Se il tuo ufficio acquisti si destreggia tra più sistemi ERP, è probabile che passiate più tempo a rincorrere i dati che a guidare la strategia. I record dei fornitori scollegati, i processi incoerenti e la visibilità limitata possono compromettere l’efficienza e aprire la porta alle spese ombra. Tutto ciò riduce l’impatto del procurement sull’organizzazione.
La buona notizia è che potete risolvere questo problema senza partire da zero.
In questo blog esploriamo il modo in cui è possibile superare queste sfide con un approccio unificato e orientato al procurement che non richiede la sostituzione dell’infrastruttura ERP esistente. Scoprirete come la piattaforma unificata di Ivalua si integra perfettamente con più ERP per centralizzare i dati dei fornitori, semplificare i flussi di lavoro e ottenere risultati aziendali misurabili.
Punti chiave
- La maggior parte degli ERP non è progettata per funzioni di approvvigionamento strategiche come il sourcing, la collaborazione con i fornitori, il monitoraggio della conformità o le transazioni collaborative
- Gli ambienti multi-ERP creano inefficienze nascoste, ma l’unificazione aiuta a risolverle.
- L’unificazione degli approvvigionamenti porta a un reale ROI e all’agilità, oltre che a una maggiore conformità.
- La piattaforma di approvvigionamento di Ivalua si integra perfettamente tra i sistemi ERP, centralizzando dati e processi senza interrompere l’infrastruttura principale.
- Le lacune tra gli ERP e all’interno del processo di approvvigionamento creano spese ombra.
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Il processo di procurement gestito tramite ERP
Parliamo del processo di procurement gestito tramite ERP, iniziando con una definizione.
Un processo di approvvigionamento basato su ERP aiuta le organizzazioni a gestire il processo di acquisto con maggiore efficienza, precisione e controllo. Automatizzando e collegando le fasi chiave dell’approvvigionamento, i sistemi ERP riducono l’impegno manuale, migliorano la conformità e garantiscono una visibilità in tempo reale sulle spese.
Ecco una ripartizione del flusso tipico del processo di approvvigionamento ERP:
- Creazione e approvazione della richiesta: un reparto identifica la necessità di beni o servizi e presenta una richiesta di acquisto all’interno del sistema ERP. La richiesta viene quindi instradata attraverso flussi di lavoro di approvazione predefiniti per garantire l’allineamento al budget e la conformità alle politiche prima di procedere.
- Selezione dei fornitori e gestione delle richieste di offerta: una volta approvata la richiesta, l’ufficio acquisti può avviare il processo di selezione dei fornitori. Il sistema ERP aiuta a emettere e gestire le richieste di offerta (RFQ), a tenere traccia delle risposte e a confrontare le offerte per identificare il fornitore più adatto in base a costi, disponibilità e condizioni.
- Generazione dell’ordine di acquisto: il sistema ERP genera un ordine di acquisto (PO) direttamente dalla richiesta approvata e dai dettagli della RFQ. L’ordine include informazioni chiave come quantità, prezzi, tempi di consegna e condizioni, e viene inviato al fornitore in formato elettronico per la conferma.
- Ricevimento e ispezione della merce: quando i beni o i servizi vengono consegnati, i team di ricezione utilizzano il sistema ERP per registrare la consegna e verificarne l’accuratezza e la qualità. Questa fase assicura che ciò che è stato ordinato corrisponda a ciò che è stato ricevuto, creando un record che si ricollega all’ordine di acquisto e alla richiesta originale.
- Corrispondenza delle fatture ed elaborazione dei pagamenti: infine, la fattura del fornitore viene presentata e confrontata automaticamente con l’ordine e la ricevuta della merce nel sistema ERP. Se i dettagli coincidono, la fattura viene approvata per il pagamento. Le eccezioni vengono segnalate per la revisione, aiutando a prevenire gli errori e a sostenere la preparazione alle verifiche.
