Quando inizia effettivamente un acquisto? Per l’ufficio acquisti, inizia molto prima della selezione di un fornitore o dell’invio di un PO. La creazione di una richiesta di acquisto è la prima fase del processo, un passaggio critico ma spesso trascurato nella gestione delle spese, nell’applicazione delle politiche e nella visibilità del processo di approvvigionamento.
Le requisizioni d’acquisto sono un elemento fondamentale di operazioni di approvvigionamento mature e ben gestite e noi di Ivalua abbiamo aiutato le organizzazioni globali a trasformare questo processo iniziale in un modo efficace per aumentare l’efficienza e migliorare la conformità.
In questo blog spiegheremo cos’è una richiesta d’acquisto, come si differenzia da un ordine d’acquisto, perché è importante per l’ufficio acquisti e come l’automazione può aiutarti a sbloccare il suo pieno potenziale.
Punti chiave
- Le requisizioni di acquisto sono essenziali per aiutare le organizzazioni ad allineare le spese con i budget, le politiche e gli obiettivi strategici.
- I flussi di lavoro manuali delle requisizioni possono causare ritardi, spese non approvate e scarsa visibilità. L’automazione può eliminare questi problemi e migliorare la conformità.
- Piattaforme come Ivalua semplificano l’intero processo di richiesta, dall’accettazione all’ordine di acquisto, consentendo approvazioni più rapide, migliori previsioni e una completa trasparenza degli acquisti.
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Che cos’è una richiesta di acquisto?
La richiesta di acquisto è un documento interno utilizzato dai dipendenti per richiedere formalmente l’acquisto di beni o servizi. È una parte essenziale del processo di approvvigionamento, che aiuta le organizzazioni a gestire la domanda prima che avvenga una transazione esterna.
A differenza di un ordine di acquisto (PO), che viene inviato esternamente a un fornitore – spesso utilizzando un software di automazione degli ordini di acquisto – per avviare una transazione, una richiesta di acquisto viene utilizzata esclusivamente all’interno dell’organizzazione per ottenere l’approvazione di un potenziale acquisto. In genere include dettagli importanti come la descrizione dell’articolo, la quantità, il costo stimato e la giustificazione della richiesta.
Una volta inoltrata, viene sottoposta a un flusso di lavoro di approvazione per garantire che la richiesta sia in linea con il budget, le politiche e le esigenze aziendali prima che venga effettuato l’acquisto vero e proprio.
Si tratta di una distinzione fondamentale nella conversazione più ampia tra approvvigionamento e acquisto. Mentre l’acquisto si riferisce all’atto di comprare, il procurement comprende l’intera strategia, la politica e il processo che sta dietro a queste decisioni, a partire dalle richieste.
Perché le requisizioni di acquisto sono importanti per l’ufficio acquisti
Nelle organizzazioni mature, il processo di richiesta di acquisto è una fase fondamentale per garantire il controllo della gestione degli ordini di acquisto e assicurare un approvvigionamento disciplinato e allineato alle politiche. Acquisendo la domanda attraverso un processo di accettazione strutturato, i team ottengono una visibilità anticipata sugli acquisti imminenti, in modo da assicurarsi che questi siano in linea con i budget, le strategie dei fornitori e i requisiti di conformità. Questa governance di prima istanza aiuta le organizzazioni a prevenire le spese irregolari e a garantire che le decisioni di sourcing contribuiscano a obiettivi finanziari e operativi più ampi.
Anche le richieste svolgono un ruolo centrale nell’analisi delle spese e nel controllo del budget. Gli uffici acquisti possono confrontare le richieste con le spese pianificate in tempo reale e segnalare tempestivamente le eccezioni. Se integrate con soluzioni intelligenti di gestione degli Intake, le requisizioni semplificano l’esperienza dell’utente e assicurano la presenza di guardrail per le politiche, la conformità e i flussi di lavoro di approvazione.
