Roadmap della trasformazione degli acquisti: aumentare la produttività attraverso la digitalizzazione

Introduzione

La trasformazione del procurement è emersa come un'iniziativa critica per le organizzazioni che cercano di rimanere competitive e di adattarsi alle mutevoli dinamiche del mercato. In sostanza, la trasformazione digitale degli acquisti implica la reimmaginazione e l'ottimizzazione dei processi, delle tecnologie e delle strategie di approvvigionamento, al fine di ottenere una maggiore efficienza, un risparmio sui costi e un valore maggiore lungo tutta la catena di fornitura.

Lo studio CPO Key Issues di Hackett ha rivelato che l’89% degli intervistati è d’accordo o fortemente d’accordo sul fatto che i talenti e le esigenze aziendali cambieranno radicalmente grazie alle tecnologie digitali. Inoltre, la stragrande maggioranza (84%) ritiene che la trasformazione digitale migliorerà le prestazioni e i servizi di approvvigionamento nei prossimi 3-5 anni.

Le aziende che vogliono ottimizzare le operazioni di approvvigionamento e ottenere un vantaggio competitivo dovranno iniziare a trasformare digitalmente i loro processi di approvvigionamento. Tuttavia, la trasformazione del procurement non è priva di sfide, come la resistenza al cambiamento, la mancanza di competenze e i problemi legati ai dati.

In questo articolo esamineremo il concetto di trasformazione del procurement, i passi per creare una strategia di trasformazione del procurement di successo e come creare valore lungo i processi S2P e P2P. Illustreremo inoltre i vantaggi dell'automazione degli acquisti e spiegheremo come IKEA sfrutta la piattaforma di approvvigionamento di Ivalua per ridurre i costi e migliorare l'efficienza dell'intero processo procure-to-pay.

Che cos’è la trasformazione degli acquisti?

La trasformazione del procurement si riferisce alla revisione completa e al miglioramento dei processi, delle strategie, delle tecnologie e delle strutture organizzative per ottenere miglioramenti significativi in termini di efficienza, efficacia e creazione di valore all’interno del processo di procurement.

Richiede una rivisitazione delle pratiche tradizionali di approvvigionamento e l’implementazione di approcci innovativi per ottimizzare il sourcing, la gestione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, gli acquisti e altre attività di approvvigionamento.

La trasformazione del procurement prende le attività di acquisto e le eleva, rendendole un elemento integrante dei processi aziendali standard, destinato a influenzare il successo attuale e futuro. Fornisce un quadro affidabile che si concentra sul passaggio del reparto acquisti da centro di costo tattico a funzione strategica a valore aggiunto.

L’obiettivo finale è quello di allineare le pratiche strategiche di approvvigionamento con gli obiettivi dell’organizzazione, migliorare la collaborazione con i fornitori, mitigare i rischi, migliorare la conformità e favorire i risparmi sui costi e la generazione di valore lungo tutta la catena di fornitura.

Sebbene l’86% di coloro che hanno risposto a un Digital Readiness Assessment of Procurement Leaders abbia dichiarato di non possedere almeno una capacità fondamentale per la trasformazione digitale, i team di gestione degli acquisti riconoscono i potenziali vantaggi della trasformazione digitale. E, sebbene molte organizzazioni abbiano incontrato difficoltà nello sfruttare queste opportunità, l’uso del software, della roadmap e dei processi giusti può aiutarle ad avere successo.

Vantaggi dell’automazione degli acquisti

Integrando una soluzione di automazione degli acquisti, le aziende di tutte le dimensioni possono aspettarsi un sostanziale aumento dell'efficienza operativa, una riduzione dei costi e un vantaggio strategico complessivo. Ecco come:

• Creazione di valore strategico: Allineando le attività di approvvigionamento con gli obiettivi e le finalità dell’organizzazione, la trasformazione degli acquisti consente alla funzione di approvvigionamento di contribuire in modo strategico al successo complessivo dell’azienda. Grazie alla collaborazione con i fornitori e all’innovazione, le organizzazioni possono sfruttare la trasformazione digitale degli acquisti per costruire relazioni più forti con i fornitori, promuovere l’innovazione di prodotti e servizi e fare scelte informate che ottimizzino le risorse e consentano di sfruttare le opportunità.
• Miglioramento dell’efficienza degli approvvigionamenti: La trasformazione del Procurement snellisce e ottimizza i processi di approvvigionamento, riducendo le attività manuali, eliminando i colli di bottiglia e accelerando i tempi di ciclo. L’automazione delle attività manuali e dei flussi di lavoro aumenta l’efficienza liberando risorse preziose, riducendo gli errori e minimizzando i costi amministrativi. Il miglioramento dell’efficienza consente alle organizzazioni di immettere più rapidamente sul mercato prodotti e servizi e di rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti.
• Riduzione dei costi: La trasformazione degli acquisti ottimizza la gestione della spesa identificando le opportunità di risparmio, negoziando condizioni favorevoli con i fornitori ed eliminando gli sprechi. Le economie di scala e i processi di approvvigionamento standardizzati aiutano a ridurre i costi e ad aumentare il potere d’acquisto, contribuendo direttamente al risultato finale e migliorando le prestazioni finanziarie.
• Maggiore trasparenza: La trasformazione del procurement aumenta la visibilità delle attività di approvvigionamento, fornendo agli stakeholder l’accesso in tempo reale a dati e informazioni. Ciò contribuisce a garantire la conformità alle normative e alle politiche e a ridurre il rischio di frodi e corruzione. Processi di approvvigionamento trasparenti creano fiducia e sicurezza tra i clienti, gli investitori e le agenzie di regolamentazione, rafforzando la reputazione e l’integrità del marchio dell’organizzazione.
• Miglioramento della qualità: La trasformazione degli acquisti si concentra sulla garanzia degli standard di qualità dei prodotti e dei servizi attraverso una rigorosa valutazione, monitoraggio e gestione dei fornitori. I solidi processi di garanzia della qualità e le metriche di performance consentono alle organizzazioni di identificare e affrontare i problemi di qualità in modo proattivo, riducendo il rischio di difetti e richiami e migliorando, in ultima analisi, la soddisfazione dei clienti.

Negli ultimi anni si è assistito a un rapido aumento dell’adozione di tecnologie di approvvigionamento, che hanno ridisegnato il panorama della moderna gestione della supply chain. Si prevede che il mercato globale del software di approvvigionamento crescerà a un tasso CAGR del 10,9% tra il 2022 e il 2029, raggiungendo 13,80 miliardi di dollari.

Questa impennata nell’adozione è alimentata dalla necessità delle organizzazioni di navigare in catene di fornitura complesse, ottimizzare le strategie di approvvigionamento e mitigare i rischi in un mercato sempre più globalizzato e competitivo.

La figura seguente mostra una ripartizione, tratta dal rapporto Procurement Insights & Key Issues 2022 di Hackett Group, dei tipi di tecnologie di approvvigionamento in cui le aziende stanno investendo.

Fonte

Le tecnologie, come quelle elencate nel grafico precedente, svolgono un ruolo fondamentale nel guidare la trasformazione digitale degli acquisti, rivoluzionando le pratiche di approvvigionamento tradizionali e offrendo alle organizzazioni diverse opportunità per migliorare l’efficienza, l’efficacia e la creazione di valore degli acquisti.

• Tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale (AI), l’apprendimento automatico, l’automazione dei processi robotici (RPA) e la blockchain automatizzano le attività manuali, fornendo approfondimenti in tempo reale e consentendo un processo decisionale più intelligente.
• Le piattaforme di approvvigionamento basate sul cloud forniscono alle organizzazioni soluzioni di approvvigionamento scalabili e agili per semplificare i processi di approvvigionamento, migliorare la collaborazione con i fornitori e aumentare la visibilità lungo la catena di approvvigionamento.
• Le applicazioni di approvvigionamento mobile consentono agli stakeholder di accedere alle informazioni di approvvigionamento e di svolgere le attività in movimento, migliorando ulteriormente la produttività e l’efficienza.

