L'analisi della spesa è un processo utilizzato dalle organizzazioni per comprendere e gestire efficacemente le proprie spese. Comporta la raccolta e l'analisi dei dati di spesa per identificare le opportunità di risparmio, migliorare l'efficienza e aumentare la conformità alle politiche di acquisto.
Tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale generativa e le moderne piattaforme di approvvigionamento con modelli di dati unificati aiutano ad automatizzare e perfezionare il processo di analisi della spesa, consentendo approfondimenti più accurati e in tempo reale e facilitando un processo decisionale più intelligente con strategie di approvvigionamento basate sui dati.
In questo blog faremo un’immersione profonda nell’analisi della spesa, compresi il suo scopo e i vantaggi principali, come viene utilizzata negli acquisti, la differenza tra spesa diretta e indiretta e i vari tipi di analisi della spesa.
Esploreremo inoltre i passaggi chiave per l’analisi della spesa, le metriche e i KPI da tenere sotto controllo e il modo in cui è possibile migliorare il processo di approvvigionamento con un software di analisi della spesa.
Innanzitutto, cos’è l’analisi della spesa?
L'analisi della spesa negli acquisti è un processo sistematico che prevede la raccolta, la pulizia, la classificazione e l'analisi dei dati di spesa, per ottenere informazioni sui modelli di spesa di un'organizzazione. Nello specifico, comporta l'aggregazione di dati provenienti da varie fonti, come sistemi ERP, software di approvvigionamento e sistemi finanziari, seguita da una pulizia per eliminare imprecisioni e incoerenze.
I dati dell’analisi della spesa vengono classificati in categorie basate su prodotti, servizi e fornitori, utilizzando tecniche come i sistemi di codifica standard del settore. Le aziende spesso utilizzano strumenti analitici avanzati o software di analisi dei dati di approvvigionamento per esaminare questi dati categorizzati, identificando tendenze e variazioni e trovando aree di miglioramento.
Questo processo non solo aiuta a prendere decisioni strategiche per gli acquisti, ma migliora anche la pianificazione finanziaria e il monitoraggio della conformità. Le aziende possono sfruttare l'analisi della spesa per trasformare i dati di spesa grezzi in informazioni aziendali attuabili.
Perché l’analisi della spesa è importante?
L’analisi della spesa aiuta le organizzazioni a comprendere i propri modelli di spesa, fornendo una visione completa di dove e come vengono allocate le risorse finanziarie. Questo processo comporta l’aggregazione e l’esame dei dati di spesa provenienti da varie fonti, come fatture, ordini di acquisto e contratti con i fornitori.
Le organizzazioni possono quindi classificare e analizzare le spese tra i diversi reparti e fornitori. Ottenendo visibilità sugli schemi di spesa, possono identificare più facilmente le inefficienze, come le spese irregolari (in cui gli acquisti vengono effettuati al di fuori dei contratti concordati) o le spese non conformi.
L’analisi della spesa è utile anche per scoprire opportunità di risparmio, come acquisti frequenti di piccolo volume che potrebbero essere consolidati o contratti con condizioni sfavorevoli che possono essere rinegoziati. È inoltre possibile confrontare la spesa con i benchmark di settore e i dati storici. Comprendendo questi modelli, le organizzazioni possono lavorare per eliminare le spese non necessarie.
L’analisi della spesa supporta un processo decisionale informato e aiuta a guidare le strategie di approvvigionamento con approfondimenti basati sui dati relativi ai modelli e alle tendenze di spesa. Le organizzazioni possono utilizzare queste informazioni per la pianificazione del budget e per fissare obiettivi di risparmio realistici e raggiungibili. Di conseguenza, l’efficienza complessiva e la conformità migliorano, così come l’efficacia della funzione di approvvigionamento dell’organizzazione.
