Invoice-to-pay: pagamenti senza problemi con la fatturazione automatica

La gestione degli acquisti svolge un ruolo fondamentale nel garantire il soddisfacimento delle esigenze organizzative. Comprende le richieste di acquisto, gli ordini di acquisto, l’approvazione delle fatture, la gestione dei fornitori e dei contratti per garantire che gli acquisti si svolgano senza problemi dall’inizio alla fine e oltre. Sebbene il processo di approvvigionamento sia complesso, le best practice, come la creazione di un dream team, l’impegno con i fornitori, la standardizzazione dei processi e la scelta di strumenti che aiutano a ottimizzare aspetti come le quantità degli ordini e i termini contrattuali, possono ridurre al minimo gli sforzi e ottenere risparmi sui costi. Soluzioni come Procure-to-Pay di Ivalua possono aiutare a gestire tutte le attività di approvvigionamento sopra citate e molto altro ancora.

Introduzione

La modernizzazione del processo Invoice-to-Pay con la fatturazione elettronica negli acquisti ha segnato un cambiamento significativo nel modo in cui le organizzazioni gestiscono le attività di acquisto e supply chain. Sfruttando gli strumenti e le soluzioni digitali, i team di approvvigionamento hanno ottenuto notevoli risparmi sui costi ed efficienze.

Secondo una ricerca di Ardent Partners, la funzione AP media riceve oggi il 52% delle fatture ed effettua il 60% dei pagamenti per via elettronica, e i ricercatori prevedono che questi numeri continueranno a crescere. 

Vale anche la pena di notare che, secondo il rapporto di Ardent, il 71% dei responsabili della funzione AP ritiene che l’utilizzo di sistemi più intelligenti sia il modo migliore per aumentare l’efficienza, il che rappresenta un buon modo per ridurre i costi, soprattutto quando l’elaborazione manuale delle fatture costa più di 10 dollari e richiede più di 10 giorni per essere processata. 

In questo post esploreremo l’elaborazione Invoice-to-Payment e scopriremo come le soluzioni di fatturazione elettronica, come il software di fatturazione elettronica di Ivalua, possono trasformare i processi di contabilità fornitori e fornire valore riducendo i costi delle transazioni, migliorando la trasparenza e la tracciabilità, nonché la gestione delle fatture.

Che cos’è il processo Invoice-to-Pay?

Il processo Invoice-to-Pay, noto anche come processo procure-to-pay, è una procedura finanziaria fondamentale in un’azienda che copre l’intera sequenza di eventi che vanno dalla ricezione di una fattura da parte di un fornitore al pagamento della fattura stessa. Svolge un ruolo cruciale nelle operazioni di contabilità fornitori di un’azienda.

Tradizionalmente, l'elaborazione del processo Invoice-to-Payment è stata considerata parte integrante dell'intero processo di approvvigionamento. In ogni fase di questo percorso, vengono raccolte prove che assicurano che, quando arriva la fattura, la funzione AP possa convalidare il pagamento della fattura. Pertanto, sfruttando il desiderio del fornitore di ottenere il pagamento della fattura e dati di buona qualità, le organizzazioni più performanti possono raggiungere livelli elevati di elaborazione diretta e di automazione.

Piuttosto che i tradizionali silos dell’elaborazione dei pagamenti, dell’allocazione del budget e dei pagamenti delle fatture, è fondamentale garantire che la funzione AP non sia un processo isolato, ma faccia parte dell’intero percorso di approvvigionamento.

Quali sono i vantaggi di un processo di fatturazione efficiente?

Un processo di fatturazione efficiente può avere un impatto positivo significativo sulla salute finanziaria e sull'efficienza operativa di un'azienda. Fornisce visibilità agli stakeholder e consente una gestione più efficiente dei flussi di cassa, alleviando i problemi legati alla scarsa corrispondenza degli ordini di acquisto e migliorando il morale del personale.

Un processo di Invoice-to-Pay ben gestito aiuta anche a prevenire le spese di ritardo nei pagamenti e ad evitare di danneggiare il rating creditizio dell’azienda, il tutto minimizzando gli oneri amministrativi e riducendo la probabilità di errori, frodi o pagamenti duplicati.

Quali sono le fasi principali del processo di fatturazione?

Il processo Invoice-to-Pay prevede diverse fasi chiave:

• Ricezione della fattura: L’elaborazione del pagamento inizia con la ricezione di una fattura da parte del fornitore o del venditore. La fattura include tipicamente dettagli quali l’importo dovuto, i termini di pagamento e una descrizione dei beni o dei servizi forniti.
• Elaborazione della fattura: Una volta ricevuta, la fattura viene sottoposta a verifica e approvazione. Ciò può comportare la corrispondenza della fattura con gli ordini di acquisto e le ricevute di consegna, la convalida dei dettagli di fatturazione e la garanzia che i beni o i servizi siano stati ricevuti come concordato.
• Registrazione del conto: Una volta verificati e approvati, i dettagli della fattura vengono registrati nel sistema contabile dell’azienda. Questa fase prevede la registrazione della transazione finanziaria nei conti appropriati.
• Autorizzazione del pagamento: Dopo la registrazione, la fattura viene messa in coda per il pagamento, in base alle politiche di pagamento dell’azienda e alle considerazioni sul flusso di cassa. Il calendario dei pagamenti è tipicamente influenzato dalle condizioni di pagamento negoziate con il fornitore.
• Esecuzione del pagamento: La fase finale è il pagamento effettivo della fattura, che può essere effettuato con vari metodi, come bonifici elettronici, assegni o carte di credito.