Per saperne di più sulla trasformazione del procurement, consultate il nostro blog “Enabling Digital Procurement Transformation with The Hackett Group“.

Trasformazione degli acquisti: Creare valore per l’organizzazione

La trasformazione degli approvvigionamenti è oggi al centro dell'attenzione delle aziende in crescita di tutto il mondo. I leader delle organizzazioni vedono il valore del supporto a questa attività critica di sourcing strategico, che garantisce la disponibilità di tutte le forniture essenziali quando servono, al prezzo e alla qualità previsti.

Ottimizzare e migliorare i processi

Analizzando i processi esistenti, i professionisti dell’approvvigionamento possono identificare le aree di miglioramento, come la standardizzazione delle procedure, l’automazione delle attività manuali e l’implementazione di misure di risparmio.

Attraverso iniziative di miglioramento continuo dei processi di approvvigionamento, il procurement può migliorare l’efficienza, ridurre i tempi di ciclo e diminuire i costi operativi, favorendo in ultima analisi una maggiore produttività e performance in tutta l’organizzazione.

Ottenere la conformità

Il procurement aiuta a raggiungere una maggiore conformità garantendo l'aderenza alle politiche interne, ai requisiti normativi e agli standard di settore. Stabilendo politiche e procedure di approvvigionamento solide, conducendo audit regolari e monitorando le prestazioni dei fornitori, il procurement può mitigare i rischi associati alla non conformità, come sanzioni legali, danni alla reputazione e interruzioni della catena di approvvigionamento.

Migliorare la visibilità

Il procurement facilita la trasparenza e la responsabilità nelle attività di approvvigionamento, fornendo agli stakeholder una visibilità in tempo reale sui processi di approvvigionamento, sulle spese e sulle relazioni con i fornitori.

Grazie a sistemi di approvvigionamento centralizzati e a strumenti di reporting, le organizzazioni possono tracciare le attività di approvvigionamento, monitorare le tendenze di spesa e identificare potenziali problemi di conformità, consentendo una gestione del rischio e un processo decisionale proattivi. Alla base di tutto, la promozione di solide relazioni con i fornitori è fondamentale, insieme alla semplificazione del dialogo e delle procedure transazionali. Sfruttando tattiche innovative di gestione dei fornitori - tra cui la segmentazione strategica dei fornitori, la valutazione meticolosa delle prestazioni e l'integrazione di piattaforme di collaborazione all'avanguardia - il procurement funge da tramite per un'esperienza superiore con i fornitori. Questo apre la strada a partnership durature, radicate in una base di fiducia e di vantaggio comune.

Inoltre, le piattaforme elettroniche di approvvigionamento e i portali self-service consentono ai fornitori di presentare offerte, gestire i contratti e monitorare i pagamenti in modo efficiente, riducendo gli oneri amministrativi e migliorando la soddisfazione dei fornitori.

7 passi per creare una strategia di trasformazione degli acquisti di successo

Quando si elabora una strategia per la trasformazione del procurement, è fondamentale considerare gli obiettivi a lungo termine e come creare un'organizzazione di procurement pronta per il futuro. Ecco sette passi fondamentali da compiere per una trasformazione di successo:

1. Valutare i processi attuali: Valutare i flussi di lavoro e le pratiche di approvvigionamento esistenti per identificare i punti di forza e di debolezza. Verificate il vostro attuale stack tecnologico per individuare eventuali lacune o capacità duplicate/sovrapposte e determinare l’esistenza di silos di dati.
2. Identificare le aree di miglioramento: Individuare aspetti specifici delle operazioni di approvvigionamento che possono essere ottimizzati, semplificati o automatizzati per migliorare l’efficienza e l’efficacia.
3. Sviluppare una roadmap di trasformazione: Creare un piano strategico che delinei finalità, obiettivi, tempistiche e risorse necessarie per l’esecuzione delle iniziative di trasformazione digitale degli acquisti.
4. Ottenere il consenso dei dirigenti: Assicuratevi il sostegno e l’impegno della dirigenza comunicando i vantaggi e l’importanza strategica della trasformazione del procurement.
5. Selezionare e implementare le tecnologie giuste: Identificare e implementare soluzioni tecnologiche appropriate, come software di procurement e piattaforme di analisi, per consentire il miglioramento dei processi di procurement e raggiungere i risultati desiderati.
6. Miglioramento continuo e misurazione: Stabilire metriche, indicatori chiave di prestazione (KPI) e benchmark per monitorare i progressi, tenere traccia delle prestazioni e identificare le opportunità di ulteriore ottimizzazione del procurement.
7. Gestire il cambiamento: Affrontare in modo proattivo la resistenza al cambiamento, fornire formazione e supporto e promuovere una cultura dell’innovazione e del miglioramento continuo per garantire l’adozione di nuovi processi e tecnologie.

