Concetti chiave e risultati principali
- Le spese irregolari si verificano quando i dipendenti effettuano acquisti non autorizzati al di fuori dei processi di approvvigionamento approvati, causando una significativa inflazione dei costi.
- Le cause comuni sono la mancanza di formazione dei dipendenti, l’inefficienza dei sistemi di approvvigionamento e l’urgenza,
- Per controllare le spese irregolari (Maverick Spend), le organizzazioni devono stabilire chiare politiche di approvvigionamento, formare i dipendenti, implementare sistemi di ordini di acquisto (PO), mantenere elenchi di fornitori preferiti e utilizzare tecnologie di approvvigionamento avanzate per il monitoraggio, la conformità e l’automazione.
La spesa irregolare, ovvero la pratica di effettuare acquisti non autorizzati al di fuori dei contratti negoziati, rappresenta una sfida significativa per le organizzazioni di procurement, in quanto mina i loro piani di spesa strategici ed erode i risparmi sui costi.
Una statistica sconcertante evidenzia la portata del problema: secondo gli analisti specializzati nei processi di procurement, le aziende possono perdere fino al 10-20% dei loro risparmi a causa delle spese irregolari. Le spese incontrollate non solo gonfiano i costi, ma interrompono anche le relazioni con i fornitori e i processi di approvvigionamento, causando inefficienze e una mancanza di conformità che può avere un grave impatto sui profitti e sull’integrità operativa di un’organizzazione.
La spesa incontrollata può far deragliare rapidamente la salute finanziaria dell’organizzazione. Questo blog post analizza i rischi delle spese irregolari, analizza i motivi per cui si verificano e offre strategie pratiche per ridurre le spese non necessarie prima che abbiano un impatto sui profitti. Leggi qui di seguito per scoprire come salvaguardare il tuo budget e migliorare l’efficienza finanziaria!
Che cos’è il Maverick Spending?
Il termine “Maverick Spending” si riferisce alle attività di acquisto non autorizzate o “maverick” che si verificano al di fuori dei processi e delle linee guida di approvvigionamento stabilite all’interno di un’organizzazione. In genere si tratta di acquisti effettuati dai dipendenti senza seguire le corrette procedure di approvvigionamento, ad esempio aggirando i fornitori approvati, non ottenendo le necessarie approvazioni o effettuando acquisti al di sopra di soglie di spesa predefinite senza la dovuta autorizzazione.
Le spese irregolari possono portare a diverse conseguenze negative per le organizzazioni, tra cui l’aumento dei costi, la perdita della leva negoziale con i fornitori preferiti, i rischi di conformità, la mancanza di visibilità e di controllo sulle spese. L’aumento dei costi è dovuto al fatto che spesso gli acquisti vengono effettuati a prezzi non contrattuali o senza sconti negoziati, con conseguenti prezzi gonfiati per i beni o i servizi rispetto agli accordi stabiliti. Questo si accumula nel tempo, portando a un aumento generale delle spese per l’organizzazione.
L’aggiramento dei processi di approvvigionamento approvati e dei fornitori preferiti significa perdere l’opportunità di sfruttare sconti sul volume o misure di risparmio, riducendo il potere d’acquisto dell’azienda e causando potenzialmente spese inutili. Anche gli sforamenti di budget sono conseguenze comuni, poiché gli acquisti non autorizzati si accumulano al di fuori delle spese pianificate, mettendo a dura prova le risorse finanziarie e causando potenzialmente problemi di flusso di cassa.
Inoltre, le risorse distolte dalla gestione delle attività di spesa irregolari, come l’elaborazione di fatture non autorizzate o la risoluzione di problemi di conformità, vengono sottratte alle funzioni aziendali critiche, ostacolando l’efficienza operativa e la produttività. Nel peggiore dei casi, inoltre, le spese irregolari potrebbero esporre le aziende a rischi di conformità legale e normativa, con potenziali sanzioni, multe e danni alla reputazione.
