La gestione del ciclo di vita dei fornitori (SLM): dall'onboarding alla collaborazione

La gestione del ciclo di vita del fornitore (SLM) è il processo olistico di gestione delle interazioni e delle relazioni con i fornitori, dall'inizio alla fine. Copre l'intero spettro dell'impegno, a partire dalla scoperta e dall'ingresso del fornitore, passando per la valutazione continua delle prestazioni, fino al momento critico del rinnovo o della risoluzione del contratto.

Una strategia SLM ben orchestrata pone l’accento su procedure di onboarding snelle e trasparenti, su solidi sistemi di tracciamento delle prestazioni, sulla promozione di solide partnership con i fornitori, su una meticolosa mitigazione dei rischi, sulla gestione delle relazioni con i fornitori, sulla gestione dei fornitori, sull’amministrazione strategica dei contratti e su un impegno costante per il miglioramento continuo e il potenziamento delle capacità dei fornitori.

Gartner prevede che quasi 6 organizzazioni su 10 stiano pianificando di reinventare il proprio processo di gestione del ciclo di vita dei fornitori nei prossimi tre anni, per prepararsi ad affrontare le sfide di approvvigionamento esistenti e future. Implementando solide pratiche di gestione del ciclo di vita dei fornitori, le organizzazioni possono ottimizzare le relazioni con i fornitori, ridurre i rischi e massimizzare il valore derivante dalle partnership con i fornitori.

In questo articolo forniremo indicazioni preziose sulle strategie di gestione dei fornitori, sui processi, sulla tecnologia SLM e sulle best practice necessarie per gestire efficacemente le relazioni con i fornitori durante tutto il loro ciclo di vita.

Partiamo dal SLM: cos’è la gestione del ciclo di vita del fornitore?

Per Supplier Lifecycle Management (SLM) si intende il processo di gestione dei fornitori durante l'intero ciclo di vita del loro impegno, dall'identificazione e selezione all'onboarding, al monitoraggio dei rischi e delle prestazioni e all'offboarding. Due aree principali interessate dalla gestione del ciclo di vita dei fornitori sono i cicli 

Procure-to-Pay (P2P) e Source-to-Contract (S2C). Vediamo un paio di definizioni:

Il Procure-to-Pay comprende l’intero processo di acquisto, a partire dall’identificazione della necessità di beni o servizi all’interno dell’organizzazione fino al pagamento finale al fornitore. Il processo procure-to-pay comprende varie fasi, come la richiesta di informazioni, i flussi di lavoro di approvazione, la selezione del fornitore, la creazione dell’ordine di acquisto, la ricezione della merce, l’elaborazione della fattura e il pagamento. Il ciclo P2P si concentra sulla semplificazione delle attività transazionali, garantendo la conformità alle politiche di approvvigionamento e ottimizzando il processo di acquisto per ottenere efficienza e risparmi.

Source-to-Contract riguarda la fase di sourcing e negoziazione degli acquisti, che inizia con l’identificazione dei requisiti di sourcing e culmina nell’esecuzione dei contratti con i fornitori. Il processo source-to-contract comprende attività quali l’identificazione dei fornitori, le ricerche di mercato, la richiesta di offerta (RFP) o di preventivo (RFQ), la valutazione e la selezione dei fornitori, la negoziazione e l’esecuzione del contratto. Il ciclo S2C mira a identificare le opportunità di sourcing strategico, a sfruttare le relazioni con i fornitori, a negoziare condizioni favorevoli e a stabilire accordi contrattuali in linea con gli obiettivi dell’organizzazione.

Entrambi i cicli Procure-to-Pay e Source-to-Contract sono componenti integrali del processo di approvvigionamento, ognuno dei quali si concentra su fasi e obiettivi diversi per garantire un’acquisizione efficiente di beni e servizi, minimizzando i rischi e massimizzando il valore per l’organizzazione.

Che cos’è il software di gestione del ciclo di vita dei fornitori?

Il software per la gestione del ciclo di vita dei fornitori (SLM) è progettato per automatizzare e semplificare la gestione delle relazioni con i fornitori durante il loro intero ciclo di vita. In genere, si tratta di una piattaforma centralizzata per la gestione delle varie fasi del coinvolgimento dei fornitori: identificazione, selezione, inserimento, monitoraggio delle prestazioni, gestione dei rischi e disinserimento.

