Qual è la differenza tra acquisti diretti e indiretti?

by Doug Keeley

Che cosa si intende per acquisti?

L’ufficio acquisti di un’organizzazione è responsabile della gestione della spesa, in altre parole dell’acquisto di beni e servizi che vengono utilizzati per realizzare i prodotti venduti ai clienti, nonché dell’acquisto di prodotti e servizi utilizzati per gestire l’organizzazione giorno per giorno.

Tuttavia, questa è una semplificazione eccessiva di ciò che la funzione acquisti, fa per un’azienda o un’organizzazione più grande.

L'approvvigionamento può e deve essere un importante generatore di valore per l'intera organizzazione. Esistono infatti diverse fasi di creazione di valore nel processo Source-to-Pay:

• L’identificazione del valore è il momento in cui i responsabili acquisti sfruttano i dati di spesa e l’analisi della spesa per comprendere le tendenze di spesa, identificare le opportunità e sviluppare strategie di gestione delle categorie.
• La creazione di valore avviene quando il sourcing e il procurement utilizzano processi e strumenti di sourcing pertinenti per coinvolgere e selezionare il fornitore più adatto. Creare valore non è però sufficiente, il valore deve essere “catturato”.
• La cattura del valore avviene quando è stato stabilito un contratto che regola le responsabilità e gli obblighi del fornitore e dell’acquirente, e quando l’organizzazione dispone dei giusti processi Procure-to-Pay per garantire la conformità a tali accordi, beni, servizi e prezzi. 
• Il monitoraggio e la misurazione del valore sono i momenti in cui l’ufficio acquisti adotta una visione olistica del processo Source-to-pay e delle relazioni con i fornitori.

Naturalmente, è importante che i responsabili acquisti si occupino di tutte le categorie di spesa, comprese le spese dirette e indirette, che a un livello elevato o semplicistico suddividono tutte le spese di un'organizzazione. Entrambi sono essenziali per il successo di ogni azienda. Tuttavia, è importante comprendere le differenze e i diversi gradi di attenzione tra spese dirette e indirette nell'ambito del procurement e del sourcing.

Per avere successo, i professionisti del procurement dovranno essere esperti nella gestione delle relazioni con i fornitori, nella gestione dei contratti e nel sourcing, nonché abili nel gestire i costi di fornitura in quanto contribuiscono positivamente all’azienda. Dovranno comprendere le forze interne ed esterne e saper bilanciare sempre più spesso i risparmi sui costi con le relazioni a lungo termine con i fornitori.

Che cosa sono gli acquisti diretti?

Gli acquisti diretti, detti anche gestione della spesa diretta o sourcing diretto, è il processo end-to-end che le organizzazioni seguono per gestire l’acquisto di materiali diretti, ovvero di materiali, parti o componenti utilizzati per realizzare un prodotto.

L'acquisto diretto è costituito da una serie di processi correlati che coprono l'intero ciclo di vita del prodotto. Include stakeholder interni ed esterni, come quelli dei reparti acquisti, ingegneria, logistica, contabilità, team di gestione della catena di fornitura, nonché i fornitori che compongono la catena di fornitura.

Per i produttori, il processo di acquisto diretto inizia in genere con il processo di introduzione di un nuovo prodotto (NPI), che comprende la progettazione, il rifornimento di materie o materiali, la qualità e il lancio del prodotto, e prosegue attraverso la produzione fino alla fine del ciclo di vita del prodotto. Di seguito è riportato un esempio di processo d’acquisto diretto, che segue il ciclo di generazione del valore dell’acquisto e mostra le relazioni comuni con i sistemi chiave e le fonti di dati.

Che cosa sono gli acquisti indiretti?

Gli acquisti indiretti sono tutto ciò di cui un'azienda ha bisogno per operare. Questo include il personale, i costi d'ufficio, ecc. Si possono riassumere come i costi infrastrutturali necessari per tenere accese le luci dell'azienda.

Gli acquisti indiretti sono stati messi a dura prova dall’inizio della pandemia nel 2020, quando la maggior parte dei lavoratori è passata, letteralmente da un giorno all’altro, allo smart working e le aziende hanno dovuto trovare nuove attrezzature per l’ufficio, compresi i computer portatili, e anche modi economici per garantire la connettività a banda larga e così via. Una delle sfide principali che le organizzazioni devono affrontare è quella di garantire la conformità delle spese indirette. La risposta per molte aziende consiste nel garantire ai dipendenti l’accesso a cataloghi prenegoziati di beni e servizi da cui possono acquistare in base alle necessità. Questo tipo di esperienza simile ad “Amazon” è comune nelle moderne piattaforme Source-to-Pay e Procure-to-Pay e migliora notevolmente l’adozione da parte degli utenti finali.

Acquisti diretti vs acquisti indiretti

Naturalmente, ciò che producete e vendete ai vostri clienti è fondamentale: è qui che gli acquisti diretti giocano un ruolo cruciale nella qualità, nell'innovazione e nella redditività di questi prodotti. Per farlo bene sono necessarie molte discipline, tra cui i giusti processi di sourcing strategico, la comprensione della strategia della vostra catena di fornitura e la crescente integrazione dei principi ESG nella vostra attività con gli acquisti sostenibili e il sourcing responsabile.

Gli acquisti diretti sono essenziali, complessi e si basano sempre più su relazioni con i fornitori davvero solide e strategiche, in modo che la vostra azienda sia meglio posizionata per innovare con i vostri fornitori chiave. Non è sufficiente procurarsi la merce, come dimostra l’impatto della COVID-19 sulle catene di fornitura globali. I professionisti degli acquisti devono pensare fuori dagli schemi e un esempio è il modo in cui alcune aziende stanno affrontando la carenza di chip.  Sundar Kamak di Ivalua afferma che “ogni anno milioni di dispositivi e apparecchiature contenenti chip vengono rottamati o gettati via – l’ONU ha rilevato che nel 2019 ci sono stati 53,6 milioni di tonnellate di rifiuti elettronici a livello globale, di cui solo il 17% è stato riciclato”.  A suo avviso, le aziende che collaborano con fornitori strategici nell’ambito degli acquisti diretti hanno l’opportunità di risparmiare denaro, colmare le carenze e raggiungere alcuni dei loro obiettivi ESG.

Mentre gli acquisti diretti sono fondamentali per la produzione di prodotti, gli acquisti indiretti sono generalmente non essenziali per la produzione di ciò che l’azienda vende, ma se i dipendenti non possono accedere alle attrezzature di cui hanno bisogno, che si tratti di computer portatili o di materiali e servizi per la pulizia, questo avrà un impatto sul business delle aziende.

Una cosa in comune che hanno i migliori professionisti degli acquisti è che stanno adottando sempre di più sistemi Source-to-Pay e ad altre tecnologie per il procurement digitale.

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