Introduzione
Nell'attuale panorama economico, il successo di un'organizzazione è definito dalla sua efficienza e dal suo vantaggio strategico. In questo contesto, la funzione di approvvigionamento svolge un ruolo cruciale nel promuovere l'innovazione e l'ottimizzazione dei processi.
Sono finiti i tempi in cui l’approvvigionamento era visto come un’attività meramente transazionale; oggi, invece, è in prima linea nel guidare l’eccellenza operativa e nell’ottenere un vantaggio competitivo.
È importante notare che nel 2023 l’inflazione elevata renderà la ricerca di modi per risparmiare una priorità assoluta per il 46% dei CPO. In questo panorama di trasformazioni, l’automazione dei processi di approvvigionamento è diventata essenziale per affrontare le crescenti complessità del procurement moderno, aiutando al contempo le organizzazioni a contenere i costi.
In questo blog esamineremo tutto quello che c’è da sapere sul processo di approvvigionamento, sui tipi di approvvigionamento, sulle best practice per l’ottimizzazione degli acquisti e su come la piattaforma di e-procurement di Ivalua può modernizzare il modo in cui le organizzazioni affrontano gli acquisti nell’era digitale.
Che cos’è un processo di approvvigionamento?
Il processo di approvvigionamento consiste in tutte le attività o fasi coinvolte nell'acquisizione di beni e servizi da fonti esterne. Comprende l'identificazione delle esigenze, la ricerca di fornitori, la negoziazione delle condizioni, l'inserimento dei fornitori, l'acquisto dei beni, la ricezione e l'ispezione dei beni, la gestione delle fatture, dei pagamenti e dei rapporti con i fornitori.
Il processo di approvvigionamento è fondamentale per il più ampio ciclo di vita dell’approvvigionamento, che assicura che un’organizzazione possa assicurarsi il miglior valore possibile dai suoi fornitori esterni.
Il processo di approvvigionamento è fondamentale per diversi motivi:
- Efficienza dei costi: Aiuta le organizzazioni a ottenere i prezzi e le condizioni migliori per i beni e i servizi richiesti, controllando i costi e massimizzando l’efficienza del budget.
- Garanzia di qualità: Attraverso un’attenta selezione e gestione dei fornitori, le organizzazioni possono assicurarsi di ricevere beni e servizi di alta qualità, che soddisfino i loro standard e requisiti.
- Gestione del rischio: Il processo consente alle organizzazioni di identificare, valutare e mitigare i rischi associati all’affidabilità dei fornitori, agli obblighi contrattuali e ai cambiamenti del mercato.
- Sourcing strategico: Consente di prendere decisioni strategiche sull’approvvigionamento, aiutando le organizzazioni a sviluppare relazioni a lungo termine con i fornitori, a proteggere le catene di fornitura e ad adattarsi alle dinamiche del mercato.
- Conformità e trasparenza: Un processo di approvvigionamento strutturato garantisce la conformità alle leggi e ai regolamenti, promuove la trasparenza e sostiene pratiche commerciali etiche.
Nell’ambito del processo di approvvigionamento, due sottoprocessi critici sono:
- Source-to-Contract (S2C): S2C si concentra sugli aspetti strategici dell’approvvigionamento, stabilendo il quadro per l’analisi della spesa, la selezione dei fornitori, la gestione dei rischi e delle prestazioni dei fornitori, le negoziazioni e la gestione dei contratti, per garantire termini e condizioni favorevoli per l’organizzazione.
- Procure-to-Pay (P2P): Il P2P riguarda l’approvvigionamento operativo, che comprende l’ordine, la ricezione e il pagamento di beni e servizi. Si concentra sull’efficienza operativa, sulla gestione delle scorte, sull’accuratezza nell’evasione degli ordini e sull’efficacia dei processi di pagamento.
Sia l’S2C che il P2P sono parte integrante del ciclo di approvvigionamento e contribuiscono alla strategia generale di approvvigionamento di un’organizzazione migliorando l’efficienza, riducendo i costi e garantendo l’acquisizione efficace di beni e servizi.
Consulta il nostro post sul blog “eSourcing: Guida all’approvvigionamento digitale”.
Le tre principali aree di spesa in cui si differenziano i processi di procurement?
