Il procurement e la gestione della supply chain sono spesso usati in modo intercambiabile, ma in pratica le linee di demarcazione possono sfumare in modi che creano un vero e proprio attrito.
Priorità disallineate, sistemi siloed e proprietà poco chiare possono avere un impatto diretto su indicatori di performance chiave come la percentuale di risparmio sui costi e il tempo del ciclo di approvvigionamento.
In Ivalua abbiamo lavorato con centinaia di aziende globali per colmare queste lacune, snellire le operazioni e costruire processi più solidi e connessi.
In questo blog, illustriamo le principali differenze tra approvvigionamento e gestione della supply chain e spieghiamo dove si verificano di solito le maggiori disconnessioni. Inoltre, proporremo un quadro di best practice per rendere la collaborazione più efficace.
Risultati principali:
- Il procurement e la gestione della supply chain svolgono funzioni diverse, ma quando non sono allineate creano costose inefficienze e ritardi.
- La mancanza di dati, visibilità e KPI condivisi porta a disconnessioni, tra cui un cattivo monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e mancati risparmi.
- Le piattaforme integrate unificano l’ufficio acquisti e supply chain, migliorando la collaborazione, la conformità e la gestione delle relazioni con i fornitori.
- Le aziende migliori utilizzano l’intelligenza artificiale e l’automazione per colmare le lacune, migliorare la visibilità e creare operazioni più agili e resistenti.
Scopri come la soluzione per la collaborazione della Supply Chain di Ivalua ti permette di lavorare a stretto contatto con i fornitori, ridurre i rischi e costruire una catena di fornitura più agile e connessa.
Procurement vs gestione della catena di fornitura: quali sono le differenze?
Ad alto livello, il procurement si concentra sull’approvvigionamento dei beni e dei servizi di cui un’organizzazione ha bisogno, mentre la gestione della supply chain supervisiona il flusso più ampio di tali beni, dalle materie prime ai clienti finali.
Ma all’interno di un’azienda, essere consapevoli delle differenze tra le due funzioni darà forma alla strategia e alle operazioni e, in ultima analisi, avrà un impatto sulle prestazioni. Ecco alcune distinzioni chiave da fare tra procurement e gestione della catena di fornitura:
- Il Procurement è responsabile dell’identificazione dei fornitori, della negoziazione dei contratti e della garanzia di acquisti convenienti e conformi. È fortemente legato alla gestione delle spese, alla riduzione dei rischi e alle prestazioni dei fornitori. In molte organizzazioni, il procurement svolge anche un ruolo critico nella conformità ESG, nell’approvvigionamento innovativo e nel mantenimento della continuità aziendale durante le interruzioni delle forniture.
- La gestione della catena di fornitura (SCM) prevede l’orchestrazione dell’intero ciclo di vita di un prodotto o di un servizio, dall’approvvigionamento e dalla produzione alla consegna. La gestione della catena di approvvigionamento si concentra sull’efficienza, la produttività e la resilienza in un’area operativa molto più ampia e richiede il coordinamento tra i team di produzione, logistica e catena di approvvigionamento e di pianificazione della domanda per garantire l’adempimento tempestivo e la garanzia di qualità.
Sebbene il procurement operi come una funzione all’interno della più ampia catena di fornitura, ha una propria serie di priorità per l’approvvigionamento strategico, metriche di performance e processi specializzati.
Queste distinzioni sono importanti perché le inefficienze in un’area spesso creano effetti a cascata nell’altra. Quando le decisioni in materia di approvvigionamento o di SCM vengono prese in modo isolato, le organizzazioni possono perdere i risparmi sui costi, ritrovarsi con scorte in eccesso o subire ritardi nelle consegne.
Ora che si è compresa la differenza fondamentale tra procurement e SCM, dai un’occhiata più da vicino a ciascuna funzione.
Che cos’è il procurement?
Capire le basi del procurement è fondamentale per costruire una base di approvvigionamento scalabile e resistente.
