Sebbene entrambe le attività riguardino l’acquisizione di beni e servizi, i loro flussi di lavoro, gli obiettivi e l’impatto sulla gestione del rischio aziendale differiscono in modo significativo. Comprendere queste differenze è essenziale per le aziende che vogliono ottimizzare l’efficienza operativa e tutelarsi da errori costosi.
In questo articolo analizziamo le differenze tra approvvigionamento e acquisto, spieghiamo perché la distinzione è importante ed esploriamo il modo in cui la tecnologia può allineare entrambe le funzioni per garantire efficienza, conformità e valore a lungo termine.
Aspetti salienti procurement vs acquisti:
- Il procurement è una funzione strategica focalizzata sul valore a lungo termine, mentre gli acquisti si occupano dell’esecuzione tattica degli acquisti.
- L’allineamento di approvvigionamento e acquisti garantisce efficienza, controllo dei costi e riduzione dei rischi in tutta l’organizzazione.
- La tecnologia unifica l’approvvigionamento e gli acquisti, migliorando la visibilità, la conformità e l’automazione del flusso di lavoro.
- Distinguere le due cose aiuta le aziende a ottimizzare le spese e a rafforzare le relazioni con i fornitori.
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Procurement vs acquisti: qual è la differenza?
Sebbene i termini approvvigionamento e acquisto siano spesso usati in modo intercambiabile, essi riguardano aspetti diversi della gestione delle spese di un’organizzazione.
Il procurement è l’approccio strategico, di ampio respiro, all’approvvigionamento e alla gestione dei rapporti con i fornitori, mentre gli acquisti sono l’esecuzione tattica di tali piani.
Comprendere la distinzione aiuta le organizzazioni ad allineare meglio la strategia di approvvigionamento con un processo di acquisto tattico efficiente.
Che cos’è il procurement?
Il procurement (o approvvigionamento in italiano) è il processo end-to-end di identificazione delle esigenze aziendali, di acquisto di beni e servizi, di negoziazione dei contratti e di gestione dei rapporti con i fornitori nel tempo. È una funzione strategica che copre sia le spese dirette che quelle indirette e pone l’accento sulla creazione di valore totale.
Le attività di approvvigionamento comprendono la valutazione e la selezione dei fornitori, la negoziazione dei termini contrattuali, la garanzia della conformità normativa, la riduzione dei rischi e il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori.
Questa visione più ampia degli acquisti è fondamentale per il successo a lungo termine e allinea le decisioni di acquisto agli obiettivi aziendali.
Che cosa sono gli acquisti?
Gli acquisti sono un sottoinsieme tattico del procurement che si concentra sul processo di acquisto vero e proprio. Inizia una volta selezionato il fornitore e concordato il prezzo.
Le attività Purchase-to-pay comprendono la creazione e l’approvazione degli ordini di acquisto, la ricezione di beni o servizi e il riscontro delle fatture per il pagamento.
Anche se spesso viene considerato un aspetto puramente transazionale, l’ufficio acquisti svolge un ruolo fondamentale nel supportare le operazioni quotidiane, garantendo la consegna dei beni in modo tempestivo ed economico.
Pensa all’approvvigionamento come all’architetto e al reparto acquisti come al costruttore che esegue il piano.
Cosa significano approvvigionamento e acquisti per le imprese?
Per le imprese, il procurement e gli acquisti sono strettamente collegati, ma svolgono ruoli diversi nella gestione della spesa e delle relazioni con i fornitori.
Il procurement è una funzione strategica che si concentra sulla selezione dei fornitori, sulla negoziazione dei contratti, sulla gestione dei rischi della catena di fornitura e sulla creazione di valore a lungo termine. Allinea le decisioni di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali più ampi e supporta l’innovazione, la conformità e la resilienza.
Gli acquisti, invece, sono più tattici e comprendono l’esecuzione delle strategie di approvvigionamento attraverso processi quotidiani come l’inoltro degli ordini, la ricezione delle merci e l’elaborazione dei pagamenti. Mentre il procurement definisce la strategia, gli acquisti ne garantiscono l’efficace esecuzione.
Capire come queste funzioni si completano a vicenda è essenziale per costruire un modello di sourcing scalabile e snello.
Esaminiamo più da vicino le cinque differenze principali tra gli acquisti strategici e gli acquisti transazionali e i rispettivi ruoli nella gestione degli approvvigionamenti e della supply chain.
5 differenze chiave: approvvigionamento strategico vs. acquisti transazionali
Le funzioni di approvvigionamento e di acquisto possono sembrare simili, ma differiscono significativamente in termini di scopo, processo e impatto. Ecco come la strategia di approvvigionamento e il processo di acquisto interagiscono in cinque aree critiche delle operazioni aziendali.
