Ancora sommersi da fatture cartacee o PDF? Se sì, il problema non è solo una questione di tempo: sta incidendo anche sul tuo capitale circolante.
Un processo di gestione delle fatture inefficiente consuma risorse, aumenta il rischio e tiene il team contabile bloccato in attività a basso valore.
La giusta soluzione di automazione può cambiare tutto: velocizzando i processi, migliorando l’accuratezza e offrendo un maggiore controllo finanziario, anche negli ambienti più complessi.
In questo articolo esaminiamo le difficoltà più comuni che i team Finance affrontano nella gestione delle fatture e le funzionalità chiave che distinguono le migliori soluzioni software di automazione. Così saprai come scegliere quella giusta per la tua organizzazione.
Punti Chiave
- L’obiettivo dell’AP (Accounts Payable) è pagare le fatture giuste, al momento giusto: l’automazione deve concentrarsi sull’eliminazione delle attività manuali come la scansione o la codifica.
- I processi manuali sono la causa principale dell’inefficienza: spesso derivano da dati di scarsa qualità, sistemi scollegati e mancanza di visibilità.
- Le soluzioni AP devono coprire il 100% del volume fatture, non solo quelle con ordine d’acquisto. Serve un alto livello di self-service per i fornitori e funzionalità di matching con contratti o documenti di ricezione.
- Gli strumenti di automazione più efficaci includono gestione immediata delle eccezioni, tracciabilità in tempo reale e conformità fiscale — elementi fondamentali per i team contabili aziendali.
- Le organizzazioni che adattano i flussi di lavoro alle proprie esigenze, invece di adattarsi al software, ottengono il ROI più elevato. Flessibilità e configurabilità sono essenziali per garantire l’adozione e il valore nel tempo.
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Automazione delle fatture: il suo ruolo in acquisti e finanza in sintesi
Se sei qui, è perché cerchi le soluzioni migliori — ma prima, è utile capire quali problemi risolve davvero un software di automazione delle fatture.
Attività manuali come l’inserimento dei dati, la codifica delle fatture, la gestione di discrepanze con gli ordini d’acquisto, i flussi senza PO, approvazioni frammentate o la confusione lato fornitore creano ritardi, inefficienze e aumentano i rischi operativi.
La tabella seguente evidenzia gli errori di processo e i rischi che possono compromettere le operazioni di procurement — e come una soluzione di automazione delle fatture può eliminarli in modo efficace.
| Problema | Rischio Operativo | Soluzione con l’Automazione delle Fatture |
| Errore di processo | Ritardi, pagamenti duplicati o mancati, problemi di conformità | Flussi digitali end-to-end con visibilità in tempo reale |
| Inserimento manuale dei dati | Errori, pagamenti doppi, problemi di integrità dei dati | AI/OCR + acquisizione e convalida intelligente dei dati |
| Operazioni lente ed errori umani | Collo di bottiglia, processi incoerenti | Automazione dei processi con minori interventi manuali |
| Disallineamento con l’ordine (PO) | Ritardi nei pagamenti, pagamenti in eccesso, rischio di frodi | Matching a 3 vie e gestione intelligente delle eccezioni |
| Fatture senza ordine d’acquisto | Pagamenti doppi, in ritardo o errati | Matching con contratto e/o documenti di ricezione |
| Approvazioni frammentate | Mancanza di responsabilità, blocchi nel ciclo delle fatture | Workflow di approvazione automatici basati sui ruoli |
| Gestione delle eccezioni | Fatture perse, problemi irrisolti, pagamenti in ritardo | Collaborazione in tempo reale con i fornitori tramite Portale |
| Richieste dei fornitori | Insoddisfazione dei fornitori, perdita di tempo per il team AP | Portale self-service per i fornitori con aggiornamenti in tempo reale |
| Assenza di tracciabilità | Audit falliti, violazioni di conformità | Cronologia completa delle versioni, processo immodificabile e documentazione pronta per audit |
Nella prossima sezione analizzeremo nel dettaglio le funzionalità chiave da cercare in una soluzione di automazione delle fatture: cosa fanno, perché sono importanti e come risolvono problemi comuni a livello enterprise. Vedremo anche come Ivalua mette in pratica queste capacità in scenari concreti.
