categoria di spesa, ai punteggi di rischio dei fornitori o alle normative regionali. Inoltre, l’analisi può aiutare a identificare in tempo reale gli outlier o le deviazioni contrattuali, in modo da poter gestire il rischio in modo proattivo e agile.
2. Centralizzare e digitalizzare i flussi di lavoro del Procurement
Strumenti isolati e processi frammentati rendono quasi impossibile mantenere la visibilità, il controllo o la coerenza delle operazioni. Al contrario, la centralizzazione dei flussi di lavoro di approvvigionamento con una piattaforma integrata source-to-pay (S2P) è molto efficace e migliora l’efficienza riducendo i rischi.
Tali piattaforme riuniscono sourcing, gestione dei contratti, acquisti, fatturazione e analisi in un unico sistema unificato, in cui i dati fluiscono senza soluzione di continuità da una fase all’altra. Ciò consente di standardizzare i flussi di lavoro e di applicare le policy, beneficiando al contempo di una collaborazione in tempo reale tra reparti e regioni.
Ad esempio, gli uffici acquisti che utilizzano la piattaforma di Ivalua possono gestire l’intero ciclo di vita di un acquisto, dalla richiesta iniziale al pagamento finale, in un unico luogo. L’automazione del flusso di lavoro integrata indirizza le approvazioni alle persone giuste in modo istantaneo, eliminando i passaggi manuali che possono causare ritardi o errori. Inoltre, i dashboard integrati offrono agli utenti visibilità sullo stato e sulla spesa in ogni fase, aiutando i team a rimanere allineati e responsabili.
3. Creare un quadro di gestione strategica dei fornitori
La gestione strategica dei fornitori è un’opportunità cruciale per generare valore. Un quadro di gestione dei fornitori strategico e scalabile ti consente di valutare i fornitori in modo efficace e di assumerli in modo efficiente. Inoltre, ti aiuta a monitorare costantemente le prestazioni e a sbloccare i risparmi sui costi, creando al contempo partnership più solide.
Un solido framework di gestione dei fornitori deve essere standardizzato, ripetibile e integrato nella tua tecnologia per gli acquisti. Ecco alcuni componenti chiave su cui concentrarsi:
- Gestione centralizzata delle informazioni sui fornitori: iniziare con un’unica fonte di verità per i dati dei fornitori. Con strumenti come la soluzione di gestione delle informazioni sui fornitori di Ivalua, gli uffici acquisti possono mantenere record accurati e completi con convalide automatiche, flussi di lavoro configurabili per l’inserimento e portali self-service per i fornitori, assicurando la coerenza dei dati fin dall’inizio.
- Valutazioni delle prestazioni e scorecard: impostare revisioni regolari delle prestazioni basate su KPI chiari. Gli strumenti di gestione delle prestazioni dei fornitori di Ivalua, ad esempio, consentono di creare facilmente scorecard che tengono conto di parametri chiave come qualità, consegne, costi e rispetto degli impegni. È quindi possibile monitorare le tendenze nel tempo per orientare le decisioni di rinnovo o di uscita.
- Gestione integrata dei rischi: gestisci in modo proattivo il rischio dei fornitori attraverso un monitoraggio continuo e avvisi in tempo reale. Soluzioni come il Risk Center di Ivalua consentono di automatizzare le valutazioni del rischio tenendo conto dei criteri ESG e del rischio geopolitico. Può anche attivare flussi di lavoro e avvisi intelligenti quando vengono superate le soglie.
- Automazione del ciclo di vita del contratto: utilizza un software di gestione del ciclo di vita dei contratti che consenta la negoziazione collaborativa e termini contrattuali dinamici, in modo che i tuoi processi si adattino all’evoluzione delle prestazioni e dei profili di rischio.
La combinazione di questi elementi in una piattaforma di approvvigionamento digitale ti aiuterà a passare da una gestione reattiva a una proattiva dei fornitori e a sbloccare più valore da ogni partnership.
4. Sfruttare l’intelligenza artificiale generativa e l’automazione per l’efficienza degli acquisti
L’automazione è da tempo un pilastro dell’efficienza degli acquisti, ma l’IA generativa sta rapidamente ridefinendo le possibilità.
Ecco come si presenta in pratica il procurement alimentato dall’IA:
- Intake conversazionale: poiché il raggio d’azione del procurement continua a estendersi all’interno delle organizzazioni, gli assistenti conversazionali alimentati da Gen-AI possono semplificare l’impegno dei dipendenti con il procurement, fornendo un’esperienza di conversazione semplice che converte automaticamente le richieste in flussi di lavoro di procurement conformi, portando più spesa sotto gestione.
