Un tempo l'approvvigionamento era considerato un centro di costo dell'organizzazione, una funzione transazionale necessaria per la conduzione degli affari. Negli ultimi anni, tuttavia, l'attenzione si è spostata sul modo in cui il procurement può aggiungere valore all'organizzazione, dando vita all'idea di "sourcing strategico".
In questo blog faremo un’immersione approfondita nel sourcing strategico e nel procurement, per capire cos’è, quali sono i vantaggi principali, gli esempi reali e come il software può aiutare i team di procurement a essere più strategici.
Che cos’è il sourcing strategico?
Il sourcing strategico è un approccio metodico e sistematico all’approvvigionamento che rivaluta e migliora continuamente le attività di acquisto di un’organizzazione. Si tratta di garantire che un’organizzazione acquisti i beni e i servizi di cui ha bisogno nel modo più efficiente ed economico possibile, tenendo conto anche di fattori come la qualità, le performance dei fornitori e i costi totali del ciclo di vita.
Il processo di sourcing strategico trasforma l'approvvigionamento da una funzione transazionale a un'attività aziendale strategica. Analizzando sistematicamente i modelli di spesa, valutando le condizioni di mercato e coltivando solide relazioni con i fornitori, il sourcing strategico consente alle organizzazioni di ottimizzare la propria catena di fornitura, ridurre i costi e migliorare la qualità e l'efficienza.
Processo di sourcing strategico in 7 fasi
Di seguito viene illustrato un processo di sourcing strategico in 7 fasi che snellisce e ottimizza il percorso dalla fonte al contratto:
Fase 1: identificare le opportunità di sourcing strategico
Il processo di sourcing strategico inizia con la categorizzazione degli acquisti in gruppi distinti in base alla natura dei beni o dei servizi, come le apparecchiature informatiche, le forniture per ufficio o i materiali di produzione. Successivamente, l'azienda esegue un'analisi dettagliata della spesa in ciascuna categoria, esaminando la spesa totale, la frequenza degli acquisti, le dimensioni medie delle transazioni, la criticità del prodotto o del servizio ed eventuali modelli di spesa, come le fluttuazioni stagionali.
Una volta completato, l'azienda quantifica il volume e la spesa totale di beni e servizi acquistati. La comprensione di ciascun elemento è essenziale, in quanto influenza direttamente la leva negoziale con i fornitori e le opportunità di risparmio sui costi, come ad esempio gli sconti sugli acquisti in blocco. Inoltre, questa fase prevede la valutazione delle esigenze aziendali che guidano gli acquisti, aiutando i team a comprendere le motivazioni alla base dei modelli di approvvigionamento.
Fase 2: Ricerca e identificazione dei potenziali fornitori
Questa fase inizia con la raccolta di un elenco completo di fornitori che offrono i prodotti o i servizi necessari, attingendo a varie fonti come fornitori esistenti, database online, rapporti di settore, fiere e raccomandazioni dei partner commerciali. Una volta compilato l'elenco dei potenziali fornitori, si procede a una valutazione dettagliata di ciascuno di essi. Le aziende esaminano una serie di fattori, tra cui la stabilità finanziaria, la reputazione sul mercato, la qualità dei beni o dei servizi, la struttura dei prezzi e la capacità di rispettare i tempi di consegna. L'obiettivo è quello di restringere l'elenco a un gruppo selezionato di fornitori più adatti a soddisfare i requisiti e gli standard specifici dell'azienda.
Fase 3: Sviluppo della strategia di sourcing e valutazione dell’idoneità del fornitore
Sulla base delle informazioni raccolte durante le due fasi precedenti, i buyer (eventualmente in collaborazione con i responsabili di categoria) svilupperanno una strategia di approvvigionamento iniziale. Questa comprende generalmente:
- Determinare le fasi o le tappe del processo, il calendario e il formato appropriati: Richiesta di informazioni (RFI), Richiesta di proposta (RFP), Richiesta di offerta (RFQ), Asta.
- Redigere la RFI, la RFP, la RFQ, a seconda dei casi.
- Sviluppare una strategia di lottizzazione, ovvero la combinazione di beni/servizi, fornitori, impianti/uffici/regioni e volumi (se applicabile).
Per sviluppare una strategia di sourcing, è fondamentale che il team di sourcing comprenda i requisiti organizzativi e aziendali. Ad esempio, le aziende possono considerare le pratiche etiche del fornitore, le politiche ambientali e la conformità alle normative e agli standard pertinenti. Oltre a questi fattori, il team di sourcing può valutare le capacità tecniche e i progressi tecnologici del fornitore. Le aziende possono richiedere campioni, pianificare visite in loco e/o organizzare incontri di persona con il fornitore per determinare il valore che esso apporta alla relazione commerciale e il suo potenziale per una partnership a lungo termine.
Fase 4: Rilascio di RFI/RFP/RFQ e analisi delle proposte dei fornitori
In questa fase l'attenzione si sposta sul rilascio della RFx (RFI/RFP/RFQ ed eventualmente un'asta), sulla comunicazione con i fornitori e sulla gestione complessiva del processo. In ogni fase del processo di RFx, il team di sourcing deve analizzare, riferire e comprendere i feedback e le proposte dei fornitori. Sulla base di questi dati, il team di sourcing può regolare e modificare la propria strategia di sourcing.
