Il Source-to-Pay (S2P) è un elemento critico delle moderne strategie di approvvigionamento, in quanto offre un quadro completo per snellire i processi e ottimizzare le operazioni dell’intera organizzazione. Tuttavia, sebbene i vantaggi dell’implementazione di una soluzione S2P siano innegabili – aumento dell’efficienza, centralizzazione delle attività di procurement e miglioramento delle performance finanziarie – il suo successo dipende da un’implementazione efficace e ben pianificata.
Il processo di implementazione è la base per realizzare il vero potenziale di una soluzione S2P. Un approccio attentamente strutturato garantisce un’integrazione senza problemi, riduce al minimo i rischi e massimizza il ROI. Le implementazioni non corrette spesso portano a sforamenti di budget, obiettivi non allineati o ritardi che fanno deragliare il valore previsto del sistema.
Questo blog offre spunti e riflessioni raccolte nella “Guida all’implementazione S2P” di Ivalua, in cui abbiamo intervistato 31 system integrator per evidenziare le sfide comuni, i fattori di preparazione e le best practice per un’adozione S2P di successo.
Elementi chiave per avviare l’implementazione di una soluzione S2P
Una valutazione approfondita della preparazione organizzativa è fondamentale prima di intraprendere un‘implementazione di una soluzione di S2P. Dalle risposte al sondaggio sono emersi tre principali fattori di preparazione, ritenuti fondamentali per il successo:
- Una forte sponsorizzazione da parte dell’esecutivo (59,3%): il coinvolgimento dei dirigenti è una base non negoziabile per il progetto. L’allineamento della leadership garantisce risorse adeguate, visibilità e impegno in tutte le funzioni. Senza il sostegno di stakeholder di alto livello, i progetti rischiano di non avere una direzione e di bloccarsi a metà strada.
- Comprensione chiara dei processi attuali e delle lacune (52,7%): la documentazione e l’analisi dei processi Source-to-Pay esistenti fa luce sulle inefficienze e sui problemi operativi. Questo processo consente alle aziende di selezionare soluzioni su misura per le loro esigenze specifiche, garantendo un migliore allineamento tra le capacità tecnologiche e gli obiettivi di approvvigionamento.
- Definizione di obiettivi e finalità del progetto (46,2%): la definizione di obiettivi chiari e misurabili, come il miglioramento della gestione dei fornitori, l’aumento della spesa gestita o il miglioramento della conformità dei contratti, è alla base dell’intera implementazione. Questi obiettivi guidano la struttura del progetto e guidano il monitoraggio dei risultati dopo l’implementazione.
Altri fattori che migliorano la preparazione sono l’allocazione di un budget sufficiente (44%), un team impegnato di risorse interne (42,9%) e la promozione dell’apertura dei dipendenti al cambiamento (27,5%).
Approfondimento chiave
Le organizzazioni devono concentrarsi sul raggiungimento dell’allineamento tra processi, persone e tecnologia prima di avviare un’implementazione S2P. Condurre valutazioni di preparazione, affrontare le lacune e assicurarsi la sponsorizzazione sono i primi passi essenziali per garantire che il progetto parta bene e rimanga in linea.
Sfide comuni durante l’implementazione di una soluzione S2P
Nessun progetto di questa portata è privo di ostacoli. I risultati emersi dalla nostra indagine suggeriscono che le seguenti sfide giocano un ruolo significativo nel complicare le implementazioni di soluzioni S2P:
- Allineamento degli stakeholder e gestione del cambiamento (58,7%): il coinvolgimento degli stakeholder e la gestione del cambiamento sono emersi come fattori critici. La resistenza al cambiamento o le strategie di gestione del cambiamento mal eseguite possono far deragliare l’adozione, portando a implementazioni incomplete che non producono i benefici attesi.
- Cambiamenti nell’ambito del progetto (53,3%): l’estensione dell’ambito è un rischio significativo. Spesso si verifica quando gli stakeholder affinano le loro richieste durante l’implementazione. Anche se le modifiche possono essere essenziali, le espansioni dell’ambito mal gestite possono ritardare i progetti e gonfiare i costi.
- Complessità di migrazione e integrazione dei dati (41,3%): la migrazione dei dati legacy e la garanzia di una perfetta integrazione con i sistemi ERP esistenti sono punti dolenti comuni. L’incoerenza dei dati, la scarsa qualità o le complesse configurazioni di sistema causano spesso blocchi o rielaborazioni.
Superamento del budget
Molte di queste sfide portano direttamente a uno sforamento del budget:
- Espansione dell’ambito (65,2%): requisiti mal definiti e frequenti modifiche dell’ambito fanno lievitare i costi. Un’adeguata documentazione del progetto e processi rigorosi di richiesta di modifiche aiutano a risolvere questo problema.
- Problemi di dati e integrazione (41%): una valutazione errata dell’impegno richiesto per un’accurata migrazione dei dati o per l’integrazione dei sistemi porta spesso a spese impreviste.
