Il Business Spend Management (BSM) è fondamentale per le organizzazioni che vogliono migliorare l'efficienza operativa e le prestazioni finanziarie. Dando priorità al BSM, le organizzazioni possono ottenere visibilità sui propri flussi finanziari, consentendo loro di identificare le inefficienze, ridurre i costi, migliorare le relazioni con i fornitori e allocare le risorse in modo più strategico.
Questo approccio globale non solo garantisce la salute finanziaria e l'efficienza operativa, ma promuove anche l'innovazione e la resilienza, allineando la spesa agli obiettivi aziendali e alle richieste del mercato. Per questo motivo, il BSM non è solo una funzione del reparto finanziario, ma una componente strategica integrale del successo aziendale complessivo.
In questo post faremo un'immersione profonda nella gestione delle spese aziendali, compresi i vantaggi, le sfide e le fasi di implementazione del BSM. Inoltre, esamineremo il modo in cui la tecnologia può facilitare il successo di un programma di BSM nella vostra organizzazione.
Che cos’è il Business Spend Management (BSM)?
Il Business Spend Management (BSM) si riferisce ai processi, alle pratiche e agli strumenti utilizzati dalle organizzazioni per gestire, controllare e ottimizzare le spese. Il BSM copre un’ampia gamma di attività, tra cui la gestione dei fornitori, il sourcing, la gestione dei contratti, l’approvvigionamento, la fatturazione, la gestione delle spese e l’analisi finanziaria e della spesa, con l’obiettivo di aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare i profitti, garantendo al contempo la conformità e la riduzione dei rischi in tutte le attività di spesa.
Vantaggi della gestione delle spese aziendali
Il BSM comporta un approccio olistico alla gestione di tutti gli aspetti della spesa organizzativa, che porta a migliori performance finanziarie, a migliori capacità operative e a una base più solida per la crescita strategica
Ardent Partners ha rilevato che le organizzazioni migliori della categoria hanno il 77% della spesa in gestione, rispetto al 56% di tutte le altre, con conseguente migliore aderenza al budget e controllo dei costi.
I principali vantaggi della gestione delle spese aziendali includono:
- Controllo dei costi: Il BSM aiuta le organizzazioni a identificare ed eliminare gli sprechi, a negoziare condizioni migliori con i fornitori e a consolidare gli acquisti per ottenere sconti su grandi quantità.
- Maggiore visibilità e trasparenza: Centralizzando i dati di spesa, il BSM fornisce una visione chiara di dove e come viene speso il denaro, consentendo un processo decisionale più informato e una pianificazione finanziaria strategica.
- Riduzione dei rischi: Pratiche efficaci di BSM migliorano la conformità ai requisiti normativi e alle politiche interne, riducendo il rischio di sanzioni finanziarie, frodi e danni alla reputazione.
- Efficienza operativa: La semplificazione dei processi di acquisto e di spesa attraverso gli strumenti di BSM riduce gli oneri amministrativi, liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto.
- Processo decisionale strategico: Grazie a un’analisi completa delle spese, le organizzazioni possono prendere decisioni strategiche sulle relazioni con i fornitori, sulle opportunità di investimento e sulle iniziative di risparmio.
- Gestione dei fornitori migliorata: Il BSM favorisce migliori relazioni con i fornitori grazie a processi di approvvigionamento efficienti, pagamenti tempestivi e comunicazioni efficaci, con conseguente miglioramento dei livelli di servizio e del potenziale di innovazione.
Gestione delle spese e gestione delle spese aziendali
L’Expense Management e il Business Spend Management sono aspetti correlati ma distinti della supervisione finanziaria all’interno delle organizzazioni, ognuno dei quali si concentra su diverse aree di spesa.
La gestione delle spese si occupa principalmente dei processi e delle politiche che regolano le spese sostenute dai dipendenti, come viaggi, intrattenimento e forniture per ufficio. Si tratta di tracciare, elaborare e rimborsare le spese dei dipendenti, assicurandosi che siano conformi alle politiche aziendali. L’obiettivo della gestione delle spese è quello di semplificare l’approvazione, la rendicontazione e il rimborso delle spese dei dipendenti, spesso facilitato da un software specializzato che riduce gli errori manuali e migliora l’efficienza.