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7 funzionalità chiave dell’automazione delle fatture
Scegliere il giusto software di automazione non è solo una questione tecnica: significa risolvere problemi reali che rallentano il tuo processo di contabilità fornitori (AP) e aumentano il rischio operativo. Ecco le funzionalità più importanti da tenere in considerazione:
1) Pagare la fattura giusta, al momento giusto
Alla fine del processo c’è la transazione di pagamento. Se il passaggio dalla ricezione della fattura all’OK-to-pay è inefficiente, ogni giorno perso erode la possibilità di utilizzare il capitale circolante. Allo stesso modo, il tempo tra l’OK-to-pay e il trasferimento dei fondi deve essere controllato e automatizzato con la stessa attenzione. Pagare una fattura un giorno troppo presto o quando il fornitore rappresenta un potenziale rischio commerciale o reputazionale significa sprecare denaro. Impegnare fondi a causa di processi batch di 7 o anche 14 giorni, quando l’open banking ti permette di pagare il giorno successivo, va a incidere negativamente sul tuo risultato economico.
I flussi di lavoro di pagamento sicuri possono automaticamente segnalare i rischi, convalidare i conti bancari del fornitore, controllare eventuali duplicati e trasferire i fondi il giorno successivo. Offrendo pieno controllo e visibilità su ogni trasferimento, puoi bloccare le frodi e liberare il capitale circolante. Pagare al momento giusto non significa pagare in anticipo, ma pagare nel momento migliore per il tuo flusso di cassa.
2) Matching di ordini di acquisto (PO) e contratti
La logica di matching è essenziale per un’elaborazione accurata delle fatture, perché garantisce che ciò che paghi corrisponda a quanto ordinato e ricevuto. Esistono diversi livelli di matching:
- Matching a 2 vie confronta la fattura con un solo punto di riferimento, che può essere l’ordine di acquisto (PO), un contratto o la ricevuta di beni/servizi, per confermare che articoli, quantità, prezzi e condizioni siano allineati.
- Matching a 3 vie aggiunge un secondo punto di riferimento, tipicamente una ricevuta dei beni, per confermare la consegna dei servizi, assicurandoti di pagare solo ciò che è stato effettivamente ricevuto.
- Matching a 4 vie aggiunge un ulteriore livello di riferimento includendo i risultati delle ispezioni o i controlli di qualità, particolarmente prezioso nei settori manifatturiero, sanitario o regolamentato.
Il matching manuale è lento e soggetto a errori, mentre l’automazione accelera il processo validando istantaneamente i dati della fattura rispetto a PO, ricevute e contratti. Inoltre, segnala eventuali discrepanze o eccezioni per una rapida revisione e indirizza le problematiche all’approvatore corretto secondo regole predefinite. Il risultato? Riduzione dei tempi di elaborazione, prevenzione di pagamenti in eccesso e mantenimento di audit puliti.
Esempio pratico: matching multi-via flessibile
Il tuo reparto acquisti riceve una fattura per componenti che corrispondono solo parzialmente all’ordine e alla ricevuta. Come parte della nostra soluzione Procure-to-Pay, la soluzione di fatturazione elettronica di Ivalua segnala la discrepanza nelle quantità, applica tolleranze predefinite e indirizza l’eccezione al responsabile sourcing. Il problema può quindi essere risolto rapidamente, senza intervento manuale.
3) Flussi di approvazione fatture no-code
Le catene di approvazione manuali spesso causano scadenze mancate e rischi di non conformità. Con i flussi di approvazione fatture no-code, i team possono configurare e adattare i processi senza il supporto IT, garantendo comunque che le fatture vengano gestite rapidamente e in modo sicuro dalle persone giuste.
Con i flussi di lavoro no-code, puoi creare catene di approvazione basate sui ruoli che instradano automaticamente le fatture in base a condizioni chiave come importo della fattura, reparto, regione o persino indicatori di rischio. Che tu abbia bisogno dell’approvazione del CFO per fatture di alto valore o di una revisione regionale per acquisti localizzati, puoi adattare i flussi alle logiche della tua azienda.
