L’implementazione di una tecnologia di procurement per automatizzare e migliorare i processi S2P è un passo cruciale per aumentare l’efficienza e il valore delle vostre operazioni, ma è un esercizio pieno di potenziali sfide. Dallo scope creep e dagli sforamenti di budget alla resistenza al cambiamento, le insidie di una cattiva pianificazione possono far deragliare anche i piani più strategici.
In questo articolo, ci basiamo sulle intuizioni di esperti che hanno supervisionato innumerevoli progetti Source-to-Pay (S2P) in tutti i settori. In un recente sondaggio sull’implementazione del procurement, che ha raccolto quasi 100 risposte da parte di 31 integratori di sistemi che implementano quotidianamente soluzioni di procurement, hanno condiviso strategie chiave e best practice per garantire che la vostra implementazione tecnologica offra un successo misurabile e massimizzi il ritorno sull’investimento.
Fasi di implementazione della tecnologia di Procurement
La tecnologia S2P può trasformare i vostri team e processi di approvvigionamento! La maggior parte degli esperti di implementazione a cui abbiamo chiesto di condividere i loro consigli ha sottolineato che il coinvolgimento dei dirigenti è assolutamente fondamentale per il successo. Pertanto, prima di avviare il vostro progetto di trasformazione, assicuratevi di avere una forte sponsorizzazione da parte dell’esecutivo e di aver definito chiaramente obiettivi e finalità del progetto.
Analizzare tutti i processi di approvvigionamento prima dell’implementazione aiuta ad allineare le capacità tecnologiche alle esigenze organizzative. Dopo aver scelto la giusta soluzione di procurement, l’implementazione si sviluppa in diverse fasi.
La tempistica dipende da fattori quali la complessità dell’organizzazione, le soluzioni e le funzionalità da implementare, l’entità delle integrazioni richieste e la potenziale necessità di configurazione.
Timeline di implementazione della tecnologia Source-To-Pay
Indipendentemente dalla portata della nuova tecnologia di approvvigionamento, assicuratevi di non trascurare nessuna delle diverse fasi di implementazione:
- Fase di preparazione: Questa fase prevede una pianificazione dettagliata, la definizione di metriche di successo, il coinvolgimento degli stakeholder, la valutazione della disponibilità dei dati e la formazione del team di implementazione.
Secondo il nostro sondaggio, questa fase dovrebbe includere “la comprensione delle attuali sfide di procurement e del [vostro] panorama di procurement esistente con obiettivi e finalità chiare e concise da raggiungere con l’implementazione di S2P.
[Le organizzazioni devono considerare la portata del sistema, i vari moduli, la sequenza di implementazione, i flussi di dati e i requisiti di integrazione, le capacità di reporting e di analisi, il livello di personalizzazione necessario e stabilire un piano completo di gestione dei cambiamenti prima di iniziare l’implementazione”.
- Fase di progettazione: Questa fase di implementazione si concentra sulla mappatura dei processi, sulla configurazione della soluzione in base ai requisiti aziendali e sull’allineamento ai miglioramenti e all’automazione dei processi.
- Fase di costruzione: Durante la fase di costruzione, vengono finalizzate le configurazioni del sistema, sviluppate e implementate le integrazioni e iniziate le attività di migrazione dei dati.
- Fase di test: Test rigorosi, compresi quelli di accettazione da parte dell’utente (UAT), assicurano l’identificazione e la risoluzione di eventuali lacune o problemi prima che la nuova soluzione di procurement diventi operativa. I principali stakeholder convalidano il sistema durante questa fase.
- Go-Live e rollout: mentre si elimina gradualmente il sistema precedente, la nuova tecnologia di approvvigionamento viene distribuita agli utenti finali e può iniziare l’onboarding dei fornitori. Per ridurre al minimo i rischi e garantire un’adozione senza problemi, molte organizzazioni attuano una strategia di rollout graduale, iniziando con un gruppo pilota per testare e perfezionare il processo prima dell’implementazione su larga scala.
- Supporto e ottimizzazione post-implementazione (in corso): Questa fase si concentra sulla formazione degli utenti, sul monitoraggio delle prestazioni del sistema, sulla risoluzione dei problemi e sul perfezionamento della soluzione in base al feedback e all’evoluzione delle esigenze aziendali.
Un approccio graduale alla trasformazione del Procurement
Il recente sondaggio di Ivalua ha rivelato che gli esperti spesso consigliano di implementare la tecnologia di procurement per gradi piuttosto che l’intero processo S2P in una sola volta. L’83,3% degli intervistati ha indicato che la gestione delle informazioni sui fornitori è la priorità di molte organizzazioni come primo passo per l’implementazione completa del Source-to-Pay. La figura seguente illustra l’ordine consigliato per l’implementazione dei sottoprocessi dell’S2P secondo i partecipanti al sondaggio:
Figura 1: Ordine consigliato per l’implementazione dei sottoprocessi di S2P
Le sfide più comuni dell’implementazione della tecnologia di procurement
Sia che stiate implementando una soluzione di procurement a tutto campo, sia che stiate implementando dei sottoprocessi (ad esempio, Source-to-Contract, Supplier Management, Procure-to-Pay, ecc.), ci sono molte sfide e insidie di cui dovreste essere consapevoli per evitare di ritardare o compromettere il vostro progetto di trasformazione del procurement.
