La selezione dei fornitori è una componente cruciale del procurement, in quanto costituisce la base per l’impegno con fornitori affidabili in grado di soddisfare le esigenze dell’organizzazione in modo efficiente.
Questo blog esplora l’importanza della scelta strategica dei fornitori, identificando le insidie più comuni da evitare e offrendo spunti pratici per implementare un processo di valutazione dei fornitori efficace.
Verranno descritte le fasi essenziali del processo di selezione, verranno discussi i criteri di selezione chiave e verranno condivisi consigli pratici, verrà analizzato il modo in cui il software di gestione dei fornitori di Ivalua può semplificare e migliorare le attività di selezione dei fornitori.
Perché la selezione dei fornitori è importante
Un venditore, noto anche come fornitore, è un individuo o un'azienda che fornisce beni o servizi a un'altra azienda. I fornitori svolgono un ruolo cruciale nella catena di approvvigionamento, in quanto forniscono i prodotti e i servizi necessari al funzionamento di un'azienda.
I fornitori possono essere coinvolti sia negli acquisti diretti che in quello indiretti:
- Acquisti diretti: Si tratta dell’acquisto di materie prime, componenti o beni che vengono utilizzati direttamente nel processo produttivo o nella fornitura di servizi. Ad esempio, una casa automobilistica che acquista acciaio e componenti del motore dai fornitori.
- Acquisti indiretti: Include l’acquisto di beni e servizi che non sono direttamente collegati al processo produttivo, ma che sono necessari per le operazioni dell’azienda. Ne sono un esempio le forniture per ufficio, i servizi informatici e i servizi di manutenzione.
La scelta del fornitore sbagliato può comportare costi più elevati e rischi dovuti a inefficienze, materiali o servizi di scarsa qualità e ritardi nelle consegne. Questi problemi possono interrompere i programmi di produzione e danneggiare la reputazione dell'azienda.
Per saperne di più sugli acquisti diretti e indiretti, consulta la nostra guida completa.
Vantaggi di un processo di selezione dei fornitori efficace
La selezione dei fornitori basata su criteri chiari garantisce alle organizzazioni di collaborare con fornitori che forniscono prodotti o servizi di alta qualità. Aiuta a mantenere standard qualitativi coerenti e a soddisfare le aspettative dei clienti, il che porta a una reputazione positiva del brand e a una maggiore soddisfazione dei clienti.
Secondo Forrester e Ivalua, solo il 13% dei leader aziendali ha messo in atto processi formali di gestione dei fornitori, il che significa che c’è un ampio margine di miglioramento.
Un processo strutturato di selezione dei fornitori prevede la definizione di criteri di prestazione chiari e di indicatori chiave di prestazione (KPI), come il rispetto dei termini di consegna, la qualità dei beni o dei servizi e la struttura dei prezzi. Definendo questi KPI, le aziende possono valutare meglio i potenziali fornitori e prendere decisioni informate, garantendo il mantenimento di standard elevati.
Identificando fornitori affidabili, a basso rischio e con una comprovata esperienza, puoi essere certo che i prodotti e i servizi saranno di alta qualità e consegnati puntualmente, con interruzioni minime. Avrai più successo nella creazione di partnership collaborative a lungo termine e sfrutterai le opportunità di innovazione e crescita comune.
Scopri di più sui vantaggi di un efficace programma di gestione delle performance dei fornitori (SPM), per garantire che i fornitori soddisfino tutti i requisiti del progetto.
Quali sono le fasi del processo di selezione dei fornitori?
Vediamo le fasi principali di un solido processo di approvvigionamento dei fornitori:
- Identificare le esigenze e i requisiti del fornitore: Il primo passo consiste nel determinare le esigenze. Ad esempio, forse la tua azienda ha bisogno di un aggiornamento dell’infrastruttura IT per migliorare l’efficienza e la produttività.