Il software SLM consente processi di onboarding efficienti, automatizzando i flussi di registrazione, qualificazione e approvazione dei fornitori, garantendo la conformità ai requisiti normativi e agli standard organizzativi. Fornisce inoltre strumenti per tracciare e monitorare le prestazioni dei fornitori rispetto a indicatori chiave di prestazione (KPI) e accordi sul livello di servizio (SLA) predefiniti, consentendo alle organizzazioni di valutare le prestazioni dei fornitori in tempo reale e di adottare misure proattive per risolvere eventuali problemi.

Il software di gestione dei fornitori aiuta le organizzazioni a ridurre i rischi associati ai fornitori, valutando i profili di rischio, conducendo una due diligence e monitorando la conformità. Offre inoltre funzionalità per la gestione dei contratti con i fornitori durante tutto il loro ciclo di vita, dalla negoziazione all'esecuzione, fino al rinnovo e alla risoluzione, e centralizza l'archiviazione dei documenti contrattuali.

Le caratteristiche principali del software di gestione del ciclo di vita dei fornitori possono includere:

1. Onboarding dei fornitori: Processi semplificati per la registrazione dei fornitori, la qualificazione e i flussi di lavoro di approvazione.
2. Monitoraggio delle performance: Strumenti per tracciare e valutare le prestazioni dei fornitori rispetto a KPI e SLA predefiniti.
3. Gestione del rischio: Funzionalità per la valutazione dei profili di rischio dei fornitori, la conduzione della due diligence e il monitoraggio della conformità.
4. Gestione dei contratti: Repository centralizzati per l’archiviazione e la gestione dei contratti con i fornitori durante tutto il loro ciclo di vita.
5. Collaborazione e comunicazione: Strumenti per facilitare la comunicazione e la collaborazione tra gli stakeholder coinvolti nei processi di gestione dei fornitori.
6. Analisi dei dati: Capacità di analisi dei dati dei fornitori per identificare tendenze, opportunità e aree di miglioramento.
7. Gestione dei documenti: Archiviazione e recupero sicuro dei documenti relativi ai fornitori, come certificazioni e contratti.
8. Audit Trails: Funzioni di tracciabilità e responsabilità per tenere traccia delle modifiche e delle azioni intraprese all’interno del sistema.
9. Integrazione: Integrazione perfetta con altri sistemi e applicazioni aziendali per lo scambio di dati e l’automazione del flusso di lavoro.
10. Reporting e dashboard: Strumenti di reporting e dashboard personalizzabili per fornire informazioni sulle prestazioni e sulla conformità dei fornitori.

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Perché è importante una gestione olistica dei fornitori?

Una gestione efficace dei fornitori è fondamentale per un’organizzazione, in quanto garantisce un approccio coeso che può portare a riduzioni dei costi, innovazione e vantaggi competitivi ottimizzando i processi ed elevando i contributi dei fornitori.

Adottando un approccio SLM sofisticato, le organizzazioni sbloccano il potenziale per creare un ecosistema sostenibile e reciprocamente prospero, in cui sia loro che i loro fornitori prosperano grazie ai principi di collaborazione, efficienza ed eccellenza.

Lo studio sulla gestione delle relazioni con i fornitori del 2022 di Hackett Group, Supplier Relationship Management (SRM) prevede sforzi proattivi e coordinati per gestire efficacemente i fornitori. Questo comprende diversi obiettivi chiave, tra cui il miglioramento della gestione delle prestazioni dei fornitori, l’attenuazione dei rischi associati alle relazioni con i fornitori e lo sfruttamento delle capacità dei fornitori per attivare processi aziendali interni, come l’innovazione. Quando la gestione dei fornitori opera in modo indipendente dagli altri processi di approvvigionamento, cattura solo una frazione del suo valore potenziale.

Guarda questo webinar per saperne di più su quanto trattato nel report di Hackett Group.