Il processo di approvvigionamento può essere classificato in tre fasi distinte in base alla natura dell’acquisto:
- Acquisti indiretti: Gli acquisti indiretti riguarda l’acquisto di beni e servizi che supportano le operazioni dell’organizzazione ma non fanno parte del prodotto finito. Si tratta, tra l’altro, di forniture per ufficio, servizi di manutenzione, software e utenze. Anche se gli acquisti indiretti non contribuiscono direttamente alla produzione, sono fondamentali per il buon funzionamento dell’azienda. La gestione dei costi e la garanzia di qualità e affidabilità sono fondamentali e spesso richiedono un’ampia base di fornitori e una gestione efficiente degli ordini e delle scorte per evitare interruzioni operative.
- Acquisti di servizi: Il procurement di servizi, per lo più parte degli acquisti indiretti, è il processo di ottenimento di servizi piuttosto che di beni da fornitori esterni. Può trattarsi dell’assunzione di consulenti, servizi legali, pulizie e assistenza informatica. L’approvvigionamento di servizi pone sfide uniche, come la definizione dell’ambito di lavoro, la misurazione della qualità del servizio e la gestione dei rapporti con i fornitori. I contratti spesso includono accordi sui livelli di servizio (SLA) per definire chiaramente le aspettative. L’obiettivo è massimizzare il valore selezionando con cura i fornitori in grado di soddisfare le esigenze dell’organizzazione in modo affidabile ed economico.
- Acquisti diretti: Gli acquisti diretti comporta l’acquisizione di materie prime e beni necessari per la fabbricazione dei prodotti. Questo tipo di approvvigionamento è direttamente legato al processo produttivo di un’organizzazione e ha un impatto diretto sui suoi profitti. L’obiettivo principale è assicurarsi il miglior costo, qualità e affidabilità delle forniture per garantire una produzione ininterrotta e mantenere gli standard di qualità dei prodotti. I rapporti con i fornitori sono spesso a lungo termine e si concentrano sulla stabilità della catena di fornitura, sugli sconti sui volumi e sulle partnership strategiche.
Ciascuna di queste fasi del processo di approvvigionamento svolge un ruolo fondamentale per l'efficienza operativa e finanziaria di un'organizzazione. Richiedono strategie e approcci gestionali distinti per affrontare efficacemente le loro sfide e opportunità specifiche.
Quali sono i principali tipi di modelli organizzativi di procurement?
Il processo di approvvigionamento è una componente critica delle operazioni di qualsiasi organizzazione, in quanto funge da "hub" centrale per assicurarsi i beni e i servizi necessari per la continuità aziendale. Il flusso e la struttura di questo processo possono variare in modo significativo, riflettendo le caratteristiche uniche dell'organizzazione, come le dimensioni, la complessità e le esigenze strategiche. Qui di seguito illustriamo quattro modelli prevalenti che le organizzazioni possono utilizzare:
Procurement centralizzato
In un modello di approvvigionamento centralizzato, tutte le attività di acquisto sono gestite da un unico reparto centrale dell'organizzazione. Questo approccio permette un maggiore controllo sul processo di approvvigionamento, consentendo procedure standardizzate, acquisti consolidati e sconti sui volumi.
L'approvvigionamento centralizzato può portare a significativi risparmi sui costi, a un maggiore potere negoziale con i fornitori e a un approccio più coerente alla gestione dei fornitori e alle trattative contrattuali. Tuttavia, può anche comportare tempi di risposta più lenti alle esigenze specifiche del reparto e un potenziale scollamento tra il team di approvvigionamento centrale e i singoli reparti o unità aziendali.
Procurement decentralizzato
L'approvvigionamento decentralizzato consente ai singoli reparti o alle unità aziendali di un'organizzazione di prendere le proprie decisioni di acquisto e di gestire i propri processi di approvvigionamento. Questo approccio offre flessibilità e agilità, consentendo ai reparti di rispondere rapidamente alle loro esigenze specifiche e ai cambiamenti del mercato, il che può favorire l'innovazione e un migliore allineamento con gli obiettivi dei reparti.
Tuttavia, può portare a incoerenze nelle pratiche di acquisto, alla perdita di opportunità di sconti per acquisti in blocco e alla mancanza di una gestione standardizzata dei fornitori in tutta l’organizzazione.
Per saperne di più sulla modernizzazione degli acquisti decentralizzati, consultate il nostro case study di Covéa.
