Da qualche tempo a questa parte, la spina dorsale della trasformazione digitale del procurement è costituita in gran parte dalla digitalizzazione e dall'automazione dei processi Source-to-Pay. Questo è iniziato in piccoli "pezzi" (ad esempio, Source-to-Contract, Procure-to-Pay, Supplier Management, AP automation, ecc). Alcuni "innovatori S2P" hanno notato questa tendenza e si sono impegnati per un'interconnessione Source-to-Pay, ma per molti professionisti del procurement la S2P rimane un insieme di tecnologie e processi scollegati e isolati.
Coloro che hanno “visto la scritta sul muro”, si sono distinti come leader nella digitalizzazione degli acquisti. Li chiamiamo “Innovatori S2P”, perché hanno abbracciato la tecnologia Source-to-Pay (S2P) al suo massimo potenziale, distinguendosi dai loro colleghi. Gli innovatori S2P hanno superato i loro colleghi nella maggior parte dei principali KPI di Procurement, in particolare ottenendo il 56,4% di risparmi in più!
Questo articolo esplora cosa rende un professionista un “innovatore S2P”, le caratteristiche chiave che definiscono questi pionieri, il motivo per cui ottengono risultati migliori e i vantaggi competitivi che ottengono grazie all’uso avanzato della tecnologia S2P. La ricerca si basa su un sondaggio condotto da Ardent Partners su circa 400 responsabili degli acquisti, che ha analizzato le decisioni chiave, le sfide e i vantaggi delle soluzioni Source-to-Pay.
Chi sono gli “innovatori S2P”?
Gli acquisti sono una funzione cruciale per qualsiasi azienda. Ma cosa distingue i top performer? Gli "innovatori Source-to-Pay", i game-changer che elevano il procurement a vantaggio strategico.
Gli innovatori S2P sono rappresentati dagli uffici acquisti che integrano e ottimizzano completamente la tecnologia S2P nell'intero processo di procurement. A differenza delle loro controparti che possono implementare la tecnologia di procurement in parti isolate delle loro operazioni, gli innovatori S2P utilizzano un approccio completo, end-to-end.
Ciò significa che sfruttano la potenza degli strumenti digitali (sia di fornitori separati che di un unico fornitore) dal sourcing, alla gestione dei contratti, alla gestione dei fornitori, all’approvvigionamento e all’automazione delle AP, in modo ben integrato, creando flussi di lavoro e di dati continui ed efficienti.
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Caratteristiche degli innovatori S2P
Gli innovatori S2P sono coloro che hanno padroneggiato l'intero spettro, sfruttando la tecnologia e le best practice per ottenere efficienza, risparmi e valore strategico. Questi pionieri vanno oltre i ruoli tradizionali di approvvigionamento.
Integrano analisi avanzate, utilizzano l'automazione e adottano tecniche di gestione dinamica dei fornitori. Il loro obiettivo? Trasformare il procurement in una funzione che crea valore e che si basa sui dati.
Diverse caratteristiche chiave definiscono gli innovatori S2P:
- Integrazione tecnologica a tutto campo: Gli innovatori S2P utilizzano la tecnologia per coprire l’intero spettro degli acquisti. La natura interconnessa delle loro soluzioni S2P garantisce che tutti i processi/attività e i dati siano accessibili da qualsiasi parte del processo e da chiunque sia necessario, dal sourcing iniziale dei fornitori al pagamento finale, fornendo visibilità e controllo sull’intero processo. Inoltre, i processi sono informati dai dati necessari e i flussi di lavoro sono collegati.
- Utilizzo avanzato dei dati: Queste organizzazioni eccellono nell’utilizzo dei dati per guidare il processo decisionale. Sfruttando l’analisi avanzata e l’intelligenza artificiale, ottengono una visione approfondita dei modelli di spesa, delle prestazioni dei fornitori e delle tendenze del mercato, consentendo di prendere decisioni più informate e strategiche. Allo stesso modo, i dati e i flussi di lavoro connessi garantiscono un maggior grado di automazione rispetto ai silos di dati.
- Enfasi sulla collaborazione: Gli innovatori S2P danno priorità alla comunicazione e alla collaborazione efficaci sia internamente che con i fornitori. Questo approccio collaborativo rafforza le relazioni con i fornitori, migliora i risultati delle trattative e garantisce l’allineamento con gli obiettivi aziendali. La collaborazione con i fornitori si concretizza in flussi di lavoro, progetti, condivisione di informazioni, ecc.
- Impegno per il miglioramento continuo: Non si accontentano di mantenere lo status quo. Gli “innovatori S2P” cercano continuamente di ottimizzare i processi, di adattare la tecnologia alle esigenze aziendali specifiche e di perfezionare le strategie per rimanere all’avanguardia e rendere il procurement un vantaggio competitivo per l’organizzazione.
Scopri le best practice, i vantaggi e le tendenze della tecnologia Source-to-Pay nel nostro ultimo blog: Guida completa al processo Source-to-Pay.