Dopo aver esaminato e analizzato le proposte dei fornitori, questi ultimi possono essere selezionati per la fase finale delle trattative in base ai risultati ottenuti. Durante questa fase, l'azienda effettua un esame approfondito delle proposte presentate e le valuta in base a prezzi, qualità dei beni o servizi offerti, conformità alle specifiche e altri parametri. Alcune aziende utilizzano scorecard o sistemi di valutazione per quantificare e valutare oggettivamente ogni proposta.
Fase 5: Negoziazione e selezione dei fornitori (aggiudicazione)
La fase (finale) di negoziazione inizia generalmente con una grande analisi, che copre tutti i fattori e i requisiti dell'azienda. Le trattative non si limitano a ottenere il prezzo più basso, ma devono concentrarsi su tutti gli aspetti cruciali dei beni/servizi in questione, come la garanzia di qualità, i tempi di consegna, i termini di garanzia e la flessibilità nel gestire modifiche agli ordini o emergenze. Le aziende possono negoziare con più fornitori contemporaneamente per sfruttare le offerte competitive, assicurandosi di ottenere il miglior affare possibile. In questa fase sono fondamentali una comunicazione chiara e un pensiero strategico.
Questa fase consiste nella scelta dei fornitori che meglio soddisfano i criteri dell'azienda. Ciò significa che il processo decisionale richiederà probabilmente la collaborazione di vari stakeholder all'interno dell'azienda per garantire che i fornitori scelti siano in linea con gli obiettivi e le strategie aziendali più ampie. L'obiettivo finale è quello di definire un elenco di fornitori che siano i più adatti a fornire i beni o i servizi necessari e che contribuiscano positivamente all'efficienza complessiva, alla redditività, al profilo di rischio e agli obiettivi strategici dell'azienda. Questa selezione accurata pone le basi per relazioni di successo e a lungo termine con i fornitori ed è un fattore chiave per una gestione efficace della catena di fornitura.
Fase 6: Negoziazione del contratto ed esecuzione dell’accordo
Questa fase segna il passaggio dalla selezione dei fornitori alla formalizzazione dei rapporti commerciali. Questa fase prevede la stesura, la negoziazione e la finalizzazione dei contratti con i fornitori scelti. L'attenzione ai dettagli è fondamentale per garantire che tutti gli aspetti dell'accordo siano rappresentati con precisione. Il team legale dell'azienda viene coinvolto per garantire che i contratti siano conformi alle leggi e alle normative vigenti e per salvaguardare gli interessi dell'azienda in futuro. Le trattative per mettere a punto i dettagli aiutano a identificare e chiarire le ambiguità e ad apportare le modifiche necessarie per creare un accordo equo ed equilibrato che favorisca una relazione forte e collaborativa con il fornitore. Alla firma, il contratto formalizza il rapporto.
Fase 7: Monitoraggio del contratto e dei fornitori e miglioramento continuo
Il monitoraggio e il miglioramento continuo comportano la valutazione periodica del rispetto degli obblighi contrattuali da parte dei fornitori in termini di performance, qualità, consegna, costi e servizio. Per misurare e monitorare in modo oggettivo le performance dei fornitori si utilizzano indicatori di prestazione chiave (KPI) e metriche. È fondamentale anche la ricerca attiva di opportunità per ottimizzare la strategia di sourcing, come la rinegoziazione dei contratti, l'esplorazione di nuovi fornitori o la stretta collaborazione con i fornitori attuali per migliorare l'efficienza e l'efficacia. I cicli di feedback regolari e i canali di comunicazione aperti con i fornitori sono essenziali per identificare le aree di miglioramento e promuovere l'innovazione. Quando emergono problemi, si possono utilizzare azioni correttive e/o altri processi collaborativi per ottenere la conformità alle aspettative e agli obblighi contrattuali.
Sette vantaggi del sourcing strategico
L’implementazione di un processo di sourcing strategico nell’ambito degli approvvigionamenti porta una moltitudine di vantaggi a un’organizzazione:
- Risparmio sui costi: Analizzando la spesa e negoziando accordi migliori con i fornitori, le aziende possono ridurre i costi di acquisto. Gli acquisti in blocco, le migliori condizioni contrattuali e la scelta di fornitori convenienti contribuiscono a questi risparmi.
- Miglioramento della qualità e del servizio: Acquisti di qualità superiore e un servizio migliore possono avere un impatto positivo sul prodotto o servizio finale fornito dall’azienda.
- Riduzione dei rischi: Diversificando i fornitori e monitorando costantemente le loro performance, il sourcing strategico aiuta a mitigare rischi come le interruzioni della catena di fornitura, i problemi di qualità e la non conformità agli standard normativi.
- Maggiore efficienza e produttività: La semplificazione del processo di approvvigionamento attraverso il sourcing strategico riduce il tempo e gli sforzi spesi per le attività di acquisto transazionali, aumentando l’efficienza e liberando risorse per compiti più strategici.