Le principali sfide del processo di Invoice-to-Pay

Le organizzazioni incontrano spesso numerose sfide e inefficienze nel processo Invoice-to-Pay che possono avere un impatto significativo sulle prestazioni aziendali, non ultima la dipendenza da attività manuali come l'inserimento dei dati. Il compito di inserire i dati - anche quelli di un sistema ibrido di acquisizione dei dati delle fatture (IDC) - di abbinare le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute e di inoltrarle per l'approvazione comporta spesso un notevole lavoro manuale, con conseguenti errori, inefficienze e potenziali ritardi.

Un'altra sfida significativa è il rischio di perdere o smarrire le fatture, soprattutto nei sistemi cartacei. Una fattura smarrita non solo può ritardare il pagamento, ma può anche avere un impatto negativo sul rapporto con il fornitore. La mancanza di dati può anche complicare le revisioni contabili.

Allo stesso tempo, i reparti contabili registrano un aumento delle eccezioni alle fatture e sono sommersi dalle richieste dei fornitori. Quando non c'è un flusso di lavoro standardizzato, i diversi reparti seguono procedure non corrette, il che può causare molta confusione e aumentare la probabilità di errori. Risolvere le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e merci ricevute può richiedere molto tempo e ritardare ulteriormente il processo di pagamento. I ritardi nei pagamenti possono comportare sanzioni e danneggiare il rating dell'azienda, per non parlare delle relazioni con i fornitori.

Molte organizzazioni devono fare i conti con la mancanza di visibilità in tempo reale sullo stato delle fatture e dei pagamenti, il che rende difficile il reporting finanziario e aumenta il rischio di frodi e problemi di conformità. Anche il mantenimento di registri e documenti di pagamento coerenti è noioso e soggetto a errori quando si utilizzano sistemi cartacei.

Tutto ciò si traduce in una diminuzione del morale e della fidelizzazione del personale, oltre che in un controllo insufficiente dei flussi di cassa che si ripercuote sul valore dell’azienda.

Per mitigare queste sfide, molte aziende stanno adottando soluzioni di fatturazione elettronica, come il software di fatturazione elettronica di Ivalua. Queste tecnologie non solo snelliscono il processo di fatturazione-pagamento, ma migliorano anche l’accuratezza e l’efficienza e forniscono un migliore controllo sulle transazioni finanziarie e sull’ottimizzazione della liquidità.

Migliorare il processo Invoice-To-Pay con l’automazione

Un recente rapporto di Hackett ha evidenziato che le organizzazioni più performanti, con alti livelli di automazione dei processi di pagamento, possono risparmiare fino al 54% sui costi di elaborazione delle fatture e che solo un terzo dei dipendenti interni si concentra sui processi di pagamento. L'automazione e la digitalizzazione dell'elaborazione dei pagamenti aiutano la vostra azienda:

• Aumentare l’efficienza e risparmiare tempo: L’automazione riduce drasticamente il tempo necessario per l’elaborazione delle fatture. Operazioni come l’inserimento dei dati, la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto e l’instradamento delle fatture per l’approvazione vengono automatizzate, liberando il personale per concentrarsi su attività più strategiche. Questa efficienza può portare a cicli di elaborazione dei pagamenti più rapidi.
• Riduzione dei costi: Sebbene la creazione di un sistema automatizzato comporti un investimento iniziale, i risparmi a lungo termine sono significativi. L’automazione riduce i costi di manodopera associati all’elaborazione manuale e aiuta a evitare le spese di mora grazie alla puntualità dei pagamenti. Inoltre, può potenzialmente garantire sconti sui pagamenti anticipati da parte dei fornitori.
• Eliminazione degli errori e maggiore precisione: L’elaborazione manuale delle fatture è soggetta a errori umani, ma l’automazione riduce al minimo questi rischi. I sistemi automatizzati sono progettati per acquisire con precisione i dati, rilevare le discrepanze e ridurre le possibilità di errori come i pagamenti doppi. Inoltre, la possibilità di integrare il processo di fatturazione con il sistema ERP garantisce che i dati delle fatture elettroniche confluiscano direttamente nei sistemi finanziari dell’azienda, con conseguente maggiore accuratezza dei dati finanziari. 
• Migliorare la visibilità e il controllo delle transazioni finanziarie: I sistemi di elaborazione digitale delle fatture offrono una tracciabilità in tempo reale dello stato delle fatture, consentendo una migliore gestione del flusso di cassa, poiché è più facile prevedere le spese in uscita e gestire il capitale circolante con un elevato livello di precisione.
• Semplificano la conformità e gli audit: I sistemi automatizzati assicurano che tutte le transazioni siano registrate e archiviate in modo coerente, facilitando così il rispetto dei requisiti normativi. La coerenza della registrazione è vantaggiosa anche in fase di audit, poiché tutta la documentazione necessaria è organizzata e facilmente accessibile.
• Semplificare i flussi di lavoro di approvazione e i processi di pagamento: L’automazione consente di progettare flussi di lavoro di approvazione personalizzati. È possibile inoltrare automaticamente le fatture alle persone appropriate per l’approvazione, eliminando i ritardi.
• Rafforzare le relazioni con i fornitori: I pagamenti tempestivi e accurati consentiti dall’elaborazione automatica delle fatture aiutano a creare fiducia e a migliorare i rapporti con i fornitori. In ultima analisi, questo può portare a migliori condizioni di negoziazione e di servizio.
• Scalare con la crescita dell’azienda: Con la crescita dell’azienda, le operazioni finanziarie devono crescere di conseguenza. I sistemi di elaborazione automatica delle fatture possono gestire un volume maggiore di fatture senza un aumento proporzionale delle risorse o dei costi.
• Ottenere approfondimenti aziendali: I sistemi automatizzati raccolgono dati che possono essere analizzati per ottenere preziose informazioni sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle potenziali opportunità di risparmio.