Esempio pratico: aggiornare le regole senza programmazione
Utilizzando una piattaforma no-code come la tecnologia configurabile di procurement di Ivalua, puoi aggiornare facilmente le regole man mano che la tua organizzazione cresce o le politiche cambiano, senza dover scrivere codice. Questo significa processi più rapidi, meno eccezioni e una chiara responsabilità lungo tutto il processo
4) Integrazione nativa con ERP e supporto Multi-ERP
Quando i dati delle fatture sono dispersi tra più ERP o sistemi di procurement, il processo rallenta, aumentano gli errori e i team rimangono privi di un’analisi accurata della spesa.
L’integrazione nativa con l’ERP risolve questo problema permettendo la sincronizzazione in tempo reale dei dati: fatture, ordini di acquisto e pagamenti fluiscono senza soluzione di continuità tra le piattaforme. Grazie al supporto multi-ERP, le organizzazioni possono centralizzare le operazioni di contabilità fornitori, anche se diverse regioni o unità di business utilizzano sistemi ERP differenti.
Questo significa niente più passaggi manuali tra piattaforme o riconciliazioni di dati. Ottieni una vista unica e unificata di fatture e approvazioni a livello aziendale, per un controllo migliore, processi più rapidi e maggiore conformità.
Esempio pratico: collegare qualsiasi ERP
Le capacità di integrazione multi-ERP di Ivalua facilitano il collegamento con qualsiasi ambiente ERP. Ad esempio, un produttore globale che utilizza SAP in Europa e Oracle in Nord America può gestire tutte le approvazioni, convalide e report delle fatture tramite Ivalua, senza interrompere i sistemi o i flussi di lavoro esistenti.
5) Collaborazione con i fornitori e gestione elettronica delle fatture
Gestire le fatture dei fornitori tramite email e fogli di calcolo crea attriti, ritardi e lavoro inutile per i team di contabilità fornitori. Con strumenti integrati di e-invoicing e collaborazione con i fornitori, questi ultimi possono inviare le fatture direttamente, monitorarne lo stato in tempo reale e correggere eventuali errori senza dipendere da scambi continui di email.
Un approccio self-service riduce il carico amministrativo migliorando allo stesso tempo la precisione delle fatture. Rafforza inoltre il rapporto con i fornitori aumentando la trasparenza e accelerando i pagamenti. Le convalide automatiche al momento dell’invio aiutano a prevenire fatture duplicate o numeri d’ordine mancanti.
Esempio pratico: portale intuitivo
Con le capacità di gestione fornitori di Ivalua, i fornitori hanno accesso a un portale sicuro e user-friendly dove possono consultare la cronologia delle fatture, rispondere alle eccezioni e restare informati in ogni fase del processo.
6) Tracciabilità, gestione delle eccezioni e controlli
Nella contabilità fornitori aziendale (Accounts Payable), tracciabilità e controllo sono fondamentali. Grazie a audit trail integrati e a una gestione intelligente delle eccezioni, ogni azione, modifica e approvazione viene automaticamente registrata. Questo crea una storia trasparente e verificabile per ogni fattura, facilitando audit e conformità e migliorando la responsabilità.
Soglie configurabili e logiche basate su regole garantiscono che le fatture vengano automaticamente segnalate in caso di discrepanze negli importi, mancanza di corrispondenza con l’ordine di acquisto, duplicati o altri problemi. Successivamente, possono essere immediatamente instradate al responsabile corretto, riducendo ritardi e assicurando una rapida risoluzione.
Esempio pratico: applicazione delle regole aziendali
I controlli su contratti e flussi di lavoro di Ivalua aiutano i team a far rispettare le regole aziendali, ridurre la supervisione manuale e costruire un processo di contabilità fornitori solido e scalabile. Che si tratti di inviare una fattura di alto valore alla revisione esecutiva o di segnalare un rischio di conformità, ogni eccezione viene gestita con rapidità e chiarezza.
7) Analytics e KPI di Performance
Per ottimizzare le performance della contabilità fornitori (AP), è fondamentale avere visibilità su cosa funziona e cosa no. Gli strumenti analitici integrati e le dashboard in tempo reale aiutano a monitorare metriche chiave come il ciclo di vita della fattura, il tasso di processi senza intervento manuale (touchless), il tasso di eccezioni, la cattura di pagamenti anticipati o gli sconti ottenuti.
Questi insight aiutano i team a identificare eventuali colli di bottiglia e migliorare le relazioni con i fornitori, oltre a individuare opportunità di risparmio.