Combinare Spend Analysis e Spend Analytics per la gestione degli acquisti
L’analisi della spesa è la base per creare un quadro chiaro e preciso dei modelli di spesa passati e attuali. Una volta organizzati e compresi i dati di spesa attraverso l’analisi della spesa, è possibile applicare strumenti e tecniche analitiche avanzate per esaminare i dati elaborati. Si tratta della spend analytics, che si concentra sull’interpretazione dei dati per scoprire intuizioni, tendenze e opportunità più profonde.
Analizzando i modelli di spesa e i dati dei fornitori, le organizzazioni possono trovare aree in cui negoziare offerte migliori, consolidare gli acquisti per ottenere sconti sui volumi o passare a fornitori più convenienti. L'analisi della spesa aiuta anche a valutare le prestazioni, la conformità e il rischio dei fornitori.
Tipi di analisi della spesa
L'analisi della spesa contribuisce al sourcing strategico fornendo informazioni sulle prestazioni dei fornitori e sulle tendenze di spesa. Migliora l'accuratezza del budgeting e delle previsioni, aiuta a promuovere relazioni efficaci con i fornitori e svolge un ruolo fondamentale nella riduzione dei costi, nella mitigazione dei rischi e nel contributo alla salute finanziaria complessiva di un'organizzazione.
L’analisi delle spese di approvvigionamento può essere classificata in tre tipi principali, in base all’obiettivo dell’analisi:
- Analisi della spesa dei fornitori: Questo tipo di analisi si concentra sull’analisi delle spese con ciascun fornitore, dei termini e delle condizioni, delle prestazioni e della conformità del fornitore. Questo aiuta le organizzazioni a identificare le dipendenze da determinati fornitori, a valutare il rischio dei fornitori, a negoziare condizioni migliori e a consolidare la base dei fornitori per ottenere prezzi ed efficienza migliori.
- Analisi della spesa per categoria: Questo tipo di analisi segmenta la spesa in diverse categorie in base al tipo di prodotto o servizio, ad esempio servizi IT, marketing, servizi professionali, materie prime, ecc. L’analisi della spesa per categoria aiuta le organizzazioni a comprendere l’allocazione delle risorse, un aspetto fondamentale per identificare le opportunità di spesa in linea con le priorità strategiche dell’azienda.
- Analisi della spesa contrattuale: Valutando l’entità della spesa per ciascun contratto, i termini di questi contratti e le prestazioni rispetto a tali termini, le organizzazioni possono assicurarsi di ottenere il valore atteso dai loro contratti. Inoltre, possono identificare le perdite di contratto, che possono essere una fonte significativa di inefficienza e di aumento dei costi.
Quali sono le fasi del processo di analisi della spesa?
La conduzione di un'analisi della spesa comporta un processo dettagliato e sistematico. Ecco uno schema passo dopo passo da seguire per condurre un'analisi della spesa:
- Raccolta dei dati: Raccogliere i dati di spesa da varie fonti all’interno dell’organizzazione, come i sistemi ERP, i sistemi finanziari, i software di approvvigionamento e gli estratti conto delle carte di credito.
- Pulizia dei dati: Pulire i dati per garantirne l’accuratezza e la coerenza, eliminando i duplicati, correggendo gli errori e inserendo i valori mancanti. Assicuratevi di standardizzare il formato dei dati per facilitare la pulizia.
- Classificazione dei dati: Classificare i dati di spesa in gruppi significativi. La classificazione può essere basata sul tipo di prodotto o servizio, sul reparto, sulla business unit o sul fornitore. Utilizzate schemi di classificazione standard come il codice UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) o categorie personalizzate pertinenti alla vostra organizzazione.
- Consolidamento dei dati: Aggregare i dati puliti e classificati, soprattutto se l’organizzazione opera in più sedi o ha diverse filiali. Assicuratevi che tutti i dati siano consolidati in un unico sistema centralizzato per un’analisi uniforme.
- Analisi dei dati: Analizzare i dati consolidati per identificare modelli di spesa, tendenze e anomalie e cercare opportunità di risparmio.