Outsourcing degli acquisti
L'outsourcing degli approvvigionamenti comporta la stipula di contratti con fornitori di servizi esterni per gestire tutte o parte delle funzioni di approvvigionamento di un'organizzazione. Ciò può includere il sourcing strategico, la gestione delle transazioni, la gestione dei fornitori e le soluzioni software di approvvigionamento. L'outsourcing degli approvvigionamenti può consentire alle organizzazioni di beneficiare delle competenze, della tecnologia e delle economie di scala offerte da fornitori specializzati, con conseguente riduzione dei costi, miglioramento dell'efficienza e possibilità di concentrarsi sulle attività di core business.
Tuttavia, richiede un'attenta selezione dei partner, accordi chiari sui livelli di servizio (SLA) e una comunicazione efficace per garantire l'allineamento con gli obiettivi aziendali. I potenziali svantaggi includono la perdita di controllo sul processo di approvvigionamento e la dipendenza da fornitori esterni.
Procurement ibrido
Un modello di approvvigionamento ibrido combina elementi di approvvigionamento centralizzato e decentralizzato. Questo approccio consente alle organizzazioni di sfruttare i vantaggi di un controllo e di una supervisione centralizzati per le categorie chiave o per gli acquisti strategici, consentendo al contempo ai singoli reparti o unità aziendali di prendere decisioni su acquisti meno critici o più specializzati.
Il modello di approvvigionamento ibrido mira a bilanciare efficienza e agilità, ottimizzando i risultati di approvvigionamento in base alla natura della spesa e alla struttura organizzativa.
Quali sono le 7 fasi del processo di procurement?
Il processo di approvvigionamento è una serie completa di fasi che le organizzazioni seguono per acquisire i beni e i servizi necessari allo svolgimento delle loro attività. La tabella seguente descrive le sette fasi principali del processo di approvvigionamento.
| Step | Descrizione |
| Identificazione dei bisogni / Pianificazione dei requisiti | Riconoscere un’esigenza all’interno dell’organizzazione e definire con precisione i requisiti per i beni o i servizi, specificando quantità, standard e tempistiche. |
| Invia una richiesta di acquisto | Presentare una richiesta formale di acquisto che specifichi le specifiche, la quantità e i tempi di consegna desiderati per i beni o i servizi richiesti. |
| Selezione del fornitore / Selezione del fornitore con RFQ | Sollecitare offerte da potenziali fornitori attraverso una richiesta di quotazione (RFQ) o altri metodi di sourcing; valutare i fornitori in base a prezzo, qualità, affidabilità e capacità di soddisfare le esigenze dell’organizzazione. |
| Negoziazione del contratto | Negoziare il prezzo, i termini, i programmi di consegna e altre specifiche del contratto, per raggiungere un accordo che offra il miglior valore e riduca al minimo i rischi per l’organizzazione. |
| Creare una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto | Approvare formalmente la richiesta di acquisto e creare un ordine di acquisto (PO) per il fornitore, che funge da offerta ufficiale per l’acquisto dei prodotti o dei servizi alle condizioni concordate. |
| Ricezione di merci o servizi | Controllare le merci ricevute rispetto all’ordine di acquisto e alle specifiche per assicurarsi che tutto sia stato ricevuto come concordato e affrontare eventuali discrepanze con il fornitore. |
| Corrispondenza, approvazione ed elaborazione del pagamento delle fatture | Corrispondere la fattura del fornitore con l’ordine di acquisto e la documentazione di consegna per verificarne l’accuratezza, quindi elaborare il pagamento per completare il ciclo di approvvigionamento. |
Quali sono le 3 P del processo di approvvigionamento?
La tabella seguente suddivide i tre pilastri del Procurement: Persone, Processi e Documenti. Insieme, queste tre P formano la pietra angolare di un'operazione di approvvigionamento di successo, ciascuna delle quali contribuisce all'efficienza, alla conformità e all'efficacia complessive del sistema.
