Acquisti diretti e indiretti: Una guida completa

Gli acquisti diretti e indiretti sono due approcci fondamentali nella gestione della catena di fornitura, ciascuno dei quali svolge funzioni distinte all’interno di un’organizzazione.

Entrambi si concentrano sul miglioramento dell'efficienza e sulla riduzione dei costi, ma si differenziano per l'approccio strategico e l'impatto sulle operazioni di core business. La razionalizzazione delle operazioni di acquisto indiretto aiuta a mantenere una struttura organizzativa agile ed efficiente in termini di costi, mentre l'acquisto diretto si concentra sulla garanzia della qualità e della disponibilità dei materiali chiave necessari per la produzione. Insieme, queste strategie di approvvigionamento sono essenziali per operazioni aziendali solide ed efficienti.

Secondo Gartner, entro il 2027 il 50% delle organizzazioni utilizzerà strumenti basati sull’intelligenza artificiale per supportare i processi di acquisto, come la negoziazione dei contratti, e questo avrà un impatto sul flusso dei processi di procurement diretto e indiretto. È il momento per i responsabili acquisti di familiarizzare con le principali sfide dei processi di produzione diretta e indiretta di oggi e con il modo in cui soluzioni tecnologiche come Ivalua possono contribuire a risolverle.

In questo post esploreremo la definizione e l’ambito della funzione di procurement, le differenze tra acquisti diretti e indiretti e il modo in cui la tecnologia può avere un impatto positivo.

Che cos’è il Procurement?

La funzione di procurement di un'organizzazione è responsabile dell'acquisto di beni e servizi che vengono utilizzati per realizzare i prodotti venduti ai clienti, nonché dell'acquisto di prodotti e servizi utilizzati per gestire l'organizzazione giorno per giorno. Tuttavia, questa è una semplificazione eccessiva di ciò che i moderni uffici acquisti, le migliori della categoria, fanno per l'azienda o l'organizzazione più grande. Il procurement può e deve essere un importante generatore di valore per l'organizzazione più grande.

Esistono diverse fasi di creazione di valore nell’ambito del processo Source-to-Pay: 

• Identificazione del valore: I team di acquisto sfruttano i dati sulla spesa e l’analisi della spesa per comprendere le tendenze nella gestione della spesa, identificare le opportunità e sviluppare strategie di gestione delle categorie. 
• Creare valore: Sourcing e procurement utilizzano processi e strumenti di sourcing pertinenti per coinvolgere e selezionare il fornitore più adatto. 
• Catturare il valore: Viene stipulato un contratto che regola le responsabilità e gli obblighi del fornitore e dell’acquirente, e quando l’organizzazione dispone dei giusti processi Procure-to-Pay, per garantire la conformità a tali accordi, beni, servizi e prezzi. 
• Monitoraggio e misurazione del valore: L’organizzazione degli acquisti ha una visione olistica del processo Source-to-Pay e delle relazioni con i fornitori.

È importante che i team di approvvigionamento si occupino di tutte le categorie di spesa, comprese le spese dirette e quelle indirette, e che comprendano le differenze e i diversi gradi di attenzione tra le varie categorie di spesa.

Che cosa sono gli acquisti diretti?

Gli acquisti diretti, o direct sourcing, è il processo end-to-end che le organizzazioni seguono per gestire l’approvvigionamento di materiali diretti – qualsiasi materiale, parte o componente che viene direttamente incorporato nei prodotti fabbricati. Ciò include le materie prime e le parti essenziali per il processo di produzione. L’obiettivo principale dell’approvvigionamento di materiali diretti è mantenere un flusso costante di materiali di qualità ai prezzi migliori, per garantire linee di produzione ininterrotte ed efficienza dei costi. La gestione dei rapporti con i fornitori è cruciale, in quanto le partnership forti garantiscono forniture affidabili e potenzialmente prezzi e condizioni migliori.

Per i produttori, il processo di acquisto diretto inizia in genere con il processo di introduzione di un nuovo prodotto (NPI), che comprende la progettazione, l’approvvigionamento, la qualità e il lancio del prodotto, e prosegue attraverso la produzione (Supply Chain Collaboration) fino alla fine del ciclo di vita del prodotto. Di seguito è riportato un esempio di processo di acquisto diretto, che segue il ciclo di generazione del valore dell’approvvigionamento e mostra le relazioni comuni con i sistemi chiave e le fonti di dati.

