Let’s Get Digital: La guida per il Source-to-Pay

di Vishal Patel

In un ambiente commerciale altamente competitivo come quello odierno, è essenziale che le organizzazioni dispongano di una soluzione Source-to-Pay (S2P) completa per ridurre i costi, rafforzare le relazioni con i fornitori, gestire i rischi e ottenere una migliore visibilità sulle spese e sulla base di approvvigionamento complessiva. 

Una piattaforma Source-to-Pay completa è un componente critico dell’ambiente IT di un’organizzazione. Come il CRM gestisce tutto ciò che riguarda il cliente, una piattaforma S2P gestisce tutto ciò che riguarda il fornitore. Si tratta di un processo cruciale per le organizzazioni che vogliono semplificare le attività di procurement, gestire meglio la spesa e i fornitori e aumentare l’efficienza operativa.

Che cos’è il Source-to-Pay?

Il processo Source-to-Pay è di per sé piuttosto ampio, ma copre la maggior parte, se non tutti, gli aspetti di acquisti di un’organizzazione, almeno dal punto di vista dei processi e della tecnologia. S2P è il processo end-to-end che comprende tutte le attività tra un’azienda e i suoi fornitori. Inizia con l’identificazione dei fornitori giusti per un’esigenza, la condivisione dei requisiti e la valutazione delle offerte di questi ultimii, la selezione del fornitore più appropriato, la negoziazione dei termini e la stipula del contratto per ricevere beni e/o servizi. L’ultima fase del processo, nota anche come Procure-to-Pay, comprende l’ordine di beni/servizi, la ricezione degli stessi, la fatturazione e il pagamento ai fornitori.

Il Source-to-Pay è tipicamente suddiviso in due parti: upstream e downstream. L’upstream comprende tutte le attività strategiche di procurement, come l’analisi della spesa, l’approvvigionamento, la gestione dei contratti e la gestione dei fornitori (che comprende le informazioni sui fornitori, la gestione dei rischi e delle prestazioni). Le attività a valle comprendono l’e-procurement, gli ordini di acquisto, l’automazione delle fatture e i processi di pagamento.

Le 7 fasi del Source-to-Pay

Il Source-to-Pay è un ciclo interconnesso che fornisce al Procurement i mezzi per creare valore per la propria azienda. Grazie a questa sofisticata serie di processi, le organizzazioni possono sbloccare l’efficienza e massimizzare i profitti come mai prima d’ora.

• Analisi della spesa: La comprensione della spesa è uno dei primi passi che un’organizzazione di Procurement compie, in quanto determinante per: da chi si acquista, cosa si acquista, quanto si acquista, a che prezzo si acquista, se si tratta di prodotti in appalto o fuori appalto, ecc.
• Sourcing: Dove il procurement spesso crea valore per primo. Grazie all’analisi dei dati o alla richiesta dell’azienda, è necessario organizzare un evento di sourcing. Si tratta di un evento in cui si invitano vari soggetti a soddisfare un determinato requisito. Viene emesso un RFI/RFP e i fornitori forniscono le loro risposte, uno o più vengono selezionati e si aggiudicano l’attività.

Gestione dei fornitori: La base del Source-to-Pay, l’onboarding del fornitore, la gestione delle informazioni, dei rischi e delle prestazioni durante tutto il ciclo di vita di una relazione con il fornitore. Tutte le parti del processo S2P sono in qualche modo collegate al fornitore ed è essenziale che vi sia una visione a 360 gradi e un accesso ai dati del fornitore. Sono inclusi anche i piani di miglioramento di questi ultimi, i progetti di innovazione e la collaborazione generale con i fornitori.

Gestione dei contratti: L’elemento che collega l’upstream e il downstream, dove si inizia a catturare il valore. I contratti regolano il rapporto tra acquirente e fornitore, un processo essenziale per informare il Procure-to-Pay.

Acquisti: La prima parte del processo Procure-to-Pay, quando qualcuno in un’organizzazione ha un’esigenza (prodotto e/o servizio); il processo di approvazione dell’acquisto, la selezione del fornitore (idealmente un fornitore convenzionato), l’invio di un ordine di acquisto, la ricezione dell’articolo o del servizio e tutte le parti intermedie (possono essere molte). L’acquisto è anche il luogo in cui viene catturato il valore (ad esempio, le condizioni preferenziali sono negoziate in fase di sourcing, ma vengono catturate solo in caso di acquisto).

