Gli ordini di acquisto sono essenziali nelle operazioni di approvvigionamento e di business, in quanto garantiscono accuratezza e responsabilità. Essi fungono da accordi formali tra acquirenti e fornitori, dettagliando gli acquisti e prevenendo controversie o errori di comunicazione.
Questo articolo illustra le basi degli ordini di acquisto, i diversi tipi di ordini di acquisto, il loro processo operativo e la loro importanza nel mondo degli affari.
Che cos’è un ordine di acquisto?
L’ordine di acquisto (PO) è un documento formale inviato da un acquirente a un venditore, che descrive nel dettaglio una transazione di acquisto. Spesso confuso con una richiesta di acquisto (PR), che è una richiesta interna di approvazione, un PO dettaglia la transazione con il fornitore. Contiene informazioni essenziali come i tipi di prodotto, le quantità, i prezzi, le date di consegna e i termini di pagamento. Una volta accettato, diventa un accordo legalmente vincolante.
I PO sono fondamentali per una comunicazione chiara nelle transazioni commerciali, per ridurre le incomprensioni e migliorare l’efficienza degli acquisti, il controllo delle scorte, la gestione del budget e le relazioni con i fornitori. Tuttavia, molte organizzazioni si affidano ancora a processi PO manuali, con conseguenti inefficienze; un rapporto di 2020 Level Research ha rilevato che il 61% delle organizzazioni ha riscontrato inefficienze operative dovute a processi manuali.
Mentre gli ordini di acquisto avviano le transazioni, le fatture richiedono il pagamento dopo la consegna dei beni o dei servizi, completando il processo di rendicontazione. Comprendere la relazione tra gli ordini di acquisto e le fatture è fondamentale per ottimizzare il processo purchase-to-pay.
Tipi di ordini di acquisto
I diversi tipi di ordini di acquisto sono adatti a soddisfare una varietà di esigenze di approvvigionamento. Questa panoramica esplora le diverse tipologie e mette in evidenza come un sistema digitale di gestione degli ordini di acquisto possa snellire e ottimizzare i processi.
Ordini di acquisto standard (SPO)
Gli ordini di acquisto standard sono il tipo più comune e sono tipicamente utilizzati per acquisti una tantum. Questi ordini includono informazioni dettagliate come la descrizione degli articoli, le quantità, i prezzi e le date di consegna.
Gli ordini di acquisto standard sono ideali quando l’acquirente ha una chiara comprensione dei requisiti di acquisto e deve effettuare un singolo acquisto specifico. Poiché vengono utilizzati per singole transazioni, ogni ordine di acquisto standard è unico e si distingue dagli altri.
Ordini di acquisto pianificati (PPO)
Gli ordini di acquisto pianificati sono utilizzati per acquisti anticipati per i quali non sono ancora stati definiti i tempi esatti o i dettagli specifici. A differenza degli ordini di acquisto standard, i PPO forniscono un quadro di riferimento per le transazioni future, consentendo alle aziende di pianificare gli acquisti previsti senza impegnarsi su una data di consegna specifica.
Una volta confermati i dettagli, viene emessa una liberatoria nell’ambito dell’ordine di acquisto pianificato per finalizzare la transazione.
Ordini di acquisto a pacchetto (BPO)
Gli ordini di acquisto a pacchetto sono utilizzati per acquisti ricorrenti per un certo periodo di tempo, spesso con lo stesso fornitore. Coprono più ordini per una durata prestabilita e sono ideali per le aziende che necessitano di forniture costanti e continuative.
I BPO snelliscono i processi di approvvigionamento riducendo la necessità di emettere un nuovo PO per ogni transazione, risparmiando tempo e riducendo la documentazione cartacea. In genere includono un limite massimo di spesa per aiutare l’organizzazione a gestire i costi e a rispettare il budget.
Ordini di acquisto a contratto (CPO)
Gli ordini di acquisto a contratto sono accordi legalmente vincolanti che vengono stabiliti prima di conoscere i dettagli dell’ordine. Vengono utilizzati quando l’acquirente e il venditore concordano in anticipo i termini e le condizioni di un acquisto, ma i dettagli esatti – quantità, date di consegna e altro – vengono stabiliti in seguito.