- Analisi dei fornitori: Valutare le prestazioni dei fornitori e la spesa per fornitore. In questa fase è necessario identificare i fornitori strategici e valutare i rischi associati alla concentrazione dei fornitori.
- Analisi delle categorie: Valutare la spesa per categoria per capire dove è destinata la maggior parte della spesa e identificare le categorie con un potenziale di riduzione dei costi o di miglioramento dei processi.
- Analisi dei contratti: Esaminare la spesa rispetto ai contratti per garantire la conformità e identificare eventuali spese fuori contratto. In questa fase si valutano anche i termini e le condizioni contrattuali per individuare eventuali opportunità di rinegoziazione.
- Benchmarking: Confrontate i dati di spesa con gli standard di settore o con organizzazioni simili per identificare le best practice e le aree di miglioramento.
- Creare un piano d’azione: Sviluppare report e cruscotti completi per presentare i risultati e dare priorità alle aree con il più alto potenziale di risparmio sui costi o di miglioramento dell’efficienza.
Importanti KPI e metriche per l’analisi della spesa
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) nel procurement possono essere suddivisi in cinque gruppi, ognuno dei quali si concentra su diversi aspetti del procurement per garantirne l’efficienza e l’efficacia (si veda la tabella seguente).
Questi KPI aiutano a monitorare e ottimizzare i vari aspetti del processo di approvvigionamento, garantendo che il procurement contribuisca efficacemente agli obiettivi organizzativi, in particolare in termini di risparmio sui costi e di efficienza operativa.
| Risparmio sui costi | |
| Risparmio totale sui costi | Riduzione dei costi ottenuti grazie alle attività di approvvigionamento rispetto ai periodi precedenti. |
| Riduzione dei costi | Spese previste ma evitate grazie alle strategie di approvvigionamento. |
| Ritorno sull’investimento (ROI) per l’approvvigionamento | Ritorno finanziario ottenuto dagli investimenti negli acquisti. |
| Spesa gestita | |
| Percentuale di spesa in gestione | Percentuale della spesa totale dell’organizzazione controllata o influenzata dal reparto acquisti. |
| Tasso di conformità della spesa | Rispetto dei fornitori e dei contratti preferiti. |
| Performance dei fornitori | |
| Tasso di consegna puntuale del fornitore | Percentuale di ordini consegnati puntualmente dai fornitori. |
| Tasso di qualità dei fornitori | Qualità dei beni o servizi ricevuti dai fornitori. |
| Gestione del rischio dei fornitori | Efficacia nell’identificare e gestire i rischi associati ai fornitori. |
| KPI operativi | |
| Tempo di ciclo dell’approvvigionamento | Tempo necessario per completare il processo di approvvigionamento, dalla richiesta all’acquisto. |
| Accuratezza degli ordini di acquisto | Efficienza del processo di approvvigionamento misurando il costo amministrativo per ordine o fattura. |
| Costo per fattura e ordine | Efficienza del processo di approvvigionamento misurando il costo amministrativo per ordine o fattura. |
| KPI per i dipendenti | |
| Produttività dei dipendenti | Risultati del personale addetto agli acquisti, spesso in termini di risparmi sui costi o di numero di transazioni elaborate. |
| Formazione e sviluppo | Investimento e efficacia dei programmi di formazione per il personale addetto agli acquisti. |
| Soddisfazione dei dipendenti | Soddisfazione lavorativa e livelli di impegno del personale addetto agli acquisti, che possono influire sulle prestazioni e sulla fidelizzazione. |
Vantaggi e benefici dell’analisi della spesa
L’analisi della spesa offre diversi vantaggi chiave che aiutano le organizzazioni a snellire i processi di approvvigionamento e a migliorare l’efficienza finanziaria:
Riduzione della spesa irregolare
L'analisi della spesa aiuta a identificare le spese non conformi, evidenziando le discrepanze tra il comportamento di acquisto effettivo e le politiche di approvvigionamento stabilite. Individuando le aree in cui si verificano tali spese irregolari, le organizzazioni possono implementare controlli più severi, rafforzare la conformità con i fornitori e i contratti preferiti e, in ultima analisi, ridurre i costi inutili.