Questo processo collegato garantisce che gli acquisti si svolgano senza intoppi e siano conformi dalla richiesta al pagamento. Tuttavia, i sistemi ERP non sono stati progettati per offrire la visibilità end-to-end, l’agilità o la collaborazione con i fornitori, essenziali per i leader degli acquisti di oggi. È probabile che le crepe nel sistema comincino ad avere un impatto sulle prestazioni man mano che l’organizzazione cresce.
Perché l’ERP non basta a garantire piena visibilità negli acquisti
I sistemi ERP sono potenti quando si tratta di gestire le transazioni interne, ma spesso sono carenti nelle aree in cui l’approvvigionamento deve essere più strategico.
Prendiamo la collaborazione con i fornitori. La maggior parte dei sistemi ERP non fornisce strumenti solidi per l’onboarding, il monitoraggio delle prestazioni o il controllo dei rischi in tempo reale, il che significa che queste attività avvengono al di fuori del sistema o non sono coerenti. Un processo frammentato rallenta il processo decisionale e aumenta i rischi.
Quando i flussi di lavoro dell’ERP sono rigidi, il sourcing e la contrattazione sono difficili da gestire e i team devono aggirare i limiti del sistema utilizzando fogli di calcolo e strumenti scollegati. Senza un livello di sourcing dedicato, è difficile standardizzare gli eventi RFx o monitorare la conformità ai termini negoziati.
Il problema si estende anche alla visibilità della spesa. Sebbene gli ERP memorizzino i dati sugli acquisti, non consentono di classificarli o analizzarli facilmente in modo da far emergere le opportunità o segnalare le spese non conformi.
A peggiorare le cose, il software di approvvigionamento basato su ERP è solitamente complesso e poco intuitivo, il che rende più difficile l’adozione da parte degli utenti aziendali. Questi ultimi potrebbero evitare di utilizzare il sistema, con il risultato di aumentare i processi incoerenti, gli acquisti fuori contratto e, in ultima analisi, la confusione. Questa è la spesa ombra, che potrebbe erodere fino al 10% del vostro margine.
Questi problemi sono ancora più evidenti nelle organizzazioni che utilizzano più sistemi ERP tra le varie unità aziendali o regioni. Ogni sistema può avere le proprie strutture, i propri flussi di lavoro e le proprie convenzioni sui dati, rendendo quasi impossibile ottenere una visione unificata di fornitori, contratti o spese.
Questo è stato un problema fondamentale per Chassis Brake, il cui ambiente ERP frammentato e le cui lacune nella gestione dei fornitori sono state evidenziate nel caso di studio riportato alla fine di questo articolo.
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Esaminiamo ora le differenze tra i sistemi ERP tradizionali e quelli inadatti alle moderne organizzazioni di acquisto.
Costruiti per la produzione e la logistica, non per il procurement
I sistemi ERP sono stati originariamente progettati per i team di produzione e logistica, per gestire processi transazionali come l’evasione degli ordini, la gestione degli ordini, la gestione delle scorte e la contabilità. Sebbene siano eccellenti per la gestione dei dati strutturati e dei flussi di lavoro interni, non sono stati creati per supportare le esigenze strategiche del moderno approvvigionamento.
Funzioni come il sourcing, la gestione del rischio dei fornitori e i flussi di lavoro per la conformità richiedono una collaborazione dinamica e processi flessibili e basati su regole, capacità che gli ERP semplicemente non forniscono in modo nativo. Invece, l’ufficio acquisti si affida a fogli di calcolo e strumenti scollegati per gestire gli eventi RFx o monitorare la conformità. Questo metodo non è semplicemente scalabile.
ERP frammentati e processi poco allineati
Le grandi aziende possono avere più ambienti ERP, ognuno dei quali serve una regione, un’unità aziendale o una filiale diversa, e ognuno segue le proprie regole e tassonomie. Purtroppo, questo comporta dati frammentati e molte duplicazioni.