Richiesta d’acquisto vs. ordine d’acquisto
La confusione tra richieste d’acquisto e ordini d’acquisto è comune, anche negli uffici acquisti ben consolidati. Ma la distinzione è importante. Ciascuna di esse ha uno scopo diverso nel processo procure-to-pay e svolge un ruolo unico nel mantenere il controllo e la responsabilità.
Per le organizzazioni che intendono creare un processo Invoice-to-Pay snello e conforme, che copra l’intero ciclo di vita di una fattura, dalla richiesta di acquisto all’adempimento e al pagamento, è essenziale capire quale sia il ruolo di questi documenti.
La tabella seguente illustra perché entrambi i documenti sono fondamentali.
| Richiesta di acquisto | Richiesta di ordine | |
| Chi l’ha creato? | Avviato da dipendenti, responsabili di reparto o project manager per richiedere un acquisto potenziale | Creato dall’ufficio acquisti dopo l’approvazione di una richiesta come prima fase del processo di ordine di acquisto. |
| Quando avviene nel processo? | Si verifica all’inizio del processo di approvvigionamento, prima della selezione o dell’impegno con il fornitore | Avviene dopo l’approvazione della richiesta, durante la fase formale di acquisto. |
| È interno o esterno? | È strettamente interno e usato all’interno dell’organizzazione per pianificazione, approvazione e conformità | Esterno e condiviso con il fornitore per confermare e autorizzare la transazione |
| È una richiesta o un contratto formale? | Una richiesta preliminare che indica l’intenzione di acquistare; non è legalmente vincolante | Un contratto formale e legalmente vincolante che conferma l’acquisto con termini definiti. |
| Cosa succede dopo l’approvazione? | Viene inoltrata all’ufficio acquisti per la creazione dell’ordine, il coinvolgimento del fornitore e l’emissione dell’ordine | Inviato al fornitore per avviare l’evasione dell’ordine, la spedizione e l’eventuale fatturazione. |
Ora che abbiamo capito la differenza tra le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto, esaminiamo passo dopo passo il processo di richiesta di acquisto.
Il processo di richiesta di acquisto: 5 passi chiave
Un processo di richiesta di acquisto ben definito aiuta le organizzazioni a gestire le spese in modo proattivo, a ridurre i rischi e a semplificare le operazioni di approvvigionamento. Mettendo in atto una struttura e una visibilità prima di effettuare un acquisto, è possibile assicurarsi che le decisioni di acquisto siano in linea con i budget, le politiche e le priorità strategiche.
Vediamo le cinque fasi principali della richiesta di acquisto:
Fase 1: identificazione della necessità e creazione della richiesta
Il processo inizia quando un reparto o un team identifica la necessità di un prodotto o di un servizio. Un dipendente crea una richiesta di acquisto nel sistema, specificando l’articolo, la quantità, lo scopo ed eventuali note di supporto. Questa fase cattura la domanda in anticipo e dà ai all’ufficio acquisti visibilità sulla spesa futura.
Fase 2: instradamento per le approvazioni in base alle politiche
Una volta inviata, la richiesta viene instradata per l’approvazione in base alle regole e alle politiche dell’organizzazione. I percorsi di approvazione possono essere configurati per categoria, importo in dollari, proprietario del budget, area geografica o livello di rischio.
Gli strumenti di automazione degli acquisti aiutano a semplificare questa fase applicando automaticamente il flusso di lavoro corretto. Ciò contribuisce a eliminare i ritardi e a garantire la conformità delle richieste di acquisto.
Fase 3: Controllo e convalida del budget
Prima di procedere, il sistema verifica se la richiesta rientra nel budget disponibile.
Se i fondi sono insufficienti o non allineati, la richiesta può essere segnalata per essere modificata. Inoltre, può essere reindirizzata o sottoposta a revisione finanziaria, un passo importante per evitare spese eccessive.
Fase 4: la richiesta si trasforma in ordine di acquisto
Una volta che la richiesta è stata approvata e convalidata, viene convertita in un ordine di acquisto formale. In questa fase, la decisione di acquisto diventa ufficiale.