Strategie e controlli efficaci sugli acquisti sono essenziali per ridurre le spese irregolari e garantire che il processo di acquisto sia in linea con gli obiettivi organizzativi e gli standard di conformità:
- Controllo dei costi: aderendo ai processi di approvvigionamento stabiliti e negoziando contratti con fornitori preferenziali, le aziende possono ottimizzare i costi e massimizzare le opportunità di risparmio.
- Gestione del budget: impedendo che gli acquisti non autorizzati si accumulino al di fuori delle spese pianificate, le organizzazioni possono mantenere la disciplina di bilancio ed evitare sforamenti che potrebbero mettere a dura prova le risorse finanziarie e ostacolare le iniziative strategiche.
- Efficienza operativa: razionalizzando i processi di approvvigionamento e imponendo la conformità alle politiche e alle procedure stabilite, le organizzazioni possono allocare le risorse in modo più efficace.
- Conformità e gestione del rischio: il rispetto delle politiche di approvvigionamento, degli accordi contrattuali e delle normative di settore aiuta le organizzazioni a evitare costose sanzioni, multe e danni alla reputazione, salvaguardandosi da potenziali responsabilità legali.
- Relazioni con i fornitori: promuovendo partnership collaborative e aderendo agli accordi stabiliti con i fornitori, le organizzazioni possono rafforzare le relazioni con i fornitori, creare valore e sbloccare opportunità di innovazione.
Come si verificano le spese Maverick?
Le spese irregolari (Maverick Spend) all’interno delle aziende sono spesso dovute a una miriade di fattori. Una causa comune è la mancanza di familiarità dei dipendenti con le politiche e le procedure di approvvigionamento stabilite o con i fornitori approvati, che di conseguenza porta a decisioni di acquisto autonome. In alcuni casi, i dipendenti si sottraggono ai canali di approvvigionamento standard a causa di scadenze pressanti o quando le procedure formali appaiono onerose, confuse o inefficienti, inducendoli a cercare alternative più rapide o più semplici. Questo impulso a eludere i protocolli tradizionali può anche derivare dalla percezione che le regole di approvvigionamento siano eccessivamente rigide, spingendo il personale ad aggirarle per acquisire un senso di responsabilità o per godere di un maggiore margine di manovra nelle scelte di acquisto.
Un’altra causa è l’insufficiente formazione sulle politiche e sulle procedure di approvvigionamento. I dipendenti possono inavvertitamente impegnarsi in spese eccessive a causa della mancanza di comprensione dei corretti protocolli di approvvigionamento. Inoltre, software, strumenti o processi di approvvigionamento obsoleti o inefficienti possono scoraggiare i dipendenti dal seguire le procedure corrette, portandoli a cercare metodi alternativi per l’acquisizione di beni o servizi.
Ci sono anche ragioni altruistiche per una spesa irregolare. I dipendenti possono avere relazioni esistenti con specifici fornitori o venditori al di fuori dei canali approvati, e questo li porta a impegnarsi in una spesa anomala per mantenere tali relazioni. Anche le esigenze urgenti o i requisiti inaspettati possono spingere a spendere in modo improprio, in quanto progetti sensibili al tempo o eventi imprevisti creano una pressione per acquisire rapidamente beni o servizi, spesso privilegiando la velocità rispetto alla conformità alle politiche di approvvigionamento.
Qualunque sia la ragione, affrontare le cause alla radice può aiutare a mitigare il verificarsi di attività di acquisto non autorizzate.
Quali sono i 3 diversi tipi di spesa maverick?
Le spese irregolari si manifestano in varie forme all’interno delle organizzazioni, spesso classificate in tre tipi distinti. Esaminiamo ogni tipo in dettaglio.