Senza un livello unificato che colleghi gli acquisti all’interno dell’organizzazione, i team non hanno visibilità sulla spesa globale. Inoltre, i fornitori possono essere inseriti più volte e le strategie di categoria possono essere isolate. I responsabili degli acquisti che cercano di guidare le iniziative a livello aziendale si imbattono rapidamente in ostacoli e possono perdere opportunità di consolidamento e risparmio.
Scarsa collaborazione e onboarding dei fornitori
Anche se il successo dell’approvvigionamento si basa sulle relazioni con i fornitori, la maggior parte dei sistemi ERP offre un supporto molto limitato per l’onboarding e la collaborazione con i fornitori. Di solito i fornitori devono navigare in diversi portali, completare manualmente le pratiche e inviare documenti via e-mail.
Inoltre, raramente esiste un processo di accettazione unificato o una visione centralizzata delle prestazioni e della conformità dei fornitori, il che è a dir poco frustrante. Peggio ancora, questo approccio allunga i tempi di onboarding e aggiunge rischi.
Assenza di una reale intelligence negli acquisti
Gli ERP raccolgono molti dati, ma non li rendono utilizzabili. Le informazioni sugli acquisti sono spesso sepolte in campi non strutturati, disperse nei sistemi o bloccate dietro moduli di reporting che non sono stati costruiti pensando al sourcing o alla conformità.
Senza dati di approfondimento, è difficile tracciare i KPI, identificare le opportunità di risparmio o monitorare i rischi della base di fornitori. Anche domande basilari come “Quali sono i fornitori con prestazioni insufficienti?” o “Dove spendiamo fuori contratto?” possono richiedere giorni per rispondere, se non addirittura il contrario.
Fortunatamente, le soluzioni tecnologiche di approvvigionamento come Ivalua offrono funzionalità che vanno oltre i tradizionali sistemi ERP. La prossima sezione analizza come sono diverse.
Come semplificare l’approvvigionamento in contesti multi-ERP
I moderni uffici acquisti che operano in organizzazioni globali e multi-entità hanno bisogno di qualcosa di più di ciò che i sistemi ERP tradizionali possono offrire da soli. Per unificare l’approvvigionamento tra le varie aree geografiche, unità aziendali e basi di approvvigionamento, devono superare i flussi di lavoro isolati e i dati frammentati.
Come? Con una piattaforma di procurement digitale più connessa e flessibile, che integri gli investimenti ERP colmando le lacune di funzionalità critiche. In particolare, questo semplifica la conformità per gli utenti, ovunque essi lavorino. Ecco come si presenta nella pratica.
Coordinamento tra entità e confini
Se operi in più paesi o filiali, devi affrontare la sfida di gestire requisiti localizzati, valutare diverse norme fiscali, gerarchie di approvazione e siti/entità dei fornitori. La maggior parte dei sistemi ERP non è in grado di gestire questi aspetti dell’approvvigionamento a livello geografico, almeno non senza una costosa personalizzazione.
Al contrario, Ivalua offre un supporto nativo per l‘integrazione multi-ERP, gestendo la complessità senza sacrificare la coerenza. La sua piattaforma aperta centralizza i processi globali rispettando le normative e i flussi di lavoro locali, senza bisogno di codice personalizzato. Di conseguenza, ovunque l’utente lavori, segue lo stesso processo e ha accesso agli stessi strumenti.
Registri fornitori, categorie e classificazioni di spesa unificati
Quando i dati dei fornitori e delle spese risiedono in ERP multipli e scollegati, creare un’unica fonte di verità è quasi impossibile. Un modello di dati condiviso consente di ottenere record di fornitori coerenti, tassonomia di categoria standardizzata e classificazione della spesa unificata tra i sistemi di approvvigionamento.
Con Ivalua, un’architettura di dati flessibile e l’integrazione plug-and-play degli ERP consentono di armonizzare le informazioni sui fornitori e di analizzare la spesa in modo olistico. Ciò significa che tutti gli stakeholder, dal team SRM al team finanziario, fino al tesoriere, hanno la stessa visione del rischio, dei dati e dei punteggi dei fornitori. In questo modo si eliminano frodi, sprechi e investimenti sbagliati.
