I responsabili degli approvvigionamenti sono sempre alla ricerca di modi per risparmiare denaro, snellire le operazioni e stare un passo avanti rispetto alle interruzioni della supply chain. Una delle discussioni più accese di questi giorni riguarda il ruolo degli agenti AI negli acquisti. Potrebbe sembrare futuristico, ma questi “agenti” AI sono già qui e stanno trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i processi source-to-pay (S2P).
In questa prima puntata della nostra serie di blog in tre parti, analizzeremo i fondamenti degli agenti di IA, esploreremo i motivi per cui è il momento giusto per adottare questa nuova tecnologia e spiegheremo dove i Chief Procurement Officer (CPO) dovrebbero concentrare la loro attenzione quando prendono in considerazione le soluzioni basate sull’IA.
Principali risultati:
- Gli agenti AI sono qui per restare: Il procurement si sta evolvendo al di là dell’automazione: gli agenti AI ora imparano, si adattano e collaborano per migliorare il processo decisionale, spinti dalla crescita dei dati, dalla tecnologia avanzata e dalle richieste del settore.
- La pianificazione strategica è fondamentale: Un’adozione di successo dell’IA richiede obiettivi chiari, dati solidi, allineamento della forza lavoro e conformità. I CPO devono considerare l’IA come un investimento a lungo termine e adattabile.
Che cos’è esattamente un agente di intelligenza artificiale?
Iniziamo definendo che cos’è effettivamente un agente AI. In parole povere, un agente AI per il Procurement o in qualsiasi altro ambito è un software che sfrutta l’intelligenza artificiale per raggiungere un obiettivo specifico attraverso una serie di passaggi predeterminati o generati dall’AI.
Pensa ad un agente di intelligenza artificiale come a un membro di un team virtuale in grado di apprendere dai dati, prendere decisioni ed eseguire compiti in modo autonomo. Negli acquisti, questi agenti possono analizzare i dati e i documenti dei fornitori, automatizzare i flussi di lavoro e le attività ripetitive come la corrispondenza delle fatture.
A differenza dell’automazione tradizionale basata su regole, gli agenti di intelligenza artificiale utilizzano tecniche come l’apprendimento automatico (ML), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) o persino l’apprendimento per rinforzo per adattarsi ed evolversi nel tempo.
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Perché tanto clamore intorno agli agenti AI?
Negli ultimi due decenni, ogni funzione organizzativa, compresi gli acquisti, ha intrapreso un “viaggio di trasformazione digitale”. Se all’inizio l’attenzione era rivolta alla semplice digitalizzazione, come la conversione dei processi cartacei in flussi di lavoro digitali, questa trasformazione si è gradualmente evoluta verso un’automazione più avanzata, snellendo le attività di routine per una maggiore efficienza.
Ora, con l’ascesa dell’IA generativa e degli agenti di IA, stiamo entrando in una nuova fase in cui la tecnologia va oltre l’automazione – impara, si adatta e collabora con i team umani per guidare un processo decisionale ed esecutivo più intelligente. Ciò che rende questo momento particolarmente significativo è che gli agenti di IA non sono più solo una possibilità, ma sono ora altamente efficaci nella pratica.
L’ascesa degli agenti di intelligenza artificiale è guidata da diverse tendenze e sviluppi chiave:
- Disponibilità dei dati
La maggior parte delle organizzazioni raccoglie da anni dati come ordini di acquisto, condizioni contrattuali e punteggi di rischio dei fornitori. Questi dati servono ora come “carburante” per gli algoritmi di IA, consentendo analisi più accurate e modelli predittivi. - Ecosistemi tecnologici maturi
Oggi le potenti piattaforme cloud, le solide capacità di integrazione e i sofisticati strumenti di workflow sono diventati la norma. Gli agenti di IA possono inserirsi senza problemi nelle infrastrutture esistenti senza dover ricorrere a revisioni massicce, rendendo l’adozione dell’IA più rapida e meno disruptive. - Urgenza del settore
Gli eventi globali, dalle pandemie alle tensioni geopolitiche, hanno evidenziato la necessità critica di resilienza della supply chain. Le organizzazioni non possono più permettersi processi manuali lenti o ritardi nel processo decisionale. Gli agenti di intelligenza artificiale svolgono un ruolo fondamentale nel mitigare i rischi, migliorare l’agilità e accelerare le attività di approvvigionamento fondamentali per garantire la continuità aziendale. - Pressioni competitive
Quando le aziende osservano i loro concorrenti che investono in analisi avanzate, automazione e IA, la pressione per innovare si intensifica. I CPO che vogliono essere all’avanguardia si rivolgono sempre più agli agenti di IA per migliorare le aree chiave, dalle strategie di sourcing alla gestione delle relazioni con i fornitori, assicurando di rimanere competitivi e rilevanti.
