Gli uffici acquisti delle aziende devono far fronte a una crescente pressione per fornire valore strategico – gestire il rischio dei fornitori, garantire la conformità e sostenere la sostenibilità – senza sacrificare la velocità o il controllo.
Purtroppo, strumenti obsoleti e processi frammentati rendono difficile mantenere la visibilità sulla catena di fornitura e adattarsi al ritmo del business.
Questo blog esplora le sfide più comuni del digital procurement e le funzionalità che contano di più. Basandoci su casi d’uso reali e su framework collaudati, mettiamo in evidenza ciò che separa i team più performanti dagli altri e come costruire le basi per un approvvigionamento più agile e intelligente.
Risultati principali:
- I processi di approvvigionamento tradizionali limitano la scala, la velocità e la visibilità, rendendo più difficile la gestione del rischio, della conformità e dei costi.
- Il procurement digitale snellisce i flussi di lavoro e unifica i dati, consentendo un approvvigionamento più rapido, una migliore collaborazione e una maggiore precisione.
- L’intelligenza artificiale e l’automazione aumentano l’impatto strategico del procurement, aiutando i team a ridurre i rischi, garantire la conformità e prevedere la spesa.
- Un modello di maturità a tappe guida la trasformazione, aiutando le organizzazioni a dare priorità ai miglioramenti ad alto impatto e a scalare nel tempo.
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Che cos’è il procurement digitale?
Prima che le organizzazioni possano beneficiare appieno dell’agilità e dell’automazione, è importante comprendere il concetto di digital procurement. Il digital procurement è l’uso delle tecnologie digitali per migliorare, automatizzare e ottimizzare i processi di approvvigionamento nell’intero ciclo di vita source-to-pay (S2P).
Ciò include l’utilizzo di strumenti quali piattaforme di sourcing digitale, software di e-procurement, gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), gestione dei fornitori, analisi dei dati e intelligenza artificiale (AI) per ottimizzare le operazioni di approvvigionamento.
Il procurement digitale sostituisce i sistemi manuali e isolati con processi automatizzati che forniscono visibilità in tempo reale e migliorano l’accuratezza. Aumentano l’efficienza di un’organizzazione in processi quali sourcing, acquisti, gestione dei fornitori e analisi della spesa.
Il digital procurement consente di prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati e di integrarsi con i sistemi ERP, finanziari e della supply chain per semplificare le operazioni.
Come il procurement digitale si differenzia dal procurement tradizionale
Il procurement tradizionale si basa spesso su processi manuali, sistemi isolati e flussi di lavoro cartacei che possono causare errori e ritardi e limitare la visibilità sulla spesa e sulle prestazioni dei fornitori. Le attività di sourcing, approvazione e gestione dei contratti sono inefficienti e in genere richiedono più tempo e risorse.
Il procurement digitale automatizza queste attività, snellendo i vari processi source-to-pay per ridurre i tempi di ciclo e le spese amministrative. Inoltre, consente un approccio proattivo alla gestione delle relazioni con i fornitori, utilizzando portali e tabelloni per i fornitori, strumenti di collaborazione e analisi predittive con strumenti basati sull’intelligenza artificiale.
Tutto ciò migliora l’efficienza degli acquisti e consente di ottimizzare i costi.
Perché il procurement digitale è importante per le aziende
Quando le organizzazioni scalano, i processi di approvvigionamento manuali e i sistemi scollegati creano inefficienze, lacune nella conformità e una visibilità limitata sul rischio dei fornitori e sulla spesa complessiva.
Le piattaforme di procurement digitale possono affrontare queste sfide automatizzando le attività di routine e standardizzando i flussi di lavoro su più sistemi, come le soluzioni ERP e SRM, eliminando i silos di dati per migliorare la governance e supportare un migliore processo decisionale in tutta l’azienda.
La tecnologia di e-procurement aiuta i team a scalare in modo efficiente, in modo da poter gestire efficacemente un maggior numero di spese, fornitori e categorie, mantenendo comunque il controllo. L’automazione semplifica le approvazioni, i contratti e l’onboarding, mentre gli strumenti integrati per la conformità e il rischio dei fornitori aiutano a ridurre gli errori e a segnalare tempestivamente i problemi.
Oggi l’intelligenza artificiale generativa sta ampliando ulteriormente l’impatto del procurement. Ad esempio, l‘Assistente Virtuale Intelligente (IVA) di Ivalua è in grado di redigere RFP, riassumere i dati dei fornitori, ricercare le categorie e gestire varie richieste di assunzione via chat, contribuendo a trasformare l’approvvigionamento in una funzione più strategica.
