Nella gestione degli acquisti e della catena di fornitura, due processi vengono spesso messi in primo piano: Source-to-Pay (S2P) e Procure-to-Pay (P2P). Entrambi i processi sono fondamentali per ottimizzare le operazioni di approvvigionamento e la spesa, garantire la conformità e ottenere un flusso regolare della catena di fornitura.
Tuttavia, sebbene i processi S2P e P2P siano strettamente correlati, non sono la stessa cosa. Comprendere le distinzioni tra S2P e P2P è essenziale per qualsiasi azienda che voglia ottimizzare le proprie operazioni di approvvigionamento.
In questo blog, metteremo in evidenza le principali differenze tra source-to-pay e procure-to-pay, i singoli ruoli nel processo di approvvigionamento e il modo in cui i software S2P e P2P possono migliorare le vostre operazioni di approvvigionamento.
Che cos’è il Source-to-Pay?
Il Source-to-Pay, noto anche come S2P, comprende tutte le attività di approvvigionamento di beni e servizi, dalla determinazione delle esigenze interne e la definizione dei requisiti, all’identificazione e alla valutazione dei potenziali fornitori in base a una serie di criteri.
Durante il sourcing, le organizzazioni sollecitano e valutano le proposte o le offerte di più fornitori, quindi negoziano i contratti per formalizzare termini e condizioni. Durante l'approvvigionamento, il fornitore fornisce i beni e i servizi ed evade l'ordine.
Il processo S2P culmina nella contabilità fornitori, dove avviene l'elaborazione, la verifica e il pagamento delle fatture al fornitore. Questa fase richiede accuratezza ed efficienza per garantire che i pagamenti siano effettuati correttamente e puntualmente, il che è fondamentale per mantenere buone relazioni con i fornitori e integrità finanziaria.
8 Fasi chiave del processo S2P:
| Necessità di identificazione | Identificare e definire i requisiti per beni o servizi |
| Sourcing | Esecuzione di ricerche e analisi di mercato per identificare le migliori fonti possibili per i beni o servizi richiesti |
| Valutazione e selezione dei fornitori | Valutazione dei potenziali fornitori in base a vari criteri quali prezzo, qualità, affidabilità e conformità |
| Redazione e negoziazione di contratti | Formalizzare i termini dell’accordo di fornitura, inclusi prezzi, programmi di consegna e altre condizioni |
| Approvvigionamento e ordinazione | Creazione e approvazione di ordini di acquisto e ordinazione di beni o servizi dal fornitore |
| Ricezione e ispezione | Ispezione e verifica delle merci ricevute rispetto all’ordine di acquisto e ai termini contrattuali per garantire qualità e conformità |
| Elaborazione e riconciliazione delle fatture | Elaborazione e verifica delle fatture dei fornitori, garantendo che siano in linea con gli ordini di acquisto e i termini contrattuali |
| Processo di pagamento | Approvazione ed elaborazione dei pagamenti al fornitore |
Nel corso dell'S2P, i dati vengono raccolti e gestiti per essere analizzati, contribuendo a ottimizzare le future decisioni di sourcing e le strategie di approvvigionamento. È necessario implementare diversi meccanismi per garantire la conformità alle politiche interne e alle normative esterne e gestire i rischi associati alle attività di supply chain e di approvvigionamento.
Una gestione S2P efficace aiuta a ottimizzare la spesa, a rafforzare le relazioni con i fornitori e a migliorare le performance complessive dell’approvvigionamento. Leggi questo post per saperne di più sul processo S2P.
Che cos’è il Procure-to-Pay?
Il Procure-to-Pay, noto anche come P2P, è una parte specifica del processo di approvvigionamento che riguarda l’ordine, l’acquisto, la ricezione e il pagamento di beni e servizi. È un sottoinsieme del più ampio processo S2P e si concentra sulla seconda metà del ciclo di approvvigionamento.
8 fasi chiave del processo P2P:
| Richiesta d’acquisto | Creazione di una richiesta di acquisto che includa dettagli sugli articoli richiesti, sulla quantità e sullo scopo dell’acquisto |
| Ricezione e ispezione | Ispezione e verifica delle merci ricevute rispetto all’ordine di acquisto e ai termini contrattuali per garantire qualità e conformità |
| Approvazione | L’esame e l’approvazione della richiesta garantiscono che sia legittima e in linea con il budget e le esigenze dell’azienda |
| Creazione dell’ordine di acquisto (PO) | Creazione di un documento ufficiale per il fornitore che dettaglia le specifiche dell’ordine (ovvero quantità, descrizioni, prezzi e date di consegna) |
| Order Fulfillment | Il fornitore riconosce l’ordine d’acquisto e consegna i beni o i servizi |
| Elaborazione e riconciliazione delle fatture | Elaborazione e verifica delle fatture dei fornitori, garantendo che siano in linea con gli ordini di acquisto e i termini contrattuali |
| Payment Processing | Approvazione ed elaborazione dei pagamenti al fornitore |
| Record Keeping | Registrazione di tutti i documenti e i dettagli delle transazioni per scopi contabili e di revisione |
Il processo P2P è fondamentale per garantire che l’approvvigionamento sia effettuato in modo efficiente, economico e conforme alle politiche aziendali e alle normative esterne. Comporta uno stretto coordinamento tra i reparti di approvvigionamento, finanza e ricezione. Leggi questo post per saperne di più sul processo P2P.
Differenze chiave tra Source-to-Pay e Procure-to-Pay
Spesso si confonde il processo Procure-to-Pay con il processo Source-to-Pay, soprattutto perché sono strettamente correlati e presentano elementi che si sovrappongono. Entrambi i processi si occupano dell'approvvigionamento, dell'acquisto e del pagamento di beni e servizi, ma si differenziano per l'ambito e la focalizzazione.