- Gestione del ciclo di vita dei contratti potenziata dall’intelligenza artificiale: l’intelligenza artificiale può contribuire ad accelerare i tempi di redazione dei contratti, suggerendo un linguaggio conforme e meno rischioso, basato su modelli legali, documenti contrattuali precedentemente concordati e best practice legali. Può anche fornire una migliore visibilità a livello aziendale estraendo informazioni chiave dai documenti contrattuali per una reportistica più completa.
- Agenti AI semi e completamente autonomi: gli agenti di intelligenza artificiale, alimentati dall’intelligenza artificiale generativa, possono eseguire compiti tattici all’interno di un insieme definito di linee guida. Ad esempio, gli agenti di intelligenza artificiale possono assistere i fornitori nelle attività di routine di onboarding o eseguire semplici eventi di sourcing per gestire meglio la tail spend. Consentendo agli agenti di intelligenza artificiale di gestire questi compiti, si libera il tempo del procurement per concentrarsi su attività più strategiche, migliorando al contempo la conformità e portando più spesa sotto gestione.
Per uno sguardo più approfondito su come funziona, dai un’occhiata alle funzionalità di Generative AI per gli acquisti di Ivalua, che sono completamente integrate nella piattaforma per supportare tutto, dal sourcing alla collaborazione con i fornitori.
Suggerimento: vuoi sapere quali sono le prossime direzioni dell’IA? Scarica la nostra Roadmap sull’IA generativa negli acquisti per vedere i casi d’uso emergenti e i consigli pratici per l’implementazione.
5. Migliorare la visibilità della spesa e il controllo dei costi
Sistemi scollegati e report ritardati rendono difficile tracciare la destinazione del denaro, identificare le opportunità di risparmio o segnalare le spese fuori contratto o fuori politica. Per essere all’avanguardia, è necessario disporre di strumenti dinamici che forniscano informazioni chiare e attuabili sui modelli di spesa dell’intera organizzazione.
A tal fine, le moderne piattaforme software per gli acquisti dovrebbero fornire:
- Analisi delle spese in tempo reale: le analisi avanzate analizzano la spesa per categoria, fornitore, regione o business unit: tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate. Strumenti come la soluzione di Spend Analysis di Ivalua automatizzano la pulizia e l’arricchimento dei dati, in modo da ottenere informazioni accurate senza il pesante impegno manuale.
- Previsioni collaborative: gli strumenti di previsione collaborativa consentono di colmare il divario tra le previsioni della domanda interna e la capacità dei fornitori, assicurando che i piani di sourcing siano appropriati, che i fornitori abbiano capacità e che si possano evitare costose interruzioni delle forniture.
Una maggiore visibilità consente un maggiore controllo dei costi e riduce la possibilità di sorprese inaspettate nel budget. Per un approfondimento sull’impatto della trasparenza della spesa, consulta il nostro blog sulla gestione della spesa aziendale.
6. Automatizzare e ottimizzare la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)
L’automazione migliora significativamente la gestione del ciclo di vita dei contratti, riducendo l’impegno manuale e accelerando i processi chiave.
Con la creazione automatizzata dei contratti, gli uffici acquisti possono generare rapidamente accordi utilizzando modelli e librerie di clausole pre-approvati, garantendo conformità e coerenza e riducendo al minimo i tempi di revisione legale. I flussi di lavoro di approvazione intelligenti semplificano ulteriormente il processo, indirizzando i contratti agli stakeholder giusti in base a criteri quali il valore, il rischio o il tipo di contratto.
Oltre all’esecuzione, l’automazione supporta la gestione continua dei contratti attraverso il monitoraggio proattivo e il controllo dei rischi. Un software di gestione del ciclo di vita del contratto con avvisi e dashboard integrati può aiutarti a tenere sotto controllo i rinnovi e gli obblighi, riducendo il rischio di non rispettare le scadenze o di non essere conformi.
Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale segnalano anche i termini insoliti o i rischi potenziali durante il ciclo di vita del contratto, in modo da poter reagire rapidamente e proteggere l’azienda dall’esposizione.
Suggerimento: vuoi valutare la tua strategia di CLM? Scarica la checklist per la gestione del ciclo di vita del contratto per identificare le lacune e le opportunità di miglioramento.
7. Semplificare i flussi di lavoro interfunzionali per il procurement
Il procurement non opera nel vuoto. Per ottenere un reale valore aziendale, deve lavorare in stretta collaborazione con l’IT, la finanza, l’ufficio legale e altri stakeholder chiave.
Ma in molte organizzazioni, sistemi siloed e flussi di lavoro scollegati rendono questo tipo di collaborazione lenta e incoerente, nel migliore dei casi.
La chiave per ottimizzare gli acquisti interfunzionali è la creazione di flussi di lavoro condivisi e trasparenti che allineino i team sugli stessi dati e processi. Questo inizia con la gestione degli Intake, un processo di richiesta centralizzato e standardizzato che acquisisce le informazioni giuste in anticipo e le indirizza ai team appropriati in base alle regole aziendali.
