Dal settore acquisti e finanza a quello legale e operativo, le organizzazioni dipendono da contratti meticolosamente strutturati per ridurre i rischi, controllare i costi e migliorare l’efficienza operativa. Ciò rende la gestione efficace del ciclo di vita dei contratti (CLM) uno strumento indispensabile per il successo.
Tuttavia, se non si dispone di un approccio razionale, si rischia di incorrere in colli di bottiglia e problemi di conformità, per non parlare delle perdite finanziarie. Le ricerche indicano che le organizzazioni possono perdere fino al 9,2% del loro fatturato annuale a causa di una cattiva gestione dei contratti. La soluzione è semplice, ma è necessario un approccio strutturato e le giuste tecnologie a supporto.
Questo blog esplora la crescente importanza degli strumenti CLM e il modo in cui le moderne soluzioni di gestione dei contratti possono aiutare le aziende a tagliare i costi, ridurre i rischi e migliorare la collaborazione. Verranno illustrati i modi in cui le soluzioni CLM migliorano l’efficienza dei vari reparti e i vantaggi dell’adozione di un approccio automatizzato e digitale alla gestione dei contratti.
Che cos’è la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM)?
Innanzitutto, iniziamo con la definizione di Ivalua. Il CLM è una soluzione completa progettata per semplificare e digitalizzare l’intero processo contrattuale, che comprende la creazione, la stesura, la negoziazione, l’approvazione e la gestione continua per tutto il ciclo di vita del contratto.
Sette fasi chiave del ciclo di vita del contratto:
- Richiesta di contratto / Intake: Comprende la raccolta di esigenze, informazioni, documenti e dettagli da parte dell’utente finale.
- Creazione e autorizzazione del contratto: Modelli standardizzati e librerie di clausole assicurano coerenza e conformità legale, accelerando la stesura del contratto.
- Negoziazione e approvazione: Gli strumenti di collaborazione e il controllo delle versioni consentono una negoziazione continua, garantendo trasparenza e approvazioni efficienti.
- Esecuzione e archiviazione: L’integrazione della firma elettronica accelera l’esecuzione, mentre un archivio centralizzato protegge i contratti per facilitarne l’accesso e la verifica.
- Monitoraggio degli obblighi e della conformità: Gli avvisi automatici per i rinnovi, i pagamenti e gli accordi sui livelli di servizio (SLA) aiutano a mantenere la conformità e a ridurre i rischi.
- Rinnovi, cessazioni, modifiche: Gestione, monitoraggio ed esecuzione dell’estensione, della modifica o della risoluzione di un accordo.
- Analisi e ottimizzazione: Gli approfondimenti basati sull’intelligenza artificiale migliorano le prestazioni dei contratti, i risparmi sui costi e la gestione dei rischi, aiutando le aziende a prendere decisioni basate sui dati.
Un CLM efficace riduce gli oneri amministrativi, migliorando al contempo la visibilità e l’applicazione dei contratti, in modo che la tua azienda possa stare al passo con un panorama normativo e commerciale in continua evoluzione e sempre più complesso. Tuttavia, come per ogni processo aziendale, l’implementazione di processi CLM efficaci presenta delle difficoltà.
Nella prossima sezione esploreremo i problemi più urgenti che possono ostacolare i vostri sforzi di CLM.
Sfide comuni nella gestione del ciclo di vita dei contratti
Quando si tratta di CLM, molte organizzazioni devono fare i conti con errori umani, processi frammentati e mancanza di visibilità, tutti fattori che possono portare a rischi finanziari e legali.
Senza un approccio strutturato, i contratti sono difficili da monitorare ed è facile non rispettare gli obblighi. Le organizzazioni possono perdere anche l’opportunità di ottimizzare le relazioni con i fornitori e i ricavi.
Di seguito, analizziamo le principali sfide legate alla gestione dei contratti per l’ufficio acquisti, finance e legal.
Le sfide dell’ufficio acquisti
Gli uffici acquisti dipendono dai contratti per definire aspettative chiare con i fornitori e garantire un monitoraggio regolare della fornitura di servizi. Tuttavia, processi di gestione del ciclo di vita dei contratti mal organizzati possono causare interruzioni significative e influire negativamente sulle operazioni complessive.
