Guida completa al processo Source-to-Pay

Che siate professionisti esperti del procurement o nuovi del settore, la comprensione del processo Source-to-Pay (S2P) è fondamentale nel frenetico ambiente aziendale di oggi. In questo blog, ci addentreremo nelle sfumature di ciò che S2P realmente comporta, esploreremo la miriade di vantaggi che offre e illustreremo le best practice per l'implementazione di successo di una piattaforma S2P che si integri bene con lo stack tecnologico esistente.

Comprendere il processo Source-to-Pay

Il processo Source-to-Pay è un approccio completo che comprende tutte le attività dall’approvvigionamento iniziale di beni e servizi al pagamento finale. Questo processo end-to-end è parte integrante di un’efficace gestione degli acquisti e della supply chain, in quanto garantisce che le organizzazioni acquisiscano beni e servizi nel modo più efficiente ed economico. 

Il processo S2P è caratterizzato da un approccio strategico agli acquisti che si concentra sugli obiettivi a lungo termine, sull'efficienza dei costi, sulle relazioni con i fornitori, sulla gestione dei rischi e sull'allineamento con gli obiettivi aziendali più ampi. Ciò contrasta con un approccio puramente operativo, che si concentrerebbe principalmente sulle attività quotidiane di ordinazione e pagamento di beni e servizi.

L'obiettivo finale del Source-to-Pay è ottimizzare i processi di approvvigionamento, ridurre al minimo i costi e garantire che un'organizzazione riceva i beni e i servizi di cui ha bisogno in modo tempestivo e conveniente, mantenendo al contempo buone relazioni con i fornitori, a basso rischio e con performance ottimali. L'S2P non è un processo statico, ma comporta una valutazione e un miglioramento continui. Le organizzazioni devono adattare le loro strategie di approvvigionamento in base alle mutevoli condizioni di mercato, alle nuove tecnologie e alle esigenze aziendali interne.

Quali sono le fasi del processo Source-to-Pay?

1. Analisi della spesa: Questa fase prevede la comprensione dei requisiti specifici e della quantità necessaria, spesso determinata dai vari reparti dell’azienda. La comprensione della spesa è fondamentale anche per determinare da chi acquistare, cosa acquistare, quanto acquistare e se un acquisto è in linea con i budget e i contratti.
2. Sourcing: È il momento in cui si invitano vari fornitori a soddisfare un determinato requisito. Viene emesso un RFI/RFP e i fornitori forniscono le loro risposte; uno o più fornitori vengono selezionati e si aggiudicano l’attività.
3. Gestione dei fornitori: È il fondamento del processo S2P e comprende l’inserimento dei fornitori, la gestione delle informazioni e dei rischi e la gestione delle performance durante l’intero ciclo source-to-pay. È essenziale una visione a 360 gradi dei dati dei fornitori. 
4. Redazione e negoziazione del contratto: Questa fase prevede la creazione di un contratto, la negoziazione di termini e condizioni prima dell’approvazione finale del contratto e la sua attivazione per gli acquisti.
5. Acquisti: L’acquisto comporta la creazione di una requisizione o di un’assunzione per rilevare un’esigenza dell’utente e l’emissione di un ordine di acquisto (PO) al fornitore, richiedendo ufficialmente i beni o i servizi secondo i termini concordati, ma anche in molti casi in cui non esiste un contratto.
6. Ricezione e qualità: Una volta che il fornitore consegna i beni o i servizi, questi vengono ricevuti e ispezionati per garantire che siano conformi ai requisiti e agli standard specificati. Questa fase è fondamentale per il controllo della qualità e per garantire che i beni o i servizi siano conformi al contratto.
7. Elaborazione e riconciliazione delle fatture: Dopo aver ricevuto la merce o i servizi, il fornitore emette una fattura, che viene confrontata con l’ordine di acquisto e la ricevuta della merce per verificarne l’accuratezza. Questo processo, noto come “three-way matching”, è fondamentale per garantire che l’importo fatturato sia corretto e allineato con quanto ordinato e ricevuto.
8. Pagamento: Una volta verificata e approvata la fattura, la fase finale del processo consiste nell’effettuare il pagamento al fornitore. La tempestività dei pagamenti è essenziale per mantenere buoni rapporti con i fornitori.