1) L’approvvigionamento ottimizza il TCO; l’acquisto si concentra sul prezzo unitario
L’approvvigionamento considera il costo totale di proprietà (TCO), compresi qualità, rischio e valore a lungo termine. Gli acquisti si preoccupano di ottenere l’articolo giusto al miglior prezzo del momento.
2) L’approvvigionamento crea partnership con i fornitori e negozia i contratti; l’acquisto esegue le transazioni.
Il Procurement è responsabile dell’approvvigionamento, della selezione e della gestione dei rapporti con i fornitori. Una volta stabiliti i termini, gli acquisti si occupano di gestire gli ordini, le ricevute e i pagamenti.
3) L’approvvigionamento garantisce la conformità, la gestione del rischio e l’ESG; gli acquisti assicurano l’accuratezza degli ordini.
L’approvvigionamento riduce il rischio di terzi, garantisce la conformità normativa e promuove gli obiettivi ESG. Gli acquisti assicurano che le merci siano ordinate e consegnate correttamente e puntualmente.
4) L’approvvigionamento è strategico e orientato al valore; gli acquisti sono reattivi e orientati ai processi.
L’approvvigionamento sostiene gli obiettivi aziendali a lungo termine con una pianificazione proattiva. Gli acquisti sono orientati alle attività e reagiscono alle esigenze approvate con efficienza transazionale.
5) L’approvvigionamento si allinea con i settori finanziario, legale e della catena di fornitura; gli acquisti seguono le linee guida per l’approvvigionamento.
L’approvvigionamento collabora in modo interfunzionale per allineare il sourcing alle priorità aziendali. Gli acquisti lavorano all’interno di questo quadro per eseguire le azioni approvate e mantenere la conformità dei processi.
Per saperne di più su come queste funzioni si inseriscono in modelli di sourcing più ampi, consulta la nostra guida su source-to-pay e procure-to-pay.
Procurement vs Purchasing – Perché la distinzione è importante per l’ufficio acquisti
A livello aziendale, capire la differenza tra procurement e acquisti è essenziale per il successo operativo. Quando queste funzioni non sono allineate o la strategia di approvvigionamento è debole, le conseguenze possono ripercuotersi su tutta l’organizzazione.
Rapporti con i fornitori mal gestiti possono portare a ritardi nelle consegne, mancanze di conformità e rischi per la reputazione. Senza una guida strategica, gli acquisti diventano reattivi e si concentrano solo sulla riduzione dei costi anziché sull’aggiunta di valore, con conseguenti sforamenti di budget e opportunità mancate.
Mantenere una chiara distinzione tra i due termini assicura che il team di approvvigionamento rimanga concentrato su obiettivi a lungo termine come l’ottimizzazione dei costi, la mitigazione dei rischi e l’allineamento ESG, mentre il team di acquisto esegue le transazioni in modo efficiente all’interno di questo quadro.
Come l’approvvigionamento e gli acquisti lavorano insieme nella pratica
Sebbene l’approvvigionamento e gli acquisti svolgano ruoli diversi, funzionano come parti interdipendenti di un sistema più ampio che guida l’efficienza e il controllo dell’organizzazione.
Il procurement definisce la strategia, selezionando i fornitori, negoziando i contratti e definendo le politiche. Gli acquisti realizzano la strategia elaborando gli ordini, ricevendo le merci e gestendo i pagamenti.
Insieme, assicurano che la governance e la conformità siano rispettate durante l’intero ciclo di acquisto.
- L’approvvigionamento stabilisce le linee guida per ridurre i rischi e garantire l’allineamento con gli obiettivi aziendali.
- L’ufficio acquisti fa rispettare questi paletti attraverso processi, approvazioni e documentazione coerenti.
Quando entrambe le funzioni sono allineate, le organizzazioni beneficiano di efficienza operativa, controllo dei costi e una chiara traccia di audit. Ecco perché la creazione di un passaggio di consegne senza soluzione di continuità tra approvvigionamento e acquisti è fondamentale per un modello di sourcing maturo e scalabile.
Le 8 fasi del processo di approvvigionamento e acquisto
L’approvvigionamento e l’acquisto funzionano al meglio quando operano di pari passo. L’approvvigionamento guida la strategia e la governance, mentre gli acquisti assicurano un’esecuzione efficiente e conforme. Ecco come si articola il flusso di lavoro completo in sette fasi chiave:
1) Identificazione delle esigenze e dei requisiti
- Il procurement definisce le esigenze critiche dell’azienda, assicura l’efficienza dei costi e valuta il rischio del fornitore (ad esempio, scalabilità, conformità e fattibilità del contratto).