Le 8 fasi del processo di gestione del ciclo di vita del fornitore

Il processo di gestione del ciclo di vita del fornitore si articola in otto fasi, ognuna delle quali svolge un ruolo cruciale nella gestione delle relazioni con i fornitori:

1. Identificare i fornitori: Questa fase iniziale prevede l’identificazione dei potenziali fornitori in base a criteri specifici quali l’offerta di prodotti o servizi, le capacità, la posizione geografica e i requisiti di conformità.
2. Selezionare i fornitori: Dopo l’identificazione dei potenziali fornitori, segue un processo di selezione meticoloso per valutare e scegliere i candidati più adatti. I fattori presi in considerazione durante questo processo possono essere il prezzo, la qualità, l’affidabilità, le prestazioni passate e l’allineamento con i valori dell’organizzazione.
3. Onboarding dei fornitori: Una volta selezionati i fornitori, inizia il processo di onboarding. Questo comporta la definizione di accordi contrattuali, la creazione di canali di comunicazione, la condivisione di informazioni rilevanti e la garanzia di conformità ai requisiti legali e normativi.
4. Gestire le performance: Dopo l’inserimento dei fornitori, le loro prestazioni vengono costantemente monitorate e valutate. Vengono stabiliti indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare fattori quali la puntualità delle consegne, la qualità dei prodotti, il servizio clienti e il rispetto degli obblighi contrattuali.
5. Mantenere dati accurati sui fornitori: Una gestione efficace del ciclo di vita dei fornitori (SLM) si basa su una gestione accurata delle informazioni sui fornitori. Ciò include il mantenimento di profili dei fornitori accurati e aggiornati, dettagli di contatto, certificazioni e altra documentazione pertinente.
6. Gestire e ridurre i rischi: i fornitori possono rappresentare alcuni rischi per un’organizzazione, come l’instabilità finanziaria, la non conformità alle normative o i rischi di reputazione. La gestione del rischio dei fornitori implica la valutazione e la riduzione di questi rischi attraverso la due diligence, il monitoraggio e la pianificazione di emergenza.
7. Cura delle relazioni con i fornitori: Costruire e coltivare relazioni solide con i fornitori è fondamentale per il successo a lungo termine. Una comunicazione efficace, la collaborazione e le revisioni periodiche delle prestazioni sono essenziali per favorire relazioni positive e la creazione di valore reciproco.
8. Conduzione dell’offboarding: Al termine del ciclo di vita di un fornitore, vengono condotte attività di offboarding. Ciò può comportare la risoluzione dei contratti, il passaggio a fornitori alternativi o lo svolgimento di colloqui di uscita per raccogliere feedback e identificare le aree di miglioramento.

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5 passi verso la modernizzazione della gestione dei fornitori

Modernizzare la gestione dei fornitori è diventato un imperativo per le organizzazioni che vogliono rimanere competitive e resilienti. Il processo di gestione del ciclo di vita dei fornitori prevede un approccio strategico che comprende cinque fasi essenziali:

1. Ottenere il controllo dei dati dei fornitori. Centralizzare e organizzare i dati dei fornitori per garantire accuratezza, completezza e accessibilità. Consolidando le informazioni sui fornitori in un unico repository, le organizzazioni possono migliorare la qualità dei dati, snellire i processi e migliorare il processo decisionale.
2. Consentire una visibilità a 360 gradi. Le organizzazioni devono puntare ad avere una visibilità completa su tutti gli aspetti delle relazioni con i fornitori, comprese le prestazioni, i rischi, la conformità e le interazioni. Questa visione olistica consente una gestione proattiva del rischio e la capacità di identificare le opportunità di miglioramento.
3. Mappare i sotto-livelli. Mappando i sotto-livelli, le organizzazioni possono identificare le dipendenze, valutare i rischi e garantire la continuità delle forniture. Questa visibilità è fondamentale per gestire le interruzioni della supply chain e ottimizzare le relazioni con i fornitori.
4. Consentire una collaborazione efficace e scalabile. La collaborazione tra gli stakeholder interni e i fornitori è essenziale per il successo reciproco. L’implementazione di strumenti e processi che facilitino la comunicazione, la condivisione delle informazioni e la collaborazione garantisce una collaborazione efficace in tutto l’ecosistema dei fornitori. Assicuratevi che le soluzioni siano scalabili, in modo che i processi di collaborazione possano adattarsi alla crescita della vostra base di fornitori.
5. Incentivare il giusto comportamento. L’implementazione di programmi di incentivazione o di contratti basati sulle prestazioni può motivare i fornitori ad allineare il loro comportamento con gli obiettivi dell’organizzazione. Considerate la possibilità di premiare i risultati desiderati, come la qualità, l’innovazione e i risparmi sui costi.

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Quali sono i vantaggi della gestione del ciclo di vita dei fornitori?