Garantire che i fornitori rispettino costantemente gli obblighi contrattuali e aderiscano alle normative del settore può essere impegnativo. I sistemi scollegati complicano il processo, rendendo difficile la semplificazione delle approvazioni, delle negoziazioni e dell’esecuzione dei contratti. Inoltre, la visibilità limitata dei termini contrattuali e delle metriche di performance ostacola l’applicazione efficace degli accordi sui livelli di servizio (SLA).
Sfide per il team Finance
I contratti svolgono un ruolo fondamentale nel definire i termini di pagamento, il riconoscimento dei ricavi e la pianificazione finanziaria complessiva. Un monitoraggio inefficace può comportare spese impreviste, inefficienze operative e disallineamento con gli obiettivi finanziari chiave. Senza un monitoraggio adeguato, le aziende rischiano di incorrere in ritardi nei pagamenti, penali e persino perdite di ricavi, tutti fattori che possono avere un impatto significativo sui risultati finanziari.
Infine, la mancanza di chiarezza sui termini contrattuali può portare a calcoli errati nella rilevazione dei ricavi e nella previsione delle spese, con conseguenze finanziarie devastanti.
Sfide per l’ufficio Legale
Per l’ufficio Legale, la gestione del rischio contrattuale e la garanzia di conformità alle normative in evoluzione sono una sfida costante. I processi manuali rallentano la creazione e l’approvazione dei contratti, causando:
- Aumento del rischio legale: I contratti mal gestiti possono esporre l’organizzazione a responsabilità, controversie e violazioni contrattuali.
- Non conformità normativa: Le leggi e le normative di settore cambiano frequentemente e richiedono aggiornamenti e controlli costanti dei contratti.
- Cicli di approvazione lunghi: I lunghi processi di revisione e approvazione dei contratti ritardano le transazioni commerciali e la rilevazione dei ricavi.
Costi elevati dei processi manuali
Le organizzazioni che si affidano ancora alla gestione manuale dei contratti devono far fronte a inefficienze ed errori umani che possono avere un impatto diretto sulla redditività e sulla conformità. Dalle scadenze di rinnovo non rispettate alla rendicontazione finanziaria imprecisa, l’incapacità di gestire efficacemente i contratti può costare alle aziende milioni di euro in termini di mancati introiti, multe e colli di bottiglia operativi.
Per mitigare queste sfide, le aziende hanno bisogno di una soluzione CLM automatizzata e centralizzata che migliori la visibilità e garantisca la conformità tra le funzioni di approvvigionamento, finanza e legale.
Come il CLM sta trasformando i professionisti del Procurement, dell’ufficio legale e del Finance
Le soluzioni di Contract Lifecycle Management (CLM) stanno trasformando il modo in cui i team di approvvigionamento, legali e finanziari gestiscono i contratti. Semplificando i processi, migliorano la conformità, aumentano l’efficienza operativa e consentono di ottenere significativi risparmi sui costi. Ecco un’analisi più approfondita dei principali vantaggi offerti da queste soluzioni.
CLM per l’ufficio acquisti: migliorare la gestione dei fornitori
Con un sistema CLM centralizzato, i professionisti dell’approvvigionamento possono allineare i contratti con i fornitori agli obiettivi aziendali, garantendo il rispetto degli accordi sui livelli di servizio (SLA) e l’applicazione dei termini contrattuali. La possibilità di automatizzare l’esecuzione dei contratti accelera l’inserimento dei fornitori e riduce i ritardi nelle approvazioni e nelle firme.
Inoltre, il CLM offre una migliore visibilità sui rinnovi dei contratti, consentendo ai team di approvvigionamento di rinegoziare condizioni più favorevoli.
CLM per l’ufficio legale: riduzione dei rischi e semplificazione della conformità
Le piattaforme CLM centralizzano l’archiviazione dei contratti, facilitando la tracciabilità, il recupero e la verifica degli accordi e mantenendo un registro completo delle modifiche contrattuali. Inoltre, il CLM rafforza la gestione del rischio strutturando i contratti con termini applicabili e clausole di risoluzione chiaramente definite, aiutando a prevenire controversie e sanzioni.
CLM per l’ufficio Finance: gestione dei costi e degli obblighi finanziari
Grazie alla visibilità in tempo reale dei termini contrattuali, i professionisti della finanza possono sfruttare il CLM per tracciare con precisione gli obblighi finanziari, in modo che i pagamenti, i rinnovi e le previsioni dei ricavi siano in linea con le aspettative di bilancio.
Il CLM assiste nell’analisi dei costi, consentendo ai professionisti finanziari di valutare il valore del contratto rispetto alle prestazioni finanziarie, aiutando a individuare gli sprechi e le opportunità di risparmio.
Se vuoi iniziare a pianificare una trasformazione di successo nella gestione dei contratti, consulta la nostra checklist per la trasformazione del CLM per iniziare a pianificare.
Casi d’uso dell’IA generativa (IVA) per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Ora che abbiamo compreso i vantaggi del CLM, approfondiamo un po’ una delle tecnologie chiave che portano a miglioramenti nella gestione dei contratti, in particolare l’IA generativa. Le organizzazioni leader sfruttano gli assistenti AI, come l’Assistente Virtuale (IVA) di Ivalua, per ridurre significativamente il lavoro manuale, aumentare l’accuratezza e migliorare l’efficienza.
Questa sezione esplora come l’automazione della gestione dei contratti guidata dall’IA stia trasformando e snellendo i flussi di lavoro dei contratti, portando soluzioni più intelligenti ed efficienti.
Acquisizione delle richieste di contratto con l’ausilio dell’intelligenza artificiale
La raccolta di informazioni e documenti per le richieste può essere difficile, disorganizzata e passare attraverso diverse modalità di comunicazione (come e-mail, chat, ecc.). Soluzioni come la soluzione Intake Management di Ivalua consentono di gestire i processi di richiesta di contratti con il chatbot IVA, alimentato dall’intelligenza artificiale di Ivalua, che raccoglie informazioni e compila automaticamente il modulo di richiesta attraverso domande e risposte, oltre a estrarre i dati dai contratti trascinati nel chatbot. IVA “smista” la richiesta, suggerendo il giusto processo contrattuale e coinvolgendo le parti interessate al momento giusto.
Redazione e riepilogo dei contratti con l’ausilio dell’intelligenza artificiale
La stesura dei contratti e la sintesi dei documenti legali possono richiedere molto tempo e lavoro, con la necessità per i team legali di rivedere meticolosamente ogni clausola per verificarne l’accuratezza e la conformità. Con un assistente AI come IVA di Ivalua, i riepiloghi dei contratti possono essere generati in pochi secondi, fornendo una ripartizione chiara e concisa dei termini chiave, degli obblighi e dei rischi.
È necessario garantire che un contratto includa specifiche disposizioni di legge? L’intelligenza artificiale può essere utilizzata per redigere istantaneamente nuove clausole contrattuali o modificare quelle esistenti in base a requisiti predefiniti, aiutandovi a creare accordi applicabili e conformi.
Estrazione rapida di informazioni da contratti lunghi
Invece di analizzare manualmente un contratto con un fornitore di 40 pagine o un rapporto ESG dettagliato, è possibile utilizzare IVA per estrarre dati, clausole e approfondimenti rilevanti in pochi minuti.
Ad esempio, invece di cercare in un documento 10-K i rischi finanziari o gli obblighi dei fornitori, gli utenti possono semplicemente chiedere a un assistente virtuale di trovare le informazioni per loro. Grazie all’accesso immediato alle informazioni necessarie, il team può prendere decisioni più rapidamente e concentrarsi su altre attività di alto valore. Per saperne di più, leggi la scheda tecnica di IVA Generative AI.
Acquisizione dei dati, analisi delle clausole e valutazione dei rischi
Gestire i contratti in modo efficiente è fondamentale per le organizzazioni per ridurre i rischi, garantire la conformità e aumentare l’efficienza operativa. Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti di Ivalua fornisce una piattaforma centralizzata e basata sull’intelligenza artificiale per semplificare i processi di creazione, approvazione, esecuzione e rinnovo dei contratti.