Strumenti di abilitazione e collaborazione con i fornitori
I sistemi ERP di solito offrono un supporto limitato per la collaborazione con i fornitori, costringendo i team a gestire eventi RFX, scambi di documenti e valutazioni del rischio attraverso processi scollegati.
Ivalua riunisce tutto questo in un’unica piattaforma di sourcing integrata. L’esecuzione di eventi di sourcing, la raccolta di documentazione di conformità o il monitoraggio delle prestazioni avvengono in un unico ambiente, migliorando l’agilità e la velocità sia per l’ufficio acquisti che per i fornitori. Il risultato è che i fornitori entrano a far parte del gruppo rapidamente, perché questo fa risparmiare loro denaro, apre nuove opportunità e li aiuta a essere pagati più velocemente.
Configurabilità dei flussi di lavoro senza codice
Le operazioni di approvvigionamento a livello globale devono adattare i processi alle diverse unità aziendali e ai diversi casi d’uso, il che richiede competenze tecniche. Tuttavia, affidarsi all’IT per ogni modifica crea colli di bottiglia e fa lievitare i costi.
Con Ivalua, l’ufficio acquisti può configurare flussi di lavoro, logica di approvazione, regole e modelli utilizzando strumenti intuitivi e senza codice. Questo livello di flessibilità consente agli utenti aziendali di adattare la piattaforma alle proprie esigenze, garantendo al contempo che gli standard siano seguiti in modo coerente. Ciò significa che potete sfruttare il valore del cloud attraverso l’agilità dei processi e il miglioramento continuo. Infine, avrete una soluzione di procurement che cresce con voi, invece di bloccare le opportunità.
Garantire tracciabilità e conformità tra sistemi ERP
Quando gli acquisti sono distribuiti su più sistemi, l’applicazione delle politiche e il monitoraggio della conformità sono difficili. Ivalua offre ai team la piena verificabilità con la gestione centralizzata dei contratti, comprese le interazioni tra sourcing e fornitori.
Ivalua cattura ogni fase del processo di approvvigionamento, offre il controllo delle versioni dei contratti e applica in modo coerente le policy. Il risultato è una tracciabilità completa per gli audit interni e normativi e la certezza di aver soddisfatto tutti i requisiti.
| Scarica la scheda tecnica della piattaforma di procurement per scoprire come la nostra piattaforma unificata può ottimizzare l’intero processo di approvvigionamento. |
Sebbene queste funzionalità costituiscano la base per un approvvigionamento pronto per l’impresa in un mondo multi-ERP, come si fa a implementarle senza strappare e sostituire i sistemi già esistenti?
Vediamo come la piattaforma per gli acquisti di Ivalua si integra perfettamente con i sistemi ERP esistenti per colmare il divario e ridurre la complessità.
Come armonizzare i processi di approvvigionamento su più ERP
Ivalua offre una piattaforma completamente integrata, orientata all’approvvigionamento, che funziona attraverso i sistemi per offrire trasparenza, controllo ed efficienza, senza la necessità di revisioni di sistema dirompenti.
Esploriamo alcune caratteristiche chiave della piattaforma unificata di Ivalua che la rendono una soluzione ideale per l’ufficio acquisti.
Una sola fonte di verità tra sistemi eterogenei
Le capacità di integrazione multi-ERP di Ivalua creano una visione centralizzata dei dati dei fornitori, delle spese e delle attività di sourcing nell’intero panorama. La piattaforma raccoglie i dati da tutte le istanze ERP e dagli strumenti legacy, garantendo dati anagrafici accurati e visibilità in tempo reale.
Progettato per il procurement, non un’estensione dell’ERP
A differenza delle estensioni ERP tradizionali, Ivalua è stata creata appositamente per il procurement, dal sourcing strategico alla gestione dei contratti, dal rischio dei fornitori ai flussi di lavoro P2P. La piattaforma consente al procurement di fornire valore strategico e di ridurre i rischi nell’intero ciclo di vita.