Che cosa sono gli acquisti indiretti?

Gli acquisti indiretti si riferiscono all'acquisizione di beni e servizi che non sono direttamente incorporati in un prodotto fabbricato, ma sono necessari per le operazioni dell'organizzazione. Questa categoria di spesa comprende forniture per ufficio, servizi di manutenzione, servizi informatici e software, utenze e gestione delle strutture. Gli acquisti indiretti sono essenziali per mantenere le operazioni quotidiane, supportare i vari dipartimenti all'interno di un'organizzazione e garantire che la forza lavoro abbia gli strumenti e le risorse necessarie per operare in modo efficace.

Principali differenze tra acquisti diretti e indiretti

Oltre ai tipi di spesa che coprono, gli acquisti diretti e indiretti si differenziano per i seguenti aspetti:

Processi di approvvigionamento

Gli acquisti diretti seguono in genere un processo più strategico e strutturato, a causa dell'elevata posta in gioco associata alla continuità e alla qualità della produzione. Questo processo può includere valutazioni dettagliate dei fornitori, controlli di qualità e contratti a lungo termine per garantire l'affidabilità e la coerenza della catena di fornitura.

L'acquisto indiretto spesso comporta attività di acquisto più transazionali e di routine. L'attenzione si concentra sullo snellimento delle operazioni e sulla riduzione dei costi attraverso metodi come l'acquisto di grandi quantità e il consolidamento dei fornitori.

Stakeholders coinvolti

Gli acquisti indiretti richiedono una stretta collaborazione con il reparto di produzione, i team di garanzia della qualità, l'ingegneria e lo sviluppo del prodotto. I fornitori in questo settore sono spesso considerati partner strategici e le relazioni vengono coltivate per una collaborazione a lungo termine.

Gli acquisti indiretti coinvolgono una gamma più ampia di stakeholder di tutta l'organizzazione, compresi i reparti IT, gestione delle strutture, risorse umane e finanza. Le relazioni con i fornitori possono essere meno intense rispetto agli acquisti diretti, a meno che il servizio non sia critico, come nel caso dell'IT.

Obiettivi strategici

Gli acquisti diretti mirano principalmente ad assicurarsi i materiali della migliore qualità al prezzo più conveniente per mantenere o migliorare la qualità dei prodotti e garantire un processo di produzione economico ed efficiente. La gestione del rischio e l'affidabilità dei fornitori sono fondamentali per evitare interruzioni del processo produttivo.

Gli acquisti indiretti si concentrano sulla minimizzazione dei costi, assicurando al contempo che l'organizzazione disponga di tutti i servizi e le forniture di supporto necessari per un'attività regolare. L'efficienza, il risparmio sui costi e l'efficacia operativa sono in genere prioritari rispetto alle relazioni strategiche che caratterizzano gli acquisti diretti.

Quando si decide il giusto approccio strategico a qualsiasi categoria di spesa, è meglio considerarla attraverso una lente di gestione della spesa diretta o indiretta. Per fare ciò, le organizzazioni devono valutare diversi fattori chiave:

1. Impatto sul core business: Per gli acquisti diretti, l’attenzione si concentra sugli articoli che sono parte integrante della produzione e della qualità dei prodotti fabbricati. Per gli acquisti indiretti, gli articoli sono necessari per il buon funzionamento dell’azienda ma non influenzano direttamente la produzione.
2. Considerazioni sui costi: Gli acquisti diretti spesso comportano grandi volumi e investimenti significativi, per cui l’efficienza dei costi può avere un impatto diretto sui profitti. I costi di acquisti indiretti possono accumularsi rapidamente, incidendo sul bilancio operativo complessivo, per cui il controllo e la conformità sono fondamentali.
3. Rapporti con i fornitori: Gli acquisti diretti di solito richiedono la creazione di relazioni forti e strategiche con pochi fornitori chiave per garantire la qualità dei prodotti e l’affidabilità della catena di fornitura. Al contrario, gli acquisti indiretti possono comportare relazioni più transazionali con una gamma più ampia di fornitori. Leggi questo blog per saperne di più sulla gestione diretta e indiretta dei fornitori in tre diversi settori: Produzione, Servizi finanziari e Sanità.
4. Gestione dei rischi: I rischi diretti di acquisto possono interrompere direttamente la produzione, incidendo sulle vendite e sulla soddisfazione dei clienti. I rischi indiretti di acquisto possono creare inefficienze operative, ma in genere non interrompono direttamente la produzione di beni.
5. Requisiti normativi e di conformità: Gli acquisti diretti possono comportare requisiti di conformità più severi a causa dell’impatto diretto sulla qualità e sulla sicurezza dei prodotti. Gli acquisti indiretti richiedono comunque il rispetto delle normative, ma spesso con un impatto meno diretto sul prodotto.
6. Efficienza e agilità operativa: L’approvvigionamento indiretto offre l’opportunità di snellire le operazioni e ridurre i costi attraverso una gestione efficace di beni e servizi non essenziali. Gli acquisti diretti richiedono una gestione efficiente per garantire la disponibilità tempestiva dei materiali essenziali.
7. Innovazione ed esigenze tecnologiche: L’approvvigionamento diretto potrebbe concentrarsi maggiormente sui progressi tecnologici che possono migliorare la qualità dei prodotti o ridurre i costi di produzione. L’approvvigionamento indiretto potrebbe sfruttare la tecnologia per migliorare l’efficienza dei processi e ridurre le spese generali.
8. Obiettivi strategici: L’approvvigionamento diretto deve sostenere gli obiettivi aziendali principali legati alla crescita del prodotto e del mercato, mentre l’approvvigionamento indiretto deve allinearsi con obiettivi quali il controllo dei costi, il miglioramento dei processi e il potenziamento dei servizi di supporto.

Sfide e opportunità negli acquisti diretti e indiretti

I professionisti degli acquisti devono pensare fuori dagli schemi e un esempio è il modo in cui alcune aziende stanno affrontando la carenza di chip. Come ha detto Sundar Kamak di Ivalua, "ogni anno, milioni di dispositivi e apparecchiature contenenti chip vengono rottamati o gettati via - le Nazioni Unite hanno rilevato che nel 2019 ci sono stati 53,6 milioni di tonnellate metriche di rifiuti elettronici a livello globale, di cui solo il 17% è stato riciclato". Kamak ha osservato che le aziende che collaborano con fornitori strategici per gli acquisti diretti hanno l'opportunità di risparmiare denaro, colmare le carenze e soddisfare alcuni dei loro obiettivi ESG.

Le sfide degli acquisti diretti

Una delle principali sfide del direct procurement è il mantenimento di una catena di approvvigionamento affidabile, soprattutto nei settori in cui le materie prime sono soggette alla volatilità del mercato e ai rischi geopolitici. Ciò richiede strategie avanzate di gestione del rischio per affrontare preventivamente le potenziali interruzioni. Un'altra sfida è rappresentata dal controllo della qualità, in quanto la qualità dei materiali acquistati influisce direttamente sulla qualità del prodotto finale, richiedendo una valutazione rigorosa dei fornitori e processi di garanzia della qualità. Inoltre, gli acquisti diretti spesso richiedono investimenti iniziali sostanziali e una stretta integrazione con i programmi di produzione, rendendo la tempistica e le previsioni finanziarie componenti cruciali che necessitano di una gestione meticolosa.

Le sfide del sourcing indiretto

Una delle sfide principali del sourcing indiretto è la mancanza di visibilità e di controllo sulla spesa, in quanto le spese indirette sono spesso decentralizzate in vari reparti, il che porta a pratiche di approvvigionamento incoerenti e a potenziali spese eccessive. La gestione di una base di fornitori ampia e diversificata per vari acquisti non essenziali, come le forniture per ufficio o i servizi IT, può risultare macchinosa e inefficiente. Inoltre, gli acquisti indiretti sono inclini a spendere in modo irregolare a causa di una supervisione meno rigorosa, che può compromettere i contratti negoziati e gonfiare i costi. L'ottimizzazione degli acquisti, per molte organizzazioni, richiede che i dipendenti abbiano accesso a cataloghi pre-negoziati di beni e servizi da cui possono acquistare in base alle necessità. Questo tipo di esperienza simile a quella di Amazon è comune nelle moderne piattaforme Source-to-Pay e Procure-to-Pay e migliora notevolmente l'adozione da parte degli utenti finali.

