Sbloccare l'efficienza e l'agilità nei processi di acquisto è fondamentale per le organizzazioni che cercano di mantenere un vantaggio competitivo nel frenetico panorama aziendale di oggi - e un modo per farlo è organizzare sistematicamente prodotti e servizi in categorie definite, per razionalizzare il processo decisionale e ottimizzare l'allocazione di risorse. Questo processo è chiamato "gestione delle categorie di acquisto".
Secondo l'American Productivity & Quality Center (APQC), le organizzazioni che integrano la gestione delle categorie di acquisto nella propria strategia di procurement vantano una gestione media dei fornitori di soli sei giorni, superando significativamente quelle senza programmi di gestione delle categorie di acquisto, che in genere affrontano un lead time di 14 giorni. Questa statistica sottolinea l'impatto trasformativo della gestione delle categorie sull'efficienza degli acquisti e sottolinea il suo ruolo fondamentale nel guidare il successo organizzativo.
In questo blog esploriamo la pratica della gestione delle categorie di acquisto, compreso cosa sono e cosa non sono, le strategie per implementare la gestione delle categorie e come scegliere il miglior software di sourcing strategico per migliorare i processi di gestione.
In che cosa consiste la gestione delle categorie di acquisto?
La gestione delle categorie è un approccio strategico alla gestione degli acquisti e della supply chain che prevede il raggruppamento di prodotti, servizi o merci simili in categorie, per ottimizzare le decisioni di acquisto e massimizzare il valore. Questa strategia aziendale più ampia comprende l'implementazione di obiettivi generali, piani d'azione completi e compiti dettagliati a livello di categoria.
La gestione delle categorie consente alle organizzazioni di semplificare i processi di approvvigionamento, promuovere l’efficienza lungo tutta la catena di fornitura, gestire le relazioni con i fornitori, consentire il sourcing strategico e monitorare i rischi e le prestazioni costanti.
È fondamentale per l'ottimizzazione dei costi, poiché consente alle organizzazioni di identificare opportunità di consolidamento, standardizzazione e sfruttamento del volume all'interno di ciascuna categoria. Classificando e categorizzando gli acquisti, le organizzazioni possono identificare modelli di spesa, negoziare contratti migliori con i fornitori e sfruttare le economie di scala per favorire risparmi sui costi.
La gestione delle categorie standardizza le politiche di procurement, favorendo rapporti di collaborazione con i fornitori e facilitando una comunicazione efficace. Consente l'approvvigionamento strategico allineando le strategie agli obiettivi di valore a lungo termine. Inoltre, la gestione delle categorie aiuta a ridurre i rischi fornendo visibilità sui parametri specifici della categoria, garantendo la continuità della fornitura.
Cosa non è considerato come “gestione delle categorie di acquisto”?
Sebbene condividano alcuni principi, l’approvvigionamento strategico e la gestione delle categorie differiscono significativamente nella portata e nell’approccio.
- Il sourcing strategico si concentra principalmente sull’ottimizzazione dei singoli processi di approvvigionamento e delle relazioni con i fornitori per ottenere risparmi sui costi e guadagni di efficienza.
- La gestione delle categorie adotta un approccio più ampio e olistico, che comprende una visione completa delle spese aziendali.
Sebbene il sourcing strategico ottimizzi i singoli eventi di sourcing, non considera l’intera categoria né coinvolge i dirigenti senior in modo così diretto come fa il Category Management.
Nella gestione delle categorie, i dirigenti senior svolgono un ruolo fondamentale nel definire le strategie di categoria, definire gli obiettivi e fornire supervisione durante tutto il processo. Questo livello di coinvolgimento garantisce l'allineamento con gli obiettivi e le priorità dell'organizzazione, favorendo una maggiore creazione di valore e un impatto strategico in tutta la funzione procurement.