Il Procurement invia quindi l’ordine di acquisto al fornitore selezionato con i prezzi finali, i termini di consegna e altri dettagli.
Fase 5: il fornitore riceve il PO ed evade l’ordine
Poiché la richiesta proviene da un sistema centralizzato e tracciabile, l’intera transazione fino alla fatturazione e al pagamento è completamente visibile, verificabile e integrata nel software di fatturazione elettronica. Questa trasparenza end-to-end rafforza il controllo delle richieste di acquisto e semplifica la riconciliazione.
Sebbene questi passaggi aiutino a guidare il processo, possono esserci ancora delle sfide. Esaminiamo quelle più comuni e come affrontarle.
Problemi comuni con i flussi di lavoro manuali delle richieste di acquisto
L’automazione degli acquisti può aiutare a risolvere alcuni dei problemi più comuni nell’elaborazione delle richieste di acquisto. Prima di discutere le soluzioni, diamo un’occhiata a ciò che può andare storto.
Approvazioni ritardate e colli di bottiglia
Le approvazioni spesso rimangono bloccate in thread di e-mail o flussi di lavoro manuali, causando inutili ritardi. Senza un sistema centralizzato, non c’è traccia di audit o responsabilità per chi sta bloccando il processo.
Superamento del budget e spese non approvate
Quando le richieste sfuggono alla revisione formale, gli acquisti possono superare il budget o violare le politiche. La mancanza di controllo a monte porta a correzioni reattive e a rischi finanziari.
Documentazione incoerente
I formati delle richieste variano da un team all’altro e le informazioni mancanti o incomplete sono frequenti. Senza un processo standard, il monitoraggio e la convalida delle richieste d’acquisto sono soggetti a errori.
Scarsa visibilità tra i team e le sedi
I sistemi disomogenei e i flussi di lavoro frammentati rendono difficile capire chi sta acquistando cosa, quando e perché. Questa mancanza di trasparenza compromette la supervisione degli acquisti e la pianificazione strategica.
Automazione del processo di richiesta di acquisto: vantaggi e soluzioni
I problemi legati alle requisizioni manuali – ritardi, sforamenti di budget e mancanza di visibilità – possono essere ridotti in modo significativo grazie all’automazione. Digitalizzando e standardizzando il processo di richiesta di acquisto, le organizzazioni ottengono un migliore controllo, trasparenza e agilità dal momento in cui viene identificata una necessità.
Con le soluzioni software per le requisizioni d’acquisto, come quelle offerte da Ivalua, è possibile far rispettare le policy per le requisizioni d’acquisto, semplificare le approvazioni e rafforzare la collaborazione senza aggiungere attriti al processo.
Inoltre, un’analisi indipendente condotta da Forrester Consulting su un campione rappresentativo di clienti Ivalua, attivi in diversi settori, ha rilevato un ritorno sull’investimento (ROI) medio del 393%. Questo risultato è stato ottenuto grazie all’automazione dei processi, a una maggiore visibilità e alla sostituzione di sistemi legacy. L’investimento risulta generalmente ripagato in meno di sei mesi.
Conformità integrata e applicazione delle politiche
I flussi di lavoro automatizzati per le requisizioni assicurano che ogni richiesta segua il percorso giusto, senza scorciatoie o approvazioni saltate. Utilizzando il software di gestione degli intake, è possibile configurare le regole di instradamento, le soglie di budget e i campi obbligatori per migliorare la gestione delle richieste di acquisto e imporre la conformità fin dall’inizio.
Maggiore visibilità della spesa e accuratezza delle previsioni
Quando ogni richiesta viene acquisita in un sistema centralizzato, i team finanziari e l’ufficio acquisti ottengono visibilità in tempo reale su ciò che viene richiesto e perché. Questo livello di trasparenza favorisce un’analisi più accurata delle spese, una migliore previsione e un controllo più rigoroso del budget.
