Preparati al successo! 4 flussi di lavoro critici per un’implementazione di successo del Procurement

di Michel Girerd

L'implementazione di una soluzione di e-procurement richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione, ma combinarla con una strategia di successo può anche garantire l'approvazione di qualsiasi stakeholder, migliorare le comunicazioni, supportare la gestione del cambiamento, ridurre i costi e aumentare la velocità di commercializzazione. Gli sforzi iniziali per definire ruoli e responsabilità, documentare i requisiti, integrarsi con altri sistemi aziendali e massimizzare il valore dei dati saranno ricompensati in molteplici forme, ben oltre la conclusione dell'implementazione.

Vi consigliamo di sfruttare questi flussi di lavoro, basati sui 4 workflow per un’implementazione di successo di qualsiasi applicazione di procurement di Gartner, per massimizzare l’impatto del tuo prossimo progetto di digitalizzazione del procurement:

1. Le persone: Coinvolgere le parti interessate e favorire il cambiamento

Coinvolgere gli stakeholder fin dalle prime fasi di implementazione è fondamentale per ottenere il loro supporto e sostenere il processo di gestione del cambiamento. Il Procurement deve identificare i principali stakeholder, comprendere le loro esigenze e comunicare i vantaggi di qualsiasi nuova tecnologia prima di definire ruoli, responsabilità e quadri decisionali. I piani di gestione del cambiamento devono anticipare le potenziali resistenze e agevolare l'adozione, alimentando una cultura di collaborazione e di adesione.

È importante sostenere questo flusso di lavoro attraverso un team di persone chiave:

Sponsor: Un dirigente di alto livello che si fa promotore dell’implementazione dell’applicazione di procurement, lo sponsor fornisce supporto, risorse e influenza fondamentali. Lo sponsor assicura che l’implementazione sia allineata con gli obiettivi strategici dell’organizzazione e assicura il consenso degli altri stakeholder.

Project Manager (PM): Il project manager supervisiona il processo di implementazione, coordinando le attività, gestendo le tempistiche e garantendo il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Questa persona funge da ponte tra l’approvvigionamento e le altre parti interessate, assicurando che i requisiti di tutti siano colti.

Architetto tecnico: La conoscenza approfondita dell’infrastruttura tecnologica consente di valutare la compatibilità e l’integrazione dell’applicazione di approvvigionamento con altri sistemi aziendali. Lavora a stretto contatto con l’IT per affrontare le sfide tecniche, garantire un’integrazione perfetta e mantenere la sicurezza e l’integrità dei dati.

Owner strategie di procurement: il proprietario del processo di approvvigionamento fornisce un contributo fondamentale durante l’intero processo di implementazione e collabora con gli analisti e gli esperti di materia per tracciare i processi esistenti e identificare le aree da migliorare.

Procurement Analysts & Subject Matter Experts:  Questi membri del team svolgono un ruolo fondamentale nell’estrazione e nell’analisi dei dati, identificando le opportunità di risparmio e di ottimizzazione dei processi. Le loro competenze informano il processo decisionale dell’implementazione, assicurando che sia basato sui dati e che rifletta le esigenze specifiche della categoria di spesa.

Partner di implementazione: Questo team dovrebbe essere formato prima dell’avvio dell’implementazione, guidato e supportato da analisti e consulenti. Il PM lavorerà a stretto contatto con il partner di implementazione per garantire una chiara comprensione delle responsabilità e della proprietà.

Tutti contribuiscono alla gestione del cambiamento

Un'implementazione di successo coinvolge tutti nello sforzo di gestione del cambiamento. L'adozione di un approccio collaborativo alla gestione del cambiamento garantisce che l'applicazione di procurement venga accolta da tutti gli stakeholder, portando a una migliore adozione, a una maggiore efficienza e a una digitalizzazione di successo di tutti i processi rilevanti.

2. Processo: Modelli per il successo

Questo workstream di processo si concentra sulla progettazione dei processi, delle policy e delle metriche esistenti. I progetti servono come base per la gestione del cambiamento, documentando i processi attuali in forma "as-is" e raccogliendo i requisiti per definire lo stato desiderato "to-be". 

La valutazione di ogni fase del processo di approvvigionamento, l’identificazione dei pain points e la ricerca di opportunità di miglioramento dovrebbero contribuire a snellire i flussi di lavoro, eliminare i colli di bottiglia e stabilire linee guida chiare per le operazioni future.

3. Tecnologia: Massimizzare l’integrazione delle capacità

Valutare l’infrastruttura tecnologica attuale per determinare come integrare le capacità interne con quelle esterne, considerando scalabilità, compatibilità, sicurezza e governance dei dati. 

Il workstream tecnologico identifica le potenziali sfide di integrazione e sviluppa strategie per superarle, selezionando l’applicazione di procurement più in linea con le esigenze dell’organizzazione e gli obiettivi a lungo termine.

4. I dati: Estrazione, preparazione e arricchimento degli insight

I dati sono la linfa vitale dei processi di approvvigionamento, per cui questo workstream è essenziale per identificare gli insight in tutti i processi applicabili e concentrarsi sull’estrazione, la preparazione e l’arricchimento dei dati. 

Le tecniche di pulizia dei dati possono eliminare le incongruenze e il workstream dei dati deve stabilire protocolli di governance per garantirne l'integrità e sviluppare pratiche di gestione efficaci. Con dati affidabili e fruibili, questo workstream può aiutare a identificare le tendenze e a motivare decisioni informate.

Un’implementazione di successo

Disporre di una solida base e di un progetto può aiutare il procurement a superare le sfide più comuni che possono presentarsi durante l'implementazione di un'applicazione di procurement. Queste sfide includono la resistenza degli stakeholder, la mancanza di obiettivi chiari del progetto, gli ostacoli all'esecuzione, la scarsa adozione e i rischi per la governance. 

Utilizzando questi 4 flussi di lavoro fondamentali per costruire un piano di implementazione, il procurement può creare una rete interconnessa di membri del team, funzioni e risorse che operano tutti in modo sincrono per migliorare l’efficienza, i risparmi sui costi e la conformità attraverso gli alti e bassi di un ambiente di gestione del cambiamento.

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