- Ricercare i potenziali fornitori: Successivamente, è necessario raccogliere informazioni sulle capacità, le competenze, la reputazione e i risultati ottenuti dai diversi fornitori nell’aggiornamento dell’infrastruttura IT. L’IA generativa negli acquisti può ridurre drasticamente il tempo necessario per identificare i fornitori adatti del 90% o più.
- Richiesta di proposta (RFP): dopo aver esaminato i potenziali fornitori, è il momento di preparare e distribuire una RFP dettagliata che delinei i requisiti del progetto, gli obiettivi, le tempistiche e i criteri di valutazione dei fornitori, invitandoli a presentare le loro proposte.
- Valutare e assegnare un punteggio alle proposte: Una volta ricevute le RFP, è necessario valutare le proposte in base a criteri quali la competenza tecnica, le soluzioni proposte, i prezzi, i tempi di consegna e le prestazioni passate. Ogni proposta deve essere valutata in modo oggettivo rispetto a criteri predefiniti per facilitare il confronto. Anche in questo caso, l’intelligenza artificiale può aiutare a velocizzare questo processo.
- Creare una lista ristretta: Una volta valutate le RFP, create una rosa di fornitori migliori e avviate le trattative su prezzi, ambito del progetto, risultati e termini contrattuali.
- Negoziare e finalizzare il contratto: selezionare il fornitore che meglio soddisfa i requisiti del progetto e si allinea con gli obiettivi dell’azienda. La fase finale consiste nel formalizzare l’accordo attraverso la stesura e l’esecuzione di un contratto che illustri in dettaglio le specifiche del progetto, le tempistiche, i prodotti da fornire, i termini di pagamento, le garanzie e i metodi di risoluzione delle controversie.
Checklist dei criteri di selezione dei fornitori
La seguente checklist delinea e descrive i criteri raccomandati per la valutazione dei fornitori. I criteri di valutazione dei fornitori scelti dipenderanno dagli obiettivi e dalle finalità specifiche della tua azienda.
| Criteri | Descrizione |
| Esperienza, competenza e capacità | Valuta l'esperienza del fornitore nel settore e la sua competenza nel fornire i beni o i servizi richiesti. Ciò include la valutazione del track record, dei progetti passati e delle conoscenze specialistiche, nonché delle capacità (ad esempio, conoscenze tecniche e di processo, attrezzature, ecc.) di fornire/produrre prodotti e servizi. |
| Qualità dei prodotti/servizi | Valuta la qualità dei prodotti o dei servizi offerti dal fornitore. Esamina fattori quali le specifiche dei prodotti/servizi, le certificazioni, la conformità agli standard di settore e gli eventuali processi di garanzia della qualità. |
| Prezzi | Considera il costo totale dei prodotti o servizi forniti dal fornitore. Includi la valutazione delle strutture di prezzo, della competitività dei prezzi sul mercato, della trasparenza dei prezzi e di eventuali sconti o incentivi offerti per acquisti in blocco o contratti a lungo termine. |
| Tempi di consegna | Esamina la capacità del fornitore di fornire prodotti o servizi nei tempi richiesti. Valuta i tempi di consegna, i programmi di spedizione, le opzioni di spedizione ed eventuali garanzie o penali associate al rispetto o al superamento dei termini di consegna. |
| Affidabilità | Valuta l'affidabilità del fornitore nell'evadere gli ordini e nel rispettare gli impegni. Include la valutazione della reputazione per quanto riguarda la puntualità delle consegne, la costanza nella qualità dei prodotti/servizi, la reattività alle richieste e la capacità di gestire sfide o interruzioni impreviste. |
| Stabilità finanziaria | Valuta la salute e la stabilità finanziaria del fornitore. Esamina fattori quali la redditività, la liquidità, i livelli di indebitamento, il flusso di cassa e l'affidabilità creditizia. (Un fornitore finanziariamente stabile ha meno probabilità di incontrare difficoltà finanziarie che potrebbero influire sulla sua capacità di evadere gli ordini). |