Sfruttare l’IA nella trasformazione degli acquisti

Come abbiamo appreso, l‘IA generativa negli acquisti svolge un ruolo significativo nella trasformazione digitale degli acquisti, offrendo modi innovativi per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare i processi decisionali. La sua influenza è evidente in varie parti della trasformazione del procurement.

L'IA generativa può automatizzare molti aspetti del processo di sourcing, dalla generazione di richieste di offerta (RFP) alla valutazione delle offerte in base a criteri predefiniti. Può anche aiutare i team a creare contratti, generando bozze basate sulle strategie di negoziazione apprese e sui requisiti organizzativi. L'intelligenza artificiale può anche analizzare i contratti per verificarne la conformità e il rischio, e generare avvisi per i rinnovi o le rinegoziazioni.

Automatizzando la creazione di contenuti, l'IA generativa aiuta a ridurre al minimo la necessità di crearli manualmente, facendo risparmiare tempo e fatica ai professionisti del procurement. L'IA può anche occuparsi di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come l'elaborazione degli ordini, la corrispondenza delle fatture e l'elaborazione dei pagamenti, liberando risorse umane per attività a maggior valore aggiunto.

Gli algoritmi di IA generativa possono analizzare vaste serie di dati di approvvigionamento per identificare i modelli di acquisto, prevedere la domanda e anticipare le interruzioni della supply chain. Possono anche essere utilizzati per ottimizzare l'inventario just-in-time, prevedendo le necessità di rifornimento ed eseguendo automaticamente gli acquisti, riducendo così i costi di mantenimento. Prevedendo le interruzioni della catena di fornitura, l'AI consente di agire preventivamente per evitare stock-out o ritardi di produzione, consentendo un'operatività continua.

L’intelligenza artificiale può anche automatizzare le attività quotidiane che richiedono molto tempo, come la ricerca, l’analisi, la creazione di contenuti, la modifica e la riepilogo. delle prestazioni, dell’affidabilità e dei livelli di rischio di un fornitore, passando al setaccio una serie di dati, come ad esempio i tempi di consegna, le valutazioni sulla qualità e i punteggi di conformità.

Grazie a queste informazioni, i team di approvvigionamento possono costruire relazioni più forti e collaborative con i fornitori chiave e ottimizzare la loro base di fornitori. E non è tutto: i sistemi di intelligenza artificiale sono in grado di analizzare continuamente il mercato alla ricerca di tendenze in evoluzione, nuovi fornitori o materiali e prodotti alternativi, diventando una fonte di informazioni di sourcing competitive.

Sfruttando l'intelligenza artificiale negli acquisti, le aziende non si limitano ad automatizzare le attività, ma creano un ambiente di approvvigionamento proattivo e intelligente. In questo modo si riducono i costi, si migliora la visione strategica e, in ultima analisi, si contribuisce a promuovere l'innovazione e un vantaggio competitivo sul mercato.

Per saperne di più, leggi il nostro blog “Trasformare l’approvvigionamento con l’IA generativa“.

Il percorso di trasformazione degli acquisti di Piramal

Piramal è un'azienda leader a livello mondiale nella produzione di bottiglie di vetro end-to-end che fornisce imballaggi per l'industria farmaceutica, dei profumi e delle specialità alimentari e delle bevande. L'organizzazione degli approvvigionamenti di Piramal voleva ottenere visibilità sulle spese, in particolare sulle spese irregolari, per migliorare le previsioni.