- Relazioni più solide con i fornitori: Lavorando a stretto contatto con un gruppo selezionato di fornitori e garantendo contratti equi, le aziende costruiscono partnership più solide che producono vantaggi reciproci, come innovazione e servizi prioritari.
- Informazioni sul mercato e sui fornitori: Le aziende ottengono preziose informazioni sulle tendenze del mercato, sulle dinamiche dei prezzi e sul panorama dei fornitori, informazioni che possono essere utilizzate per migliorare il processo decisionale e rimanere competitivi.
- Maggiore agilità: Con una strategia di sourcing ben congegnata, le aziende possono rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato, alle fluttuazioni della domanda e alle opportunità emergenti.
In cosa si differenzia il sourcing strategico dall’approvvigionamento tradizionale?
Mentre l'approvvigionamento tradizionale si concentra principalmente sulle attività di acquisto a breve termine e sulla minimizzazione dei costi per le singole transazioni, il sourcing e l'approvvigionamento strategico adottano una visione olistica a lungo termine. Si concentra sulla creazione di relazioni solide e collaborative con un gruppo selezionato di fornitori, allineando le strategie di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali generali.
Il sourcing strategico prevede un'analisi di mercato approfondita, un monitoraggio continuo delle performance dei fornitori e un'attenzione al costo totale di proprietà piuttosto che al solo prezzo iniziale. Questo approccio non si traduce solo in un risparmio sui costi, ma dà priorità alla qualità, all'efficienza e alla gestione del rischio, trasformando l'approvvigionamento in una funzione strategica all'interno dell'organizzazione.
Studio di caso Violia: Sourcing strategico in pratica
Un esempio reale di sourcing strategico è l'approccio adottato da Violia, leader globale nella gestione ottimizzata delle risorse che opera in 40 paesi. Prima di utilizzare Ivalua, l'azienda aveva difficoltà a gestire un ecosistema di fornitori ampio e complesso, l'integrazione con diversi sistemi informativi e la mancanza di un processo e di una metodologia di risparmio comuni. Inoltre, non esisteva un database comune dei contratti da cui attingere le informazioni.
Dopo aver implementato la piattaforma Source-to-Pay (S2P) di Ivalua, l’azienda ha beneficiato di un repository centralizzato dei fornitori che consente di avere un’unica fonte di verità. Il software si integra perfettamente con altri sistemi informativi ed ERP, consentendo la rendicontazione finanziaria in tempo reale, il monitoraggio ravvicinato dei piani d’azione per categoria e il monitoraggio dei risparmi in tempo reale. Il team ha inoltre accesso a un repository di contratti comune e alla trasparenza del ciclo di vita dei contratti globali. Leggete il caso di studio completo sul sourcing strategico di Violia.
Tendenze future nel sourcing strategico
Le tecnologie emergenti hanno un impatto significativo sul sourcing strategico, introducendo nuove efficienze e capacità. L'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) stanno rivoluzionando l'analisi dei dati, consentendo approfondimenti sui modelli di spesa, sulle performance dei fornitori e sulle tendenze del mercato. Grazie ai dati di inventario in tempo reale e alla previsione della domanda, i team di approvvigionamento possono ora godere di agilità della supply chain e visibilità delle scorte. Nel complesso, queste tecnologie stanno rendendo il sourcing strategico più guidato dai dati, efficiente e proattivo, consentendo alle organizzazioni di allineare meglio i processi di approvvigionamento agli obiettivi aziendali generali.
L’intelligenza artificiale generativa nel sourcing strategico è un altro sviluppo promettente, destinato a rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni affrontano il procurement. Nota per la sua capacità di creare nuovi contenuti e soluzioni, si prevede che l’integrazione dell’IA nei processi e nelle soluzioni di sourcing strategico si approfondirà, offrendo modi più sofisticati ed efficienti per ottimizzare i processi di approvvigionamento e guidare l’innovazione.
Software di sourcing strategico: Migliorare il processo di sourcing
I software di sourcing strategico, come il software Source-to-Pay di Ivalua, migliorano significativamente il processo di sourcing automatizzando e semplificando le attività chiave. Grazie a strumenti avanzati di analisi e gestione dei dati, i team possono analizzare i modelli di spesa e identificare le opportunità di risparmio per un processo decisionale più informato.
La soluzione completa Source-to-Pay di Ivalua integra il sourcing strategico come componente chiave che sfrutta le analisi avanzate e le informazioni di mercato per identificare le opportunità di risparmio, valutare le performance dei fornitori e gestire i rischi in modo più efficace. Incorporato nel più ampio quadro S2P, il sourcing strategico con Ivalua consente una transizione senza soluzione di continuità dal sourcing all’approvvigionamento, sfruttando lo stesso insieme di strumenti, dati e intelligenza artificiale, garantendo coerenza ed efficienza. Tutto ciò contribuisce a migliorare le relazioni con i fornitori durante l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento.
Per saperne di più su come Ivalua può aiutarvi a trarre vantaggio da questo processo critico di approvvigionamento con un approccio olistico al processo Source-to-Contract.