Grazie a questi vantaggi, i sistemi di fatturazione elettronica automatizzati sono diventati una componente chiave della trasformazione digitale dei reparti finanziari.

Maxim Healthcare Services supera le barriere dell’adozione del P2P con Ivalua

Maxim Healthcare Services è un'organizzazione che ha migliorato significativamente il proprio processo di approvvigionamento implementando la soluzione Procure-to-Pay di Ivalua. L'azienda si è rivolta a Ivalua nella speranza di sostituire un sistema legacy in vigore da 7 anni. Il sistema aveva una bassa adozione da parte dei fornitori - solo 15 fornitori lo utilizzavano - e richiedeva l'elaborazione manuale delle fatture. In effetti, l'80% delle fatture dell'azienda veniva ancora elaborato manualmente.

Grazie alla collaborazione con Ivalua e OPTIS Consulting, Maxim Healthcare è stata in grado di avviare un nuovo e più efficiente sistema P2P in sole 8 settimane. Questa rapida implementazione ha consentito l'inserimento di oltre 1 utenti nel nuovo sistema, dimostrando la velocità e l'efficienza della soluzione di Ivalua nel trasformare i processi di approvvigionamento.

Leggi il case study sul successo dell’implementazione della soluzione P2P di Ivalua che ha permesso a Maxim Healthcare di superare le barriere dell’adozione della tecnologia e di ottimizzare le operazioni di approvvigionamento. Allo stesso tempo, le relazioni con i fornitori hanno beneficiato di una maggiore trasparenza e di un’elaborazione più rapida.

Con Ivalua si ottengono risparmi e si migliorano le relazioni con i fornitori 

La soluzione di fatturazione elettronica di Ivalua si distingue nel settore degli acquisti per la sua suite completa di funzioni che semplificano e ottimizzano le attività di sourcing, offrendo solidi strumenti per la gestione di RFX, aste e contratti con i fornitori. L’approccio integrato di Ivalua è un vantaggio fondamentale, in quanto collega perfettamente l’e-sourcing con funzioni di approvvigionamento più ampie, come l’analisi della spesa e la gestione dei contratti. 

Inoltre, le analisi avanzate di Ivalua forniscono approfondimenti sulle attività di sourcing, supportando un processo decisionale informato. La scalabilità e il supporto globale del software lo rendono adatto a imprese di diverse dimensioni e tipologie, garantendo adattabilità e crescita. Nel complesso, il software di e-sourcing di Ivalua è uno strumento potente, flessibile e ricco di informazioni, che lo rende una scelta eccellente per le organizzazioni che desiderano migliorare l'efficienza e l'efficacia degli acquisti.

Leggi il report di Ardent Partners che spiega come Ivalua aiuti a migliorare i processi di pagamento lenti e costosi con un quadro efficace, che aiuta a riconoscere e ristrutturare le aree chiave per la crescita.

Un approccio integrato al procurement

La fatturazione elettronica è una componente fondamentale delle moderne operazioni finanziarie, in quanto offre un approccio digitalizzato ed efficiente alla gestione delle fatture. Svolge un ruolo fondamentale nello snellimento del processo invoice-to-pay, riducendo significativamente il lavoro manuale e minimizzando gli errori. Incorporando la fatturazione elettronica insieme alle funzionalità di e-sourcing, le aziende possono ottenere un approccio completo e integrato all’approvvigionamento, aumentare l’efficienza, ridurre i costi e rafforzare le relazioni con i fornitori. 

Guarda questa breve demo per scoprire come il software di fatturazione elettronica di Ivalua si inserisce nella sua soluzione globale Invoice-to-Pay per semplificare i complicati processi di pagamento delle fatture, ridurre i ritardi nei pagamenti e migliorare l’esperienza dei fornitori.