Tipi di categorie di acquisto
Le categorie di acquisto comprendono un’ampia gamma di beni e servizi essenziali per le operazioni organizzative. Solitamente sono raggruppati in categorie di spesa diretta e di spesa indiretta.
I “Direct Materials” o materiali diretti sono beni utilizzati direttamente nella produzione di un prodotto finale. Questi materiali sono generalmente identificabili e riconducibili a prodotti o componenti specifici. Gli esempi includono materie prime, componenti e parti utilizzate nei processi di produzione. I Direct Materials sono fondamentali per le organizzazioni impegnate in attività di produzione o manifatturiera e sono spesso soggetti a requisiti di qualità e prestazioni rigorosi e coerenti.
I “Indirect Materials” o materiali indiretti sono beni e servizi che non contribuiscono direttamente al processo produttivo ma sono essenziali per supportare le operazioni aziendali. Questi materiali vengono generalmente consumati durante le attività aziendali generiche e non sono riconducibili a prodotti o componenti specifici. Gli esempi includono forniture per ufficio, articoli di manutenzione e riparazione e utenze. I materiali indiretti sono essenziali per il mantenimento delle operazioni quotidiane ma non influiscono direttamente sul prodotto finale.
Queste categorie di acquisto sono ulteriormente suddivise e classificate in base a vari fattori quali volume di spesa, importanza strategica e complessità.
Le 4 P del Category Management
Le 4 P della gestione delle categorie di acquisto sono Pianificazione, Procurement, Performance e Promozione:
- La pianificazione implica la definizione della strategia e degli obiettivi della categoria, la definizione di obiettivi chiari e la definizione di piani attuabili per raggiungerli. Questa fase getta le basi per un’efficace gestione della categoria allineando gli obiettivi organizzativi con iniziative specifiche della categoria.
- Il procurement si concentra sull’approvvigionamento e sulla contrattazione con i fornitori per soddisfare i requisiti di categoria. Questa fase prevede la selezione, la negoziazione e la gestione dei contratti dei fornitori, garantendo che i fornitori giusti siano coinvolti per fornire un valore ottimale e raggiungere gli obiettivi di categoria.
- Le performance implicano il monitoraggio e la gestione delle prestazioni dei fornitori per garantire l’allineamento con parametri e obiettivi predefiniti. Monitorando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) ed effettuando revisioni periodiche delle prestazioni, le organizzazioni possono identificare le aree di miglioramento e promuovere un miglioramento continuo all’interno della categoria.
- La promozione prevede l’esecuzione di piani di marketing di categoria per promuovere la consapevolezza, il coinvolgimento e l’adozione delle iniziative di categoria. Questa fase include strategie di comunicazione, attività promozionali e sforzi di coinvolgimento degli stakeholder volti a massimizzare l’impatto e il valore generato dalle iniziative di gestione della categoria.
Vantaggi della gestione delle categorie strategiche di acquisto
La gestione strategica delle categorie rivoluziona la gestione degli approvvigionamenti e della catena di fornitura fornendo alle organizzazioni un quadro completo per ottimizzare i loro processi e raggiungere il successo a lungo termine. Passando a un approccio basato su categorie, le organizzazioni possono sbloccare una serie di vantaggi che favoriscono l'efficienza, il risparmio sui costi e il miglioramento delle relazioni con i fornitori.
Uno dei principali vantaggi della gestione delle categorie strategiche è la sua capacità di favorire una significativa riduzione dei costi. Identificando opportunità di consolidamento, standardizzazione e sfruttamento del volume all'interno di ciascuna categoria, le organizzazioni possono semplificare i processi di procurement e negoziare contratti vantaggiosi con i fornitori.
Inoltre, la gestione strategica delle categorie rafforza le relazioni con i fornitori favorendo la collaborazione, la trasparenza e la fiducia reciproca. Attraverso il coinvolgimento attivo e l'allineamento degli obiettivi, le organizzazioni possono coltivare partnership più forti con i fornitori, promuovendo l'innovazione e la sostenibilità a lungo termine.