Esempio pratico: valutare la performance della contabilità fornitori
Le avanzate funzionalità di analisi della spesa e delle performance di Ivalua forniscono alle organizzazioni una visione centralizzata delle performance AP attraverso le unità di business e le regioni. Grazie a queste informazioni, è possibile avviare miglioramenti continui e ottenere un impatto strategico sin dal primo giorno.
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Come implementare l’automazione delle fatture in sistemi frammentati: 5 passi
Automatizzare le fatture attraverso sistemi e dipartimenti frammentati è una sfida, ma è assolutamente realizzabile con l’approccio giusto. Questi cinque passaggi ti aiuteranno a implementare le best practice del procure-to-pay e ad allineare sistemi, team e fornitori per ottenere risultati concreti.
Passo 1: consolidare e standardizzare i dati dei fornitori
L’automazione funziona solo se i dati su cui si basa sono puliti e coerenti. Per la maggior parte delle organizzazioni, tutto parte dai record fornitori. Voci duplicate o incongruenti tra diversi ERP e software di e-procurement possono interrompere i flussi di lavoro, ritardare i pagamenti e generare eccezioni che non dovrebbero mai verificarsi.
La chiave è unificare i dati dei fornitori in una singola fonte attendibile. Con il software di gestione fornitori di Ivalua, puoi creare un anagrafico centralizzato dei fornitori, arricchito da validazioni e regole di governance dei dati che prevengono duplicati ed errori fin dall’inizio. Sistemare la base dati fin da subito prepara il terreno per un’automazione affidabile e scalabile in seguito.
Passo 2: introdurre l’accettazione fornitori e un servizio self-service fluido
Un’esperienza fluida per i fornitori favorisce l’automazione. Dimenticare di coinvolgere i fornitori è l’errore più grande che si possa fare. I fornitori vogliono essere pagati, e questo guida il loro comportamento. Trasforma ogni richiesta relativa alle fatture in un percorso self-service, permettendo ai fornitori di correggere eventuali errori nei dati per abilitare il processo touchless, offrendo una collaborazione in tempo reale per sbloccare le eccezioni e garantendo loro totale visibilità su ogni fase fino al pagamento.
Ogni cliente Ivalua dispone di un Business Network brandizzato unico, che consente una collaborazione e un’interazione immediate. Puoi condividere dati, convalidare documenti, condurre survey e guidare i partner nell’aggiungere dati master mancanti o rispondere a una gara. È così che raggiungiamo il 98% di adozione da parte dei fornitori per i nostri clienti in pochi mesi, senza la necessità di un team di onboarding pesante. Ivalua non gestisce una rete condivisa di fornitori, perché questi non lavorano per noi, non sono fornitori di Ivalua, sono i tuoi partner di business.
Passo 3: configurare le regole di approvazione e le tolleranze di matching
Fare bene l’automazione delle fatture significa molto più che definire chi deve approvare cosa. Devi anche stabilire regole chiare su quando qualcosa non dovrebbe passare automaticamente. Una piccola variazione di prezzo richiede una revisione manuale? E un ordine di acquisto mancante o un fornitore sospetto?
Con la piattaforma no-code di Ivalua, puoi configurare catene di approvazione e tolleranze di matching che riflettano le tue politiche aziendali reali, invece di usare modelli generici. Avere questa flessibilità è importante, perché quando gli strumenti source-to-pay ti costringono ad adattare i processi alla loro struttura, perdi efficienza e aumenti il rischio.
Ivalua capovolge questo modello, permettendo ai tuoi team di costruire regole che funzionano come funziona la tua azienda. Questo consente approvazioni più rapide, riduce gli errori e facilita la scalabilità dell’automazione.
Passo 4: integrare i flussi di lavoro delle fatture con erp e sistemi di procurement
Uno dei maggiori ostacoli a un’automazione fluida delle fatture è la disconnessione tra i sistemi. Ad esempio, gli ordini di acquisto possono risiedere su una piattaforma, le ricevute su un’altra, e le approvazioni delle fatture da qualche altra parte. Questa frammentazione crea ritardi e molto lavoro manuale.
Sincronizzando i dati tra soluzioni di PO, GRN (Ricevuta Merci), contratti e fatture, tutto fluisce attraverso un processo snello e integrato. Grazie alle capacità di integrazione multi-ERP di Ivalua, puoi collegarti direttamente a più software ERP e di procurement, mantenendo i dati allineati e le approvazioni in movimento all’interno di un unico flusso di lavoro unificato.
