Con la maggiore incertezza sulla crescita, il commercio internazionale e i tassi di interesse, l'ottimizzazione della gestione delle spese in tutta l'organizzazione non è mai stata così importante. Ecco perché molte aziende hanno scelto di implementare una soluzione di Spend Management che le aiuti a migliorare le performance globali.
Ma una volta fatta questa scelta, come si fa a garantire che la suite venga implementata nel modo migliore? Ecco alcuni problemi che quasi tutte le organizzazioni devono affrontare in un momento o nell'altro e che potrebbero aiutarvi a risparmiare tempo e a ottimizzare l'implementazione.
Quali sono i reparti da coinvolgere all’inizio?
Anche se si tratta di un progetto di Procurement, il progetto va ben oltre il Procurement e interesserà molte persone in tutta l'organizzazione. Ma questo non significa che tutti i reparti debbano essere coinvolti subito. In questo momento, la vera necessità è quella di impostare una pianificazione del progetto. Solo i reparti strategici devono essere coinvolti. Per questo motivo, organizzare riunioni con i dipartimenti di Approvvigionamento e Finanza può essere il modo più efficiente per costruire il processo, a patto che si assicurino sempre che l'infrastruttura IT sia sufficientemente solida. I fornitori non dovrebbero essere coinvolti in questo momento. Per creare una pianificazione del progetto più efficiente, può essere intelligente dividere il progetto in diverse fasi, procedere per gradi e aggiungere dati e Paesi man mano che si procede.
Come si imposta concretamente la pianificazione di un progetto?
In altre parole, come si suddivide un progetto globale in tanti progetti? È molto probabile che la pianificazione del progetto includa molti Paesi diversi e un’enorme quantità di dati, quindi dovrete gestire questa parte in modo molto oculato. Si può iniziare con i moduli e i Paesi più difficili, per anticipare meglio le difficoltà che si potrebbero incontrare in futuro. Ma la vera sfida a questo punto è la gestione del cambiamento.A nessuno piace cambiare. Tutti concordano sulla necessità di cambiare, ma tutti credono che siano gli altri a dover cambiare. Per gestire in modo efficiente il cambiamento, è possibile identificare ciò che appassiona ogni regione e assegnare a ciascuna di esse il comando della particolare funzionalità da implementare per prima (si noti che un programma di Spend Management viene sempre implementato in fasi). Agendo in questo modo, darete a queste regioni un senso di appartenenza al successo del programma complessivo e, cosa più importante, dimostrerete loro che l’organizzazione è davvero interessata alle loro preoccupazioni.
Come ci si assicura di attenersi alle specifiche originali? Ed è lecito discostarsi un po' da esse?
Innanzitutto, va detto che nessuno potrà mai attenersi al 100% alle specifiche originali, perché inevitabilmente si presenteranno nuovi problemi e priorità, anche se non è possibile prevederli. Ma il modo migliore per assicurarsi di limitare questo fenomeno è fare tutto il lavoro di preparazione in anticipo:
- Assicuratevi di coinvolgere i gruppi giusti
- Assicurarsi di coinvolgere le persone giuste (persone che comprendano la tecnologia e l’attività)
- Assicurarsi di capire quali sono i risultati desiderati
Dovrete anche assicurarvi che lo strumento sia adatto alle vostre esigenze iniziali, e questa è una parte fondamentale del processo di definizione dei requisiti. Questo può essere molto più complicato di quanto sembri. Infatti, ogni regione avrà i propri flussi di lavoro e le proprie normative locali. È quindi necessario confrontarsi con le regioni locali e trovare una soluzione che incorpori queste particolarità, ma che si adatti comunque ai requisiti originali del processo complessivo. Ora che avete fatto tutto questo, dovete "solo" far sì che questo strumento venga utilizzato.
Come ottenere il sostegno dei dipendenti?
A questo punto, è necessario coinvolgere tutti i fornitori e i dipendenti, dal top management al più piccolo fornitore di articoli. Questa è in realtà la fase in cui coinvolgerete i vostri fornitori. Per assicurarsi che le persone sappiano come utilizzare in modo efficiente il vostro sito web, l'unica soluzione è quella di far partecipare tutti a sessioni di formazione. Tenete semplicemente presente di implementare una formazione generale con un'esecuzione locale e sarete in grado di implementare la vostra soluzione di Spend Management nel modo più efficiente possibile.