| Pillar | Description |
| Persone | Tutti coloro che sono coinvolti nel ciclo di approvvigionamento, dal team di approvvigionamento e altri stakeholder interni ai fornitori e ai venditori. Questo pilastro sottolinea l'importanza delle relazioni, delle competenze, della comunicazione e della collaborazione per raggiungere gli obiettivi di procurement. |
| Processi | L'insieme delle fasi e delle procedure che guidano l'approvvigionamento di beni e servizi. Un processo ben definito e snello aiuta a raggiungere efficienza, trasparenza e conformità. Include fasi di approvvigionamento come l'identificazione dei bisogni, la selezione dei fornitori e il processo di approvvigionamento dei fornitori, la negoziazione e il pagamento. |
| Paperwork (Documenti) | Tutti i documenti e le registrazioni utilizzati e generati durante il processo di approvvigionamento. Tra questi rientrano le richieste di acquisto, le RFQ/RFP, i contratti, gli ordini di acquisto, le ricevute di consegna e le fatture. Una gestione efficace della documentazione cartacea garantisce accuratezza, conformità e tracciabilità. |
Superare le sfide più comuni del procurement
Sappiamo che i reparti di approvvigionamento svolgono un ruolo fondamentale nel garantire l'acquisizione efficiente ed economica di beni e servizi all'interno delle organizzazioni. Tuttavia, spesso si trovano ad affrontare una serie di sfide che possono ostacolare le loro operazioni e influire sulle prestazioni aziendali complessive, come ad esempio:
- Sistemi scollegati: Lotta con sistemi software disparati e processi manuali che non comunicano in modo efficace, causando inefficienze ed errori nelle operazioni di approvvigionamento.
- Assenza di relazioni con i fornitori: Mancanza di relazioni strategiche con i fornitori, con conseguente perdita di opportunità di condizioni migliori, miglioramento della qualità e innovazione a causa di un approccio transazionale piuttosto che collaborativo.
- Assenza di visibilità sulle spese e spese irregolari: Difficoltà nel tracciare e controllare la spesa complessiva per l’approvvigionamento, aggravata da acquisti non autorizzati o non conformi che aggirano le procedure di approvvigionamento stabilite.
- Scarsa trasparenza della catena di approvvigionamento: Difficoltà nell’ottenere una chiara comprensione del processo di approvvigionamento della catena di fornitura, comprese le origini dei materiali e le pratiche dei fornitori, che possono influire sulla gestione del rischio e sugli sforzi di approvvigionamento etico.
- Dati imprecisi: Gestione delle imprecisioni dei dati relativi ai livelli di inventario, alle prestazioni dei fornitori e alle spese, che ostacolano un processo decisionale e una pianificazione degli acquisti efficaci.
Esploriamo i vantaggi, le sfide e le fasi di implementazione della gestione delle spese aziendali nel nostro blog “Dal procurement alla redditività: Padroneggiare la gestione delle spese aziendali”.
Le migliori pratiche per ottimizzare il processo di approvvigionamento
L'adozione di best practice nel procurement è essenziale per le organizzazioni che intendono migliorare l'efficienza, ridurre i costi e rafforzare la propria supply chain. L'insieme di queste best practice consente alle organizzazioni di creare una funzione di approvvigionamento più reattiva, efficiente e strategica, sfruttando la tecnologia per ottenere approfondimenti e controllo sulle attività di approvvigionamento e garantire che l'approvvigionamento contribuisca agli obiettivi strategici generali dell'organizzazione.
Automatizzare i processi di approvvigionamento con l’IA generativa
L’intelligenza artificiale generativa negli acquisti automatizza e ottimizza le attività di approvvigionamento, dall’analisi dei dati alla comunicazione con i fornitori. Questa tecnologia è in grado di generare intuizioni, prevedere tendenze e facilitare il processo decisionale, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori attraverso la gestione di attività di routine e l’analisi di serie di dati complessi per informare le decisioni strategiche.
Implementare il software di gestione degli acquisti
Il software di gestione degli acquisti centralizza e ottimizza l’intero flusso del processo di approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento. Il software di gestione degli acquisti offre strumenti per il sourcing strategico, l’e-procurement, la gestione dei contratti e l’analisi della spesa, centralizzando i dati e i processi per migliorare la trasparenza, il controllo e l’efficienza dell’intero ciclo di vita degli acquisti. Inoltre, aiuta a valutare e gestire il rischio dei fornitori e a migliorarne le relazioni.
E non è tutto. Secondo Alex Saric, Chief Marketing Officer di Ivalua, “l’automazione delle attività manuali e transazionali non si limita a migliorare l’efficienza operativa, ma libera capacità per attività più strategiche e analisi più approfondite”.
Valutare le performance dei fornitori
Valutare regolarmente le prestazioni dei fornitori rispetto a criteri prestabiliti quali qualità, consegna, prezzo e servizio assicura che i fornitori soddisfino gli standard e le aspettative dell’organizzazione. Questa pratica aiuta a identificare le aree di miglioramento, a promuovere lo sviluppo dei fornitori e a ridurre i rischi, garantendo una base di fornitori affidabile e competitiva.