Approvazioni più rapide e verificabili
I sistemi automatizzati eliminano le congetture su chi deve approvare cosa e quando. Ogni fase viene registrata e cronometrata, consentendo di passare all’azione quando necessario e supportando flussi di lavoro pronti per la revisione senza costi aggiuntivi.
Migliore coordinamento dei fornitori
Le richieste si trasformano in ordini di acquisto solo dopo che tutte le approvazioni interne sono state completate, riducendo la confusione e le rielaborazioni. Grazie a una migliore gestione dei fornitori, è possibile consegnare gli ordini approvati ai venditori, con un’evasione più agevole e un minor numero di controversie.
Una storia di successo per UPL: Migrazione del lavoro di back office PR/PO a un’unità di servizi condivisi globale
UPL, fornitore globale di soluzioni agricole con oltre 10.000 dipendenti e 1,2 milioni di richieste all’anno, ha dovuto affrontare le sfide della spesa frammentata e della pressione sui margini. Per risolvere questo problema, ha implementato la piattaforma per gli acquisti unificata di Ivalua. Sfruttando i nuovi livelli di trasparenza dei dati, ha ottimizzato la sua rete di oltre 100.000 fornitori, ottimizzando i margini e promuovendo una spesa più strategica ed efficace.
Scarica il caso di studio di UPL.
“Il vantaggio maggiore è quello di avere un’unica fonte di verità in una piattaforma centralizzata. Con il sourcing strategico e l’approvvigionamento transazionale su un’unica piattaforma a livello globale, abbiamo beneficiato di scala ed efficienza”.
Sylesh Gopan, responsabile ERP globale, UPL
Il valore di un solido processo di richiesta di acquisto
Un solido sistema di richiesta di acquisto crea una solida base per un efficace controllo del budget e della conformità alle politiche. Automatizzando questa fase cruciale, è possibile eliminare le insidie più comuni, come i ritardi nell’approvazione, le spese irregolari e la documentazione incoerente.
Le organizzazioni leader nel settore degli acquisti stanno ottenendo maggiore accuratezza, responsabilità ed efficienza con Ivalua, semplificando le richieste di acquisto e garantendo il rispetto delle politiche fin dall’inizio del processo di approvvigionamento. Con Ivalua, avrei una visibilità completa delle richieste di acquisto, meno sorprese e un processo di approvvigionamento più fluido dall’inizio alla fine.
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FAQs
Qual è lo scopo di un modulo di richiesta di acquisto?
Un modulo di richiesta di acquisto viene utilizzato per richiedere formalmente l’acquisto di beni o servizi all’interno di un’organizzazione. Assicura che le spese siano esaminate e approvate prima di assumere qualsiasi impegno finanziario.
Come viene approvata una richiesta in un sistema automatizzato?
In un sistema automatizzato, le richieste vengono inoltrate attraverso flussi di lavoro predefiniti in base a fattori quali l’importo, la categoria o il reparto. Gli approvatori vengono avvisati automaticamente e ogni decisione viene registrata per garantire trasparenza e verificabilità.
Chi crea di solito le richieste di acquisto nelle grandi aziende?
I dipendenti, i responsabili di reparto o i titolari di progetto creano le richieste di acquisto quando si presenta la necessità. Questi utenti avviano il processo di richiesta di acquisto di articoli o servizi in linea con gli obiettivi o le responsabilità del proprio team.
Come si trasforma una richiesta in un ordine di acquisto?
Una volta esaminata e approvata, la richiesta viene convertita in un ordine di acquisto dal team o dal sistema di approvvigionamento. L’ordine di acquisto viene quindi inviato al fornitore per autorizzare l’evasione e avviare la transazione.
Le requisizioni di acquisto possono integrarsi con gli strumenti di pianificazione e budgeting?
Sì, i moderni sistemi di requisizione possono collegarsi direttamente agli strumenti di budgeting e pianificazione. Questo permette di controllare il budget in tempo reale e di garantire che la spesa sia in linea con gli obiettivi finanziari prima dell’approvazione.
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