Flussi di lavoro configurabili, senza codice, su misura per la tua organizzazione
Ogni organizzazione è diversa. Con la piattaforma no-code di Ivalua, i team possono configurare facilmente i flussi di lavoro, le catene di approvazione, le verifiche dei rischi e i controlli di budget senza dover ricorrere all’IT. Tuttavia, fornisce all’IT tutta la flessibilità necessaria per garantire la protezione dei dati, l’applicazione delle policy e lo scambio di dati tra i sistemi IT senza soluzione di continuità.
Collaborazione in tempo reale e onboarding dei fornitori
Ivalua consente la collaborazione in tempo reale attraverso i portali dei fornitori, l’orchestrazione delle assunzioni e lo scambio di documenti, in modo che i fornitori possano essere “onboardati” in modo efficiente e rimanere impegnati per tutta la durata della relazione senza il tipico scambio di e-mail. Inoltre, è possibile usufruire di un supporto integrato per la formazione e l’adozione degli utenti da parte dei team interni e dei partner esterni.
Analisi e indicatori di performance integrati nel procurement
Ivalua tiene traccia dei risparmi, della conformità, dei tempi di ciclo e dei rischi per i fornitori in tutti gli ambienti ERP grazie a strumenti analitici e di analisi della spesa integrati. Di conseguenza, i responsabili degli acquisti possono monitorare i KPI in tempo reale e approfondire gli approfondimenti per promuovere il miglioramento continuo.
Questi vantaggi hanno un forte impatto sulla redditività dell’organizzazione.
| Capacità | Configurazione ERP Tradizionale | Approccio Unificato all’Approvvigionamento con Ivalua |
| Visibilità fornitori tra le regioni | Isolata (silos) | Vista unica attraverso più ERP |
| Configurazione dei flussi di lavoro | Rigida, dipendente dall’IT | No-code, gestita dal procurement in collaborazione con business e fornitori |
| Onboarding e collaborazione fornitori | Basata su email, frammentata | Portali integrati e collaborazione in tempo reale |
| Analisi delle spese e reportistica | Ritardata, incompleta | Insight in tempo reale su tutti i dati di procurement |
| Gestione rischio e conformità | Controlli manuali, incoerenti | Applicazione automatica delle policy nei flussi di lavoro |
| Approccio all’integrazione ERP | Richiede middleware di terze parti | Integrazione nativa multi-ERP |
Nella prossima sezione, condividiamo i risultati di Forrester Research che sottolineano i risparmi sui costi e i vantaggi aziendali che potrete ottenere utilizzando Ivalua.
Risparmi sui costi e vantaggi aziendali della piattaforma di gestione delle spese e dei fornitori di Ivalua
Lo studio Forrester Total Economic Impact™ (TEI) del 2025 offre uno sguardo dettagliato sulle efficienze finanziarie e operative che le organizzazioni ottengono implementando la piattaforma di gestione delle spese e dei fornitori di Ivalua.
Sulla base di interviste approfondite con i clienti che utilizzano il software di e-procurement di Ivalua, Forrester ha quantificato il ROI misurabile e i vantaggi strategici della piattaforma, tra cui il risparmio sui costi, il miglioramento dell’agilità, la collaborazione con i fornitori e la gestione dei rischi.
I risultati parlano da soli:
- 393% di ritorno sull’investimento (ROI) nei primi tre anni
- Periodo di ammortamento inferiore a 6 mesi, che rende Ivalua un percorso rapido verso il valore
- 25,5 milioni di dollari di valore attuale netto (VAN), dopo aver tenuto conto di tutti i costi della piattaforma e dell’implementazione
Questi risultati dimostrano come Ivalua aiuti l’ufficio acquisti a raggiungere l’efficienza transazionale e a produrre un impatto aziendale significativo.
Parliamo ora di una storia di successo reale di uno dei clienti di Ivalua, Chassis Brakes.