I CPO sono spesso utilizzati in scenari di acquisto complessi, in cui sono coinvolte relazioni a lungo termine con i fornitori, e forniscono una solida base legale per le transazioni future.
Ordini di acquisto digitali (DPO)
Grazie a tecnologie avanzate come i sistemi di ordini di acquisto digitali, le aziende possono automatizzare e snellire l’intero processo degli ordini di acquisto, dalla creazione all’approvazione e al monitoraggio per qualsiasi tipo di ordine. I DPO riducono il rischio di errori, consentendo un’elaborazione più rapida e fornendo visibilità in tempo reale sulle attività di approvvigionamento.
Con il passaggio da sistemi manuali a sistemi digitali per gli ordini di acquisto, le aziende possono gestire meglio gli ordini di acquisto standard, pianificati, a pacchetto e a contratto, riducendo i costi e migliorando l’efficienza complessiva.
Quali sono le diverse fasi del processo dell’ordine di acquisto?
Il processo dell’ordine di acquisto è un flusso di lavoro strutturato che garantisce che le attività di approvvigionamento siano efficienti, trasparenti e allineate con gli obiettivi organizzativi, comprendendo tutto ciò che va dalla richiesta iniziale al pagamento.
- Richiesta di acquisto (PR)
Tutto inizia con una PR: una richiesta formale fatta da un reparto o da un dipendente per procurarsi beni o servizi specifici. La PR delinea i dettagli, come la quantità, le specifiche e la giustificazione dell’acquisto.
- Creazione dell’ordine di acquisto (Req to PO)
Una volta approvata la RP, il team di approvvigionamento la converte in un ordine di acquisto (PO): un contratto formale tra l’acquirente e il fornitore, che definisce dettagli come le descrizioni dei prodotti, le quantità, i prezzi concordati e i termini di consegna.
- Approvazione
Prima di essere inviato al fornitore, il PO viene sottoposto a un flusso di lavoro di approvazione. Diversi reparti o persone, come i responsabili del budget o i manager, rivedono e approvano il PO per garantire la conformità alle politiche aziendali e alle restrizioni di bilancio.
- Spedizione del PO al fornitore
Dopo aver ottenuto le necessarie approvazioni, il PO viene inviato al fornitore. L’invio può avvenire tramite e-mail, piattaforme elettroniche di approvvigionamento o altri canali di comunicazione concordati. Il fornitore esamina il PO e conferma l’accettazione dell’ordine.
- Ricevimento e ispezione
Una volta consegnati i beni o i servizi, il team di ricezione effettua un’ispezione per verificare che tutto corrisponda all’ordine in termini di quantità e qualità. Eventuali discrepanze o articoli danneggiati vengono registrati e comunicati al fornitore.
- Corrispondenza delle fatture
Dopo aver ricevuto la merce, il fornitore invia una fattura. Il team finanziario esegue un processo di abbinamento delle fatture, in cui confronta la fattura con l’ordine di acquisto e il registro delle ricevute per assicurarne l’accuratezza. In questo modo si assicura che la fattura rifletta i termini concordati e le quantità consegnate.
- Elaborazione del pagamento
In questa fase, il reparto finanziario elabora il pagamento in base ai termini di pagamento indicati nel PO.
La semplificazione del processo degli ordini di acquisto può ridurre significativamente i costi di procurement. Secondo The Hackett Group, le aziende possono ridurre i costi di approvvigionamento fino al 30% grazie a una migliore gestione degli acquisti, che comprende l’ottimizzazione del processo degli ordini di acquisto.
Per chi vuole approfondire l’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento, compreso il modo in cui gli ordini di acquisto si inseriscono nella più ampia strategia di approvvigionamento, vale la pena conoscere meglio il processo purchase-to-pay.
Vantaggi di un sistema di gestione digitale degli ordini di acquisto
L’implementazione di un sistema digitale per la gestione degli ordini di acquisto può trasformare l’approvvigionamento aumentando l’efficienza, riducendo i costi e migliorando le operazioni in generale.
