Il procurement nell’era dell’incertezza: 4 lezioni dal nuovo studio Forrester

by Alex Saric

Nell'odierna era dell'incertezza, gli uffici acquisti sono sottoposti a enormi pressioni. In qualità di punto di riferimento per i fornitori, svolgono un ruolo fondamentale nel contrastare gli effetti dell'inflazione, nel garantire la continuità delle forniture, nel rispettare i requisiti normativi, nel migliorare la sostenibilità e in altre necessità aziendali. Queste ampie priorità richiedono nuove strategie per i fornitori, nuove informazioni e un delicato equilibrio tra obiettivi concorrenti. Inoltre, la loro natura rapidamente mutevole richiede un nuovo livello di agilità. I risultati di un nuovo studio di Forrester, commissionato da Ivalua, rivelano alcune importanti lezioni che i responsabili degli acquisti devono tenere a mente per adattare i loro reparti al successo.

1. Collaborare per vincere

La citazione di Henry Ford "riunirsi è un inizio, restare uniti è un progresso, lavorare insieme è un successo" non è mai stata così vera. Per essere più agili e affrontare obiettivi più strategici, gli acquisti devono essere più collaborativi. Proteggere la redditività di fronte all'inflazione non significa schiacciare i fornitori nelle trattative, ma lavorare insieme per trovare modi per ridurre i costi nell'intera catena di fornitura. Garantire la continuità delle forniture richiede una condivisione tempestiva e aperta delle informazioni. I maggiori vantaggi in termini di sostenibilità si ottengono lavorando con i fornitori piuttosto che trovandone di nuovi.

Lo stesso vale a livello interno. Il Procurement deve allinearsi agli obiettivi e alle aspettative degli stakeholder interni e garantire l'allineamento delle priorità quando sono necessari dei compromessi. 

Detto questo, la collaborazione è uno di quei principi su cui ci si sente in dovere di concordare. Tuttavia, far sì che diventi il modo in cui si opera è un'altra cosa. Fortunatamente, il rapporto mostra che il procurement sta mettendo i fatti dietro le parole. Il 78% si impegna a collaborare di più con i fornitori rispetto a 3 anni fa. Il 50% ha aumentato la collaborazione e la condivisione di informazioni con i fornitori nell'ultimo anno. Il 45% ha collaborato con i fornitori per il lancio di nuovi prodotti. Il 30% applica la collaborazione con i fornitori come strategia principale per combattere gli effetti dell'inflazione.

Ci sono 3 chiavi di successo quando si tratta di consentire una collaborazione scalabile ed efficace. La prima, come spesso accade, riguarda le persone: assicurarsi che i KPI del procurement siano allineati con un approccio collaborativo. Dovrebbero riflettere i vari obiettivi strategici che il procurement può sostenere per incentivare il giusto comportamento. I due successivi riguardano la tecnologia. È necessario impiegare una tecnologia che supporti la condivisione sicura di tutte le informazioni rilevanti tra gli stakeholder interni e i fornitori, e che supporti una pianificazione efficace e la trasparenza dei team di progetto. Ciò deve riguardare l'intera gamma di informazioni necessarie per l'intero ciclo di vita del prodotto e del fornitore, dai dettagli di progettazione agli ordini pianificati e alle previsioni. Questo è un motivo fondamentale per orientarsi verso una piattaforma centrale per la gestione delle spese e dei fornitori: la collaborazione deve essere integrata nei processi Source-to-Pay e non si esaurisce in un solo processo.

Il leader dei ricambi per auto Meritor ne è un ottimo esempio, avendo digitalizzato l’intero ciclo di vita dei fornitori e dei prodotti per migliorare la collaborazione e accelerare il lancio di nuovi prodotti.

2. Controllare i dati dei fornitori

La gestione di così tanti obiettivi e di condizioni mutevoli richiede più informazioni che mai, soprattutto per quanto riguarda i fornitori. Eppure rimane un problema fondamentale. Il maggior numero di intervistati ha indicato come ostacolo principale l'impossibilità di accedere alle informazioni necessarie per prendere decisioni tempestive e informate.

È anche un rischio importante. Il 76% ammette di aver compromesso la due diligence dei fornitori nell'ultimo anno per la continuità delle forniture e il 73% di aver compromesso le prestazioni su altri obiettivi. Senza dati sufficienti, si finisce per scendere a compromessi sconosciuti e talvolta inutili, esponendo le organizzazioni ad altri rischi.

Più della metà degli uffici acquisti sta agendo investendo in soluzioni tecnologiche per gestire in modo efficiente le informazioni sui fornitori e mitigare i rischi. Tuttavia, per raccogliere i benefici attesi, è essenziale implementare queste soluzioni in modo efficace.

In primo luogo, assicuratevi di sfruttare qualsiasi investimento tecnologico come un'opportunità per unificare i dati dei fornitori, anziché creare altri silos. Cercate modelli di dati unificati, in cui le nuove informazioni siano immediatamente collegate allo stesso record, anziché a record diversi in parti diverse del processo S2P, che devono poi essere mappati in un livello di dati separato. Questo garantisce accuratezza, tempestività e migliore accessibilità, indipendentemente dal luogo in cui l'utente lavora.