Considerazioni per i CPO e passi concreti per l’adozione dell’IA nel procurement
Per i Chief Procurement Officer (CPO) o i team di gestione degli acquisti, l’adozione di agenti di IA non è una semplice implementazione di una nuova tecnologia. Richiede una pianificazione strategica e una riflessione ponderata nell’arco di 12-24 mesi.
Ecco alcuni fattori chiave da tenere in considerazione:
- Definire obiettivi chiari: prima di procedere, i CPO devono stabilire obiettivi chiari. Che si tratti di ridurre i tempi del ciclo di approvvigionamento del 30%, di diminuire le spese eccessive o di migliorare la diversità dei fornitori, gli agenti dell’IA devono essere allineati a obiettivi specifici e misurabili.
- Valutare la qualità dei dati: l’IA si basa molto sui dati. Se i dati sul procurement sono frammentati o incompleti, sarà necessario investire nella pulizia o nell’integrazione dei dati per garantire il successo dell’implementazione dell’IA.
- Allineare la forza lavoro: gli agenti di IA rimodelleranno le attività quotidiane. I ruoli incentrati sull’inserimento manuale dei dati potrebbero evolversi o ridursi, mentre potrebbero emergere nuove posizioni legate alla supervisione dell’IA e alla governance dei dati. Una comunicazione e una formazione efficaci saranno essenziali per preparare i team a questi cambiamenti.
- Garantire la conformità e l’etica: l’approvvigionamento deve sempre rispettare le normative, come il GDPR, le leggi anticorruzione e gli standard di sostenibilità. I sistemi di intelligenza artificiale devono essere progettati con salvaguardie per prevenire problemi di conformità e garantire l’aderenza alle politiche aziendali.
- Considerare l’estensibilità: gli agenti di IA devono essere flessibili e scalabili per adattarsi all’evoluzione delle esigenze aziendali. Questa adattabilità consente ai team di approvvigionamento, con il supporto dell’IT, di modificare gli agenti di IA secondo le necessità e garantisce che la tecnologia rimanga pertinente con la crescita dell’organizzazione.
Adottando un approccio ponderato e strategico, i CPO possono massimizzare il valore dell’IA, garantire l’agilità organizzativa e mitigare i rischi associati all’IA generativa.
Affrontare la paura che l’intelligenza artificiale possa sostituire il tuo lavoro
È comprensibile che i dipendenti siano preoccupati che gli agenti di intelligenza artificiale sostituiscano il loro lavoro. Anche se alcune attività manuali saranno inevitabilmente automatizzate, molte organizzazioni considerano questo aspetto come un’opportunità per elevare i team di approvvigionamento. Invece di passare ore e ore a generare report o ad abbinare fatture, i professionisti del procurement possono concentrarsi su attività di maggior valore, come il sourcing strategico, la gestione delle relazioni con i fornitori e la promozione dell’innovazione. Mentre alcuni ruoli ripetitivi potrebbero diminuire, si prevede l’emergere di nuove posizioni, come i formatori di dati AI, i project manager e i responsabili della supervisione etica, che offrono interessanti opportunità di crescita nel settore.
Una prospettiva equilibrata è fondamentale. L’automazione può ridurre l’organico in alcune aree, ma di solito si traduce anche in una maggiore soddisfazione lavorativa per coloro che rimangono. Le persone non si sentono più bloccate in compiti noiosi e possono invece impegnarsi in un lavoro significativo che sfrutta le loro capacità di negoziazione, la loro creatività e la loro abilità nel costruire relazioni.