Volevano inoltre migliorare il controllo sui fornitori gestendo tutti i processi contrattuali da un'unica postazione, dalla negoziazione alla firma e al rinnovo. Tuttavia, erano frenati da processi manuali e da sistemi legacy che rendevano difficile la collaborazione con i fornitori.

Dopo aver implementato la piattaforma di approvvigionamento di Ivalua, l’azienda ha ottenuto trasparenza su tutte le spese e sull’intero processo Source-to-Pay. I risultati sono stati:

• 19% di risparmio sui costi annuali in quattro anni
• Riduzione del 75% del tempo di ciclo del processo per contratti e cataloghi
• 40% di riduzione del ciclo PR/PO

Per saperne di più, leggi l’intervista a Samit Datta, Head of Global Supply Chain Management & IT di Piramal.

Avviare la trasformazione degli acquisti con Ivalua

Noi di Ivalua abbiamo abbracciato questa tendenza al procurement digitale, consentendo ai clienti di avviare rapidamente il loro percorso di trasformazione in modo mirato e di scalare progressivamente fino a comprendere le esigenze di spesa e dei fornitori più ampie. Il nostro obiettivo è comprendere i vostri obiettivi di trasformazione e lavorare con voi per elaborare un piano su misura. Con la piattaforma di approvvigionamento di Ivalua potete:

• Ottenere vittorie rapide: Grazie alla sua piattaforma di approvvigionamento completa, Ivalua consente di ottenere vittorie rapide con una rapida abilitazione dei fornitori. La piattaforma non solo snellisce i processi e migliora la collaborazione con i fornitori, ma consente alle organizzazioni di iniziare in piccolo e di espandersi gradualmente, garantendo una transizione fluida e un rapido time to value.
• Espansione a tutte le spese e a tutti i fornitori: Con Ivalua, le organizzazioni possono consolidare i processi e i dati di approvvigionamento per tutte le categorie di spesa e i fornitori, fornendo una visione unificata a 360 gradi delle operazioni di approvvigionamento. Le solide funzionalità della piattaforma, tra cui analisi avanzate degli acquisti, strumenti di gestione dei fornitori e funzioni di automazione degli acquisti, consentono alle organizzazioni di gestire in modo efficiente una base di fornitori diversificata e di ottimizzare le strategie di approvvigionamento.
• Sbloccare il tuo vantaggio competitivo: Sfruttando la tecnologia e l’esperienza di Ivalua, le aziende possono sbloccare nuove opportunità di innovazione, risparmio e crescita, posizionandosi come leader nel proprio settore.

Inizia a valutare come iniziare il tuo percorso di trasformazione del Procurement. Guarda la demo della piattaforma Source-to-Pay di Ivalua in azione.

Scarica il report Gartner® Magic Quadrant for Source-to-Pay Suites.

Conclusione:

Ridefinire la moderna trasformazione degli acquisti
Avventurarsi nel regno della trasformazione degli approvvigionamenti non è solo un'impresa, ma un salto strategico per assicurarsi un futuro florido in un'arena commerciale in rapida evoluzione. Rivoluzionando le operazioni di approvvigionamento, le aziende sono pronte a scoprire un tesoro di innovazione, maggiore efficienza e un valore strategico senza pari. È chiaro che, mentre le aziende si ricalibrano e vanno avanti, la modernizzazione degli approvvigionamenti sarà un catalizzatore indispensabile per tracciare la strada verso il trionfo e stabilire un vantaggio competitivo che risuonerà nell'epoca del business emergente.

La modernizzazione degli approvvigionamenti non si limita a stringere i bulloni, ma consiste nel riprogettare l'intera macchina per ottenere le massime prestazioni nel mercato globale. La trasformazione non è semplicemente una tendenza, ma un imperativo aziendale che promette di ridefinire l'essenza del successo operativo.

Inizia oggi la trasformazione del procurement con la piattaforma di approvvigionamento leader di mercato di Ivalua!