Spesa di coda (Tail Spend)
Le spese di coda o Tail Spend, che consistono in acquisti di beni a basso volume e altamente specializzati, rappresentano una sfida per la gestione degli acquisti a causa della visibilità limitata e delle caratteristiche uniche. Questi acquisti spesso esulano dai processi di approvvigionamento tradizionali, creando opportunità di spese irregolari quando i dipendenti si rivolgono a fornitori non preferiti o effettuano acquisti ad hoc senza la dovuta autorizzazione. Consulta questo blog che esplora l’importanza della collaborazione e della visibilità dei dati.
Acquisti spot
Caratterizzati da acquisti una tantum da fornitori non preferiti, gli acquisti spot si verificano spesso quando i dipendenti privilegiano la convenienza o la rapidità rispetto al rispetto delle politiche di approvvigionamento e dei contratti negoziati. Questa pratica può portare a un aumento dei costi, alla perdita di opportunità di risparmio e a maggiori rischi di conformità.
Spese non PO
Le spese non PO, che comprendono tutte le spese effettuate senza un ordine di acquisto, rappresentano una fonte significativa di spese irregolari. Senza la documentazione formale e il processo di approvazione forniti dagli ordini di acquisto, le spese non PO mancano di trasparenza e controllo, rendendole suscettibili di acquisti non autorizzati e di violazioni della conformità.
Come controllare le spese irregolari
Il controllo delle spese irregolari è fondamentale per le organizzazioni per mantenere la disciplina finanziaria, la conformità e l’efficienza operativa. Ecco consigli e strategie pratiche per prevenire le spese irregolari:
- Stabilire politiche e procedure di approvvigionamento chiare: delineare chiaramente le politiche, le procedure e i processi di approvazione in materia di acquisti, comunicare regolarmente le politiche a tutti i dipendenti e fornire formazione, se necessario.
- Educare e formare i dipendenti: offrire programmi di formazione per istruire i dipendenti sulle politiche e le procedure di approvvigionamento, e assicuratevi di sottolineare l’importanza della conformità e le conseguenze di una spesa non appropriata.
- Implementare sistemi di ordini di acquisto (PO): richiedere che tutti gli acquisti siano effettuati attraverso un sistema formale di ordini di acquisto e assicuratevi che gli ordini di acquisto siano autorizzati e tracciati correttamente.
- Centralizzare le funzioni di approvvigionamento: la centralizzazione consente alle organizzazioni di consolidare le attività di acquisto e di snellire i processi. Assicuratevi di designare professionisti dell’approvvigionamento per supervisionare le attività di acquisto e garantire la conformità.
- Mantenere elenchi di fornitori preferenziali: stabilire e mantenere elenchi di fornitori preferenziali per i beni e i servizi comunemente acquistati. Incoraggiate i dipendenti a utilizzare solo i fornitori approvati per sfruttare i contratti e gli sconti negoziati.
- Monitorare e analizzare i modelli di spesa: analizzare regolarmente i dati relativi agli acquisti per identificare i casi di spesa irregolare. Utilizzate strumenti di analisi per tracciare le spese, identificare le tendenze e rilevare potenziali problemi di conformità.
- Implementare le gerarchie di approvazione delle spese: definire gerarchie di approvazione delle spese in base alle soglie di spesa e ai ruoli organizzativi, e richiedete livelli appropriati di autorizzazione per gli acquisti in base a criteri predefiniti.
- Promuovere una cultura di conformità: riconoscere e premiare l’adesione alle politiche di approvvigionamento e incoraggiare una comunicazione aperta e un feedback. È anche importante rivedere regolarmente i processi di approvvigionamento e identificare le aree di miglioramento.