Condurre l’analisi della spesa per aumentare la visibilità della spesa e ridurre la spesa irregolare
L’analisi della spesa comporta l’esame sistematico dei dati di approvvigionamento per comprendere i modelli di spesa, identificare le opportunità di risparmio e garantire la conformità alle politiche di approvvigionamento. Aumentando la visibilità delle spese, le organizzazioni possono gestire strategicamente le spese di approvvigionamento, negoziare condizioni migliori, consolidare i fornitori e ridurre le spese irregolari (spese non gestite o fuori contratto), che possono compromettere le strategie di approvvigionamento e gonfiare i costi.
Caso study: Come TransAlta ha trasformato digitalmente i propri processi di approvvigionamento per aumentare trasparenza, produttività e risparmi
Con un fatturato annuo di circa 3 miliardi di dollari e centrali elettriche in Canada, Stati Uniti e Australia, TransAlta era alla ricerca di una soluzione che la aiutasse ad affrontare diverse sfide, tra cui l’implementazione di un software di sourcing strategico.
Il team di approvvigionamento, che aveva una limitata esperienza digitale e di gestione del cambiamento, aveva bisogno di aiuto per superare le soluzioni manuali e definire nuovi processi di approvvigionamento da zero. Sono state necessarie integrazioni significative, tra cui diverse interfacce SAP e sette interfacce con Docusign.
Dopo aver implementato la piattaforma Source-to-Pay di Ivalua, TransAlta ha potuto accelerare il processo di approvazione dei contratti da giorni a poche ore. Ha digitalizzato oltre 250 contratti per migliorare la visibilità della spesa e ha coinvolto oltre 3,6 fornitori per l'inserimento dei contratti e gli eventi di sourcing. Inoltre, ora sono in grado di eseguire più di 70 eventi di sourcing strategico e spot al mese.
Per saperne di più, leggi il case study sulla modernizzazione degli acquisti di TransAlta.
Automatizzate i tuoi processi di acquisto con la piattaforma di procurement unificata di Ivalua
La piattaforma di procurement di Ivalua rivoluziona i processi di approvvigionamento offrendo una suite completa di strumenti progettati per l’automazione, l’efficienza e il sourcing strategico. Integrando le varie attività di approvvigionamento in un unico sistema, Ivalua consente alle organizzazioni di semplificare le operazioni, dalla selezione dei fornitori al pagamento finale, riducendo le attività manuali, accelerando i cicli di approvvigionamento e minimizzando gli errori.
Ivalua offre una visibilità senza precedenti sulle spese dell'organizzazione e migliora il controllo sulle attività di approvvigionamento. I suoi strumenti avanzati di analisi delle spese consentono di tracciare e analizzare in tempo reale i dati relativi agli acquisti, permettendo di prendere decisioni informate e di gestire le spese in modo strategico.
Guarda una demo della piattaforma S2P di Ivalua per vedere come le organizzazioni possono ottimizzare le pratiche di approvvigionamento, migliorare la gestione e la conformità dei fornitori e mantenere un vantaggio competitivo, il tutto garantendo risparmi sui costi e massimizzando il valore delle loro operazioni di approvvigionamento.
Conclusione
Rivoluzionare le operazioni di approvvigionamento è fondamentale per le organizzazioni che vogliono aumentare l'efficienza operativa, assicurarsi un vantaggio competitivo ed esercitare un controllo preciso sulle spese. Al centro di questa trasformazione c'è l'integrazione di soluzioni all'avanguardia come la piattaforma Ivalua Source-to-Pay. Questa solida suite è stata meticolosamente progettata per automatizzare i flussi di lavoro, perfezionare i processi di approvvigionamento e illuminare ogni aspetto delle attività di acquisto di un'organizzazione.
L'adozione del software di sourcing strategico di Ivalua consente alle organizzazioni di trascendere le attività di routine, reindirizzando così l'attenzione verso la formazione di strategie di livello superiore. Ciò non solo consente di prendere decisioni più incisive, ma anche di coltivare partnership più solide con i fornitori. Garantendo l'aderenza agli standard di conformità e riducendo in modo sostanziale i costi, Ivalua consente alle organizzazioni non solo di avere successo, ma anche di ridefinire i parametri di riferimento dell'eccellenza negli acquisti.
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