Il procurement svolge un ruolo cruciale nella gestione delle relazioni con i fornitori, non solo eseguendo gli acquisti, ma dando forma al valore a lungo termine che tali relazioni offrono. A livello aziendale, ciò significa sviluppare programmi strutturati di gestione dei fornitori che vadano oltre l’acquisto transazionale.
Gli uffici acquisti negoziano contratti a lungo termine per bloccare i prezzi, ridurre i rischi della catena di fornitura e garantire la continuità delle forniture. Questi accordi spesso includono metriche di performance, requisiti di sostenibilità e aspettative di livello di servizio che vengono costantemente monitorate.
Per gestire in modo efficiente migliaia di fornitori, le organizzazioni implementano processi di approvvigionamento centralizzati supportati da piattaforme di procurement digitale come Ivalua. Questi strumenti aiutano a standardizzare i flussi di lavoro di sourcing e approvvigionamento, ad automatizzare i controlli di conformità e a fornire visibilità sulle prestazioni dei fornitori.
Integrando la gestione del ciclo di vita dei contratti, la tecnologia di e-procurement può far rispettare i termini in modo coerente, riducendo i costi amministrativi e i rischi legali.
Cos’è la gestione della catena di fornitura
La gestione della supply chain è il coordinamento di tutte le attività coinvolte nella consegna di un prodotto o di un servizio, dalle materie prime alle mani del cliente.
Mentre gli acquisti assicurano i fattori di produzione, i team della supply chain garantiscono che tali fattori fluiscano in modo efficiente attraverso la produzione, la distribuzione e l’adempimento. Ciò include la supervisione delle operazioni logistiche, l’ottimizzazione dei livelli di inventario per bilanciare costi e disponibilità e la previsione della domanda per allineare l’offerta alle esigenze del mercato.
Un processo SCM ben eseguito minimizza i tempi di consegna, riduce le scorte in eccesso e garantisce una qualità costante dei prodotti e delle consegne. Richiede una stretta collaborazione tra i vari reparti, strumenti di pianificazione avanzati e visibilità in tempo reale dei dati relativi a fornitori, magazzini e trasporti.
Differenze chiave e punti di sovrapposizione tra procurement e SCM
A questo punto ti chiederai: dove si sovrappongono il procurement e la gestione della catena di fornitura (SCM)? In pratica, non solo si sovrappongono, ma sono strettamente integrati.
Quando l’approvvigionamento non riesce a far rispettare i termini del contratto, come i prezzi concordati o i tempi di consegna, queste lacune possono causare variazioni di costo impreviste o ritardi nelle forniture. Questo, a sua volta, costringe i team della supply chain a riallocare i budget, accelerare le spedizioni o gestire le scorte, con un impatto sui margini e sulle prestazioni.
Tuttavia, se i team della supply chain non forniscono previsioni accurate sulla domanda o visibilità sulle tempistiche di produzione, l’ufficio acquisti potrebbe acquistare in eccesso o negoziare contratti non in linea con le esigenze reali. Ecco perché è fondamentale una stretta integrazione tra sistemi, processi e dati di procurement e supply chain.
Se si trattano queste funzioni come silos separati, è probabile che si verifichino molti attriti e si punti il dito. Se invece le due funzioni collaborano in modo efficiente, è possibile creare operazioni più resilienti e agili, in grado di rispondere rapidamente alle interruzioni. Inoltre, grazie alla collaborazione con la catena di approvvigionamento, potrai acquisire più valore dalle collaborazioni con i fornitori.
Inefficienze comuni tra procurement e supply chain
Anche nelle aziende dotate di buone risorse, le inefficienze tra l’ufficio acquisti e supply chain sono comuni e possono essere costose. Sono causate da silos strutturali, priorità non allineate e tecnologie obsolete che impediscono ai team di essere sincronizzati. Questo porta a mancati risparmi, a problemi di conformità e a una base di approvvigionamento fragile che non può adattarsi rapidamente alle interruzioni.
In questa sezione esploreremo quattro delle inefficienze più persistenti tra le funzioni di approvvigionamento e supply chain.