Secondo i nostri partner di soluzioni, queste sono le più comuni:
- Allineamento degli stakeholder e gestione del cambiamento: La resistenza al cambiamento e il disallineamento tra i vari reparti possono ostacolare in modo significativo il processo di adozione, causando ritardi nel progetto o addirittura un’implementazione incompleta, limitando in ultima analisi i potenziali benefici della soluzione.
Gli esperti di procurement hanno inoltre avvertito di evitare di “assegnare risorse inadeguate al progetto di implementazione”. Una delle ragioni più comuni del fallimento è la convinzione che il team di progetto del cliente sia in grado di gestire tali iniziative pur avendo a disposizione, ad esempio, solo il 20%-30% del proprio tempo in aggiunta alle proprie mansioni abituali”.
“L’impegno richiesto per l’implementazione della tecnologia di procurement è pressoché lo stesso sia per il partner che per il cliente, soprattutto quando si tratta di aziende globali con processi di procurement complessi e molti stakeholder coinvolti, che potrebbero non avere alcuna esperienza precedente in progetti IT.”
- Modifiche o ampliamenti dell’ambito: Le modifiche o l’espansione dell’ambito sono una sfida comune per l’implementazione, ma anche la ragione numero uno per lo sforamento del budget. Per evitare modifiche dell’ambito che comportano un aumento dei costi e un allungamento dei tempi, sono fondamentali confini chiari e requisiti di progetto ben documentati.
- Dati: I problemi di migrazione e integrazione dei dati durante l’implementazione possono includere scarsa qualità dei dati, incoerenze e la complessità della sincronizzazione con i sistemi ERP esistenti. Capacità di integrazione efficaci sono fondamentali per superare con successo questi ostacoli e garantire un processo senza intoppi.
- Configurazione vs. personalizzazione: Sebbene la capacità di configurare una soluzione per la vostra azienda sia fondamentale, dovete decidere quanto configurare e se le configurazioni complesse, dispendiose in termini di tempo e potenzialmente costose siano effettivamente necessarie piuttosto che piacevoli da avere. Le personalizzazioni sono da evitare completamente, soprattutto perché alcune piattaforme sono progettate per essere più configurabili e adattabili di altre attraverso la configurazione no-code / low-code.
- Budget: Come per qualsiasi progetto a lungo termine di grande impatto, attenersi al budget originariamente stanziato può essere una sfida. I nostri esperti di implementazione lo hanno sperimentato più volte per ragioni che includono spesso: espansione dell’ambito, requisiti di configurazione complessi, problemi di dati e integrazione, cambiamenti organizzativi imprevisti, personale insufficiente assegnato al progetto e così via.
Per evitare di sforare troppo il budget, assicuratevi di stabilire un budget realistico per il progetto e di attenervi il più possibile al piano e all’ambito del progetto iniziale.
Consigli e trucchi per un’implementazione di successo della tecnologia S2P
L’implementazione di una tecnologia di procurement completa può sembrare scoraggiante, ma con il giusto approccio è un’opportunità di trasformazione e di risultati duraturi. I nostri partner di implementazione intervistati hanno condiviso consigli preziosi per rendere fluida e di successo l’implementazione e la transizione dai sistemi legacy.
Uno dei modi per spianare la strada e preparare i vostri team al successo, ha suggerito uno dei nostri partner di implementazione nel sondaggio, è quello di “parlare con un esperto prima di iniziare il viaggio, che sarà in grado di guidarvi lontano da molte delle insidie e di darvi un’idea realistica di ciò che serve per avere successo”. Un po’ di tempo e di denaro investito in anticipo eviterà grattacapi e sovraccarichi di costi durante l’implementazione”. Inoltre, possono “offrire una visione strategica per ottimizzare i processi di approvvigionamento. Questo garantirà che il vostro investimento nella tecnologia S2P massimizzi l’impatto positivo sulla vostra azienda”.
Forte attenzione alla gestione del cambiamento e comunicazione chiara
Una gestione efficace del cambiamento è fondamentale per il successo del lancio di una tecnologia di procurement. Strategie come il coinvolgimento precoce degli stakeholder, la comunicazione chiara dei vantaggi e la nomina di campioni del cambiamento possono favorire il coinvolgimento e garantire un’adozione più agevole.
La scelta di un project manager interno che coordini gli sforzi e funga da collegamento tra il fornitore o il partner di implementazione e l’organizzazione semplifica ulteriormente il processo. Dare priorità al coinvolgimento degli utenti favorisce il coinvolgimento e contribuisce a garantire che il nuovo sistema venga adottato in modo efficace, massimizzandone il valore fin dall’inizio.