I software di procurement e l’automazione offrono notevoli opportunità per migliorare l’efficienza e ottimizzare i costi dei processi di sourcing. Queste tecnologie consentono di risparmiare sui costi attraverso il sourcing strategico diretto e indiretto e il consolidamento dei fornitori, permettendo alle aziende di negoziare condizioni migliori e di ridurre il numero di fornitori, semplificando la gestione e spesso riducendo i costi. Consolidando i fornitori, le aziende possono sfruttare il loro potere d’acquisto per ottenere prezzi e condizioni più favorevoli. 

Inoltre, il software di procurement aiuta a migliorare le relazioni con i fornitori e la gestione delle performance, grazie a sistemi automatizzati che forniscono analisi dettagliate e dati in tempo reale per aiutare le organizzazioni a valutare le prestazioni dei fornitori in modo più accurato e coerente. Questo porta a relazioni più forti e collaborative con i fornitori, in quanto gli approfondimenti basati sui dati aiutano a individuare le aree di miglioramento e le opportunità di crescita.

Il software di procurement aiuta anche a migliorare la gestione del rischio e la conformità. Gli strumenti automatizzati possono monitorare la conformità ai requisiti normativi e agli standard interni lungo l'intera catena di fornitura. Forniscono avvisi per qualsiasi deviazione, consentendo azioni correttive rapide per mitigare i rischi, come le sanzioni per la non conformità o le interruzioni dovute a problemi con i fornitori. L'automazione standardizza inoltre i processi di acquisto, riducendo la probabilità di errori e di spese irregolari che possono esporre l'organizzazione a rischi finanziari e operativi.

Leggi “Next-Generation Strategic Procurement: The Digital Competitive Advantage” per esplorare le ultime tendenze e le iniziative strategiche più innovative nell’ultimo report di ProcureTech.

Strategie di sourcing per un procurement efficace

Per garantire un approvvigionamento efficace, è importante esplorare le opportunità di ottimizzazione degli acquisti diretti e indiretti per ottenere risparmi sui costi e guadagni di efficienza. Ciò comprende l'analisi dei dati per identificare le opportunità di risparmio, la misurazione e l'ottimizzazione della spesa indiretta.

Quali sono i principali KPI per misurare le performance degli acquisti indiretti?

• Risparmio sui costi: Misura la riduzione dei costi ottenuta attraverso le attività di approvvigionamento rispetto ai periodi precedenti.
• Tempo di ciclo dell’ordine di acquisto: traccia il tempo medio impiegato dalla creazione di un ordine di acquisto alla sua evasione. 
• Tasso di conformità dei fornitori: Valuta il grado di conformità dei fornitori ai termini e alle condizioni stabiliti nei contratti. 
• Utilizzo del contratto: Misura la percentuale di spesa che passa attraverso contratti negoziati.
• Spesa irregolare: Traccia le spese che si verificano al di fuori dei processi di approvvigionamento pre-approvati.
• Lead time del fornitore: misura il tempo necessario ai fornitori per evadere gli ordini dopo che sono stati effettuati. 
• ROI del procurement: Calcola il ritorno sull’investimento per la funzione di procurement confrontando i risparmi o il valore generato con i costi delle operazioni di procurement. 
• Gestione del rischio dei fornitori: Valuta l’efficacia dell’identificazione, della valutazione e della riduzione dei rischi associati ai fornitori.

Naturalmente, è importante collaborare strettamente con gli stakeholder interni per allineare i KPI del procurement agli obiettivi aziendali. La tecnologia, come le piattaforme di e-procurement e le analisi basate sull'intelligenza artificiale, può aiutare.

Piattaforme come Ivalua stanno trasformando i processi di acquisti diretti e indiretti, con software di sourcing e flussi di lavoro standardizzati. Dai un’occhiata a questa demo per scoprire come.

[Case Study] Come Körber gestisce le attività di sourcing indiretto e diretto su un’unica piattaforma 

Körber gestisce diverse aziende in cinque aree di business: Digital, Pharma, Supply Chain, Tissue e Tobacco, con 100 sedi internazionali. L'ufficio acquisti gestiva più sistemi ERP, lasciando un ampio margine di miglioramento nella collaborazione e nella comunicazione con i fornitori. Il team si è rivolto a Ivalua nella speranza di migliorare la tracciabilità delle decisioni di procurement per ottimizzare la spesa, semplificare l'infrastruttura IT e ottenere più valore dai fornitori.