| Scalabilità | Considera la capacità del fornitore di scalare la produzione o i servizi per soddisfare la domanda futura. Si assicura che il fornitore sia in grado di soddisfare la crescita dell'azienda o le fluttuazioni della domanda senza compromettere la qualità, le tempistiche o i prezzi. |
| Compatibilità | Valuta la compatibilità tra le offerte del fornitore e le esigenze, gli obiettivi e i valori dell'organizzazione. Esamina fattori quali l'adattamento culturale, lo stile di comunicazione, la compatibilità tecnologica e l'allineamento con gli obiettivi di responsabilità sociale d'impresa (CSR). |
| Servizio clienti | Valuta le capacità di assistenza clienti e la reattività del fornitore. Valuta la facilità di comunicazione, l'accessibilità dei canali di supporto, la prontezza di risposta alle richieste o ai problemi e la disponibilità a collaborare e a risolvere i problemi dei clienti in modo proattivo. |
| Innovazione | Considera la capacità del fornitore di innovare e di offrire nuove soluzioni, tecnologie o approcci che possano portare valore aggiunto all'organizzazione. Esamina i precedenti del fornitore in termini di innovazione, investimenti in ricerca e sviluppo e disponibilità a collaborare a iniziative di innovazione. |
Questi criteri aiutano i professionisti degli acquisti a identificare i fornitori che sono in linea con gli obiettivi dell’organizzazione, che forniscono prodotti o servizi di alta qualità e che offrono vantaggi a valore aggiunto al di là delle semplici considerazioni sui costi.
Per un approccio completo alla gestione dei rischi e delle prestazioni dei fornitori, scarica la Checklist di Ivalua per la gestione dei rischi e delle performance dei fornitori.
Consigli pratici per implementare un processo di selezione dei fornitori
L'ufficio acquisti può ottimizzare il processo di selezione dei fornitori adottando strategie pratiche adatte ai loro progetti di sourcing. Ecco alcuni consigli utili:
- Stabilire chiari canali di collaborazione e comunicazione: La collaborazione è fondamentale per qualsiasi partnership di successo e la comunicazione è una componente importante di questo processo. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo delle relazioni con i fornitori, in quanto consente di allineare tutti sulle aspettative e sulle scadenze. L’utilizzo di strumenti come la posta elettronica, il software di gestione dei progetti e le videochiamate periodiche possono aiutare a mantenere chiarezza e coerenza. Stabilire questi canali fin dall’inizio aiuta a prevenire le incomprensioni e garantisce una collaborazione senza intoppi.
- Costruire relazioni a lungo termine: Le partnership a lungo termine con i fornitori offrono vantaggi quali prezzi migliori e catene di fornitura più resistenti. Per costruire e mantenere queste relazioni, le aziende devono programmare regolari check-in, incoraggiare un feedback aperto e collaborare su obiettivi condivisi. Affrontare prontamente le sfide favorisce la fiducia e rafforza le relazioni con i fornitori.
- Revisione regolare delle prestazioni e feedback: Stabilire parametri di riferimento per le prestazioni dei fornitori e condurre revisioni periodiche assicura che i fornitori soddisfino le aspettative. Mantenere una comunicazione aperta e continua aiuta a chiarire le esigenze, migliorando le prestazioni e rafforzando la partnership.
Il software di gestione dei fornitori di Ivalua sfrutta le capacità dell’intelligenza artificiale generativa per accelerare la ricerca dei fornitori e raccogliere informazioni pertinenti sui potenziali fornitori e sulle loro offerte.
Come Chassis Brakes ha ridotto del 90% i tempi di valutazione e ricerca dei fornitori
Chassis Brakes, azienda leader nella produzione di sistemi frenanti per autoveicoli, voleva migliorare i propri processi di selezione e gestione dei fornitori per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e garantire standard di alta qualità.