Ottimizzare la base dei fornitori
L'analisi della spesa fornisce informazioni sul panorama dei fornitori, aiutando a scoprire le aree di sovrapposizione, le prestazioni insufficienti o la ridondanza all'interno della vostra base di fornitori. In questo modo, le aziende possono ottenere prezzi migliori attraverso acquisti consolidati, ridurre la complessità di gestione e promuovere relazioni più forti e strategiche con i fornitori chiave.
Liberare il capitale circolante
Grazie all'analisi della spesa, le aziende possono identificare le opportunità di ottimizzare i livelli di inventario e negoziare condizioni di pagamento migliori con i fornitori, liberando liquidità che sarebbe altrimenti vincolata e migliorando la liquidità dell'organizzazione. Questo aiuta le aziende a essere agili e a rispondere ai cambiamenti del mercato e alle opportunità di investimento.
Ridurre al minimo i disturbi della catena di approvvigionamento
Una catena di fornitura resiliente è essenziale per garantire la continuità delle operazioni aziendali. Analizzando i modelli di spesa, le aziende possono identificare i fornitori critici e i rischi potenziali, come l'eccessiva dipendenza da un singolo fornitore o da un'unica regione geografica. Armate di queste informazioni, possono sviluppare strategie per diversificare la loro base di fornitori e stabilire piani di emergenza, riducendo il rischio di disturbi alla catena di fornitura.
Come migliorare il processo di approvvigionamento con un software di analisi della spesa
Una best practice fondamentale è una solida governance dei dati, che prevede la definizione di politiche e procedure chiare per la raccolta, la pulizia e la gestione dei dati, garantendo che i dati utilizzati nell’analisi siano accurati, completi e aggiornati.
Un’efficace governance dei dati richiede risorse e strumenti dedicati, come strumenti specializzati per l’analisi della spesa in grado di integrare i dati provenienti da più fonti. È inoltre fondamentale coinvolgere fin dall’inizio i principali stakeholder dei vari reparti, come gli acquisti, la finanza e le operazioni. Questo approccio collaborativo garantisce che i dati e gli approfondimenti ottenuti siano rilevanti e utilizzabili in tutta l’organizzazione.
Le organizzazioni dovrebbero promuovere una cultura del miglioramento continuo nel loro processo di analisi della spesa, conducendo revisioni regolari e lavorando per aggiornare il processo per adattarlo alle mutevoli esigenze aziendali.
Devono inoltre tenersi aggiornate sui progressi degli strumenti e delle tecniche di analisi e fornire regolarmente formazione e sviluppo al personale. Infine, le organizzazioni dovrebbero effettuare regolarmente un benchmark del proprio processo di analisi della spesa e dei risultati rispetto agli standard del settore o ai colleghi per identificare le aree di miglioramento.
Conclusione
L'analisi della spesa è uno strumento indispensabile per le organizzazioni che intendono ottimizzare le proprie strategie di approvvigionamento e ottenere risparmi significativi. Fornendo informazioni cruciali sui modelli di spesa, aiuta a identificare le inefficienze e le spese irregolari, facendo risparmiare alle organizzazioni denaro e risorse preziose.
Grazie al software di analisi della spesa, le organizzazioni possono consolidare la propria base di fornitori, negoziare condizioni migliori e snellire i processi di approvvigionamento, adottando un approccio basato sui dati per gestire le relazioni con i fornitori e migliorare la resilienza della supply chain.
Consulta la scheda tecnica dell’analisi della spesa per comprendere le vostre spese e scoprire nuove opportunità di risparmio.