Casi d’uso del procurement digitale per funzione
Diamo un’occhiata più da vicino a come la tecnologia di procurement digitale può essere sfruttata da diversi team e funzioni all’interno dell’azienda.
Ufficio acquisti
La tecnologia digitale conferisce all’ufficio acquisti efficienza e controllo. Agisce come trampolino di lancio per accelerare i processi di sourcing e RFx attraverso flussi di lavoro automatizzati, aste inverse e e-RFQ configurabili.
La stesura e l’approvazione dei contratti possono essere semplificate con flussi di lavoro predefiniti e librerie di clausole, riducendo i tempi di revisione legale e mantenendo la conformità.
La governance dei dati anagrafici dei fornitori diventa più gestibile; i record centralizzati dei fornitori, le convalide automatiche e le integrazioni garantiscono l’accuratezza ed eliminano le duplicazioni, accelerando l’onboarding digitale dei fornitori.
Team finance
Con l’analisi delle spese integrata direttamente nel processo di approvvigionamento, i professionisti del finance possono monitorare gli acquisti rispetto ai budget in tempo reale, garantendo una maggiore responsabilità e meno sorprese alla fine del trimestre.
Inoltre, i flussi di lavoro automatizzati per l’abbinamento e il pagamento delle fatture migliorano la velocità e l’accuratezza dell’elaborazione touchless e forniscono un livello di visibilità sui prossimi impegni di spesa e sui cicli di fatturazione che migliora la previsione dei flussi di cassa.
Team legale e conformità
Integrando controlli intelligenti in tutto il ciclo di vita del contratto. I sistemi di approvvigionamento basati sull’intelligenza artificiale possono assegnare automaticamente ai contratti un punteggio di rischio in base al linguaggio delle clausole, al profilo del fornitore e al valore del contratto.
Possono segnalare automaticamente le clausole non standard per la revisione legale, eliminando la necessità di revisioni manuali di ogni contratto. I team possono applicare in modo coerente la conformità alle politiche in tutti i team globali, riducendo l’esposizione e migliorando la preparazione alle revisioni.
Scarica la nostra “Checklist per la trasformazione degli acquisti digitali” per sapere come iniziare.
Principali sfide aziendali negli acquisti digitali
Man mano che gli uffici acquisti aziendali assumono responsabilità strategiche più ampie, si trovano ad affrontare una nuova generazione di sfide, dalla gestione del rischio dei fornitori alla gestione della conformità e all’integrazione con l’infrastruttura IT obsoleta.
L’intelligenza artificiale e l’analisi predittiva hanno fornito nuove e potenti funzionalità, ma hanno anche aumentato le aspettative di visione in tempo reale, automazione intelligente e interoperabilità dei sistemi senza soluzione di continuità.
In questa sezione analizzeremo alcune delle nuove sfide che le aziende si trovano ad affrontare e perché la complessità del procurement moderno richiede capacità digitali avanzate con l’automazione del procurement.
Scalare le operazioni di approvvigionamento senza perdere il controllo
Quando le aziende si espandono a livello globale e gestiscono un maggior numero di categorie, fornitori e spese, mantenere il controllo con una crescente incertezza nei mercati globali diventa una preoccupazione crescente.
Sistemi scollegati e processi incoerenti possono portare a informazioni incomplete o frammentarie sulle spese e sui fornitori, per non parlare della visibilità limitata tra le unità aziendali, complicando l’applicazione delle politiche e le negoziazioni, con conseguenti incoerenze.
Gestione della conformità e della complessità normativa
Gli uffici acquisti globali devono essere all’avanguardia rispetto a leggi e normative in continua evoluzione: requisiti ESG, restrizioni commerciali, tariffe, normative specifiche di settore e altro ancora.
Devono essere in grado di applicare le politiche interne e di monitorare la conformità di terzi in tempo reale, nonché di rispondere rapidamente a revisioni o indagini, senza rallentare le operazioni.
Ridurre il rischio dei fornitori mantenendo l’efficienza
Tracciare manualmente i crescenti rischi geopolitici, ambientali e finanziari di una base di fornitori globale non è solo dispendioso in termini di tempo, ma anche poco pratico e forse impossibile. Gli uffici acquisti hanno bisogno di un modo più intelligente per valutare la vitalità dei fornitori, identificare i primi segnali di allarme e agire prima che le interruzioni abbiano un impatto sull’azienda.
Integrare gli approvvigionamenti con i sistemi ERP e di supply chain legacy
Le aziende spesso operano con sistemi ERP multipli e obsoleti e con piattaforme di procurement e supply chain scollegate, il che rende difficile introdurre sistemi e strumenti moderni senza creare silos o duplicare i dati.