Dovendo affrontare sfide quali la frammentazione dei dati dei fornitori, un processo di selezione inefficiente e ritardi nell’onboarding, ha deciso di implementare un processo strutturato di selezione dei fornitori sfruttando il software di gestione dei fornitori di Ivalua.
Sfruttando la soluzione AI di Ivalua, l'azienda ha ridotto del 90% i tempi di valutazione e ricerca dei fornitori. Inoltre ha beneficiato di:
- Un processo di valutazione oggettivo dei fornitori e la selezione di fornitori affidabili.
- Un efficace monitoraggio delle performance e la mitigazione dei rischi.
- Integrazione più rapida dei nuovi fornitori, con conseguente riduzione dei ritardi.
- Dati centralizzati e accurati sui fornitori per un migliore processo decisionale.
"Ivalua ha permesso il nostro percorso di trasformazione in modo efficace, rendendo il Procurement più agile e digitale", ha dichiarato Cyrille Naux, Executive VP of Purchasing and Supply Chain, Chassis Brakes "È iniziato tutto con l'attenzione ai fornitori e alla pulizia dei dati anagrafici di quest'ultimi per prendere decisioni migliori. Risolvere questo problema ha permesso di aumentare l'efficienza, la visibilità e la creazione di valore per l'azienda".
Leggi il case study completo di Chassis Brakes per scoprire come modernizzare i processi di gestione e selezione dei fornitori.Leggi il case study completo di Chassis Brakes per scoprire come modernizzare i processi di gestione e selezione dei fornitori.
Accelerare la selezione dei fornitori con Ivalua
Il software di gestione dei fornitori e la soluzione di sourcing di Ivalua possono farti risparmiare tempo nel processo di selezione dei fornitori, in modo che tu possa concentrarti su attività più strategiche. Ecco alcuni esempi concreti:
- Automatizzando i modelli di punteggio, i questionari e le campagne, il software riduce significativamente l’impegno manuale richiesto ai professionisti degli acquisti, snellendo il processo di sourcing e riducendo il tempo e le risorse necessarie per valutare i potenziali fornitori.
- Ivalua offre strumenti solidi per analizzare il rischio e le prestazioni dei fornitori durante l’intero ciclo di vita, aiutandovi a identificare e ridurre i rischi in anticipo e garantendo prestazioni affidabili dei fornitori.
- Ivalua offre strumenti intuitivi per la gestione delle campagne di selezione dei fornitori, tra cui modelli, comunicazioni, valutazioni delle parti interessate e funzionalità di gestione dei progetti, per semplificare il processo di coordinamento ed esecuzione delle campagne di gestione dei fornitori.
- Beneficiare di strumenti di sourcing collaudati, come l'ottimizzazione del sourcing, che semplificano e automatizzano il processo di revisione e analisi delle proposte dei fornitori e il processo di selezione. Ivalua consente ai buyer di valutare dati quantitativi e qualitativi, assicurando che vengano presi in considerazione prezzo, rischio, prestazioni, ESG e qualsiasi altra considerazione, per poi negoziare ed eseguire rapidamente un contratto.
Centralizzando e standardizzando questi processi fondamentali, le soluzioni di Ivalua consentono alle organizzazioni di ottenere significativi risparmi di tempo e di costi, mantenendo al contempo elevati standard di performance dei fornitori e di gestione del rischio. Guarda questo breve video per scoprire di più sul software di gestione dei fornitori di Ivalua.
Scegliere i fornitori giusti per la propria azienda
Con un processo formale di selezione dei fornitori e con l’aiuto del software di gestione dei fornitori di Ivalua, è possibile ridurre i rischi, ottimizzare l’efficienza operativa e promuovere partnership strategiche con i fornitori.
Guarda la nostra demo sulla gestione dei fornitori e inizia anche tu oggi stesso!