Le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua sono progettate per rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono le interazioni con i fornitori, offrendo uno spettro di vantaggi che sono stati studiati per massimizzare l’efficienza e aumentare l’efficacia.

• Maggiore visibilità: L’implementazione di un programma di gestione del ciclo di vita dei fornitori fornisce alle organizzazioni una visione completa della loro rete di fornitori, consentendo di migliorare il processo decisionale e la pianificazione strategica.

• Miglioramento della gestione del rischio: Le organizzazioni che implementano processi formali di SLM possono monitorare meglio le prestazioni dei fornitori, la conformità e i rischi potenziali, e implementare strategie di intervento e mitigazione tempestive.

• Risparmio sui costi: L’automazione delle attività associate ai processi relativi ai fornitori, come l’inserimento, la qualificazione e la valutazione delle prestazioni, può far risparmiare alle organizzazioni denaro e risorse.

• KPI di performance e conformità dei fornitori più solidi: Monitorando le prestazioni dei fornitori rispetto ai KPI stabiliti, le organizzazioni possono identificare le aree di miglioramento, affrontare eventuali problemi di prestazioni e garantire la conformità agli obblighi contrattuali.

• Vantaggio competitivo: La collaborazione e l’innovazione dei fornitori sono essenziali per mantenere un vantaggio competitivo sul mercato. Ad esempio, il portale dei fornitori di Ivalua fornisce una piattaforma per la condivisione di informazioni, lo scambio di documenti e la revisione delle prestazioni, facilitando la collaborazione e l’innovazione tra le organizzazioni e i loro fornitori. Questa maggiore trasparenza e comunicazione contribuisce a migliorare le relazioni con i fornitori e a creare un vantaggio competitivo sul mercato.

Le best practice per creare una strategia di gestione strategica dei fornitori

La gestione strategica dei fornitori consiste nel creare una strategia di supply chain non solo strategica e lungimirante, ma anche in grado di fornire costantemente valore, ridurre i rischi e migliorare le prestazioni.

Ogni organizzazione ha esigenze diverse e il raggiungimento di uno status di alto livello non dovrebbe mai essere ostacolato da vincoli tecnologici. Quando c'è uno scollamento tra la strategia dei fornitori e la strategia aziendale, si mettono a rischio sia la quota di mercato che la redditività complessiva.

Per evitare questo scollamento, potete iniziare a implementare un programma di gestione delle relazioni con i fornitori che sia il migliore della categoria, con pochi semplici passi:

• Iniziate a creare processi di onboarding su misura che trovino il giusto equilibrio tra velocità e rischio. È importante creare un meccanismo che faciliti la comunicazione e la collaborazione con i fornitori in modo efficace. 
  
• È fondamentale integrare la valutazione dei rischi e delle prestazioni in tutti i processi. A questo si deve aggiungere il monitoraggio e la valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori per garantire il rispetto degli standard. La digitalizzazione della collaborazione con la supply chain può snellire questi processi, rendendoli più efficienti.
  
• Infine, il mantenimento di un’attenzione particolare alla qualità dei dati, alla coerenza e alla ricerca di un miglioramento continuo, determinerà il successo del vostro programma di gestione delle relazioni con i fornitori.
  

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Chassis Brakes trasforma il suo procurement e supply chain globale con Ivalua

Chassis Brakes International voleva sfruttare la tecnologia di Supplier Lifecycle Management per sviluppare partnership più strategiche con i fornitori e una copertura globale degli stessi. I requisiti includevano il mantenimento di dati anagrafici dei fornitori puliti e centralizzati e la creazione di KPI per il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori. L’azienda voleva aumentare drasticamente la copertura degli ordini e la visibilità dei contratti, digitalizzando e standardizzando pratiche fondamentali come PR/PO, RFQ e cataloghi, sia per la spesa diretta che per quella indiretta.

Tuttavia, con oltre 12 fornitori distribuiti su più istanze SAP ERP, si trattava di una sfida enorme.  I contratti di approvvigionamento erano archiviati localmente, rendendo difficile l'accesso. Processi manuali e incoerenti facevano sì che i responsabili delle commodity globali avessero scarso controllo e visibilità sulla strategia dei fornitori.