Vantaggi di un processo automatizzato Source-to-Pay

L'automazione S2P svolge un ruolo fondamentale nell'automatizzare e migliorare l'efficienza dei team di Procurement per ottenere una migliore visibilità e controllo sulle attività di gestione della spesa. L'automazione Source-to-Pay può trasformare il modo in cui le organizzazioni gestiscono le loro attività di sourcing, tra cui:

• Maggiore efficienza: L’automazione snellisce l’intero processo S2P, dall’approvvigionamento al pagamento, riducendo il tempo e l’impegno necessari per le attività manuali.
• Riduzione dei costi: L’automazione Source-to-Pay riduce i costi consentendo alle organizzazioni di analizzare i modelli di spesa e le performance dei fornitori e riducendo i costi di manodopera associati all’elaborazione manuale e agli errori.
• Maggiore precisione e conformità: L’automazione Source-to-Pay garantisce l’accuratezza delle transazioni e la conformità alle politiche interne e alle normative esterne, poiché i sistemi automatizzati sono programmati per seguire standard e linee guida prestabiliti.
• Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Automatizzando le attività di routine, le organizzazioni possono concentrarsi maggiormente sugli aspetti strategici della gestione delle relazioni con i fornitori, garantire pagamenti puntuali e comunicare in modo più efficiente con i fornitori.
• Approfondimenti e processi decisionali basati sui dati: I sistemi S2P automatizzati forniscono preziose funzionalità di analisi dei dati e di reporting per comprendere le tendenze di spesa, le performance dei fornitori e le dinamiche del mercato.
• Gestione del rischio: L’automazione source-to-pay aiuta a monitorare le performance dei fornitori, a garantire la conformità dei contratti e a rilevare le anomalie nelle transazioni di approvvigionamento.

Le migliori pratiche per l’implementazione del software Source-to-Pay

Quando si implementa la tecnologia S2P, è fondamentale prendere in considerazione le best practice per gestire efficacemente i problemi di integrazione e le modifiche durante l’implementazione del nuovo sistema.

Problemi di integrazione

Molte soluzioni S2P sembrano strettamente integrate nell'interfaccia utente, ma spesso presentano un mix di modelli di dati e tecnologie sottostanti. Questo può limitare il livello di automazione che si può raggiungere con S2P e costringere il team a dedicare tempo alla sincronizzazione dei dati e dei processi piuttosto che ad attività più importanti.

Molte organizzazioni hanno un'infrastruttura IT complessa che comprende vari sistemi legacy, piattaforme ERP e strumenti specializzati. Le difficoltà di integrazione possono portare alla formazione di silos di dati, in cui le informazioni non vengono condivise efficacemente tra i sistemi, con conseguenti inefficienze e mancanza di visibilità coesiva sulle attività di approvvigionamento a causa delle incoerenze e della sincronizzazione dei dati.

Inoltre, l'integrazione richiede spesso un lavoro di sviluppo personalizzato per colmare il divario tra le diverse tecnologie, ad esempio la creazione di API o l'utilizzo di middleware, che richiedono competenze tecniche. Inoltre, l'integrazione non è un'operazione una tantum, ma richiede una manutenzione e aggiornamenti continui per garantire la compatibilità con gli aggiornamenti del sistema o le modifiche dei processi aziendali.

Le partnership che consentono queste integrazioni sono essenziali. La piattaforma S2P di Ivalua è progettata per integrarsi perfettamente con un’ampia gamma di sistemi e applicazioni, tra cui sistemi ERP, software finanziari e applicazioni di terze parti. La piattaforma S2P di Ivalua consente uno scambio di dati fluido e la sincronizzazione dei processi grazie al nostro Integration Hub integrato, aiutando le organizzazioni a consolidare i dati e i flussi di lavoro relativi agli acquisti.

Migliori pratiche di integrazione del software S2P:

• Avere una chiara strategia di integrazione
• Coinvolgere gli esperti IT fin dalle prime fasi del processo di implementazione.
• Scegliere una piattaforma S2P nota per le sue capacità di integrazione.

Gestione del cambiamento

I dipendenti abituati ai processi di approvvigionamento tradizionali potrebbero esitare ad adottare un nuovo sistema S2P, soprattutto se lo percepiscono come complesso o minaccioso per il loro ruolo attuale. Questa resistenza può manifestarsi come una mancanza di impegno, una riluttanza ad apprendere il nuovo sistema o addirittura una vera e propria opposizione, ostacolando il passaggio alla nuova piattaforma.

Una piattaforma S2P spesso introduce nuove funzionalità e flussi di lavoro, richiedendo agli utenti di acquisire nuove competenze. Una formazione inadeguata può portare a un sottoutilizzo della piattaforma, a errori e alla frustrazione dei dipendenti.

Inoltre, una comunicazione efficace è fondamentale per garantire che tutti comprendano le ragioni del cambiamento, i vantaggi del nuovo sistema e l'impatto sui rispettivi ruoli. Senza una comunicazione chiara e continua, possono sorgere idee sbagliate che riducono l'adesione e il supporto.