- Esigenze di configurazione complesse (40,2%): la personalizzazione eccessiva delle soluzioni può far lievitare i costi e i tempi, sottolineando l’importanza di bilanciare le configurazioni necessarie con la standardizzazione.
Approfondimento chiave
Per mitigare queste sfide comuni, le organizzazioni dovrebbero implementare solidi schemi di progetto, definire confini chiari per le modifiche dell’ambito e integrare solide strategie di migrazione dei dati per ridurre al minimo le interruzioni.
Gestione del cambiamento e strategie di comunicazione
L’introduzione di soluzioni S2P richiede spesso un cambiamento organizzativo che comporta nuovi processi, strumenti e flussi di lavoro. Un approccio efficace alla gestione del cambiamento garantisce il successo dell’adozione, sostiene l’adesione degli utenti e riduce le resistenze.
Le best practice più efficaci di gestione del cambiamento
L’indagine ha rivelato diverse strategie efficaci:
- Raccogliere tempestivamente i contributi degli stakeholder (57,6%): coinvolgere tempestivamente i team per assicurarsi che le esigenze aziendali siano colte e allineare le aspettative. Questo crea entusiasmo e senso di appartenenza.
- Nominare ambasciatori del cambiamento (51,1%): designare dei campioni all’interno dei reparti per sostenere l’adozione del sistema. Questi leader colmano le lacune tra il team di progetto e gli utenti finali.
- Sessioni di formazione faccia a faccia (35,9%): la formazione personalizzata e interattiva rafforza la comprensione e la fiducia nell’uso della soluzione.
Comunicazione rafforzata
Il successo dell’attuazione dipende in larga misura dalla comunicazione continua tra tutte le parti interessate.
Le raccomandazioni principali includono:
- Responsabili di progetto designati (53,8%) sia per il cliente che per il fornitore, per mantenere la responsabilità.
- Un solido modello di governance (45,2%) per chiarire i ruoli e semplificare il processo decisionale.
- Canali di comunicazione dedicati (44,1%) per incoraggiare la collaborazione e risolvere efficacemente i problemi.
Approfondimento chiave
Dare priorità a una comunicazione aperta tra i vari reparti, fornendo una guida e un supporto chiari attraverso ambasciatori, formazione e risorse accessibili.
Fasi di implementazione e tempistiche consigliate
Suddividere l’implementazione di una soluzione S2P in fasi assicura alle organizzazioni una corretta gestione delle risorse e la definizione delle priorità degli elementi fondamentali.
Fasi di implementazione ideali
- Gestione delle informazioni sui fornitori (SIM): fondamentale per i dati di procurement.
- Source-to-Contract (S2C): favorisce un ROI precoce e risultati rapidi.
- Procure-to-Pay (P2P): si basa sulle fondamenta dell’approvvigionamento.
- Gestione dei rischi e delle prestazioni dei fornitori (SRPM): Migliora la governance dei fornitori.
- Spend Analytics: consente approfondimenti e ottimizzazioni basati sui dati.
Tempi tipici
Il tempo necessario per ogni fase dipende in genere dalle dimensioni, dall’ecosistema tecnologico e dagli obiettivi dell’organizzazione. Tuttavia, le organizzazioni riferiscono che le fasi durano da alcune settimane a mesi, a seconda della complessità e dell’allocazione delle risorse.
Approfondimento chiave
Pianifica le implementazioni per fasi in modo strategico, puntando ai primi risultati, come S2C, per dimostrare il ROI e creare slancio, gettando al contempo le basi per funzionalità più avanzate come SRPM e Spend Analytics.
Consigli pratici per garantire il successo nell’implementazione di una soluzione S2P
Per migliorare efficacemente gli acquisti con una soluzione S2P, le organizzazioni devono concentrarsi su tre pilastri:
- Pianificazione strategica: assicurarsi la sponsorizzazione dei dirigenti, investire nella valutazione della preparazione e dare priorità alla chiarezza degli obiettivi del progetto.
- Allineamento tecnologico: optare per un approccio “configure, not custom-code” per bilanciare funzionalità e convenienza.
- Abilitazione al cambiamento: affrontare le potenziali resistenze con una forte comunicazione, formazione e coinvolgimento delle parti interessate.
Celebrare i primi successi aiuta a mantenere lo slancio e il coinvolgimento, rafforzando la fiducia negli strumenti e nelle metodologie adottate.
Leggi qui: “Guida all’acquisto della tecnologia Source-to-Pay”
Riflessioni finali
Un’implementazione di una soluzione S2P di successo va ben oltre l’acquisto di una nuova tecnologia: è una trasformazione che richiede un allineamento strategico, una pianificazione rigorosa e un’esecuzione eccellente. Affrontando le sfide comuni, promuovendo la collaborazione e adottando un approccio graduale, i professionisti del procurement possono prepararsi per un successo a lungo termine.
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