Qualsiasi nuova soluzione deve integrarsi facilmente nello stack tecnologico esistente, supportando al contempo la visibilità e la collaborazione end-to-end.
Visibilità in tempo reale dei dati di procurement
Se non disponi di una visione unificata dei dati e delle attività di sourcing, contratti, fornitori e spese, avrai sempre difficoltà a prendere decisioni tempestive e informate.
La visibilità in tempo reale è essenziale, non solo per tracciare i KPI del procurement, ma anche per accedere agli insight predittivi e all’agilità che le aziende di oggi richiedono.
Sebbene queste sfide possano apparire schiaccianti, la tecnologia digitale per gli acquisti è stata costruita per risolverle. Nella prossima sezione spiegheremo come.
Caratteristiche essenziali del procurement digitale che risolvono queste sfide
Sulla base di interviste con oltre 380 leader del procurement, Ardent Partners prevede che entro la fine del 2024 il 74% dei Chief Procurement Officer avrà adottato l’IA generativa per guidare l’automazione degli acquisti, migliorare il processo decisionale ed elevare l’esperienza dell’utente. E questa è solo una delle funzionalità abilitate dal procurement digitale.
Le aziende più performanti adottano sempre più spesso piattaforme tecnologiche di approvvigionamento con funzionalità avanzate che aiutano a trasformare il procurement in una funzione aziendale strategica.
Vediamo come la piattaforma di procurement di Ivalua rende il procurement digitale una realtà concreta ed efficace.
Piattaforme Source-to-Pay (S2P) per un procurement centralizzato
Per gestire l’approvvigionamento su scala, le aziende hanno bisogno di visibilità e controllo end-to-end nel ciclo di vita Source-to-Pay. Una piattaforma S2P centralizzata consolida i flussi di lavoro e i dati relativi a sourcing, contratti, acquisti, fatturazione e gestione dei fornitori in un unico sistema unificato.
Questo elimina i silos di processo, migliora l’accuratezza dei dati e accelera i cicli di approvvigionamento tra le unità aziendali globali.
La piattaforma Source-to-Pay di Ivalua è costruita appositamente per l’azienda, fornendo un’esperienza utente senza soluzione di continuità per l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento e integrandosi facilmente con i sistemi ERP e di supply chain.
In questo modo è più facile scalare, standardizzare e innovare senza compromettere la flessibilità. Le organizzazioni possono iniziare da un’area di processo come la gestione delle informazioni sui fornitori o il sourcing e crescere da lì.
Scarica il nostro Datasheet sulla gestione degli acquisti per scoprire come la piattaforma no-code/low-code e AI di Ivalua possa modernizzare il modo in cui i dipendenti si impegnano nei processi di procurement, dal sourcing fino al pagamento, e avere un’esperienza semplice e collaborativa.
Automazione basata sull’intelligenza artificiale per la conformità e la gestione dei rischi
I controlli di conformità manuali e le valutazioni reattive lasciano le aziende esposte ai rischi. Al contrario, l’automazione garantisce l’applicazione coerente delle policy e la mitigazione proattiva dei rischi senza rallentare l’attività di approvvigionamento. L’intelligenza artificiale migliora questo aspetto aiutando a identificare le anomalie, a far emergere prima i rischi e a semplificare i flussi di lavoro di accettazione e approvazione.
Ad esempio, grazie alla piattaforma di approvvigionamento alimentata dall’intelligenza artificiale di Ivalua, le organizzazioni possono instradare le richieste, applicare le regole delle policy e convalidare automaticamente i dati dei fornitori. Possono inoltre sfruttare i modelli di rischio integrati e i controlli di conformità configurabili per soddisfare i requisiti normativi.
Strumenti per la collaborazione e la gestione delle prestazioni dei fornitori
La gestione di reti di fornitori in crescita richiede più di relazioni transazionali. Le aziende hanno bisogno di visibilità sulle prestazioni dei fornitori, sui rischi e sulle metriche ESG, oltre che di strumenti per coinvolgere e collaborare in modo efficace.
Le funzionalità del software di gestione dei fornitori di Ivalua supportano l’onboarding centralizzato, le scorecard dei rischi e delle prestazioni in tempo reale e i portali condivisi che consentono la comunicazione bidirezionale. Questi strumenti aiutano a migliorare la responsabilità dei fornitori, ad accelerare l’onboarding e ad allineare i fornitori ai valori e agli standard aziendali.