Semplificare gli acquisti e sbloccare un valore maggiore
Il raggiungimento dell’eccellenza nell’approvvigionamento inizia con la visibilità, il controllo e i processi connessi. La piattaforma di approvvigionamento di Ivalua è in grado di unificare tutte le attività e i flussi di lavoro di approvvigionamento, dall’approvvigionamento alla gestione dei fornitori, ai contratti e all’analisi della spesa, anche su più sistemi ERP.
Costruita appositamente per gli acquisti, Ivalua trasforma il procurement, eliminando i silos senza richiedere un “rip-and-replace”, integrando perfettamente i dati provenienti da più ERP per creare un’unica fonte di verità che può essere analizzata per ottenere informazioni e sfruttata per la crescita.
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Approfondimenti e FAQ sull’approvvigionamento tramite ERP
Cos’è l’approvvigionamento tramite ERP?
L’approvvigionamento ERP si riferisce al processo di gestione delle attività di acquisto – come richieste, ordini di acquisto, approvazioni e fatturazione – all’interno di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Aiuta ad allineare gli acquisti con la finanza e le operazioni attraverso dati e flussi di lavoro condivisi.
Quali sono i 3 tipi comuni di ERP?
I tre tipi più comuni sono i sistemi ERP on-premise, quelli basati su cloud e quelli ibridi. Ognuno di essi offre diversi livelli di controllo e scalabilità e presenta requisiti di manutenzione diversi a seconda delle esigenze dell’azienda.
Quali sono i vantaggi dell’ERP negli acquisti?
L’ERP per gli acquisti migliora l’efficienza dei processi, standardizza gli acquisti e aumenta la visibilità delle spese. Inoltre, favorisce la conformità e contribuisce a ridurre gli acquisti irregolari.
È possibile unificare gli acquisti senza sostituire i sistemi ERP?
Sì. Con piattaforme come Ivalua, le organizzazioni possono unificare gli acquisti senza sostituire i sistemi ERP. Con piattaforme come Ivalua, le organizzazioni possono collegare le attività di approvvigionamento tra più ERP per creare un’unica fonte di verità, senza dover sostituire i sistemi esistenti.
Che cos’è il miglioramento continuo e perché è importante?
Oggi il business è in rapida evoluzione e i cambiamenti avvengono quasi ogni giorno. Il miglioramento continuo è la capacità di reagire o adattarsi rapidamente a nuove sfide o ostacoli. Potrebbe essere semplice rinominare un’etichetta o un pulsante per rendere il sistema più facile da usare, oppure aggiungere un nuovo flusso di lavoro per supportare una nuova opportunità di mercato. Avere la proprietà e il controllo all’interno dell’organizzazione è importante, ma lo è anche l’agilità di reagire quasi in tempo reale. In questo modo si garantisce che gli Approvvigionamenti siano leader nell’organizzazione, anziché essere visti come un ostacolo al cambiamento.
Cos’è lo “Shadow Spend” e quali conseguenze comporta?
È quando un utente acquista senza coinvolgere il Procurement. In genere, perché non conosce il processo o perché è troppo difficile. Questa è l’esperienza di approvvigionamento dell’ERP. Il risultato è una spesa fuori contratto e una scarsa conformità al processo. Ma l’impatto potrebbe essere quello di multe, tasse o frodi. Questo potrebbe costare alla vostra organizzazione fino al 10% del vostro margine. Quindi, risolvere questo problema è una vittoria rapida.
Cosa devo cercare in una piattaforma per gli acquisti che si integri con l’ERP?
Cerca un’integrazione multi-ERP flessibile, accesso ai dati in tempo reale e flussi di lavoro facili da configurare. Una piattaforma solida dovrebbe anche supportare il sourcing, la collaborazione con i fornitori, l’analisi e la conformità, tutto in un unico luogo.
Ulteriori letture
Blog:
- Automazione degli acquisti: cosa, perché e come
- Roadmap della trasformazione degli acquisti: Aumentare la produttività attraverso la digitalizzazione
Report:
Guides:
