Poiché le aziende si sforzano di soddisfare le crescenti esigenze di qualità, conformità ed economicità, la necessità di un efficace Supplier Performance Management (SPM) è diventata più che mai cruciale. Questo processo non solo assicura una fornitura costante e affidabile di materiali, ma svolge anche un ruolo fondamentale nel mantenere relazioni forti e reciprocamente vantaggiose con i fornitori.
In questo articolo esamineremo l’importanza di una gestione continua delle performance dei fornitori, le fasi e le best practice per l’implementazione dell’SPM e il modo in cui la tecnologia può contribuire a migliorare e semplificare questa funzione aziendale critica.
Che cos’è la gestione delle performance dei fornitori?
La gestione delle performance dei fornitori è una pratica commerciale che si concentra sulla valutazione, il monitoraggio e la gestione delle performance dei fornitori di un’azienda. Questo processo è fondamentale nella gestione della catena di fornitura e degli acquisti, in quanto ha un impatto diretto sulla qualità, l’efficienza e l’economicità della catena di fornitura. Per saperne di più, clicca qui.
L'SPM comprende tutti gli strumenti e le pratiche che un'azienda utilizza per valutare le performance dei fornitori. L'obiettivo è comprendere le relazioni con i fornitori in modo che l'azienda possa gestire più efficacemente il rischio dei fornitori, ridurre i costi di approvvigionamento e incoraggiare relazioni positive con i fornitori. Inoltre, aiuta i team a risolvere i problemi in modo più efficiente e a cercare opportunità di miglioramento.
L'SPM è fondamentale per mantenere standard di alta qualità, garantire consegne tempestive e ottimizzare l'efficacia dei costi. Valutando e gestendo regolarmente le performance dei fornitori, le aziende possono identificare e mitigare i rischi associati a interruzioni delle forniture o a problemi di qualità, mantenere prezzi competitivi e promuovere relazioni solide con i propri fornitori.
Qual è la differenza tra SPM e SRM?
Mentre l’SRM si occupa di costruire e mantenere solide relazioni con i fornitori per ottenere vantaggi strategici a lungo termine, l’SPM si concentra maggiormente sulla valutazione e sul miglioramento continuo delle performance dei fornitori per raggiungere obiettivi operativi immediati.
Il Supplier Relationship Management è un approccio completo alla gestione e all’ottimizzazione delle interazioni e delle relazioni con i fornitori. È di natura strategica e si concentra sullo sviluppo di relazioni reciprocamente vantaggiose con i fornitori chiave. L’SPM implica pratiche di collaborazione, come la pianificazione congiunta, la condivisione degli obiettivi e spesso incorpora aspetti come l’innovazione e la creazione di valore a lungo termine. Si tratta di promuovere relazioni positive e a lungo termine, vantaggiose per entrambe le parti.
Il Supplier Performance Management, invece, è più tattico e si concentra specificamente sulla misurazione, l’analisi e la gestione delle performance dei fornitori rispetto a benchmark e KPI definiti. Comporta la valutazione regolare dei fornitori per garantire il rispetto degli obblighi contrattuali e degli standard di prestazione, come qualità, costi, tempi di consegna e conformità. L’SPM si occupa soprattutto di garantire l’efficienza e l’efficacia operativa della catena di fornitura.
Entrambe le pratiche sono parte integrante di una gestione efficace della catena di fornitura.
Le tre fasi della gestione delle performance dei fornitori
Un approccio strutturato alla gestione delle performance dei fornitori garantisce che questi ultimi soddisfino le aspettative dell'organizzazione e contribuiscano positivamente all'efficienza e all'efficacia della catena di fornitura. Le tre fasi critiche comprendono:
- Stabilire i KPI: Questa fase prevede la definizione di aspettative chiare e di metriche o indicatori chiave di prestazione (KPI) rispetto ai quali saranno valutate le performance dei fornitori. Di solito comprende la definizione di obiettivi di performance, il loro allineamento con gli obiettivi strategici e l’accordo con i fornitori. Questa fase può anche comportare la negoziazione del contratto e la finalizzazione degli accordi sui livelli di servizio (SLA).
- Monitoraggio e valutazione delle performance: Durante questa fase, le performance effettive dei fornitori vengono costantemente monitorate e valutate rispetto alle metriche e agli obiettivi predefiniti. Ciò comporta la raccolta di dati su vari aspetti delle performance dei fornitori, come la qualità, la puntualità delle consegne, la gestione dei costi e la conformità. Vengono condotte revisioni e audit periodici per valutare le performance dei fornitori, identificare le aree di miglioramento e garantire la conformità al contratto.
- Miglioramento continuo: La fase finale si concentra sull’adozione di misure basate sui risultati della valutazione. Ciò include la fornitura di feedback ai fornitori, la discussione delle aree di miglioramento e la collaborazione sui piani di sviluppo per migliorare le performance. Può anche comportare la revisione e l’adeguamento dei KPI e degli obiettivi per riflettere eventuali cambiamenti nella strategia aziendale o nelle condizioni di mercato. L’obiettivo di questa fase è promuovere il miglioramento continuo e rafforzare il rapporto con i fornitori per un successo a lungo termine.
Sfide nella gestione delle performance dei fornitori
La sfida principale dell'implementazione della gestione delle performance dei fornitori consiste nel trovare un modo per monitorare tempestivamente una base di fornitori sempre più globale e diversificata al livello appropriato. Definire KPI chiari, pertinenti e misurabili che siano in linea con gli obiettivi aziendali e le aspettative dei fornitori è fondamentale.
Tuttavia, il compito di raccogliere e analizzare in modo efficiente i dati per valutare le performance dei fornitori e identificare i gap di performance è complesso, soprattutto quando si ha a che fare con numerosi fornitori, linee di prodotto diverse e un panorama informativo disconnesso. Anche garantire l'accesso, l'accuratezza e la coerenza dei dati rimane un ostacolo significativo.
Un'altra sfida è assicurarsi che i fornitori non siano restii alla gestione delle performance o che non considerino gli obiettivi non allineati alla loro attività. Se i fornitori non ritengono che i KPI siano rilevanti per la relazione o che siano ingombranti o irragionevoli, è improbabile che partecipino. Una gestione efficace delle performance richiede l'allineamento e la partecipazione di entrambe le parti. Senza questo coinvolgimento, la gestione delle performance dei fornitori si riduce a un inefficace esercizio di reporting tattico che viene fatto "per" i fornitori e non "con" loro, e non porterà a miglioramenti.
Infine, la gestione delle performance dei fornitori richiede una quantità significativa di dati su un numero elevato di fornitori. Ciò richiede risorse per l'implementazione e la gestione. Le organizzazioni possono incontrare difficoltà nel reperire e allocare le risorse. Ciò include la ricerca di soluzioni tecnologiche per aggregare i dati, esporre gli approfondimenti e consentire processi scalabili e la collaborazione con i fornitori.
Cosa succede quando manca la gestione delle performance dei fornitori?
La mancata implementazione della gestione delle performance dei fornitori può avere diverse conseguenze negative per un’azienda:
- Problemi di qualità: Senza un efficace SPM, c’è un rischio maggiore di ricevere dai fornitori beni e servizi di qualità inferiore o incoerente. Questo può portare a difetti dei prodotti, insoddisfazione dei clienti e danni alla reputazione dell’azienda. La riluttanza a implementare scorecard basate sulle performance può portare a un reporting inefficiente e decentralizzato e alla mancanza di un coinvolgimento a livello senior nella gestione della qualità delle forniture.
- Interruzioni della catena di fornitura: Senza un regolare monitoraggio e valutazione delle performance dei fornitori, le aziende sono meno preparate a identificare e affrontare potenziali interruzioni della catena di fornitura, con conseguenti carenze di scorte, ritardi di produzione e, in ultima analisi, perdite di vendite e di fatturato.
- Aumento dei costi: La mancanza di pratiche di gestione delle performance dei fornitori può portare a inefficienze o a un’eccessiva dipendenza da alcuni fornitori, o all’incapacità di negoziare condizioni migliori.
- Conformità e rischi legali: Nei settori in cui la conformità normativa è fondamentale, la mancata gestione delle performance dei fornitori può comportare mancanze di conformità. Ciò può comportare sanzioni legali, multe e, in casi estremi, la perdita delle licenze operative.
- Opportunità mancate: Una buona gestione delle performance dei fornitori può facilitare la collaborazione e l’innovazione con i fornitori. Senza di essa, le aziende potrebbero perdere opportunità di miglioramento dei prodotti o di offerta di nuovi prodotti.
- Rapporti danneggiati con i fornitori: Le buone relazioni con i fornitori si basano sulla comprensione reciproca e su una comunicazione chiara. Senza la gestione delle performance dei fornitori, le incomprensioni e la mancanza di feedback possono mettere a dura prova queste relazioni.
Quali sono i passi fondamentali per monitorare le performance dei fornitori?
Il monitoraggio delle performance dei fornitori è un processo sistematico. Ecco le fasi:
- Stabilire le metriche di performance: Iniziare a definire indicatori di prestazione chiave (KPI) chiari e misurabili per ciascun fornitore. Questi KPI devono essere in linea con gli obiettivi aziendali e possono includere parametri quali qualità, tempi di consegna, costi, reattività e conformità. Utilizzate i KPIS per stabilire benchmark e obiettivi di performance e assicuratevi che questi KPI siano comunicati ai fornitori e che questi li approvino.
- Raccogliere e analizzare i dati: Implementare un sistema di raccolta regolare dei dati sulle performance dei fornitori. Questo può essere fatto attraverso vari mezzi, come le schede di valutazione dei fornitori, i sistemi di tracciamento automatizzati o le segnalazioni regolari da parte dei fornitori.
- Conduzione di revisioni regolari delle performance: La valutazione delle performance deve essere un processo coerente, effettuato a intervalli concordati (ad esempio, mensilmente, trimestralmente, annualmente), per valutare se i fornitori stanno rispettando i parametri e gli obiettivi stabiliti.
- Fornire feedback: Evidenziate le aree in cui i fornitori soddisfano o superano le aspettative e discutete le aree che necessitano di miglioramenti. Una comunicazione aperta e trasparente è fondamentale per una gestione efficace delle relazioni con i fornitori.
- Collaborare per migliorare: Se un fornitore ha performance insufficienti, collaborate per sviluppare un piano di miglioramento. Questo piano deve delineare chiaramente le fasi per affrontare i problemi di performance specifici e stabilire le scadenze per ottenere i miglioramenti.
- Monitorare i progressi: Monitorare costantemente i progressi del fornitore rispetto al piano di miglioramento. Controlli e aggiornamenti regolari possono aiutare a garantire che il piano venga seguito e che vengano apportati i miglioramenti desiderati.
- Documentare tutto: conservare una documentazione dettagliata di tutte le revisioni delle performance, delle comunicazioni, dei piani di miglioramento e dei risultati. Questa documentazione è fondamentale per i futuri riferimenti e per il processo decisionale.
Tecnologia e best practice per una gestione efficace delle performance dei fornitori
Le soluzioni tecnologiche come il software di gestione dei fornitori di Ivalua svolgono un ruolo fondamentale nel semplificare e migliorare il processo di monitoraggio delle performance dei fornitori. Questi software avanzati e strumenti digitali possono automatizzare la raccolta e l’analisi dei dati sulle performance, garantendo accuratezza e coerenza nel monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Facilitano le revisioni periodiche delle performance aggregando i dati in tempo reale e fornendo informazioni utili sulle metriche dei fornitori.
Inoltre, la tecnologia consente meccanismi di comunicazione e feedback efficaci, permettendo interazioni rapide e trasparenti con i fornitori. Supporta gli sforzi di collaborazione nella creazione e nel monitoraggio dei piani di miglioramento, con piattaforme per l'accesso condiviso ai documenti e il monitoraggio dei progressi.
Inoltre, la tecnologia aiuta a mantenere registrazioni complete e organizzate di tutte le attività e le comunicazioni relative ai fornitori, essenziali per valutazioni e decisioni future. Date un’occhiata a ciò che Deloitte ha da dire su come la digitalizzazione nella gestione della catena di fornitura sta influenzando la gestione delle performance dei fornitori nel suo Supply Chain report.
Metriche essenziali per la valutazione delle performance dei fornitori
Ecco alcuni indicatori di performance chiave per la gestione della catena di fornitura:
- Metriche di qualità: Tassi di difettosità, conformità dei prodotti e soddisfazione dei clienti.
- Metriche di consegna: Consegna puntuale, tempi di consegna e accuratezza dell’evasione dell’ordine
- Indicatori di costo: Competitività dei prezzi, risparmio sui costi e costo totale di proprietà
- Metriche relazionali: Comunicazione, reattività e collaborazione
Un fornitore medico regionale trae vantaggio dalla gestione delle performance dei fornitori con Ivalua
Select Medical è un fornitore regionale di riabilitazione fisica ambulatoriale. L'organizzazione si trovava ad affrontare numerosi problemi di approvvigionamento, tra cui processi decentralizzati, mancanza di supervisione aziendale e di dati dettagliati sugli acquisti. Anche l'approvazione delle fatture era lenta e macchinosa. Questi problemi stavano costando all'organizzazione.
Utilizzando il software di gestione dei fornitori di Ivalua, Select Medical ha realizzato un risparmio multimilionario. Non solo ha digitalizzato l’intero processo P2P, ma ha anche implementato l’elaborazione touchless di oltre 360 fatture e più di 263 ordini di acquisto, e ora può gestire più di 10 contratti in modo digitale. Leggete il case study qui.
Ottimizzazione della catena del valore end-to-end attraverso una soluzione integrata
Il software di gestione delle performance dei fornitori di Ivalua fornisce strumenti completi, integrati e di facile utilizzo che aiutano a ottimizzare la catena del valore end-to-end. Migliora il monitoraggio e la visibilità delle performance dei fornitori, la gestione dei rischi e il coinvolgimento collaborativo, tutti elementi essenziali per una catena di fornitura resiliente ed efficiente.
La piattaforma di Ivalua funge da archivio centralizzato per tutte le informazioni relative ai fornitori, tra cui contratti, dati sulle performance, profili di rischio e documenti di conformità. La soluzione consente di tracciare e valutare le performance dei fornitori rispetto a KPI predefiniti e di automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati. Le funzioni di gestione dei contratti consentono alle aziende di gestire in modo efficiente l'intero ciclo di vita dei contratti.
È importante notare che la soluzione di Ivalua si integra perfettamente con altri processi di approvvigionamento, come il sourcing, l’approvvigionamento e la gestione delle fatture, garantendo che i dati sulle performance dei fornitori si riflettano sull’intero ciclo di approvvigionamento. Questa integrazione consente un approccio più strategico e olistico alla gestione degli acquisti e della supply chain. Guarda la demo della soluzione di gestione dei fornitori di Ivalua.
Elevare le performance dei fornitori
La gestione continua delle performance dei fornitori è una componente critica per mantenere una catena di fornitura resiliente, efficiente e competitiva. Un monitoraggio e una valutazione coerenti delle performance dei fornitori attenuano i rischi associati alle interruzioni delle forniture e favoriscono relazioni solide e collaborative con i fornitori, portando a un miglioramento delle performance e dell'innovazione.
Ivalua offre un software di gestione delle performance dei fornitori potente e adattabile per le aziende che desiderano elevare la gestione delle performance dei fornitori a nuovi livelli di efficienza ed efficacia. La piattaforma completa e integrata offre una gestione centralizzata dei dati, solidi strumenti di monitoraggio delle performance, un’efficace gestione dei rischi e una perfetta integrazione con altri processi di approvvigionamento.
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