Grazie al software di gestione del ciclo di vita dei fornitori di Ivalua, Chassis Brakes ha ridotto la spesa diretta del 5% e quella indiretta di circa il 10%, riducendo al contempo la base dei fornitori di oltre il 50%. Ora ha una copertura degli ordini di acquisto del 99% e una spesa analizzata del 98%, oltre a una visibilità dei contratti di approvvigionamento del 100%. La soluzione di Ivalua ha anche permesso di implementare l'approvazione mobile di PR/PO.

Ivalua ha permesso il nostro percorso di trasformazione in modo efficace, rendendo il Procurement più agile e digitale. Tutto è iniziato con l'attenzione ai fornitori e alla pulizia dei dati anagrafici per prendere decisioni migliori. Risolvere questo problema ha permesso di aumentare l'efficienza, la visibilità e la creazione di valore per l'azienda.

Cyrille Naux, Vicepresidente di Strategia, Operazioni e Approvvigionamenti presso Chassis Breaks

Read the full case study here: Perché Chassis Brakes International ha scelto il software di gestione dei fornitori Ivalua per la trasformazione digitale degli acquisti

Come scegliere il miglior software per la gestione del ciclo di vita dei fornitori

Ivalua ha rivoluzionato il processo di onboarding dei fornitori con le sue soluzioni di gestione dei fornitori che accolgono senza sforzo oltre un milione di fornitori nella rete commerciale globale. La piattaforma permette ai fornitori di essere operativi in pochi minuti, consentendo una collaborazione immediata con gli acquirenti e massimizzando la produttività fin dall’inizio. Ecco un approfondimento sui vantaggi:

360-Degree View of All Supplier Information

Uno dei vantaggi principali delle soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua è la visione a 360 gradi di tutte le informazioni sui fornitori. Le organizzazioni possono accedere a profili dettagliati dei loro fornitori, compresa la salute finanziaria, le metriche di performance, le valutazioni dei rischi e lo stato di conformità. Con tutte queste informazioni centralizzate e accessibili, le aziende possono prendere decisioni più informate, identificare tempestivamente i rischi potenziali e promuovere relazioni più forti e produttive con i propri fornitori.

Gestione del rischio e delle prestazioni completa e integrata

Le soluzioni di Ivalua vanno oltre la gestione di base del ciclo di vita del fornitore: integrano la gestione dei rischi e delle prestazioni in una piattaforma unificata. Questa integrazione consente alle organizzazioni di gestire e ridurre in modo proattivo i rischi dei fornitori, monitorando e migliorando continuamente le prestazioni dei fornitori. Grazie a una chiara comprensione dei fattori di rischio e di performance, le aziende possono anticipare i potenziali problemi, implementare tempestivamente le azioni correttive e ottimizzare la resilienza della supply chain.

Collaborazione olistica con i fornitori / Portale dei fornitori

Il Portale fornitori di Ivalua facilita la collaborazione olistica con i fornitori e funge da piattaforma centralizzata per comunicare con i fornitori, condividere documenti e gestire le transazioni. Migliora la trasparenza e l’efficienza del rapporto con i fornitori, consentendo aggiornamenti in tempo reale, collaborazione sui documenti e processi semplificati per le offerte, i contratti e la fatturazione. Questo livello di collaborazione contribuisce a creare fiducia e allineamento tra le organizzazioni e i loro fornitori, portando a relazioni più strategiche e reciprocamente vantaggiose.

Ulteriori letture: Forrester ha nominato Ivalua leader nelle piattaforme di gestione del valore dei fornitori nella sua Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q1 2022.

Conclusione

Un approccio strategico alla gestione dei fornitori è fondamentale per il successo dell’organizzazione, e questo include il passo essenziale di riconoscere il ruolo cruciale del software di gestione del ciclo di vita del fornitore nel migliorare i risultati dell’approvvigionamento e della supply chain. Adottando questo software, le aziende possono snellire i processi di procurement, ridurre i rischi, migliorare le relazioni con i fornitori e aumentare l’efficienza e la trasparenza lungo tutto il ciclo di vita della catena di fornitura.

Sfrutta il software all'avanguardia di Ivalua per la gestione del ciclo di vita dei fornitori per proteggere la tua azienda dalle fluttuazioni dinamiche del mercato e dalle complessità delle moderne catene di fornitura. Grazie alla nostra robusta suite di strumenti, non solo potrai affrontare i problemi immediati, ma anche gettare solide basi per un successo e un'adattabilità sostenibili.

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