I problemi principali che incidono sui ritorni degli investimenti Source-to-Pay
È importante sottolineare le sfide che molti affrontano quando cercano di massimizzare i benefici dei loro investimenti tecnologici S2P (Source-to-Pay). I tre principali problemi che limitano il ROI delle tecnologie S2P sono legati ai dati e all’integrazione:
- Scarsa qualità dei dati e accesso limitato ai dati all'interno della tecnologia (ricordate che si tratta di qualcosa che state cercando di risolvere). Questo ostacola gli approfondimenti e il processo decisionale, portando a opportunità mancate, processi inefficienti e rischi maggiori. Fate attenzione alle soluzioni con più database o tecnologie sottostanti in S2P. Se scegliete un approccio Best of Breed, va bene, ma considerate il modo in cui manterrete la qualità dei dati.
- Mancanza di integrazione, sia tra le tecnologie S2P che tra i sistemi di terze parti. A seconda della complessità dell'organizzazione e del panorama IT (ad esempio, multi-ERP), le capacità di integrazione possono fare una grande differenza.
- La mancanza di integrazione tra i processi S2P limita l'automazione end-to-end. L'integrazione solo a livello di interfaccia utente non è sufficiente, è necessaria un'interconnessione continua a tutti i livelli: interfaccia utente, dati, flusso di lavoro, ecc.
Come mostra il grafico sottostante, nello studio sulla digitalizzazione source-to-pay, i tre principali problemi che incidono sul ROI degli investimenti S2P sono: Scarsa qualità e/o accesso ai dati (48%), mancanza di integrazione tra la soluzione S2P e altri sistemi (34%) e mancanza di integrazione tra i vari processi S2P (33%).
Scopri gli ultimi approfondimenti sull’innovazione S2P nel rapporto di Ardent Partners: The State of Source-to-Pay Digitization 2024.
Perché gli innovatori S2P ottengono risultati migliori?
L'adozione completa della tecnologia S2P consente agli innovatori S2P di ottenere vantaggi significativi rispetto ai loro colleghi. La tabella seguente evidenzia di quanto:
Ecco perché le aziende che sono all’avanguardia nell’innovazione tecnologica source-to-pay ottengono risultati migliori:
Maggiore efficienza
L'automazione delle attività ripetitive e la semplificazione dei processi consentono ai professionisti del procurement di concentrarsi sulle attività strategiche. Questo porta a tempi di ciclo più rapidi e a una riduzione degli errori manuali, incrementando in modo significativo l'efficienza operativa. I processi Source-to-Pay necessitano e si basano su informazioni provenienti da diverse parti del processo (ad esempio, fatture e informazioni sui fornitori, punteggi di rischio dei fornitori e sourcing o pagamenti, richieste di acquisto e contratti, ecc.)
Quando questi processi si interrompono o sono isolati, l'automazione è limitata. Gli" innovatori S2P" riportano guadagni di efficienza che vanno dal 40% all'80% nei loro processi di approvvigionamento. Questi miglioramenti sono dovuti alle capacità di automazione e ottimizzazione della tecnologia S2P.
Miglioramento del sourcing strategico
Processi più interconnessi e un flusso continuo di informazioni e dati rendono più efficiente ed efficace l'esecuzione delle strategie di sourcing strategico. Gli "innovatori S2P" si approvvigionano in modo competitivo di ben il 55% della spesa indirizzabile, rispetto al 42% dei seguaci di S2P. Questo parametro è un fattore chiave per ottenere maggiori risparmi e riflette la capacità degli innovatori di scalare le operazioni e di guidare un maggior numero di attività.
Maggiori risparmi
Ottimizzando i processi di approvvigionamento e sfruttando i dati, gli "innovatori S2P" possono identificare più efficacemente le opportunità di risparmio. Questo porta a maggiori risparmi e a migliori performance finanziarie. Gli Innovatori S2P hanno ottenuto risparmi effettivi dell'8,6% nel 2023 rispetto al 5,6% dei Seguaci S2P; gli Innovatori hanno anche fissato obiettivi molto più elevati per il 2024 (9,04% rispetto al 5,78%).
Conformità dei contratti
Gran parte del compito del Procurement è quello di portare la spesa alla conformità, in modo che i risparmi possano essere catturati e non solo identificati. Gli Innovatori S2P raggiungono il 67,0% di conformità contrattuale rispetto al 62,7% dei Seguaci.
Migliore gestione dei fornitori
Relazioni più solide e una migliore comunicazione con i fornitori portano a un miglioramento delle prestazioni e della collaborazione. Gli "Innovatori S2P" sono in grado di negoziare condizioni migliori, gestire i rischi dei fornitori e garantire una maggiore qualità e affidabilità. Gli "Innovatori S2P" abilitano il 54,6% dei fornitori rispetto al 38,8% dei Seguaci e sono quindi in grado di gestire meglio le loro relazioni.
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Il percorso per diventare un "innovatore S2P" non è privo di sfide, ma le ricompense valgono lo sforzo. Abbracciando pienamente la tecnologia S2P, sia che si parta in "piccolo" o meno, la ricerca di flussi di dati, workflow, analisi end-to-end e miglioramenti continui aiutano a ottenere efficienze significative, risparmi sui costi e vantaggi competitivi.
Mentre il panorama del procurement continua a evolversi, coloro che sono all’avanguardia come “innovatori S2P” saranno nella posizione migliore per prosperare di fronte alle sfide future.
Scopri gli ultimi approfondimenti sull’innovazione S2P nel report di Ardent Partners: The State of Source-to-Pay Digitization 2024. Il rapporto esamina anche come gli innovatori S2P stiano sfruttando la tecnologia per superare i loro rivali e il crescente impatto dell’intelligenza artificiale sulla strategia e sui risultati.