Migliori pratiche di gestione del cambiamento del software S2P:

• Utilizzare una strategia completa di gestione del cambiamento che coinvolga le principali parti interessate.
• Fornire programmi di formazione e assistenza su misura.
• Cercare una funzionalità di adozione digitale integrata.
• Garantire una comunicazione chiara e trasparente.

Caso di studio: BELL implementa con successo la piattaforma S2P di Ivalua

BELL, un'importante azienda di telecomunicazioni canadese, ha recentemente implementato una revisione globale del proprio sistema di gestione delle spese, superando una serie di sfide teoriche e tecniche. Doveva supportare un numero significativo di utenti contemporanei e numerosi tipi di spese, e incoraggiare l'adozione immediata da parte degli utenti attraverso un'interfaccia utente semplice ed efficiente. Erano essenziali una perfetta integrazione con i sistemi esistenti e flussi di lavoro di approvazione configurabili, oltre alla capacità di gestire grandi volumi di dati sensibili dei clienti.   

Grazie alla collaborazione con OJC Consulting, partner di Ivalua, Bell è riuscita a implementare il modulo spese di Ivalua per tutti i suoi 55 dipendenti, con zero problemi critici e il 100% di soddisfazione dei clienti. Grazie a Ivalua, Bell ha risparmiato denaro riducendo la manutenzione e le imposte sulle vendite, offrendo al contempo una migliore esperienza di approvvigionamento ai dipendenti. Leggi lo studio completo del caso: BELL implementa con successo la piattaforma S2P di Ivalua.

Tendenze del 2024 nella tecnologia Source-to-Pay

Il futuro della tecnologia S2P è determinato da diverse tendenze emergenti. La più importante è probabilmente l'aumento dell'uso dell'intelligenza artificiale generativa (AI) e dell'apprendimento automatico (ML) negli acquisti.

L'AI e il ML possono analizzare grandi quantità di dati, identificando modelli e tendenze che l'analisi umana potrebbe non cogliere. Questo può portare a una previsione più accurata della domanda, a una migliore selezione dei fornitori e a migliori strategie di gestione del rischio.

L’Intelligenza Artificiale Generativa (IA) negli acquisti ha il potenziale per influenzare la funzione di approvvigionamento, con il potere di apprendere da grandi archivi di dati e generare nuove versioni derivate di contenuti, strategie, progetti e metodi. Le organizzazioni possono applicare l’IA generativa per trasformare varie parti del Source-to-Pay, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e consentendo un processo decisionale informato. Anziché sostituire le risorse umane, le libera per concentrarsi su aspetti più strategici del procurement e per applicare la loro creatività e capacità di pensiero critico. 

Un’altra tendenza chiave è una maggiore attenzione alla gestione delle relazioni con i fornitori (SRM). Le analisi avanzate forniscono approfondimenti sulle performance dei fornitori, sulla valutazione dei rischi e sulle opportunità di collaborazione, aiutando a costruire relazioni con i fornitori più sostenibili, resilienti e reciprocamente vantaggiose.

Infine, le soluzioni Source-to-Pay basate sul cloud continueranno a crescere, offrendo scalabilità, flessibilità e accesso remoto. Queste soluzioni consentono la collaborazione in tempo reale, gli aggiornamenti e l’accesso ai dati di approvvigionamento da qualsiasi luogo. Essere all’avanguardia in queste tendenze può fornire un vantaggio significativo, in quanto consente di promuovere l’innovazione, l’efficienza e il valore delle operazioni di approvvigionamento. Scarica la Strategic Roadmap for Source-to-Pay Technology di Gartner, che fornisce informazioni preziose sulle principali piattaforme S2P.

Digitalizzare gli acquisti dall’origine al pagamento con Ivalua

Quando la tua organizzazione deve affrontare le sfide relative alla crescente complessità, ai rischi e alle sempre più pressanti aspettative, la gestione della spesa è essenziale. La trasformazione Source-to-Pay è un passo necessario per raggiungere questo obiettivo, perché consente di ridurre i costi, migliorare la gestione e le relazioni con i fornitori e ridurre al minimo i rischi lungo tutto il ciclo di vita del Procurement.

Il software Source-to-Pay di Ivalua offre un valore tangibile e veloce grazie a pacchetti di implementazione rapida per essere subito operativi, integrazioni perfette con qualsiasi sistema di back-end e un modello favorevole ai fornitori che garantisce un rapido onboarding e un’ottima esperienza utente.