- L’ufficio acquisti traduce queste esigenze in specifiche dettagliate, conferma i requisiti di approvazione e si prepara all’ingaggio del fornitore.
Leggi la nostra guida completa per conoscere le differenze tra acquisti diretti e indiretti.
2) Selezione e valutazione dei fornitori
- Gli acquisti valutano e qualificano i fornitori, gestiscono le RFP e selezionano i partner in base a valore, affidabilità, allineamento ESG e profilo di rischio.
- Gli acquisti avviano i contatti con i fornitori approvati e possono contribuire alla raccolta di preventivi o proposte sotto la direzione degli acquisti.
3) Negoziazione e approvazione dei contratti
- L’approvvigionamento conduce la negoziazione dei contratti, assicurando che i termini siano in linea con gli obiettivi aziendali, i requisiti normativi e le aspettative di performance dei fornitori.
- L’ufficio acquisti esamina i contratti finalizzati per verificare i termini di acquisto, i prezzi e i piani di consegna, per consentire l’esecuzione degli ordini senza problemi.
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4) Richiesta e approvazione degli acquisti
- L’ufficio acquisti verifica che gli articoli richiesti siano in linea con le categorie, i budget e i quadri dei fornitori approvati.
- L’ufficio acquisti crea e inoltra le richieste di acquisto per l’approvazione interna, preparando la documentazione per l’emissione dell’ordine.
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5) Gestione ed esecuzione degli ordini di acquisto
- L’ufficio acquisti supervisiona la conformità degli ordini di acquisto con i contratti negoziati e controlla le eccezioni o le deviazioni dalla politica.
- L’ufficio acquisti genera, invia e tiene traccia delle richieste e degli ordini di acquisto (PO) con i fornitori, assicurandosi che rispecchino i termini approvati.
6) Ricevimento e ispezione
- L’ufficio acquisti controlla le prestazioni dei fornitori, i tempi di consegna e il rispetto degli standard di qualità.
- L’ufficio acquisti conferma il ricevimento di beni o servizi, registra le conferme di consegna e segnala le discrepanze da risolvere.
7) Corrispondenza delle fatture e pagamento
- L’approvvigionamento assicura l’allineamento delle fatture ai termini contrattuali e fa rispettare la governance finanziaria e le politiche.
- L’ufficio acquisti abbina le fatture agli ordini di acquisto e ai registri di consegna, quindi avvia il pagamento attraverso i sistemi finanziari appropriati.
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8) Analisi delle prestazioni e revisione dei fornitori
- L’approvvigionamento valuta le prestazioni dei fornitori rispetto a KPI quali qualità, consegna, costi e conformità, utilizzando queste informazioni per informare le future strategie di approvvigionamento e i rinnovi dei contratti.
- L’ufficio acquisti fornisce un feedback operativo sull’accuratezza degli ordini, sulla velocità di evasione e sulla gestione quotidiana dei fornitori per supportare la valutazione dell’ufficio acquisti.
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Come la tecnologia supporta sia l’approvvigionamento che gli acquisti
Le organizzazioni aziendali fanno sempre più affidamento su strumenti di approvvigionamento integrati per unificare questi flussi di lavoro. Una piattaforma unificata come la soluzione digitale per gli acquisti aziendali di Ivalua può colmare il divario tra l’approvvigionamento strategico (procurement) e l’esecuzione transazionale (acquisti), garantendo una maggiore conformità negli acquisti, relazioni più solide con i fornitori e un controllo più rigoroso sulle spese a livello aziendale.
Ecco come la tecnologia supporta entrambe le funzioni:
Casi d’uso della tecnologia di procurement
La moderna automazione del procurement consente all’ufficio acquisti di:
- Scoprire e inserire nuovi fornitori in modo efficiente
- Monitorare il rischio, le prestazioni e la conformità ESG dei fornitori
- Gestire l’intero ciclo di vita del contratto in un’unica piattaforma
- Prevedere la domanda e analizzare la spesa per ottimizzare l’approvvigionamento
Casi d’uso della tecnologia di acquisto
Gli uffici acquisti beneficiano di strumenti automatizzati che semplificano l’esecuzione:
- Creare e gestire i flussi di lavoro delle richieste di acquisto
- Automatizzare il processo dell’ordine di acquisto, compresa la creazione e le approvazioni a più livelli
- Eseguire l’automazione delle corrispondenze a tre vie tra PO, fattura e ricevuta
- Elaborare le fatture dei fornitori e gestire i flussi di lavoro dei pagamenti P2P senza soluzione di continuità
In un ambiente connesso, l’approvvigionamento e gli acquisti operano come un unico sistema coeso. Ciò consente una migliore visibilità, approvazioni più rapide, una migliore governance e, in ultima analisi, un maggiore valore aziendale.