Mancanza di allineamento tra l’ufficio acquisti e la supply chain
In molte organizzazioni, gli uffici acquisti e i responsabili della supply chain operano in parallelo, ma raramente in sincronia. L’ufficio acquisti può dare priorità ai risparmi sui costi e alle condizioni contrattuali, mentre la supply chain si concentra sui tempi di consegna e sulla continuità del servizio.
Senza indicatori chiave di prestazione (KPI) condivisi o una visione comune delle priorità aziendali, questi due team possono involontariamente lavorare l’uno contro l’altro.
Ad esempio, l’ufficio acquisti potrebbe bloccare un fornitore a basso costo senza considerare i vincoli logistici, con conseguenti ritardi nelle consegne. In altri casi, i team della supply chain possono accelerare l’acquisto di materiali alternativi al di fuori dei termini contrattuali, senza sapere quali siano i risparmi negoziati dall’ufficio acquisti.
Di conseguenza, l’organizzazione spende più del necessario e può perdere opportunità di risparmio.
Scarsa visibilità sulle performance e sui rischi dei fornitori
Quando il procurement non ha una visione in tempo reale delle performance dei fornitori, può essere difficile far rispettare i termini contrattuali o identificare i fornitori poco efficienti fino a quando non hanno un impatto sulle operazioni o sugli accordi sui livelli di servizio (SLA).
Dashboard condivisi e avvisi di pre allarme possono aiutare l’ufficio acquisti e il team di supply chain ad allinearsi su quali fornitori sono strategici e quali necessitano di azioni correttive.
Ad esempio, le funzionalità di gestione delle prestazioni dei fornitori di Ivalua offrono una visione centralizzata delle prestazioni e dei rischi, consentendo ai team di agire in modo proattivo anziché reattivo.
Dati isolati e sistemi di approvvigionamento scollegati
Le tecnologie di approvvigionamento tradizionali per gli acquisti, i contratti, la fatturazione e la visibilità della catena di fornitura erodono la trasparenza della catena di fornitura e inibiscono la collaborazione, perché nessuno dei sistemi parla tra loro. Questa frammentazione può rendere difficile la formazione di un quadro completo delle relazioni con i fornitori, della copertura dei contratti o dei modelli di spesa.
Non solo, ma la disconnessione può rallentare il processo decisionale e portare a duplicazioni di lavoro. Una piattaforma unificata come Ivalua elimina questi silos centralizzando i dati di procurement e i flussi di lavoro, in modo che l’ufficio acquisti e supply chain abbiano la visibilità e il controllo necessari per ottimizzare la spesa e gestire meglio la base dei fornitori.
Gestione inefficiente dei contratti e dei rapporti con i fornitori
Spesso i contratti sono sparsi tra i sistemi o sepolti nelle e-mail. Se non si riesce a trovare un contratto, è difficile far rispettare i termini, tenere traccia degli obblighi o persino identificare chi è il proprietario del rapporto con il fornitore.
La mancanza di responsabilità può far sì che i termini diventino obsoleti. L’ufficio acquisti si ritrova a dover risolvere i problemi e le relazioni con i fornitori possono essere sottoutilizzate.
Gli strumenti centralizzati di CLM e di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) consentono di gestire contratti, prestazioni e sviluppo dei fornitori in un unico luogo. Questi strumenti offrono audit trail integrati, rinnovi automatici e spazi di collaborazione condivisi, in modo che l’ufficio acquisti e supply chain possano lavorare insieme per creare valore.
Nella prossima sezione analizzeremo come le aziende leader stanno risolvendo queste inefficienze utilizzando piattaforme come Ivalua per collaborare in modo più efficiente, migliorare la visibilità e creare un ecosistema di approvvigionamento e catena di fornitura più agile.
Le best practice per allineare le operazioni di procurement e di supply chain
Il vero allineamento tra approvvigionamento e gestione della supply chain non avviene per caso. Richiede una collaborazione intenzionale, una visibilità condivisa e sistemi connessi. Senza questi elementi, anche i team più esperti possono trovarsi a gestire flussi di lavoro isolati e duplicare gli sforzi, o cadere nell’abitudine di prendere decisioni reattive.
Ecco perché le aziende più lungimiranti stanno modernizzando le loro operazioni con dati unificati, processi più intelligenti e collaborazione in tempo reale.
Le seguenti best practice di un software per gli acquisti aziendali sono tratte da implementazioni reali e da framework leader, molti dei quali sono stati messi in pratica con successo utilizzando la piattaforma di procurement Ivalua alimentata dall’intelligenza artificiale.
1) Centralizzare i dati relativi agli acquisti e alla catena di fornitura
La visibilità su aspetti quali le prestazioni dei fornitori e la spesa totale è difficile da ottenere quando i sistemi sono scollegati, e la mancanza di visibilità rende impossibile l’ottimizzazione. Per risolvere questo problema è necessario centralizzare i dati sulle operazioni di approvvigionamento e di supply chain.
Quali dati? I dati anagrafici dei fornitori, i termini contrattuali, le strutture dei prezzi e le metriche di performance devono essere disponibili in un’unica fonte di verità. Ciò consente ai team di avere visibilità in tempo reale sulla capacità dei fornitori, sull’utilizzo dei contratti e sulle pipeline di sourcing, rendendo molto più facile allineare le decisioni di acquisto ai requisiti operativi dell’organizzazione.
La piattaforma Source-to-Pay di Ivalua riunisce il sourcing, una soluzione procure-to-pay, il software di gestione dei fornitori e la fatturazione, tutto in un unico luogo. Combinandola con le funzionalità di gestione dei fornitori di Ivalua, si ottiene una visione unificata dei profili dei fornitori, delle certificazioni, delle prestazioni e dei fattori di rischio.
2) Migliorare la collaborazione con i fornitori e la gestione dei rischi
I team leader nel settore degli acquisti e della supply chain lavorano in modo proattivo con i fornitori per monitorare i rischi e identificare i colli di bottiglia che potrebbero causare interruzioni. Tuttavia, una collaborazione efficace richiede una visibilità condivisa e un impegno strutturato, non solo e-mail e fogli di calcolo.
Con Ivalua, le aziende possono implementare solidi programmi di gestione del rischio dei fornitori che combinano dati interni, feed di rischio di terze parti e avvisi in tempo reale. Queste informazioni aiutano i team a individuare i primi segnali di allarme di problemi con i fornitori, prima che questi interrompano le operazioni della catena di fornitura.
Come spiegato nel nostro articolo sulla collaborazione nella supply chain, i dashboard condivisi e i flussi di lavoro automatizzati possono anche favorire una maggiore trasparenza e responsabilità tra i partner della supply chain.
3) Automatizzare il ciclo di vita e i flussi di approvazione dei contratti
I processi contrattuali manuali possono ritardare le decisioni di acquisto e introdurre rischi di conformità, rendendo difficile l’applicazione dei termini una volta firmato il contratto. Tuttavia, l’automazione del ciclo di vita dei contratti può liberare risorse e garantire la coerenza.
Il software di gestione dei contratti di Ivalua, ad esempio, semplifica i flussi di lavoro grazie a librerie di clausole pre-approvate, percorsi di approvazione intelligenti e controlli di conformità degli acquisti integrati. L’automazione non si limita a velocizzare le cose, ma riduce i rischi, migliora la preparazione alle verifiche e garantisce che l’ufficio acquisti e la supply chain lavorino sulla stessa base.
4) Sfruttare l’intelligenza artificiale negli acquisti
Il procurement aziendale genera enormi quantità di dati, ma molte organizzazioni faticano ancora a ricavarne informazioni utili. Applicando l’intelligenza artificiale (AI) e gli algoritmi di apprendimento automatico ai dati storici, è possibile identificare le anomalie di spesa, segnalare potenziali rischi per i fornitori ed estrarre termini e obblighi chiave dai contratti.