Anche la tecnologia e l’automazione svolgono un ruolo fondamentale nel controllo delle spese irregolari. Le tecnologie avanzate di approvvigionamento, come i software di gestione degli acquisti e le piattaforme di e-procurement come Ivalua, possono aiutare ad automatizzare le attività manuali, a snellire i flussi di lavoro e a facilitare il monitoraggio in tempo reale delle attività di acquisto. Queste tecnologie consentono alle organizzazioni di centralizzare i dati sugli acquisti, di tracciare le tendenze di spesa e di identificare in modo più efficace i casi di spesa irregolare. Inoltre, l’automazione resa possibile da queste piattaforme aiuta a far rispettare le politiche di approvvigionamento, implementando flussi di lavoro di approvazione predefiniti, segnalando gli acquisti non autorizzati e generando avvisi per le violazioni delle politiche. Guarda la demo della soluzione Source-to-Pay di Ivalua qui.
Le sfide della Tail Spend
La Tail Spend o spese di coda (il 20% inferiore della spesa che di solito non viene gestito a causa della sua percezione di insignificanza) presenta sia sfide che opportunità per le organizzazioni che cercano di ottimizzare i processi di approvvigionamento e di ottenere risparmi sui costi.
In primo luogo, c’è la sfida di una base di fornitori frammentata. Quando c’è un gran numero di fornitori, per i team di approvvigionamento è sempre più difficile mantenere relazioni significative e strategiche. La mole di fornitori diluisce l’attenzione e le risorse che possono essere assegnate a ciascuno di essi, portando spesso a una mancanza di impegno e alla perdita di opportunità di consolidamento o di negoziazione di condizioni migliori. Tenere traccia dei contratti, soprattutto per i fornitori poco frequenti o minori, può diventare un incubo logistico. Questo può portare all’utilizzo di termini obsoleti, alla non conformità involontaria con le politiche di approvvigionamento o al mancato rinnovo, tutti fattori che possono avere un impatto negativo sull’efficienza operativa.
In secondo luogo, la spesa di coda è spesso caratterizzata da una mancanza di controllo e visibilità. In molte organizzazioni, non è gestita centralmente, ma piuttosto da vari reparti o individui. Questo decentramento porta a pratiche di acquisto incoerenti e a difficoltà nell’applicazione delle politiche di approvvigionamento. Senza una supervisione centralizzata, anche i dati sulla spesa tail tendono a essere frammentati e incompleti, rendendo difficile una comprensione completa dei modelli di spesa.
Le organizzazioni possono anche trovarsi di fronte a vincoli di risorse che limitano la loro capacità di affrontare la spesa accessoria in modo completo. I team di approvvigionamento sono spesso concentrati sulla gestione delle spese dirette e delle relazioni strategiche con i fornitori, considerate più critiche per l’azienda. Di conseguenza, le spese di coda vengono spesso trascurate o ricevono una priorità minore, nonostante il loro potenziale impatto sui risparmi e sull’efficienza. Inoltre, una gestione efficace delle spese accessorie richiede strumenti sofisticati per l’analisi dei dati, la gestione dei contratti e l’integrazione dei fornitori. Tuttavia, il costo e la complessità dell’implementazione di tali soluzioni possono essere proibitivi.
Analisi e opportunità della Tail Spend
Utilizzando gli strumenti di analisi dei dati, le organizzazioni possono ottenere informazioni sulle loro attività di Tail Spend, tra cui la frequenza e il volume delle transazioni, le metriche di performance dei fornitori e i modelli di spesa tra le diverse categorie di spesa e i diversi reparti. Una solida analisi dei dati consente alle organizzazioni di identificare le aree di inefficienza, duplicazione e non conformità all’interno del tail spend, in modo da poter dare priorità agli interventi strategici e agli sforzi di ottimizzazione. Inoltre, gli approfondimenti basati sui dati consentono alle organizzazioni di negoziare condizioni migliori con i fornitori, consolidare la spesa e attuare iniziative mirate di risparmio.