Funzionalità multi-ERP e di integrazione dei sistemi
Le imprese spesso operano con più ERP e sistemi legacy nelle varie regioni o unità aziendali. Una piattaforma di procurement digitale deve integrarsi perfettamente con questo ambiente per evitare silos di dati, duplicazioni di sforzi e processi frammentati.
Le funzionalità di integrazione multi-ERP di Ivalua consentono di collegare facilmente le attività di approvvigionamento tra sistemi diversi, offrendo un’esperienza utente coerente con l’accesso a dati centralizzati e a una reportistica unificata.
Analitica avanzata per approfondimenti e previsioni sugli acquisti
La reportistica tradizionale è insufficiente quando si tratta di prevedere la domanda, individuare opportunità di risparmio o monitorare la conformità di migliaia di transazioni.
Con la soluzione per l’analisi dello speso di Ivalua, puoi accedere a dashboard in tempo reale, approfondimenti sulle categorie, benchmark dei fornitori e previsioni basate sull’intelligenza artificiale. È possibile promuovere la creazione di valore e supportare il sourcing strategico, gestendo al contempo il rischio in modo proattivo.
Scopri come la piattaforma unificata Source-to-Pay di Ivalua può aiutare la tua organizzazione ad aumentare l’agilità, ridurre i rischi e ottenere un controllo completo sugli acquisti su scala.
Come iniziare il viaggio negli acquisti digitali
La trasformazione degli acquisti digitali è un processo graduale; le organizzazioni si evolvono attraverso fasi distinte di maturità digitale.
Il modello di maturità degli acquisti digitali di Ivalua può aiutarti a tracciare una mappa di dove sei oggi, dove devi andare e quali sono i passi da compiere per arrivarci. Può anche aiutarti ad allineare gli investimenti con gli obiettivi aziendali generali.
I team bloccati nelle prime fasi della maturità del procurement sono spesso alle prese con inefficienze, scarsa visibilità e strumenti scollegati. Una volta che i processi sono stati unificati, automatizzati e migliorati dall’intelligenza artificiale, è possibile ottenere risparmi sui costi, ridurre i rischi e diventare molto più strategici nelle relazioni con i fornitori e nel processo decisionale.
In questa sezione forniremo una panoramica del modello di maturità e un piano d’azione per progredire.
Panoramica del modello di maturità
Fase 1: manuale e reattiva
In questa fase del modello, la tua soluzione Procure-to-Pay può fare molto affidamento su fogli di calcolo, e-mail e processi cartacei. La visibilità sulle spese è minima e i team sono costantemente impegnati a spegnere gli incendi piuttosto che a creare valore. La conformità e il rischio sono difficili da monitorare e la pianificazione strategica è quasi impossibile.
Fase 2: Strumenti digitali frammentati
Le organizzazioni iniziano a utilizzare software di approvvigionamento per il sourcing, i contratti o la fatturazione, ma questi strumenti operano in silos. Sebbene vi sia una certa efficienza, la mancanza di integrazione porta a incoerenze di dati, automazione limitata e processi disgiunti, rendendo difficile ottenere informazioni.
Fase 3: Flussi di lavoro digitali unificati
I processi di approvvigionamento sono collegati lungo tutto il ciclo di vita source-to-pay attraverso una piattaforma centralizzata, che offre visibilità in tempo reale, flussi di lavoro standardizzati e una maggiore conformità. La gestione dei fornitori e il monitoraggio delle prestazioni sono più strutturati e proattivi.
Fase 4: Approvvigionamento predittivo e abilitato dall’IA
L’apprendimento automatico e l’AI nel procurement vengono utilizzati per ricavare intuizioni predittive, redigere automaticamente i documenti di sourcing e segnalare i rischi per i fornitori prima che si verifichino. Il procurement diventa un vero e proprio partner aziendale agile, orientato ai dati e allineato agli obiettivi aziendali (ESG, resilienza, innovazione degli acquisti, ecc.).
Piano d’azione per il progresso
Mentre le fasi sono chiare, il passaggio da una fase all’altra può richiedere ulteriori spiegazioni. Ecco un piano d’azione per il successo:
- Eseguire una valutazione della maturità digitale: prima di effettuare qualsiasi investimento, valutate la situazione attuale della tua organizzazione. È necessario ottimizzare il processo di approvvigionamento o lo stack tecnologico? E la qualità dei dati?
Molte piattaforme, tra cui Ivalua, offrono framework o strumenti che aiutano a valutare il livello di maturità e a fissare obiettivi realistici.