Fatturazione: La parte più importante del processo per il fornitore: essere pagato. La contabilità fornitori comprende: Come il fornitore presenta una fattura, come la riceve, la esamina e la convalida (in base all’ordine, alla ricevuta, ai requisiti fiscali, ecc.

Pagamenti: Infine, il pagamento vero e proprio. Tradizionalmente era un processo esterno a S2P, ma si è evoluto fino a diventarne parte integrante. Questo processo gestisce l’esecuzione del pagamento, dando istruzioni alla banca o al fornitore del pagamento e riconciliandolo con la fattura, l’ordine, ecc.

I vantaggi del Source-to-Pay

Il mercato dell’S2P si è evoluto in modo significativo negli ultimi anni, diventando una componente essenziale della strategia di approvvigionamento per la maggior parte delle aziende. Questo aumento di importanza è dovuto al valore potenziale che le iniziative S2P possono offrire.  Anche quando si prende in considerazione un’iniziativa di trasformazione digitale in una parte dell’S2P, come il Procure-to-Pay, è importante considerare le implicazioni sul resto del processo. Un processo S2P strettamente integrato, in cui i dati possono essere facilmente aggiornati, i flussi di lavoro sono collegati tra loro, le analisi si estendono a tutte le aree del processo, ecc. 

I vantaggi tangibili di un processo source-to-pay efficiente e automatizzato sono molteplici, tra cui: 

• Miglioramento della capacità e della velocità di identificare/catturare i risparmi 
• Orchestrazione e visibilità della spesa
• Migliore gestione delle relazioni con i fornitori 
• Visibilità sul rischio e sulle prestazioni dei fornitori
• Miglioramento dell’efficienza e dell’automazione dei processi 
• Controlli di conformità dove necessario 
• Maggiore qualità dei dati relativi alle spese e ai fornitori

Dettagli Source-to-Pay

1. Risparmio sui costi: Uno dei principali vantaggi del software S2P è la capacità di identificare le aree di risparmio sui costi e di eseguire un piano per ottenere tali risparmi. Ottenendo visibilità sui modelli di spesa, sulla domanda, sulle prestazioni dei fornitori e sui mercati di fornitura, si scopriranno le opportunità.  
2. Gestione della spesa: Il software S2P può aiutare i team di approvvigionamento a gestire meglio la percentuale di spesa aziendale che è sotto contratto e in gestione. Ciò può essere fatto automatizzando i processi di sourcing e di gestione dei contratti, il che aiuta a garantire che una maggiore quantità di spesa venga catturata nel processo S2P, compresa la spesa diretta per i materiali. 
3. Tempo di inserimento dei fornitori: L’S2P può ridurre significativamente il tempo necessario per l’inserimento di nuovi fornitori. Automatizzando il processo di registrazione e di qualificazione dei fornitori, l’ufficio acquisti può valutare e inserire più rapidamente alcuni tipi di fornitori, mentre per altri è necessaria una maggiore due diligence.
4. Fornitore 360: Il software S2P può aiutare a raccogliere e mantenere un’unica fonte di verità per le informazioni e le attività dei fornitori, alimentando tutti gli altri processi di approvvigionamento con informazioni in tempo reale.
5. Efficienza dei processi: Il software S2P può automatizzare i processi manuali e ridurre il tempo necessario per completare le varie attività di approvvigionamento, come l’approvazione delle richieste, le RFX, la creazione di contratti, la corrispondenza delle fatture e molto altro ancora.
6. Conformità: Il software S2P può contribuire a garantire la conformità alle politiche e alle procedure aziendali, nonché ai requisiti normativi, automatizzando il processo di approvazione e documentazione delle attività di procurement.

In generale, è diventato chiaro che una solida tecnologia Source-to-Pay è essenziale per il Procurement per generare continuamente valore per l’azienda. Oggi è ancora più necessario, dato che le organizzazioni sono alle prese con problemi legati alll’inflazione, il rischio di terzi, i requisiti ESG e la continuità delle forniture.

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