In secondo luogo, mappate il vostro sub-tier. È più probabile che le interruzioni, i rischi etici e di conformità si verifichino in profondità nella catena di fornitura. La tecnologia può aiutare a raccogliere queste informazioni e a visualizzare le interdipendenze. Le aziende sono spesso sorprese di quanto siano esposte a specifici fornitori sub-tier che riforniscono più fornitori immediati.

Infine, non sprecate l’opportunità di un’iniziativa di digitalizzazione S2P per risolvere i problemi esistenti, come i duplicati nei sistemi di back-end. Alcune suite dispongono di funzionalità MDM integrate che possono unificare i dati in tutta l’azienda e risolvere i problemi alla fonte. Chassis Brakes Int’l (ora parte di Hitachi), presenta un ottimo esempio, avendo unificato i dati dei fornitori in tutti i 25 ambienti ERP globali attraverso la piattaforma globale Source-to-Pay (S2P). La trasparenza permanente ha contribuito a razionalizzare la base di fornitori per migliorare le prestazioni e le relazioni e per ottenere risparmi e ridurre i rischi.

3. Abbracciare la tecnologia agile

L'agilità non è semplicemente richiesta ai professionisti del procurement: la tecnologia deve essere altrettanto agile. Forrester ha rilevato che il primo modo in cui la tecnologia di gestione delle spese deve migliorare per supportare il procurement oggi è quello di aumentare l'agilità per supportare nuovi processi o requisiti di dati.

È essenziale che i leader prendano in considerazione questa flessibilità quando valutano la tecnologia, per evitare di prendere decisioni che possono supportare i requisiti di oggi, ma che domani diventeranno obsolete e ridurranno l'agilità. Questo è un rischio particolare, raramente discusso, delle soluzioni basate sul cloud. Pur offrendo un time to value più rapido e una manutenzione più semplice, molte sono rigide. Evitate questo compromesso sfruttando soluzioni basate sul cloud che abbiano una capacità sufficiente di adattarsi ai requisiti sconosciuti di domani.

Esaminate il modello dei dati. Ad esempio, il sistema è in grado di gestire i nuovi requisiti di dati in caso di modifica delle normative? Ciò potrebbe comportare più di un campo o due nuovi, ma una tabella di dati completamente nuova. E questi dati possono essere semplicemente riportati o possono essere incorporati nell'interfaccia utente e fornitore e nei flussi di lavoro intelligenti (ad esempio, determinare i flussi di approvazione o quali prodotti appaiono nel catalogo di un utente)?

Considerate anche i processi. Un sistema può essere facilmente adottato per i nuovi processi o richiede modifiche alla roadmap del fornitore o costosi consulenti/personalizzazioni? Durante la pandemia Covid, la città di New York ha dovuto adattare il proprio processo di onboarding dei nuovi fornitori per consentire una rapida abilitazione dei nuovi fornitori di maschere N95. Non ci sarebbe stato modo di farlo in tempo all'interno del loro processo digitalizzato se avessero avuto bisogno di consulenti o di miglioramenti del prodotto.

4. Sii sincero con te stesso

Per l'ultimo punto, vorrei soffermarmi su un'avvertenza. Per ottenere miglioramenti in una qualsiasi delle aree sopra elencate, o in altre, è necessaria una valutazione onesta e accurata del proprio punto di partenza. Purtroppo, un tema ricorrente nelle indagini condotte negli ultimi anni tra i responsabili acquisti è stato un livello sconcertante di fiducia eccessiva, e questa indagine non è stata diversa, indipendentemente dal settore, dall'anzianità o dalla regione. Il 73% dei 470 intervistati, distribuiti in 9 Paesi tra Nord America, Europa e Asia, ritiene di aver superato i concorrenti nelle principali priorità dell'ultimo anno. Il restante 27% ritiene di aver ottenuto risultati in linea. Nessuno ritiene di aver ottenuto risultati peggiori rispetto ai concorrenti.

Statisticamente, è praticamente impossibile che ciò sia vero. Il rischio è che la sopravvalutazione delle proprie prestazioni attuali riduca la pressione a cambiare. Inoltre, è probabile che manchi la comprensione di ciò che è possibile fare. Entrambe le cose possono portare a uno svantaggio competitivo per l'azienda. Inoltre, ciò mette a repentaglio la posizione del reparto all'interno dell'organizzazione, poiché i sondaggi condotti su altre funzioni presentano sempre una visione meno rosea delle prestazioni del procurement.

La volatilità è la parola d'ordine del giorno e, purtroppo, ci si deve aspettare che persista anche nei prossimi anni. Questo rappresenta sia una sfida che un'opportunità per le aziende e per il procurement. L'ultima indagine di Forrester mostra segnali promettenti di miglioramento della capacità del procurement di consentire l'agilità organizzativa, ma anche avvertimenti. I leader più avveduti terranno conto degli insegnamenti per aumentare la statura del procurement e contribuire a costruire un vantaggio competitivo per l'azienda.

TPer scaricare il rapporto completo, click qui.