- Dare priorità ai casi d’uso ad alto impatto: concentrati sulle aree in cui il digital procurement può fornire un valore immediato (ad esempio, la visibilità delle spese, l’automazione delle fatture o il monitoraggio del rischio dei fornitori). Le vittorie rapide danno slancio e aiutano a garantire l’adesione.
- Costruire il business case interno: comunica come il procurement digitale supporta gli obiettivi aziendali, come la riduzione dei costi, la mitigazione dei rischi e le performance ESG. Quantificate l’opportunità con KPI reali (riduzione del tempo di ciclo, aumento della spesa gestita, ecc.) e allineate il tuo caso con i responsabili finance, legali e operativi.
- Scegliere una piattaforma scalabile: scegli una soluzione di approvvigionamento che non solo soddisfi le esigenze attuali, ma che si evolva con la tua organizzazione. La piattaforma Source-to-Pay di Ivalua supporta la crescita in ogni fase del modello di maturità, con una flessibilità integrata per l’integrazione con i sistemi legacy e la scalabilità delle funzionalità AI nel tempo.
Esplora la guida tecnologica Source-to-Pay per valutare le tue opzioni e selezionare una piattaforma costruita per una trasformazione a lungo termine.
Scopri come la piattaforma di procurement no-code/low-code AI-powered di Ivalua può trasformare le tue operazioni di procurement con la nostra scheda tecnica della piattaforma di procurement.
Storia di un cliente: Rogers Communications ottimizza una spesa di 6 miliardi di dollari con Ivalua
Come ha fatto un’azienda canadese leader nel settore delle comunicazioni e dei media a trasformare i propri processi di approvvigionamento in una funzione strategica e basata sui dati, tra pressioni sui costi, risorse limitate e interruzioni post-pandemia?
Implementando la piattaforma unificata di Ivalua, Rogers Communications ha sostituito sette sistemi scollegati, ha snellito le operazioni ed è passata a un modello self-service.
Il risultato? Meno lavoro reattivo, più spesa in gestione e analisi più efficaci per guidare le decisioni. Anche con un team più snello, il procurement ora gestisce 6 miliardi di dollari di spesa con maggiore velocità, visibilità e controllo.
“Siamo passati con successo a un modello self-service abilitato dalla tecnologia digitale, consentendo al Procurement di concentrarsi maggiormente su attività strategiche e ad alto valore. Ivalua ci ha permesso di migliorare l’esperienza dell’utente, di aumentare l’efficienza e di consolidare le attività in un’unica piattaforma.”
– Vijay Jainaraine Director for eProcurement and Analytics RogersLeggi il case study completo di Rogers Communications.
Elevare il procurement con una tecnologia integrata e intelligente
Come nel caso del cliente di cui sopra, con l’evoluzione del procurement in una funzione più strategica, la necessità di piattaforme unificate e intelligenti non è mai stata così grande. Investendo in soluzioni di approvvigionamento digitale come Ivalua, le aziende possono snellire le operazioni, gestire i rischi e acquisire l’agilità necessaria per rispondere alle mutevoli dinamiche di mercato.
Sia che tu abbia appena iniziato il tuo viaggio nel digitale, sia che tu stia avanzando verso capacità predittive e basate sull’intelligenza artificiale, la tecnologia giusta può trasformare gli acquisti in una vera e propria fonte di vantaggio competitivo.
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Domande frequenti sugli acquisti digitali
In cosa si differenzia il digital procurement dall’e-procurement?
Il digital procurement va oltre l’e-procurement integrando l’intero processo source-to-pay, compresi gli analytics, la gestione dei fornitori, la mitigazione dei rischi e gli insight guidati dall’AI. Mentre l’e-procurement si concentra tipicamente sulle transazioni di acquisto, il digital procurement consente di prendere decisioni strategiche e di avere visibilità a livello aziendale.
Quale ROI posso aspettarmi dal digital procurement?
Le aziende vedono il ROI attraverso la riduzione dei tempi di ciclo, l’aumento della spesa gestita, il miglioramento della conformità e la riduzione del costo totale di proprietà. Un ulteriore valore deriva da migliori prestazioni dei fornitori, dalla riduzione dei rischi e da un maggiore allineamento con gli obiettivi aziendali.
Quali strumenti sono essenziali per gli acquisti digitali?
Gli strumenti chiave includono l’analisi della spesa, l’e-sourcing, la gestione del ciclo di vita dei contratti, il monitoraggio dei rischi e delle prestazioni dei fornitori e l’automazione degli acquisti. Anche l’integrazione con i sistemi ERP e le analisi basate sull’intelligenza artificiale sono fondamentali per generare valore strategico a lungo termine.