Pratiche efficaci di gestione dei contratti sono fondamentali anche per garantire la conformità. Le organizzazioni devono rivedere e negoziare accuratamente i termini contrattuali (prezzi, piani di consegna e metriche di performance) per garantire l’allineamento con gli obiettivi dell’organizzazione. Il mantenimento di un archivio centralizzato dei contratti e dei documenti associati aiuta a migliorare la visibilità delle relazioni e degli obblighi dei fornitori, rivelando le opportunità di consolidamento, rinegoziazione o risoluzione. Inoltre, aiuta a monitorare le prestazioni dei contratti e a far rispettare i termini contrattuali. Portando la spesa di coda sotto la gestione, le organizzazioni possono risparmiare il 5-15%.
5 best practice per il controllo delle spese irregolari
Ecco 5 passi e raccomandazioni pratiche per eliminare le spese irregolari e aumentare la visibilità delle spese:
1) Ottenere il consenso dei dirigenti e comunicare le politiche in modo chiaro
Quando i dirigenti approvano e sostengono attivamente le politiche di approvvigionamento, si crea un tono di conformità e serietà in tutta l’azienda. Una comunicazione chiara di queste politiche è altrettanto cruciale, in quanto garantisce che tutti i dipendenti comprendano i processi di approvvigionamento e le implicazioni degli acquisti irregolari. Allineando l’organizzazione dall’alto verso il basso, le aziende possono promuovere una cultura della responsabilità e della spesa strategica che riduce significativamente i casi di acquisti non autorizzati.
2) Rendere obbligatori gli ordini di acquisto per tutte le spese
Imporre che tutti gli acquisti siano accompagnati da un ordine di acquisto ufficiale introduce un processo strutturato e tracciabile per l’approvvigionamento, consentendo una migliore tracciabilità e gestione delle spese. Garantendo che ogni transazione sia preventivamente approvata e documentata, le organizzazioni possono ridurre notevolmente il verificarsi di spese irregolari non autorizzate, aumentare l’accuratezza delle previsioni finanziarie e migliorare le trattative con i fornitori attraverso acquisti consolidati.
3) Implementare un software per gli ordini di acquisto per semplificare il processo
L’adozione di un software per gli ordini di acquisto semplifica il processo di approvvigionamento, rendendo più facile per i dipendenti rispettare le politiche di acquisto. Questa tecnologia automatizza e snellisce la creazione, l’approvazione e la gestione degli ordini di acquisto, riducendo gli errori manuali e le inefficienze. Grazie a funzioni come le approvazioni elettroniche, il monitoraggio del budget e l’analisi delle spese in tempo reale, il software per gli ordini di acquisto può migliorare notevolmente la capacità del team di approvvigionamento di monitorare e ottimizzare le spese.
4) Smettere di condividere le carte di credito aziendali e stabilire politiche per i titolari di carta di credito
Limitando l’uso delle carte aziendali a un gruppo selezionato di dipendenti e stabilendo linee guida chiare sugli acquisti consentiti, le organizzazioni possono ridurre al minimo le transazioni non autorizzate. L’implementazione di controlli come limiti di spesa, avvisi sulle transazioni e verifiche periodiche dell’utilizzo della carta rafforza anche la supervisione e la responsabilità.
5) Fornire visibilità delle spese e formazione per responsabilizzare i dipendenti
Migliorare la visibilità delle spese e offrire programmi di formazione mirati consente ai dipendenti di prendere decisioni di acquisto informate e in linea con le politiche aziendali. L’accesso ai dati di spesa in tempo reale e alle ragioni strategiche che stanno alla base della selezione dei fornitori aiuta a demistificare il processo di approvvigionamento per il personale non addetto agli acquisti. Unitamente alla formazione sull’importanza della conformità, della gestione del budget e dell’impatto delle spese irregolari, questo approccio incoraggia un comportamento di spesa responsabile e promuove una cultura di responsabilità fiscale in tutta l’organizzazione.
Leggi il nostro blog per un approfondimento sui vantaggi, le sfide e i passi da compiere per implementare la gestione delle spese aziendali.