Un vantaggio fondamentale è la riduzione degli errori e delle attività manuali. Grazie all’automazione, le organizzazioni possono ridurre al minimo gli errori umani dovuti all’inserimento dei dati, assicurando una maggiore accuratezza degli ordini e riducendo le costose interruzioni. I sistemi digitali accelerano l’elaborazione grazie alle approvazioni automatiche e alla spedizione immediata, consentendo di rispondere più rapidamente alle esigenze di approvvigionamento.
Un altro vantaggio fondamentale è la maggiore visibilità. La tracciabilità e gli aggiornamenti di stato in tempo reale consentono ai team di approvvigionamento di monitorare gli ordini e di risolvere tempestivamente i problemi, garantendo una maggiore affidabilità. Un solido sistema digitale si integra perfettamente con altre piattaforme di approvvigionamento e finanziarie, sincronizzando i dati per ottimizzare la gestione di inventario, budget e fornitori.
Automatizzando le attività di routine, questi sistemi consentono di risparmiare tempo, permettendo ai team di concentrarsi su attività strategiche come la gestione dei fornitori e l’ottimizzazione dei costi, piuttosto che sul lavoro amministrativo.
Secondo Ardent Partners, una riduzione dell’1-2% dei costi di approvvigionamento può avere lo stesso impatto sulla redditività di un aumento del 10% delle vendite. Questa statistica sottolinea ulteriormente l’importanza di snellire i processi di approvvigionamento attraverso soluzioni digitali.
Scopri come l’e-procurement può essere utile alla tua azienda con il nostro datasheet sulle soluzioni di procurement digitale.
Come Ivalua può automatizzare il processo degli ordini di acquisto
La piattaforma di e-procurement di Ivalua semplifica ogni fase del processo dell’ordine d’acquisto e consente ai team di approvvigionamento di gestire tutti gli aspetti della spesa con tutti i fornitori attraverso una piattaforma unificata. Le caratteristiche principali includono:
- Completa automazione del processo di ordine di acquisto, che riduce le attività manuali e gli errori, accelerando il ciclo di approvvigionamento.
- Un modo semplice per creare gli ordini di acquisto in soli tre clic, consentendo ai team di concentrarsi sulle attività strategiche.
- Corrispondenza intelligente a 4 vie per la fatturazione, che garantisce l’allineamento tra l’ordine di acquisto, la ricevuta, la fattura e il contratto, evitando così discrepanze e pagamenti eccessivi.
- Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili per automatizzare le revisioni.
- Il monitoraggio in tempo reale consente di avere visibilità sullo stato degli ordini
- Potenti strumenti di reporting e di analisi consentono alle aziende di monitorare le metriche e di ottimizzare le strategie di approvvigionamento grazie a informazioni basate sui dati.
Inoltre, la piattaforma si integra perfettamente con i sistemi ERP esistenti, sincronizzando i dati di approvvigionamento per una migliore gestione delle scorte e del budget.
Secondo Forrester, “Ivalua è forte in tutta la sua suite, in particolare nel source-to-contract. La strategia di Ivalua consiste nell’aiutare i clienti a gestire tutte le loro spese con tutti i loro fornitori attraverso un’unica piattaforma SVM unificata, sostenuta da trasparenza, adozione, efficienza e collaborazione”.
Per vedere come Ivalua può trasformare il tuo processo di approvvigionamento, guarda una demo.
Valutare e migliorare l’attuale strategia di gestione degli ordini di acquisto
L’adozione di un software di e-procurement e la gestione degli ordini di acquisto, come quello di Ivalua, potrebbe essere la chiave per sbloccare una maggiore efficienza e un risparmio sui costi nelle operazioni di approvvigionamento, dotando la tua azienda degli strumenti essenziali per ottimizzare l’approvvigionamento e ottenere miglioramenti sostanziali in tutta la tua catena di fornitura. È giunto il momento di valutare la tua attuale strategia di gestione degli acquisti e stabilire se i processi manuali ti stanno rallentando o creando problemi di visibilità e integrazione.
Esplora il potenziale di trasformazione della piattaforma Ivalua e scarica il report di Forrester SVM per capire come Ivalua può rivoluzionare il tuo processo di procurement.