Passo 5: costruire e testare presto gli scenari di eccezione
Anche la migliore automazione può incepparsi se non si prevedono i casi limite – come fatture senza ordini di acquisto, discrepanze a livello di riga o fornitori non conformi. Questi problemi non sono rari, ma possono compromettere l’intero processo.
Per questo è fondamentale definire fin da subito le regole di gestione delle eccezioni durante l’implementazione di qualsiasi soluzione invoice-to-pay. Con i flussi di lavoro configurabili di Ivalua, puoi impostare tolleranze personalizzate, automatizzare l’instradamento verso i giusti responsabili e risolvere le eccezioni rapidamente, senza dover ricorrere a soluzioni alternative.
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Caso cliente: Maxim registra oltre 1.100 fornitori in 8 settimane
Maxim Healthcare, uno dei principali fornitori nazionali di servizi sanitari, ha avuto difficoltà con un sistema procure-to-pay (P2P) legacy che garantiva una bassa adozione da parte dei fornitori, scarsa usabilità e un ritorno sull’investimento minimo. Dopo sette anni, erano stati registrati solo 15 fornitori e l’80% delle fatture veniva ancora processato manualmente.
La complessità del sistema ha portato a un aumento delle fatture cartacee, processi lunghi e frustrazione tra gli utenti. Inoltre, le commissioni per i fornitori scoraggiavano la partecipazione, mentre strumenti rigidi di catalogo e fatturazione limitavano gli acquisti in contratto.
Maxim ha scelto Ivalua per sostituire il suo sistema P2P poco performante. In sole otto settimane, ha abilitato oltre 1.118 utenti, reso disponibili 2.162 articoli di catalogo e lanciato 10 cataloghi fornitori ospitati. Soprattutto, ha onboardato più fornitori in queste prime otto settimane che nei sette anni precedenti.
“Abbiamo più controllo e flessibilità rispetto a prima. Siamo riusciti a fare aggiornamenti in autonomia, senza supporto o servizi aggiuntivi.”
– Cindy Seabrease, Director of Purchasing and Accounts Payable, Maxim Healthcare
Leggi il case study completo di Maxim Healthcare.
Sviluppa con sicurezza il tuo processo di contabilità fornitori
L’automazione delle fatture ti fa risparmiare tempo e consente ai fornitori di essere pagati più rapidamente – ma non si tratta solo di velocità. Ottieni anche maggiore visibilità e controllo, riduci i rischi, migliori la conformità e rafforzi le relazioni con i fornitori.
La soluzione giusta per l’automazione della contabilità fornitori può aiutare il tuo team AP – e l’intero procurement – a diventare un partner strategico per il business, invece di una semplice funzione di back-office e centro di costo.
Se stai affrontando sistemi frammentati, processi manuali o visibilità limitata, è il momento di ripensare il tuo approccio. Scopri come il software di fatturazione elettronica di Ivalua aiuta le organizzazioni globali a snellire l’elaborazione delle fatture, unificare i dati tra diversi ERP e ottenere pagamenti più rapidi e accurati su larga scala.
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Domande frequenti sull’automazione del processo di fatturazione
Come fa l’automazione delle fatture a ridurre errori ed eccezioni?
L’automazione elimina l’inserimento manuale dei dati utilizzando OCR, regole di validazione e logiche di matching per individuare subito le discrepanze. Questo riduce pagamenti duplicati, ordini di acquisto non corrispondenti e altri errori comuni, senza bisogno di interventi manuali.
In che modo l’automazione delle fatture migliora i tempi di ciclo e la visibilità?
Automatizzando la ricezione, l’instradamento e l’approvazione delle fatture, i tempi di ciclo si riducono significativamente. Allo stesso tempo, dashboard in tempo reale e audit trail offrono ai responsabili piena visibilità sullo stato delle fatture e su eventuali colli di bottiglia.
L’automazione del processo fatture può funzionare con più ERP?
Sì. Soluzioni leader come Ivalua offrono integrazioni native e supporto multi-ERP, permettendo la sincronizzazione fluida dei dati tra sistemi diversi. Questo garantisce coerenza, visibilità centralizzata ed efficienza del processo, a prescindere dalla complessità del tuo panorama IT.