Il percorso di trasformazione digitale di CACI con Ivalua
CACI, un’azienda Fortune 1000 che fornisce soluzioni e servizi informatici a supporto delle missioni di sicurezza nazionale e della trasformazione del governo, stava cercando di migliorare l’efficienza e di mettere in grado i suoi team di procurement e AP di analizzare i dati ed eliminare l’inserimento manuale dei dati. L’obiettivo era fornire una visibilità completa del processo di approvvigionamento, un supporto efficace per le verifiche con la conservazione elettronica della documentazione e la possibilità di supportare la crescita attraverso le acquisizioni senza aggiungere personale.
Dopo l’implementazione del software Source-to-Pay di Ivalua, il reparto AP e acquisti di CACI è diventato praticamente privo di carta al 100% e ha integrato il 99% dei suoi 40.000 fornitori, con una riduzione del 30% dei costi operativi. Inoltre, il processo di sourcing e gli accordi formali hanno portato al 95% di spesa indirizzabile e il 100% dei dipendenti utilizza la piattaforma. Leggi il caso di studio completo.
“Con il giusto team e la giusta tecnologia, la vera trasformazione digitale è possibile. La piattaforma di Ivalua ci ha permesso di realizzare processi di approvvigionamento e di pagamento praticamente al 100% senza carta. La facilità d’uso e il modello a misura di fornitore ci hanno permesso di ottenere rapidamente un valore aggiunto, mentre la flessibilità ha contribuito a dare vita alle migliori idee dei nostri talenti per costruire un vantaggio competitivo.”
– William Mertz, Direttore acquisti, CACI
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Riprendi il controllo delle tue spese con Ivalua
Il software di gestione delle spese di Ivalua offre caratteristiche e funzionalità complete per aumentare la visibilità e il controllo sulle spese, consentendo alle organizzazioni di ottimizzare i processi di approvvigionamento. Fornendo una visione completa a 360 gradi di tutti i dati dei fornitori attraverso il suo software di analisi della spesa, Ivalua consente alle organizzazioni di analizzare i modelli di spesa, di identificare le opportunità di risparmio e di prendere decisioni informate in materia di acquisti sulla base di informazioni in tempo reale. Inoltre, le soluzioni di Ivalua consentono classificazioni accurate on-demand, assicurando che i dati di spesa siano classificati correttamente e possano essere facilmente analizzati per scopi strategici. Le organizzazioni ottengono una chiara comprensione delle loro spese nelle varie categorie e la possibilità di dare priorità alle aree di riduzione o ottimizzazione dei costi.
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Le soluzioni di Ivalua promuovono anche la completa trasparenza dei processi di approvvigionamento, in modo che le organizzazioni possano monitorare più facilmente le spese e garantire la conformità alle politiche durante l’intero processo di approvvigionamento. Questa trasparenza favorisce la responsabilità e la fiducia all’interno dell’organizzazione e nei confronti dei fornitori, portando a relazioni più efficaci con questi ultimi.
Un’altra caratteristica fondamentale della soluzione Ivalua è la sua semplice capacità di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL), che aiuta a semplificare la raccolta, la standardizzazione e l’integrazione dei dati provenienti da fonti diverse in un sistema unificato. Ivalua è anche in grado di evidenziare le aree in cui il sourcing strategico potrebbe sostituire gli acquisti irregolari e di individuare le lacune nelle politiche di approvvigionamento che possono portare a spese non conformi. L’analisi dettagliata della piattaforma supporta lo sviluppo di miglioramenti mirati e di programmi di formazione per i dipendenti, affrontando direttamente le cause della spesa irregolare.
Conclusione
Le spese irregolari non solo comportano inefficienze finanziarie e rischi di conformità, ma minano anche gli obiettivi strategici di approvvigionamento e le relazioni con i fornitori. Implementando controlli solidi, promuovendo una cultura della conformità e sfruttando soluzioni tecnologiche come Ivalua, le organizzazioni possono mitigare l’impatto delle spese irregolari e promuovere una crescita sostenibile.
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