Con strumenti come il software di gestione delle acquisizioni di Ivalua, è possibile:
- Raccogliere richieste di accettazione strutturate tra i vari reparti
- Assegnare automaticamente compiti e approvazioni in base all’ambito del progetto o alle soglie di spesa
- Consentire la visibilità in tempo reale sullo stato delle richieste e sulle responsabilità degli stakeholder
- Promuovere la responsabilità con dashboard e audit trail condivisi
Collegando i flussi di lavoro di acquisti, finanza e IT attraverso una piattaforma comune, si riducono i ritardi, si evita il lavoro ridondante e si garantisce che gli acquisti siano strategicamente allineati agli obiettivi aziendali più ampi.
8. Misurare le prestazioni del procurement con metriche chiave e benchmark
Gli uffici acquisti più performanti tengono traccia di KPI che riflettono sia l’efficienza operativa che l’impatto strategico. Ma troppo spesso le metriche di performance sono disperse in fogli di calcolo o dashboard obsoleti, rendendo difficile capire cosa sta funzionando – o cosa non sta funzionando.
Le moderne piattaforme di e-procurement automatizzano la raccolta dei dati e offrono visibilità in tempo reale sulle metriche chiave, in modo da poter prendere decisioni più rapide e basate sui dati. Ad esempio, lo strumento Analytics and Insights di Ivalua consente di monitorare le prestazioni rispetto agli obiettivi interni e ai benchmark di settore con un minimo sforzo manuale.
Quali sono i KPI da monitorare? Ecco alcuni dei tipi più essenziali:
- Visibilità: KPI che forniscono una visione complessiva della portata del Procurement, come Spend Under Management o Spend Under Contract.
- Risparmi sui costi: KPI che tracciano i risparmi sui costi grezzi in tutta la S2P, come i risparmi da sourcing, i risparmi da contratto, ecc.
- Tempo di ciclo: KPI che tengono conto dell’efficienza operativa, come ad esempio il tempo di ciclo di inserimento dei fornitori o il tempo di ciclo da richiesta di acquisto a ordine di acquisto (PR to PO).
- Conformità: KPI che tengono conto delle iniziative di conformità dell’organizzazione, come percentuale di fornitori valutati per il rischio, Percentuale di spesa senza contratto o percentuale di fatture con un’anomalia.
- Adozione: KPI che tracciano l’adozione del software e segnalano l’effettiva abilitazione, come il numero di utenti mensili o il numero di fornitori attivi.
Tracciando questi KPI in un dashboard automatizzato e centralizzato, otterrai le informazioni necessarie per affinare continuamente le tue strategie di approvvigionamento e dimostrare i risultati.
Suggerimento: scarica il datasheet sull’analisi della spesa di Ivalua per vedere come l’analisi avanzata può scoprire opportunità di risparmio e migliorare la visibilità della spesa.
Le più comuni insidie da evitare nell’utilizzo di un software per gli acquisti
L’installazione di un software non è una panacea. Il software di e-procurement deve essere utilizzato al meglio e la trasformazione aziendale deve andare di pari passo con la trasformazione digitale. Ecco alcuni dei principali errori potenziali da evitare quando si cerca di utilizzare la tecnologia per trasformare il procurement.
Mancanza di processi di approvvigionamento standardizzati
Seguire processi incoerenti o ad hoc può portare a ritardi nell’approvazione, errori nell’inserimento dei dati e mancato rispetto dei requisiti di conformità. I flussi di lavoro standardizzati creano chiarezza, impongono il rispetto delle policy e migliorano la responsabilità, dando vita a una strategia di approvvigionamento più efficiente e scalabile.
Scarsa visibilità sull’adozione del software
Affinché il software di e-procurement abbia un impatto sul cambiamento, è necessario che venga utilizzato. Dopo tutto, i migliori flussi di lavoro e l’automazione non possono avere un impatto sulla spesa che non viene inserita nel sistema. Per garantire il successo del software sono necessari KPI adeguati per l’adozione del sistema, supportati da una chiara gestione del cambiamento e da un quadro di supporto agli stakeholder.
Trascurare i rischi per la conformità e la sicurezza
Affidandosi a fogli di calcolo o a sistemi frammentati per gestire contratti e fornitori, è facile che non vengano rispettati i principali obblighi normativi, i requisiti di sicurezza o le clausole di rinnovo. Il monitoraggio automatico della conformità e gli avvisi migliorano la preparazione alle revisioni, riducono l’esposizione legale e contribuiscono a mantenere una solida posizione di rischio in tutto il ciclo di vita dell’approvvigionamento.