Il Business Spend Management, invece, è un concetto più ampio che comprende un’ampia gamma di attività di spesa nell’intera organizzazione. Il BSM include la gestione delle spese, ma si estende molto di più fino a comprendere l’approvvigionamento, la gestione dei fornitori e dei contratti, il sourcing strategico e l’analisi delle spese. Il BSM mira a fornire una visione completa di tutte le spese dell’organizzazione per ottimizzare i costi, migliorare l’efficienza operativa, garantire la conformità e ridurre i rischi per tutti i tipi di spesa, non solo per le spese dei dipendenti.
Come il Business Spend Management si integra con gli altri processi di approvvigionamento
Il BSM comprende un'ampia gamma di attività di procurement, tra cui sourcing, acquisti, gestione dei contratti e gestione delle relazioni con i fornitori. Integrando questi processi, la gestione delle spese fornisce una piattaforma unificata in cui i dati delle varie attività di approvvigionamento sono centralizzati, offrendo una visione completa delle spese dell'organizzazione, facilitando flussi di lavoro continui e garantendo che le attività di approvvigionamento siano allineate con gli obiettivi e le politiche finanziarie dell'organizzazione.
L'integrazione di BSM si estende ai sistemi finanziari come i conti fornitori e la contabilità generale, garantendo che le decisioni di approvvigionamento si riflettano accuratamente nei registri finanziari dell'organizzazione. L'armonizzazione tra approvvigionamento e finanza consente di tenere traccia del budget in tempo reale, di migliorare le previsioni finanziarie e di aumentare la conformità alle normative finanziarie interne ed esterne.
Aree chiave della gestione delle spese aziendali
La gestione delle spese aziendali comprende diverse categorie chiave che lavorano insieme per ottimizzare e controllare le spese di un’organizzazione:
- Gestione dei fornitori: Valutazione e gestione delle prestazioni dei fornitori per garantire che soddisfino gli standard aziendali di qualità, costo, consegna e servizio.
- Sourcing strategico: Il processo di sviluppo dei canali di fornitura al minor costo totale, non solo al minor prezzo di acquisto, attraverso l’analisi e il miglioramento continuo delle attività di acquisto.
- Gestione dei contratti: l’amministrazione dei contratti tra un’organizzazione e i suoi fornitori, che garantisce il rispetto dei termini, il monitoraggio delle prestazioni e il mantenimento della conformità.
- Processo Procure-to-Pay (P2P): Un flusso di lavoro end-to-end che inizia con la richiesta di beni e servizi e termina con l’effettuazione dei pagamenti ai fornitori, comprendendo le fasi di approvvigionamento, ricezione, fatturazione e pagamento. Il P2P è composto principalmente da:
- Procurement: Il processo di acquisto di beni e servizi essenziali per le attività dell’organizzazione.
- Fatturazione: L’elaborazione e il pagamento delle fatture ricevute dai fornitori, compresa la verifica dell’accuratezza delle fatture, la garanzia che i beni o i servizi fatturati siano stati ricevuti e rispettino i termini concordati e la gestione dei pagamenti puntuali.
- Gestione delle spese: Stabilire le politiche per le spese rimborsabili, tenere traccia di tali spese e assicurarsi che siano conformi alle politiche aziendali prima del rimborso.
- Gestione della catena di approvvigionamento: Gestire le relazioni e collaborare con i fornitori per garantire la resilienza e l’efficienza della catena di approvvigionamento, ottimizzando al contempo i costi e la qualità lungo tutta la catena di approvvigionamento.
- Analisi della spesa: Raccolta, classificazione e analisi dei dati di spesa per identificare i modelli di spesa, scoprire le opportunità di risparmio e migliorare l’efficienza degli acquisti.
