Prendendo spunto dal loro ultimo webinar, Jean-Baptiste Anne di Amazon Business e Vishal Patel di Ivalua offrono approfondimenti sui programmi di gestione della tail spend e sul ROI che questi programmi possono generare per l’ufficio acquisti.
Per riassumere, la tail spend è comunemente definita come il denaro che un’azienda spende per gli acquisti e che rappresenta circa l’80% delle transazioni totali, costituendo circa il 20% della spesa aziendale in termini di volume. Le tail spend sono tipicamente a basso costo, ad alto volume, irregolari, troppo piccole per passare attraverso il procurement e non sono tipicamente gestite o catalogate nelle categorie di spesa.
Le sfide della Tail Spend
La Tail Spend può essere soggetta a sfide legali e finanziarie; i professionisti degli acquisti devono bilanciare e spesso modificare le policy aziendali per farsi che queste ultime vengano approvate.
- Mancanza di controllo o di visibilità su quanto viene speso e con quali fornitori.
- Non conformità alle policy e alle normative interne, con conseguenti rischi legali per l’azienda.
- Lavoro supplementare per l’elaborazione delle fatture dei fornitori, con conseguente aumento dei costi.
- Ritardi nel pagamento dei fornitori, poiché non è possibile abbinarli a un ordine o a un richiedente iniziale.
- Problemi di budgeting, in quanto le tail spend spesso non sono state pianificate.
- Fornitori preferenziali scarsamente utilizzati con prezzi negoziati.
Come analizzare la tail spend: Comprendere i dati di spesa.
Innanzitutto, condurre un'analisi approfondita della spesa globale. L'analisi della spesa consente di automatizzare la pulizia, l'arricchimento e la categorizzazione dei dati. I dati provengono da più fonti, come i sistemi di acquisto/pagamento, i dati delle carte d'acquisto, i sistemi di viaggio e di spesa e spesso più sistemi ERP. Il risultato è un cubo di spesa - un'analisi, a livello di singola voce, della spesa globale, che indica:
- Cosa è stato acquistato;
- Da quale fornitore è stato acquistato e
- Chi l’ha acquistato.
Ridurre e prevenire efficacemente la tail spend
Una volta ottenuta la visibilità della tail spend, è possibile esaminare i modelli. Ci sono troppi fornitori per una categoria? Ci sono acquisti ricorrenti? La tail spend è concentrata in una particolare categoria? L’analisi della spesa può aiutare a scoprire queste opportunità. Altri elementi che possono aiutare sono:
- Offerte spot: La promozione di questa opzione tra i dipendenti contribuirà a garantire il coinvolgimento del Procurement, ma anche a far sì che i dipendenti non attendano un lungo processo di sourcing, ma lo facciano in pochi giorni. Ottenete preventivi da 3 fornitori e selezionatene uno.
- Mercati: Consentire un facile accesso ai marketplace con migliaia di articoli che tipicamente rientrano nella tail spend. Consente agli utenti di effettuare ricerche tra i cataloghi dei fornitori ospitati internamente, come Amazon Business e altri siti di fornitori per visualizzare e confrontare i risultati in un’unica schermata, con prezzi e scorte in tempo reale.
- Analisi: Comprendere gli scenari in cui gli utenti effettuano il tail spend. In questo modo, il Procurement migliora i canali di acquisto e istruisce l’utente sul processo corretto.
Qual è il ROI dei programmi Tail Spend?
L'automatizzazione dei processi per ridurre la tail spend è utile per aumentare l'efficienza e diminuire i costi delle transazioni. Il valore della gestione del tail spend fa parte di un processo più ampio e olistico, in cui è necessario bilanciare la strategia complessiva, controllare i fornitori e migliorare il processo di fatturazione. Dobbiamo cambiare la percezione del procurement e creare un'esperienza utente vantaggiosa che riduca i rischi, i tempi e, naturalmente, i costi.
La riduzione e la prevenzione delle tail spend comporta evidenti vantaggi, soprattutto per quanto riguarda l'acquisizione di maggiori risparmi dai contratti negoziati, la riduzione del rischio dei fornitori, la riduzione dei costi di elaborazione delle transazioni P2P e il miglioramento dell'esperienza dei dipendenti. Per quanto riguarda la riduzione dei costi, l'opportunità è quella di risparmiare dal 5 al 15% sulle spese accessorie gestendole o eliminandole del tutto.
Siamo qui per aiutarti. Contattaci oggi stesso per discutere tutte le nostre soluzioni Source-to-Pay e Procure-to-Pay.