Ma quando queste funzioni operano in silos o mancano di coordinamento, i risultati possono essere costosi, aprendo la porta a inefficienze, rischi di conformità e opportunità mancate. Passiamo ad alcune delle sfide del disallineamento.
Problemi comuni quando l’approvvigionamento e gli acquisti sono disallineati
Quando gli uffici acquisti non lavorano in sincronia, le conseguenze vanno ben oltre le inefficienze dei processi: hanno un impatto diretto sui costi, sulla conformità e sulle relazioni con i fornitori.
- Le spese irregolari sono comuni quando gli acquirenti acquistano al di fuori dei contratti approvati, con conseguenti costi incontrollati, rischi aggiuntivi e potenziali violazioni.
- Senza l’applicazione delle politiche, la non conformità dei contratti diventa una routine, indebolendo i termini negoziati e aumentando l’esposizione legale.
- Il disallineamento crea attriti con i fornitori quando le aspettative non sono chiare o i contratti non sono eseguiti correttamente, causando controversie e mettendo a dura prova i rapporti.
- Gli sforzi di sourcing strategico vacillano quando gli acquisti agiscono in modo indipendente, facendo deragliare il lavoro del procurement sulla selezione dei fornitori, sui prezzi e sui rischi.
- I flussi di lavoro frammentati causano approvazioni ritardate e ordini duplicati, frustrando i team e creando inutili spese generali.
- Senza una visibilità completa della spesa e delle prestazioni, i team non riescono a risparmiare e ad adeguare le strategie in tempo reale.
Questi rischi sono il motivo per cui sistemi e flussi di lavoro allineati sono importanti e nella prossima sezione esploreremo le funzionalità essenziali di cui la vostra organizzazione ha bisogno per colmare il divario tra strategia ed esecuzione.
Scopri come processi di acquisto efficienti riducono il rischio dei fornitori e migliorano il controllo delle spese con la nostra guida al processo degli ordini di acquisto.
Capacità essenziali di procurement per la complessità e la scala a livello aziendale
Per affrontare appieno le sfide dei sistemi scollegati, delle spese irregolari e delle lacune di conformità, le organizzazioni hanno bisogno delle giuste capacità in ogni fase del ciclo di vita del procurement. Le seguenti aree rappresentano i punti chiave su cui la tecnologia può avere un impatto misurabile.
Migliorare l’e-procurement con l’intelligenza artificiale per decisioni più intelligenti
Il software di e-procurement alimentato dall’intelligenza artificiale aiuta le aziende a superare alcune delle sfide di sourcing più persistenti, a cominciare dalla mancanza di visibilità delle spese. Analizzando automaticamente i modelli di spesa, facendo emergere le opportunità di risparmio e segnalando le anomalie, l’intelligenza artificiale consente ai team di prendere decisioni di acquisto più rapide e informate.
L’IA accelera anche l’accettazione e l’approvazione automatizzando i flussi di lavoro manuali. Invece dei ritardi causati dall’instradamento delle e-mail e da sistemi isolati, le richieste vengono classificate, classificate e inoltrate in modo intelligente, riducendo i colli di bottiglia e aumentando l’efficienza dei processi.
Soprattutto, i sistemi di e-procurement basati sull’intelligenza artificiale aiutano a far rispettare la conformità guidando gli utenti ad acquistare da contratti e cataloghi approvati, riducendo in modo significativo le spese illecite.
Scarica il solution brief sull’e-procurement per scoprire come flussi di lavoro più intelligenti portino a risultati migliori.
Gestione delle relazioni con i fornitori e mitigazione dei rischi
Le solide relazioni con i fornitori sono essenziali per gli acquisti strategici. Un’efficace gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) consente ai team di approvvigionamento di collaborare in modo trasparente, di monitorare i KPI e di mitigare i rischi prima che abbiano un impatto sui profitti.
Quando il rischio dei fornitori non viene gestito attivamente, anche le strategie ben pianificate possono crollare sotto il peso di interruzioni, ritardi o non conformità.