Ivalua applica l‘IA generativa per sbloccare queste funzionalità per l’ufficio acquisti e supply chain. L’AI consente ai team di passare da pratiche reattive a proattive, di generare automaticamente documenti di sourcing e di comprendere le tendenze delle prestazioni dei fornitori.
Storia di un cliente: come Dole ha ottenuto un ROI 10X
I clienti di Ivalua stanno mettendo in pratica le best practice sopra descritte per creare ufficio acquisti di livello mondiale e creare valore sostenibile con la loro catena di fornitura. Ad esempio, Dole, uno dei maggiori produttori e distributori mondiali di frutta e verdura fresca di alta qualità, è riuscita a ottenere un ROI 10 volte superiore con Ivalua solo sulla spesa diretta.
L’organizzazione si trovava di fronte a operazioni di approvvigionamento frammentate, forte dipendenza dal single sourcing, strategie di categoria deboli, scarsa conformità dei contratti, mancanza di strumenti di monitoraggio dei rinnovi e assenza di una gestione centralizzata dei fornitori, con conseguente visibilità limitata, mancati risparmi e inefficienze operative.
Con Ivalua, l’organizzazione ha ottenuto un impatto immediato sul P&L e una visibilità a livello aziendale. Hanno migliorato la conformità e i flussi di lavoro dei contratti, ridotto i tempi del ciclo di sourcing e implementato una gestione strategica delle prestazioni dei fornitori per promuovere il miglioramento continuo e l’innovazione.
Leggi lo studio completo del caso Dole.
Sbloccare il valore attraverso l’allineamento di acquisti e supply chain
Quando l’ufficio acquisti e supply chain sono allineati, le organizzazioni ottengono molto di più dell’efficienza: sbloccano spese più intelligenti, relazioni più solide con i fornitori e una maggiore resilienza di fronte alle interruzioni.
Ivalua trasforma l’allineamento in azione unificando l’intero processo Source-to-Pay, semplificando la collaborazione con i fornitori e fornendo la visibilità in tempo reale necessaria per prendere decisioni sicure e informate. Il risultato: decisioni più rapide, risultati migliori e una supply chain costruita per il futuro.
Scopri come la piattaforma Source-to-Pay di Ivalua può aiutarti a collegare le operazioni di procurement e di supply chain per creare valore strategico nella tua azienda. Contattaci oggi stesso.
Domande frequenti
Gli acquisti fanno parte della gestione della supply chain o è una funzione separata?
Il procurement è una componente fondamentale della gestione della supply chain, ma spesso opera come una funzione distinta con priorità proprie, come il controllo dei costi, la gestione dei fornitori e la conformità dei contratti. Pur essendo strettamente collegata, ogni funzione apporta un valore unico e richiede uno stretto coordinamento per ottenere un’efficienza complessiva.
In che modo la tecnologia digitale supporta la collaborazione tra acquisti e supply chain?
La tecnologia consente la condivisione dei dati in tempo reale, l’automazione dei processi e la visibilità unificata tra l’ufficio acquisti e supply chain. Le piattaforme integrate aiutano ad abbattere i silos, ad allineare l’approvvigionamento alle esigenze operative e a semplificare tutto, dall’inserimento dei fornitori alla gestione dei rischi.
Quali KPI aiutano a monitorare l’allineamento tra acquisti e supply chain?
I KPI principali includono la percentuale di risparmio sui costi, il tempo del ciclo di approvvigionamento, le metriche di performance dei fornitori (ad esempio, consegna puntuale, qualità), il tasso di conformità del contratto e l’accuratezza delle previsioni. Il monitoraggio di questi KPI aiuta a misurare l’allineamento e a identificare le aree di miglioramento.
Ulteriori letture
- L’adozione delle tecnologie di e-procurement: strategie, vantaggi e sfide
- Gestire al meglio il rischio nella supply chain: Strategie e soluzioni
- Ottimizzare il processo di procurement: Best practice, tecnologie e strategie per avere successo
- L’intelligenza artificiale applicata al Procurement: La guida definitiva per i professionisti degli acquisti