Con Ivalua, Körber beneficia di una piattaforma S2P centrale, flessibile e completamente integrata, in grado di garantire la coerenza a livello globale e di soddisfare i requisiti delle singole aree aziendali. Con un'unica piattaforma, può gestire tutte le attività di sourcing - dirette e indirette - e sfruttare la collaborazione end-to-end per far incontrare fornitori e stakeholder interni. Ora dispongono di un modello di dati unificato per supportare una vera visibilità a 360 gradi dei fornitori in tutto il mondo.

"Dopo una valutazione completa di molti fornitori leader, abbiamo scelto Ivalua. Il loro approccio è stato quello di un vero partner. La piattaforma Ivalua ci consente di gestire tutte le principali attività di sourcing [dirette e indirette] in un unico luogo, favorendo la standardizzazione e l'armonizzazione dei dati dei fornitori in tutte le nostre attività globali".

– Michael Stietz, SVP e Chief Procurement Officer, Körber

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Acquisti diretti e indiretti: Ivalua ha ciò che ti serve

La popolarità dei software di procurement basati su cloud è in aumento grazie ai numerosi vantaggi che offrono rispetto ai sistemi tradizionali. Queste soluzioni cloud offrono flessibilità, scalabilità e accessibilità, consentendo agli utenti di gestire i processi di approvvigionamento da remoto e in tempo reale. Inoltre, i sistemi basati sul cloud riducono al minimo la necessità di un'infrastruttura IT estesa, con conseguenti risparmi sui costi.

Nel frattempo, l'intelligenza artificiale generativa sta svolgendo un ruolo di trasformazione negli acquisti, automatizzando le attività di routine e fornendo approfondimenti che migliorano il processo decisionale. Questa tecnologia è in grado di analizzare grandi quantità di dati per identificare tendenze, prevedere rischi e suggerire ottimizzazioni, snellendo così i processi di approvvigionamento e riducendo gli errori umani.

I sistemi basati sull'IA possono generare automaticamente ordini di acquisto, negoziare le condizioni con i fornitori e semplificare la gestione delle scorte, liberando risorse umane per compiti più strategici. Inoltre, l'intelligenza artificiale generativa può offrire analisi predittive, aiutando i team di procurement ad anticipare i cambiamenti del mercato e ad adeguare le strategie di conseguenza.

Un software di procurement con queste funzionalità è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni, in quanto offre la possibilità di snellire e automatizzare i processi dall’approvvigionamento al pagamento, assicurando che le aziende possano sfruttare le economie di scala, mantenere la conformità e ridurre i costi operativi.

La piattaforma S2P (Source-to-Pay) di Ivalua è in grado di gestire le esigenze di acquisto sia diretto che indiretto, offrendo una soluzione versatile per le aziende che cercano una gestione completa degli acquisti. Questa flessibilità consente alle aziende di ottimizzare l’intero processo di approvvigionamento, dal sourcing delle materie prime alla gestione delle forniture per ufficio, il tutto all’interno di un’unica piattaforma integrata, migliorando l’efficienza e il controllo su ogni aspetto del procurement.

Conclusione

Una gestione efficace degli acquisti diretti e indiretti richiede la comprensione degli impatti di ciascuna tipologia, l'utilizzo di KPI adeguati per il monitoraggio delle performance e l'implementazione di un software di sourcing solido e strategico. Tali strumenti migliorano il processo decisionale, riducono i costi e garantiscono la conformità in tutte le attività di approvvigionamento.

Sfruttando la potenza di una piattaforma S2P completa, le organizzazioni liberano il potenziale per una funzione di approvvigionamento più resiliente e adattabile. Questo non solo favorisce l'efficienza e il vantaggio strategico, ma supporta anche il successo globale dell'azienda in un panorama competitivo. Grazie all'implementazione diligente di queste pratiche e tecnologie, le aziende possono aspettarsi di assistere a una trasformazione delle loro operazioni di procurement, raggiungendo l'eccellenza operativa e un vantaggio distintivo sul mercato.

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