La gestione strategica delle categorie d'acquisto consente inoltre un'efficace mitigazione del rischio, fornendo una maggiore visibilità sulle prestazioni dei fornitori, sulle dinamiche di mercato e sui rischi emergenti all'interno di ciascuna categoria. Identificare e affrontare in modo proattivo potenziali problemi aiuta a ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni, garantendo la continuità della fornitura e la resilienza aziendale.
La gestione strategica delle categorie migliora l'efficienza dei processi standardizzando le politiche e le procedure di procurement, riducendo i tempi di ciclo ed eliminando le ridondanze. Questo approccio semplificato migliora la produttività e l'agilità, consentendo alle organizzazioni di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti del mercato e alle richieste dei clienti.
5 passaggi per implementare la gestione delle categorie d’acquisto
L’implementazione della gestione delle categorie prevede cinque passaggi chiave per garantirne il successo:
| 1) Valutazione delle attuali pratiche di procurement | Condurre una valutazione approfondita dei processi e delle pratiche di approvvigionamento esistenti per identificare i punti di forza, di debolezza e le aree di miglioramento. Questa valutazione fornisce una base per lo sviluppo di strategie di gestione delle categorie di acquisto. |
| 2) Segmentazione delle categorie e definizione delle priorità | Categorizzare e assegnare priorità alle categorie di spesa in base a fattori quali importanza strategica, volume di spesa e complessità. Questa segmentazione aiuta a concentrare le risorse su categorie ad alto impatto e garantisce l'allineamento con gli obiettivi organizzativi. |
| 3) Coinvolgimento e collaborazione delle parti interessate | Coinvolgere le parti interessate interne, incluso l’ufficio acquisti, le unità aziendali e la leadership senior, per ottenere il consenso e l’allineamento per le iniziative di gestione delle categorie. |
| 4) Sviluppo di strategie di categoria | Sviluppare strategie di categoria d'acquisto complete che delineino obiettivi, traguardi e piani d'azione per ciascuna categoria di spesa. Queste strategie dovrebbero considerare fattori quali le dinamiche di mercato, le capacità dei fornitori e le strategie di mitigazione del rischio. |
| 5) Attuazione ed esecuzione | Implementare strategie di categoria attraverso il sourcing proattivo, la gestione dei fornitori e la negoziazione dei contratti. Eseguire piani d'azione in modo efficace, sfruttando strumenti e tecnologia per semplificare i processi e ottenere risultati. |
Inoltre, è fondamentale stabilire un'aspettativa organizzativa e imporre che la gestione strategica delle categorie sia fondamentale per il successo continuo. Ciò potrebbe richiedere cambiamenti nelle persone e nei processi, nonché una riqualificazione dei dipendenti per garantire l'allineamento con la direzione strategica e l'impegno a generare valore attraverso iniziative di gestione della categoria.
Strategie per una gestione efficace delle categorie
Quando le organizzazioni implementano la gestione delle categorie, dovrebbero prendere in considerazione l’adozione delle seguenti strategie chiave e migliori pratiche:
- Documenta il tuo processo di procurement in modo completo. Mappare l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento, compresi sourcing, contrattazione, acquisti e gestione dei fornitori, per garantire trasparenza e coerenza nelle operazioni.
- Stabilire e definire una strategia di categoria per ciascuna categoria di spesa. Stabilire obiettivi, traguardi e piani d’azione chiari su misura per le caratteristiche e i requisiti unici di ciascuna categoria per promuovere valore e allineamento strategico.
- Sviluppare una comprensione approfondita di ciascuna categoria. Condurre analisi approfondite dei modelli di spesa, delle dinamiche di mercato, delle capacità e dell’innovazione dei fornitori per identificare opportunità di riduzione dei costi e aumento del valore.
- Costruire solide relazioni con i fornitori. Coltivare comunicazione aperta, fiducia e collaborazione per promuovere l’innovazione, mitigare i rischi e favorire il successo reciproco.