Evitare l’eccessiva personalizzazione
La personalizzazione aggiunge complessità, quindi potenzialmente tempo, costi e rischi. L’adozione di funzionalità e processi standard già pronti aiuta a mantenere l’integrità del sistema e a semplificare la manutenzione. Se avete bisogno di strumenti personalizzati, scegliete una soluzione che consenta la personalizzazione attraverso la configurazione, sfruttando ad esempio le funzionalità no-code o low-code in modo da poter adattare alcuni elementi in modo indipendente.
Prima il lancio pilota, poi la diffusione più ampia
Come già detto, suddividere l’intera implementazione del procurement in fasi può aiutare a organizzare meglio il roll-out completo. Inoltre, i nostri esperti consigliano di iniziare con un go-live pilota per valutare le prestazioni del sistema con una base di utenti ridotta. Questo approccio consente di utilizzare le lezioni apprese durante il pilota per perfezionare e ottimizzare l’implementazione più ampia, riducendo le interruzioni e aumentando la fiducia degli utenti.
Pianificare l’integrazione e la migrazione dei dati
Assicurarsi che i dati siano puliti e che i punti di integrazione siano chiaramente definiti fin dall’inizio è fondamentale per evitare problemi nel corso del progetto di implementazione. Assicuratevi che la nuova tecnologia di approvvigionamento possa integrarsi perfettamente con i sistemi aziendali esistenti, come gli ERP o i sistemi finanziari. La disponibilità dei dati è un fattore importante per una transizione senza problemi alla piattaforma S2P.
Fornire una formazione e un’assistenza complete
Un’efficace adozione da parte degli utenti dipende da programmi di formazione specifici per ogni ruolo e da risorse di supporto accessibili. Sessioni di formazione personalizzate in base alle responsabilità di ciascun utente, abbinate a strumenti come piattaforme di adozione digitale, moduli di e-learning e risorse on-demand, assicurano che gli utenti si sentano sicuri e supportati durante la transizione. Fornendo una guida continua e promuovendo un approccio incentrato sull’utente, le organizzazioni possono massimizzare il valore della loro tecnologia di procurement e ottenere un successo a lungo termine.
Scarica qui la Guida completa all’implementazione di S2P e i risultati del sondaggio.
Una storia di successo: Come l’implementazione della tecnologia di Procurement ha reso i processi S2P di FCL a prova di futuro
Federated Cooperatives Limited (FCL) è una grande cooperativa di proprietà dei soci con sede in Canada, che opera in diversi settori, tra cui agricoltura, energia, alimenti e forniture per la casa e l’edilizia. Uno dei fattori chiave del successo per ottenere una trasformazione completa degli acquisti è stata l’attenzione agli stakeholder e all’esperienza dell’utente, ha dichiarato Tanya Roach, direttore degli acquisti. FCL ha sfruttato la facilità d’uso dei moduli di sourcing e di gestione dei fornitori di Ivalua per ottenere alti tassi di adozione e migliorare l’efficienza. Consentendo una migliore gestione degli eventi di sourcing e aumentando la spesa gestita, la soluzione di Ivalua ha snellito in modo significativo i processi di FCL. Durante l’implementazione e la scalata, Ivalua ha dimostrato di essere un partner reattivo e affidabile, in particolare quando si trattava di nuovi casi d’uso e di soluzioni basate sull’intelligenza artificiale”, ha spiegato Roach.
Conclusione
In conclusione, “Non affrontatela come una semplice implementazione di sistema. Consideratela una vera e propria trasformazione” è stato sicuramente il consiglio più azzeccato che abbiamo raccolto nel nostro sondaggio!
La tecnologia Source-to-Pay (S2P) può offrire vantaggi significativi, tra cui flussi di lavoro semplificati, maggiore visibilità su tutte le categorie di spesa e processi decisionali basati su dati e analisi avanzate. Rafforza le relazioni con i fornitori grazie a una migliore collaborazione e garantisce una maggiore conformità agli standard organizzativi e normativi, favorendo l’efficienza e la responsabilità.
Tuttavia, il suo impatto dipende dalla capacità degli utenti finali – team di approvvigionamento e fornitori – di adattarsi ai nuovi processi. Per rendere l’esperienza degli utenti finali più semplice e migliore, è necessario investire in una formazione completa, in una comunicazione chiara e in un supporto continuo da parte del fornitore, per garantire che gli utenti e i fornitori comprendano il valore del sistema e lo utilizzino in modo proficuo.
Se la preparazione, l’implementazione, la formazione e l’onboarding sono fatti nel modo giusto, la tecnologia S2P ha il potere di trasformare gli acquisti.
Altre risorse
Quadrante magico Source-to-Pay 2024 di Gartner: Lezioni e approfondimenti
Dare forma al futuro degli acquisti: Il ruolo degli innovatori S2P