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Conformità, controllo della spesa e supervisione finanziaria negli acquisti
I responsabili degli acquisti sanno che le politiche sono valide quanto la loro applicazione. Il software di analisi della spesa aiuta l’ufficio acquisti a identificare gli acquisti fuori contratto, a monitorare l’aderenza alle strategie di sourcing e a scoprire i risparmi nascosti.
Queste informazioni sono fondamentali per stabilire una disciplina finanziaria in tutta l’organizzazione e garantire che le iniziative di approvvigionamento siano in linea con gli obiettivi aziendali più ampi.
Integrazione di approvvigionamento e acquisti con i sistemi finanziari
I sistemi scollegati sono uno dei maggiori ostacoli all’efficienza degli acquisti. Nell’ambito di una piattaforma integrata, una soluzione di pagamento strategica garantisce l’allineamento di acquisti e finanza, dall’approvazione del budget al monitoraggio degli ordini di acquisto, fino alla riconciliazione delle fatture e ai pagamenti.
Questa visibilità end-to-end non solo snellisce le operazioni, ma consente a entrambi i team di ottimizzare il capitale circolante e rafforzare le relazioni con i fornitori.
Storia di un cliente: come Verallia ha ridotto la sua base di fornitori dell’80%
Dopo lo spin-off da un gruppo più grande, Verallia, leader europeo e terzo produttore mondiale di imballaggi in vetro, voleva modernizzare e standardizzare gli acquisti. L’azienda era alle prese con processi incoerenti, dati sui fornitori poco affidabili e una base di fornitori gonfiata di oltre 40.000 unità.
Con l’implementazione di Ivalua, Verallia ha consolidato i record dei fornitori, arricchito i dati con fonti di terze parti e ridotto la base di fornitori dell’80%. L’azienda ha semplificato il sourcing grazie alle RFQ online, ai contratti centralizzati e a un’interfaccia localizzata e intuitiva che ha favorito un’elevata adozione da parte degli utenti.
Il risultato è stato un approvvigionamento più rapido e reattivo, una migliore gestione della spesa su misura e una riduzione dei costi di elaborazione.
“Ivalua è stato un fattore chiave per migliorare l’efficienza e le prestazioni del Procurement di Verallia. Con Ivalua abbiamo finalmente una visibilità a 360 gradi di fornitori e contratti e l’automazione dell’intero processo source-to-pay in un sistema che i nostri utenti utilizzano con piacere.”
– Cyrille CHOUVET Responsabile qualità fornitori e processi di acquisto Gruppo Verallia
Leggi il caso di studio completo del Gruppo Verallia.
Allineare gli approvvigionamenti e gli acquisti per massimizzare l’efficienza e il controllo
Allineare gli approvvigionamenti e gli acquisti può aiutare a costruire un’azienda più strategica, conforme e resiliente. Quando entrambe le funzioni operano in sincronia, l’organizzazione ottiene una maggiore visibilità, riduce i rischi e libera più valore da ogni dollaro speso.
Con il software per gli acquisti e i processi di approvvigionamento giusti, la vostra strategia di approvvigionamento può davvero mantenere le sue promesse.
Esplora la piattaforma di procurement S2P di Ivalua per scoprire come Ivalua può aiutarti a unificare l’approvvigionamento e gli acquisti nella vostra organizzazione, favorendo il controllo dei costi, la conformità e l’efficienza.
Domande frequenti su approvvigionamenti e acquisti
Qual è la differenza principale tra procurement e acquisto?
Il procurement è una funzione strategica che si concentra sull’approvvigionamento, sulle relazioni con i fornitori e sul valore a lungo termine, mentre gli acquisti si occupano della parte transazionale, come la creazione degli ordini di acquisto e l’elaborazione dei pagamenti. Entrambi sono essenziali, ma svolgono ruoli diversi nel ciclo di vita dell’acquisto.
Una sola persona può gestire sia gli acquisti che gli approvvigionamenti?
Nelle organizzazioni più piccole è normale che una sola persona si occupi di entrambe le funzioni. Tuttavia, quando la complessità aumenta, la separazione dei ruoli aiuta a garantire la concentrazione strategica e l’efficienza operativa.
Quali strumenti aiutano a gestire sia gli acquisti che gli approvvigionamenti?
Piattaforme integrate come Ivalua supportano l’intero processo source-to-pay, dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, dalle richieste di acquisto all’elaborazione delle fatture. Questi strumenti aiutano ad allineare la strategia con l’esecuzione, a migliorare la conformità e ad aumentare l’efficienza dei team.
Ulteriori letture
Guide
- Guida all’implementazione: Source-to-Pay
- Come scegliere il giusto software di approvvigionamento
- Guida all’acquisto della tecnologia Source-to-Pay
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