Il software di gestione dei contratti AI end-to-end di Ivalua consente:
- Creazione più rapida di contratti con librerie di clausole e modelli
- Collaborazione perfetta tra team interni e stakeholder esterni
- Avvisi automatici per tenere traccia di rinnovi, obblighi e rischi di conformità
- Approfondimenti basati sull’intelligenza artificiale per ottimizzare le prestazioni dei contratti e le relazioni con i fornitori
Grazie all’integrazione di automazione, collaborazione e approfondimenti in tempo reale, il software di gestione del ciclo di vita dei contratti di Ivalua aiuta i team di approvvigionamento, legali e finanziari a essere più efficienti e a mantenere la conformità, ottenendo una visibilità completa sugli obblighi contrattuali dei fornitori.
Sbloccare l’intelligenza dei contratti con l’intelligenza artificiale
La soluzione di acquisizione dei dati contrattuali di Ivalua sfrutta l’estrazione dei documenti basata sull’intelligenza artificiale per riconoscere, classificare ed estrarre automaticamente le informazioni chiave dei contratti, eliminando la necessità di una lunga revisione manuale.
L’assistente virtuale intelligente (IVA) di Ivalua consente di:
- Estrarre istantaneamente termini chiave come piani di pagamento, SLA e clausole di rinnovo.
- Estrarre, monitorare e gestire gli obblighi contrattuali per tutto il loro ciclo di vita
- Ottenere informazioni immediate da contratti lunghi e complessi senza ricerche manuali
- Garantire l’accuratezza e la conformità dei dati convalidando le informazioni estratte in base a regole predefinite.
Grazie all’intelligenza artificiale dei contratti, è possibile ridurre al minimo i rischi, migliorare il processo decisionale e massimizzare il valore dei contratti.
Per saperne di più sulle funzionalità di acquisizione dei dati contrattuali di Ivalua.
Da frammentato a integrato: Come Ivalua ha trasformato l’approvvigionamento di Transmountain
Molte organizzazioni stanno sfruttando le soluzioni CLM di Ivalua per trasformare e snellire i loro processi CLM e Trans Mountain Corporation, l’unico sistema di oleodotti canadese che trasporta petrolio verso la costa occidentale, ne è un ottimo esempio.
Trans Mountain aveva difficoltà a gestire servizi complessi a causa di un panorama IT frammentato e della mancanza di integrazione dei sistemi. Con 1.150 chilometri di oleodotto attraverso l’Alberta, la British Columbia e lo stato di Washington, le inefficienze dovute a 300 applicazioni scollegate e all’assenza di integrazione con DocuSign portavano a costi più elevati e a colli di bottiglia operativi.
Adottando la soluzione Source-to-Contract di Ivalua, Trans Mountain ha migliorato i flussi di lavoro di approvvigionamento e la collaborazione con i fornitori. La piattaforma ha aiutato Trans Mountain a migliorare la gestione dei contratti grazie alla perfetta integrazione con l’ERP e al supporto per il coinvolgimento dei fornitori locali, riducendo i costi amministrativi e aumentando l’efficienza delle operazioni.
Leggi lo studio completo del caso Trans Mountain.
Cosa c’è dopo? È tempo di promuovere la conformità e i risparmi sui costi con gli strumenti di CLM
Con l’evoluzione e l’inasprimento dei requisiti di conformità e la crescente complessità delle catene di fornitura, la continuità aziendale e l’efficienza delle operazioni dipenderanno da un’efficace gestione del ciclo di vita dei contratti. Secondo le stime, i contratti governano circa il 70%-80% delle aziende, ma il 55-70% delle organizzazioni dichiara di non disporre di sistemi efficaci di gestione dei contratti.
Trasformate il modo in cui i vostri team gestiscono i contratti con la soluzione avanzata di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) di Ivalua. Scoprite una maggiore visibilità, processi semplificati e un controllo ineguagliabile in ogni fase del ciclo di vita del contratto.
L’adozione di una soluzione CLM innovativa come Ivalua consente ai team di gestire i contratti con maggiore visibilità e controllo. Guarda la nostra Demo sulla gestione del ciclo di vita dei contratti per scoprire come il software CLM può trasformare la tua strategia di gestione dei contratti e far progredire la tua azienda.