Il P2P si concentra maggiormente sulla fase transazionale dell'approvvigionamento, dal momento in cui viene identificata la necessità specifica di un prodotto o servizio fino al pagamento al fornitore. L'S2P è più completo e comprende il processo P2P e ulteriori elementi strategici come l'identificazione dei potenziali fornitori, l'analisi di mercato e la gestione delle relazioni complessive con i fornitori.
Ecco sette differenze fondamentali tra S2P e P2P:
- Ambito: S2P è un processo end-to-end che comprende tutto, dall’identificazione delle esigenze all’effettuazione dei pagamenti, mentre P2P si concentra più strettamente sugli aspetti transazionali dell’approvvigionamento.
- Focus strategico e focus operativo: L’S2P comporta attività strategiche come l’analisi di mercato, la valutazione dei fornitori e la negoziazione dei contratti, mentre il P2P è più operativo e si occupa di ordinare, ricevere, fatturare e pagare beni e servizi.
- Gestione delle relazioni con i fornitori: L’S2P comprende la gestione delle relazioni con i fornitori, con l’obiettivo di costruire relazioni a lungo termine con questi ultimi. Il P2P di solito non include la gestione delle relazioni a lungo termine con i fornitori.
- Gestione dei contratti: L’S2P prevede la negoziazione e la gestione dei contratti come componente fondamentale, mentre il P2P inizia dopo che i contratti sono già stati stipulati.
- Analisi di mercato: A differenza del P2P, l’S2P prevede la conduzione di analisi di mercato per trovare e valutare i potenziali fornitori.
- Utilizzo di strumenti e tecnologie: l’S2P richiede strumenti per l’analisi di mercato, la valutazione dei fornitori e la gestione dei contratti, mentre il P2P utilizza software di approvvigionamento, sistemi di fatturazione e strumenti di elaborazione dei pagamenti.
- Impatto sulla strategia aziendale: L’S2P ha un impatto diretto sulla strategia aziendale complessiva, influenzando le modalità di approvvigionamento delle risorse. Il P2P influisce sull’efficienza e sull’efficacia della funzione di approvvigionamento, ma ha un impatto meno diretto sulla strategia aziendale più ampia.
Sapere da dove cominciare: S2P completo o P2P
Il fatto è che, anche se ci si concentra sul P2P, è una best practice considerare le implicazioni o le esigenze future del processo S2P completo. Alcune organizzazioni possono avere enormi inefficienze all'interno del loro processo P2P, che causano una perdita di risparmi e costi di processo elevati. Per loro, iniziare con il P2P avrà senso, ma non significa che il processo a monte (Source-to-Contract) debba essere ignorato.
La scelta tra Source-to-Pay e Procure-to-Pay dipende in larga misura dalle esigenze dell'organizzazione e dal punto del percorso di trasformazione in cui si trova. Alcuni scelgono di iniziare con un'iniziativa S2P completa, altri che sono soddisfatti del loro processo S2C scelgono di concentrarsi sul P2P. È fondamentale valutare gli obiettivi specifici dell'organizzazione per decidere quale approccio si allinea meglio alla strategia di approvvigionamento e agli obiettivi aziendali.
Software S2P e P2P di Ivalua
Ivalua offre una piattaforma completa Source-to-Pay e un software
Procure-to-Pay che soddisfano un’ampia gamma di esigenze di approvvigionamento nelle organizzazioni:
- La piattaforma S2P di Ivalua comprende l’intero ciclo della spesa e dei fornitori, digitalizzando l’intero processo S2P per tutte le spese e i fornitori. La soluzione è progettata per offrire approfondimenti strategici sui processi di approvvigionamento, consentendo ai team di generare più valore per l’azienda. Fornendo una visibilità, una collaborazione e un’adattabilità senza precedenti ai leader degli acquisti e della supply chain, il software Source-to-Pay di Ivalua aiuta le organizzazioni a gestire efficacemente le relazioni con i fornitori, a negoziare contratti migliori e a ottimizzare la spesa complessiva. Guarda una demo live del software S2P di Ivalua.
- La soluzione P2P di Ivalua si concentra sullo snellimento degli aspetti transazionali dell’approvvigionamento, semplificando i processi di acquisto di beni e servizi e la gestione di fatture e pagamenti. Fornisce un’elaborazione automatica delle fatture, ordini di acquisto elettronici e un’efficiente elaborazione dei pagamenti per consentire un processo di approvvigionamento più fluido e veloce.
Entrambe le soluzioni software S2P e P2P di Ivalua sono note per le loro interfacce di facile utilizzo e per le loro capacità di integrazione, oltre che per la capacità di integrarsi perfettamente nell'infrastruttura IT esistente di un'organizzazione. Migliorano la collaborazione e la trasparenza, garantendo a tutti gli attori del processo di approvvigionamento un accesso immediato e sicuro alle informazioni e agli strumenti di cui hanno bisogno.
P2P o S2P, Ivalua è in grado di soddisfare le tue esigenze
Con Ivalua, le organizzazioni possono semplificare le attività operative di approvvigionamento con il software P2P o adottare un approccio più strategico e olistico con una piattaforma S2P completa. Entrambe le offerte sono progettate per migliorare l'efficienza, garantire la conformità e fornire informazioni preziose. Noi di Ivalua ci impegniamo a rispondere alle diverse sfide di approvvigionamento che le organizzazioni moderne devono affrontare.
Vuoi saperne di più su come una piattaforma Source-to-Pay può aiutare la tua organizzazione? Scarica la Strategic Roadmap for Source-to-Pay Technology di Gartner, che fornisce indicazioni preziose per la costruzione di un piano a lungo termine che vada oltre le basi.