Funzioni e responsabilità del Business Spend Management
Il BSM non riguarda solo i team di approvvigionamento, ma svolge un ruolo cruciale in diverse funzioni esecutive di un’organizzazione. Ad esempio, McKinsey ha rilevato che le aziende che digitalizzano le loro catene di fornitura possono sperare di aumentare la crescita annuale dei ricavi del 2,3%.
Per un'implementazione di successo del BSM, una best practice fondamentale è quella di coinvolgere attivamente gli stakeholder di vari reparti, come finanza, acquisti, IT e operazioni, fin dall'inizio. Il loro contributo è prezioso per comprendere le sfide e le esigenze specifiche di ciascun reparto. Ricordate: gli stakeholder sono più propensi a sostenere un sistema che hanno contribuito a creare.
Per i direttori finanziari (CFO), il BSM è fondamentale per ottenere chiarezza finanziaria e controllo sulle spese dell’organizzazione, influenzando direttamente il risultato finale. Consente previsioni, budgeting e reporting finanziario più accurati, aiutando i CFO a gestire efficacemente il flusso di cassa, a identificare le opportunità di risparmio e a garantire la conformità normativa e l’integrità finanziaria.
Il Chief Procurement Officer (CPO) si affida al BSM per ottimizzare le strategie di approvvigionamento, assicurando che l’organizzazione ottenga il miglior valore dalle relazioni con i fornitori. BSM fornisce informazioni sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulla conformità dei contratti, consentendo ai CPO di negoziare condizioni più favorevoli, di ridurre i rischi della catena di fornitura e di incrementare l’efficienza dell’approvvigionamento.
I Chief Supply Chain Officer (CSCO) ottengono una visione completa della spesa della supply chain che aiuta a semplificare le operazioni. Integrando i dati di approvvigionamento con la gestione della supply chain, i CSCO possono migliorare la collaborazione con i fornitori, ridurre i costi, migliorare la logistica e la gestione delle scorte e garantire la resilienza e la sostenibilità della supply chain.
Il BSM aiuta ad allineare la spesa IT agli obiettivi aziendali, fornendo ai Chief Information Officer (CIO) gli strumenti per gestire gli acquisti IT, la conformità delle licenze e le prestazioni dei fornitori. Possono inoltre utilizzarlo per facilitare il sourcing strategico dell’IT, gestire il rischio di cybersecurity e stanziare il budget per le iniziative di trasformazione digitale.
Sfide della gestione della spesa aziendale
Prima di poter capitalizzare queste opportunità, le aziende devono superare molte sfide comuni. L'implementazione di una soluzione di gestione delle spese spesso richiede cambiamenti significativi nei processi organizzativi, nelle tecnologie e nella cultura, poiché i dipendenti e il management possono opporsi all'adozione di nuovi sistemi e flussi di lavoro.
Il BSM si basa molto sulla qualità e sulla coerenza dei dati tra i vari sistemi, quindi dati imprecisi, incompleti o incoerenti possono compromettere l'analisi della spesa e il processo decisionale. Inoltre, l'integrazione di funzioni diverse come gli acquisti, la finanza o le risorse umane per creare un quadro BSM coesivo può essere tecnicamente impegnativa, richiedendo tempo e risorse significative per garantire un flusso di dati e un'interoperabilità senza soluzione di continuità.
Un BSM efficace richiede relazioni solide con i fornitori, ma la gestione di queste relazioni può essere complessa. Le funzioni di BSM, come l'approvvigionamento, la fatturazione e la gestione delle spese, non solo richiedono tempo, ma sono anche soggette a errori. Come se non bastasse, la non conformità alle politiche interne o alle normative esterne può comportare sanzioni finanziarie e danni alla reputazione.
Per affrontare queste sfide è necessario un approccio strategico al BSM che sfrutti il software di analisi delle spese per automatizzare e integrare i processi.