Negoziazione con i fornitori e gestione dei contratti inefficaci
Quando il procurement non ha accesso ai dati storici sulle prestazioni o alla visibilità dei contratti in tempo reale, la leva negoziale scompare. I sistemi CLM centralizzati migliorano la trasparenza, garantiscono il rispetto degli obblighi e aiutano a scoprire le opportunità di risparmio, rafforzando le relazioni con i fornitori e riducendo al contempo i rischi e le spese amministrative.
Processo decisionale isolato tra i vari dipartimenti
I risultati degli acquisti sono penalizzati quando l’IT, la finanza e le operazioni agiscono in modo indipendente. Priorità non allineate possono ritardare gli acquisti, gonfiare i budget o introdurre rischi per la sicurezza. I flussi di lavoro collaborativi e i dati unificati tra i vari reparti abbattono i silos, consentendo di prendere decisioni più rapide e di pianificare gli acquisti in modo più strategico e a livello dell’intera organizzazione.
Mancato sfruttamento dei dati e degli analytics per le decisioni di procurement
Gli uffici acquisti spesso si affidano all’intuito o a report obsoleti invece che agli analytics in tempo reale, con conseguenti mancati risparmi e maggiori rischi. I dashboard integrati e i report intelligenti forniscono gli approfondimenti necessari per prevedere la domanda, identificare le tendenze e supportare sourcing, budgeting e selezione dei fornitori in modo più strategico.
Insidie che il software può risolvere
Oltre alle insidie principali sopra descritte, la tabella seguente evidenzia diverse trappole comuni che richiedono attenzione al di là della piattaforma di procurement stessa: dovresti comunque essere consapevole di queste sfide e adottare misure proattive per mitigarle.
Suggerimento: dai un’occhiata alla nostra guida su “Come scegliere il giusto software di procurement” per avere i consigli degli esperti su quali caratteristiche privilegiare o evitare e su come fare la scelta migliore per la tua organizzazione.
Come un software per gli acquisti, attraverso le best practice, può aumentare efficienza e controllo
L’adozione delle best practice nei software di approvvigionamento comporta la definizione di processi più intelligenti e connessi, insieme all’utilizzo della tecnologia più adeguata. Dall’automazione all’analisi, ogni best practice migliora i processi per ridurre i costi, aumentare la conformità e consentire al team di prendere decisioni più rapide e basate sui dati.
Ecco perché le organizzazioni più importanti si rivolgono a Ivalua. La nostra piattaforma unificata supporta le best practice del software di approvvigionamento e riunisce in un unico luogo la gestione dei fornitori, la gestione del ciclo di vita dei contratti e l’analisi della spesa, aiutando la tua organizzazione a rimanere agile e a controllare i costi nell’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento.
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Domande frequenti sul software per gli acquisti
Quali sono le migliori pratiche per l’utilizzo di un software di e-procurement?
Concentrati sulla centralizzazione dei flussi di lavoro, sull’automazione della conformità, sullo sfruttamento degli insight guidati dall’intelligenza artificiale e sul monitoraggio delle prestazioni con analisi in tempo reale. Anche la standardizzazione dei processi e una forte collaborazione interfunzionale sono fondamentali per massimizzare il valore.
Come si può aumentare l’adozione del software di procurement da parte dei team?
Scegli strumenti intuitivi, allineate i flussi di lavoro alle esigenze degli utenti e offri una formazione mirata. È essenziale creare un consenso interfunzionale fin dall’inizio. Per saperne di più, consulta la nostra Guida all’acquisto di S2P.
Quali KPI devo monitorare nel software di approvvigionamento?
Traccia metriche come i risparmi sui costi, i tempi del ciclo di approvvigionamento, la conformità dei contratti, l’adozione da parte degli utenti e il ROI dell’approvvigionamento. Questi KPI aiutano a misurare l’efficienza, l’efficacia e l’impatto strategico del procurement.
Quanto tempo richiede l’implementazione di un software di e-procurement?
I tempi di implementazione variano in base alla complessità, ma in genere vanno da pochi mesi a un anno. Per suggerimenti su come pianificare e accelerare l’implementazione, consulta la nostra Guida all’implementazione S2P.
Qual è la differenza tra software P2P e S2P?
Una soluzione procure-to-pay (P2P) copre gli acquisti fino al pagamento, mentre source-to-pay (P2P) include anche il sourcing, la contrattazione e la gestione dei fornitori. Leggi il nostro blog “Source-to-Pay vs. Procure-to-Pay: Capire le differenze“, per saperne di più.
Ulteriori letture
Blog
- Come scegliere il giusto software per il procurement? – Cosa fare e cosa non fare
- Roadmap della trasformazione degli acquisti: aumentare la produttività attraverso la digitalizzazione
- Automazione degli acquisti: cosa, perché e come
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