- Gestire le performance dei fornitori in modo efficace. Stabilire parametri di prestazione, condurre valutazioni regolari e fornire feedback ai fornitori per promuovere il miglioramento continuo e la responsabilità.
- Monitora la spesa regolarmente. Implementare solidi meccanismi di monitoraggio della spesa e strumenti di analisi per monitorare le tendenze della spesa e le deviazioni dagli obiettivi di budget, consentendo una gestione proattiva dei costi.
- Utilizzare software e strumenti di automazione. Semplifica l’analisi dei dati, automatizza le attività di routine e migliora l’accuratezza e l’efficienza del processo decisionale per potenziare i processi di gestione delle categorie e promuovere l’efficacia complessiva degli acquisti.
Come scegliere il miglior software di sourcing strategico per la gestione delle categorie di acquisto
Scegliere il miglior software di sourcing strategico per la tua organizzazione implica un’attenta valutazione sia delle esigenze della tua azienda che delle funzionalità offerte dal software.
Inizia definendo gli obiettivi di procurement, come la riduzione dei costi, l'efficienza dei processi, la diversità dei fornitori o la gestione del rischio. Considera la portata delle tue operazioni e la complessità della tua catena di fornitura per garantire che il software possa gestire le tue esigenze specifiche.
È essenziale coinvolgere le parti interessate di diversi dipartimenti per raccogliere esigenze e aspettative diverse, che possono avere un impatto significativo sulla funzionalità e sull’accettazione del software all’interno dell’organizzazione.
Una volta che hai compreso chiaramente le tue esigenze, confronta diversi software di sourcing in base a caratteristiche chiave, come:
- Strategic Sourcing: un’esperienza integrata di Strategic Sourcing, che consente alle organizzazioni di analizzare la spesa e definire/eseguire strategie di sourcing e di gestione dei fornitori in tutte le categorie di spesa.
- Analisi della spesa: le organizzazioni possono condurre analisi dettagliate della spesa, ottenendo informazioni dettagliate sui modelli di spesa e identificando opportunità di risparmio sui costi e miglioramenti dei processi.
- Gestione dei fornitori: strumenti nativi per la valutazione delle prestazioni dei fornitori, la valutazione dei rischi e la collaborazione, che consentono alle organizzazioni di gestire le relazioni con i fornitori in modo efficace, promuovere il miglioramento continuo e prendere decisioni migliori.
- Gestione del ciclo di vita del contratto: le organizzazioni possono facilitare acquisti conformi e mitigare il rischio dei fornitori attraverso una gestione efficace dei contratti. Possono creare rapidamente nuovi contratti, gestire l’intero ciclo di vita, monitorare la conformità e mitigare i rischi associati ai rapporti con i fornitori.
Ricorda, il giusto software di sourcing strategico non solo si adatta alle tue esigenze attuali, ma si adatta anche alla crescita del tuo business.
Per saperne di più, scarica questo datasheet “Source-to-Contract di Ivalua”.
Conclusione
La gestione delle categorie è emersa come una pietra miliare per un ufficio acquisti di successo, offrendo alle organizzazioni un percorso strategico per ottimizzare la spesa, rafforzare le relazioni con i fornitori e mitigare i rischi. Grazie alla sua capacità di classificare le spese e dare priorità alle iniziative, la gestione delle categorie consente alle aziende di sbloccare risparmi, migliorare l'efficienza operativa e allineare gli obiettivi di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali generali.
Sfruttare soluzioni all’avanguardia come il software di sourcing strategico di Ivalua per amplificare l’impatto della gestione delle categorie di acquisto, fornendo una solida gamma di soluzioni per semplificare il sourcing,, analizzare la spesa, gestire i fornitori e supervisionare i contratti.
Per un approfondimento sul potenziale di trasformazione della gestione delle categorie di spesa, guarda la demo on-demand del nostro software di sourcing strategico.