Fasi per l’implementazione di una strategia di Business Spend Management
Lo sviluppo e l'implementazione di una strategia di BSM richiedono un approccio strutturato. Ecco le fasi principali di questo processo:
Fase 1: valutare lo stato attuale della spesa
Conducete un'analisi approfondita dei processi di gestione della spesa esistenti, compresi gli acquisti, la fatturazione e la gestione delle spese. Identificate la spesa attuale tra le varie categorie e i vari reparti per capire dove e come vengono utilizzate le risorse e valutate i problemi esistenti, come le inefficienze, la mancanza di visibilità o i problemi di conformità, per stabilire una base di partenza per il miglioramento.
Fase 2: Definire obiettivi e finalità
Definite obiettivi chiari e misurabili per la vostra strategia di BSM e allineate gli obiettivi di BSM con gli obiettivi organizzativi più ampi per garantire il supporto degli stakeholder. Date priorità agli obiettivi in base al loro impatto potenziale e alla loro fattibilità.
Fase 3: scegliere il giusto software di gestione delle spese
Assicuratevi di fare ricerche, valutare e scegliere una piattaforma di BSM che soddisfi le esigenze specifiche della vostra organizzazione. Prendete in considerazione la possibilità di effettuare demo o test pilota con i fornitori selezionati e fate una scelta basata su un'analisi completa delle caratteristiche, dei costi e del potenziale ROI.
Fase 4: implementazione della soluzione di gestione delle spese
Sviluppate un piano di implementazione dettagliato, che includa le tempistiche, l'allocazione delle risorse e le tappe fondamentali, e assicurate la corretta integrazione con altri sistemi mission critical. Assicuratevi di fornire una formazione completa agli utenti per incoraggiarne l'adozione.
Fase 5: Misurare e migliorare le performance
Stabilite degli indicatori chiave di performance (KPI) relativi alla gestione delle spese aziendali (risparmi ottenuti, tempi di ciclo degli acquisti, tassi di conformità e metriche di performance dei fornitori) e monitorate e analizzate regolarmente le prestazioni rispetto a questi indicatori per identificare le aree di miglioramento.
Allineare la strategia di BSM agli obiettivi aziendali generali è un'altra pratica critica. Assicurando che gli obiettivi di gestione della spesa aziendale contribuiscano direttamente alle priorità strategiche dell'azienda, le organizzazioni possono assicurarsi il sostegno dei dirigenti e garantire un'allocazione efficace delle risorse.
I dati comunitari e i benchmark di settore possono aiutare a informare e perfezionare la strategia di BSM. Confrontare le metriche di performance, i modelli di spesa e l'efficienza dei processi con gli standard del settore aiuta a identificare le lacune e le opportunità di miglioramento. La revisione e l'aggiornamento regolari dei processi e delle pratiche di BSM in risposta alle mutevoli esigenze aziendali, ai progressi tecnologici e alle lezioni apprese possono migliorare ulteriormente l'efficacia e la sostenibilità della strategia di BSM.
Scegliere il giusto software di gestione delle spese aziendali
La scelta del giusto software per la gestione delle spese aziendali è una decisione critica che richiede un’attenta considerazione di diversi fattori chiave per garantire che la soluzione sia in linea con le esigenze e gli obiettivi dell’organizzazione. Le domande da porsi durante il processo di valutazione del fornitore includono:
- Come si integra la vostra soluzione con l’ERP e gli altri sistemi aziendali esistenti?
- Come si può adattare il software ai nostri processi aziendali e flussi di lavoro specifici?
- Quali misure di sicurezza dei dati e quali standard di conformità rispettate?
- Qual è la tempistica tipica di implementazione? Quali risorse sono necessarie da parte nostra?
- Quanto è scalabile la vostra soluzione di gestione delle spese?
- Quali servizi di formazione e assistenza offrite?
- Come gestite gli aggiornamenti e gli upgrade del software?
- Potete fornire referenze di altri clienti?
- Qual è il costo totale di proprietà, compresi i costi di installazione, gli abbonamenti e i potenziali costi aggiuntivi per funzioni o servizi extra?