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Idee errate comuni sugli agenti di intelligenza artificiale
Sebbene l’uso dell’IA e degli agenti di IA negli appalti sia in aumento, è importante affrontare le idee sbagliate più comuni per comprenderne appieno le capacità e i limiti:
- La supervisione umana è ancora necessaria:
Sebbene l’IA sia in grado di elaborare grandi quantità di dati e di offrire preziose intuizioni, non può sostituire completamente le sfumature di giudizio e le considerazioni etiche che gli esseri umani apportano al processo decisionale. - L’IA non è perfetta:
Lungi dall’essere esenti da errori, i sistemi di IA sono affidabili solo quanto i dati su cui vengono addestrati, il che significa che possono ancora commettere errori e richiedono una convalida continua. - Non “capiscono” come gli esseri umani:
A differenza degli esseri umani, l’IA analizza gli schemi piuttosto che cogliere realmente il contesto o il significato, limitando la sua capacità di comprendere pienamente le situazioni come fanno le persone. - Richiedono una guida:
L’IA moderna è in grado di adattarsi e di imparare dal feedback, ma per funzionare in modo efficace ha bisogno di obiettivi chiari, di dati di alta qualità e di input umani strutturati. - Non tutte le IA sono uguali:
Dai semplici sistemi basati su regole ai complessi modelli di apprendimento profondo, le tecnologie di IA variano notevolmente in termini di capacità e finalità.
Nel frenetico ambiente degli acquisti di oggi, gli agenti di intelligenza artificiale hanno il potenziale per sbloccare significative efficienze e accelerare il passaggio a un processo decisionale più strategico e orientato al valore. Tuttavia, non si tratta di una soluzione unica. L’implementazione di soluzioni basate sull’IA richiede un’attenta pianificazione, dati solidi e il consenso dell’intera organizzazione.
Nella seconda parte della nostra serie, ci addentreremo nel livello successivo: le strategie di implementazione, l’impatto culturale e il modo in cui i leader possono anticipare i cambiamenti della forza lavoro che derivano dall’adozione dell’IA. Se siete curiosi di sapere come preparare al meglio il vostro team e definire aspettative realistiche, restate sintonizzati per ulteriori approfondimenti che andranno oltre le nozioni di base.
Domande frequenti:
In che modo gli agenti di intelligenza artificiale migliorano l’efficienza degli acquisti?
Gli agenti di intelligenza artificiale migliorano l’efficienza degli acquisti in diversi modi. Analizzano in tempo reale grandi quantità di dati sui fornitori, identificando opportunità di risparmio, valutando i rischi dei fornitori e ottimizzando le strategie di approvvigionamento. Automatizzando attività ripetitive come l’abbinamento delle fatture, l’approvazione degli ordini di acquisto e la gestione dei contratti, l’intelligenza artificiale riduce i tempi di elaborazione e gli errori umani. Questi agenti accelerano inoltre il processo decisionale fornendo informazioni predittive, come la previsione di interruzioni della catena di fornitura o la raccomandazione di fornitori alternativi.
Gli agenti di intelligenza artificiale sostituiranno i lavori di Procurement?
Gli agenti di intelligenza artificiale sono progettati per integrare l’ufficio acquisti, non per sostituirli. Se da un lato automatizzano le attività manuali e ripetitive, dall’altro liberano i professionisti per concentrarsi su attività di maggior valore, come il sourcing strategico, la collaborazione con i fornitori e la gestione del rischio. Con l’aumento dell’adozione dell’IA, emergeranno nuovi ruoli, come i formatori di dati dell’IA, gli specialisti della governance dell’IA e i responsabili della trasformazione digitale degli acquisti.
Quali sono le maggiori sfide nell’adozione degli agenti di intelligenza artificiale?
L’implementazione degli agenti di intelligenza artificiale negli acquisti comporta diverse sfide fondamentali. In primo luogo, la qualità e l’accessibilità dei dati sono fondamentali: l’IA si basa su dati puliti, strutturati e integrati per funzionare in modo efficace, ma molte organizzazioni lottano con dati di approvvigionamento frammentari o incompleti. L’integrazione con i flussi di lavoro e lo stack tecnologico esistenti può essere complessa e richiede un attento allineamento con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), i database dei fornitori e gli strumenti di conformità. Inoltre, la conformità normativa e le considerazioni etiche devono essere affrontate in modo proattivo.
Ulteriori letture
Whitepaper:
- Alimentare la trasformazione degli approvvigionamenti con agenti AI autonomi
- L’IA generativa negli acquisti: una guida pratica per costruire la vostra roadmap
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