- In che modo la vostra soluzione supporta l’accesso mobile e le funzionalità di lavoro a distanza?
- Quali sono le capacità di analisi e di reporting del vostro software?
Porre queste domande consente di comprendere meglio le capacità del software di gestione della spesa, il modo in cui si allinea alle vostre esigenze e cosa aspettarsi in termini di implementazione, supporto e costi. Utilizzate il datasheet sull’analisi della spesa di Ivalua per comprendere la vostra spesa e scoprire le opportunità di gestione della spesa con il software di analisi della spesa.
Come automatizzare la gestione delle spese aziendali con Ivalua
Il software Source-to-Pay di Ivalua è progettato per automatizzare e semplificare i processi di approvvigionamento e di gestione delle spese aziendali in tutta l’organizzazione. Il software fornisce una suite completa di strumenti per gestire l’intero ciclo di vita delle spese, dall’approvvigionamento e dalla gestione delle fatture all‘analisi delle spese.
Integrando vari aspetti della gestione delle spese, dall'approvvigionamento e dal sourcing alla gestione dei contratti e all'analisi, Ivalua trasforma processi complessi e manuali in flussi di lavoro efficienti e automatizzati. Questa automazione non solo accelera le operazioni, ma riduce anche la probabilità di errori, garantendo la conformità e migliorando l'efficienza operativa, oltre a fornire visibilità in tempo reale sulle spese e sulle prestazioni dei fornitori.
Le capacità analitiche avanzate di Ivalua offrono anche una visione approfondita dei modelli di spesa, consentendo alle aziende di identificare le opportunità di risparmio e di prendere decisioni strategiche informate. Questo approccio completo consente alle organizzazioni di controllare i costi in modo più efficace, di ridurre i rischi e, in ultima analisi, di ottenere risultati aziendali migliori.
Ivalua è onorata di essere stata riconosciuta nel “Magic Quadrant for Source-to-Pay Suites” di Gartner per il 2024. Il rapporto inaugurale di Gartner ha valutato le soluzioni Source-to-Pay (S2P) di 10 fornitori di software in base a un’ampia serie di criteri, collocando Ivalua nel Leaders Quadrant.
Caso di studio: Implementazione di successo della gestione della spesa aziendale
CACI fornisce soluzioni e servizi informativi a sostegno delle missioni di sicurezza nazionale e della trasformazione del governo per i clienti dell'Intelligence, della Difesa e del settore civile federale. L'organizzazione desiderava migliorare l'efficienza e consentire a Procurement e AP di analizzare i dati, non di reinserirli. Volevano snellire i processi di approvvigionamento e di contabilità e consentire la piena visibilità dell'intero processo di approvvigionamento.
Tuttavia, la presenza di sistemi separati per PR, PO, fatturazione e pagamento costringeva gli utenti ad accedere a più sistemi e a reinserire i dati, e il sistema ERP non rispondeva alle esigenze del Procurement e degli stakeholder.
Dopo l’implementazione di Ivalua, l’azienda è diventata praticamente priva di carta al 100% e ha gestito il 95% delle spese attraverso processi di sourcing e accordi formali. Inoltre, hanno ridotto i costi del 30%. Leggi il case study qui
Gestire le spese nel modo giusto con Ivalua
Dare priorità alla gestione delle spese aziendali è essenziale per ottimizzare l'efficienza operativa e ottenere risparmi sui costi, fondamentali per il successo dell'azienda. Aumenta la visibilità delle spese, migliora i controlli finanziari e promuove solide relazioni con i fornitori, rendendo le organizzazioni più agili e resilienti.
La piattaforma Source-to-Pay di Ivalua sostiene questi obiettivi automatizzando i processi di approvvigionamento, offrendo analisi delle spese in tempo reale e facilitando la gestione strategica dei fornitori. Con Ivalua, le aziende possono ottimizzare le pratiche di gestione delle spese, consentendo un migliore processo decisionale e favorendo una crescita a lungo termine.
