I responsabili degli uffici acquisti aziendali sono più che mai sotto pressione: devono gestire il controllo dei costi, la conformità, il rischio dei fornitori e la complessità interna, cercando al contempo di modernizzare sistemi obsoleti. Se stai valutando le tecnologie di approvvigionamento, è probabile che non stai solo cercando uno strumento migliore, ma piuttosto una strategia più intelligente e scalabile.
Questa guida illustra le principali tecnologie di procurement in uso oggi e le tendenze che stanno plasmando il futuro, come il sourcing guidato dall’intelligenza artificiale, la gestione predittiva dei rischi e una maggiore integrazione nella catena di fornitura.
Principali risultati
- La tecnologia di e-procurement si sta trasformando da digitalizzazione di base a strumento strategico, aiutando le aziende ad automatizzare i processi, ridurre i rischi e migliorare la collaborazione con i fornitori.
- Le moderne piattaforme unificano l’intero ciclo di vita Source-to-Pay, offrendo visibilità in tempo reale, controlli di conformità integrati e analisi avanzate su sourcing, contratti e pagamenti.
- L’intelligenza artificiale, l’automazione e gli strumenti generativi stanno ridefinendo l’efficienza, consentendo all’ufficio acquisti di passare da un processo decisionale reattivo a uno proattivo.
- La scalabilità, l’integrazione e la flessibilità sono fondamentali nella scelta di una piattaforma, per garantire un valore a lungo termine e la capacità di adattarsi all’evoluzione delle esigenze di approvvigionamento.
Che cos’è la tecnologia di e-procurement?
In generale, la tecnologia di approvvigionamento comprende gli strumenti e i sistemi digitali di e-procurement utilizzati per automatizzare, semplificare e ottimizzare l’intero ciclo di vita Source-to-Pay (S2P).
Costituisce la base del procurement digitale, consentendo una migliore visibilità delle spese, una maggiore conformità e operazioni più rapide ed efficienti.
Le dimensioni, la complessità e i rischi legati alle operazioni globali nelle aziende moderne richiedono soluzioni più avanzate in grado di integrarsi strettamente con i sistemi ERP, finanziari e dei fornitori e di supportare obiettivi più ampi come la sostenibilità, la gestione del rischio negli acquisti e l’ottimizzazione dei costi.
Ecco perché molte organizzazioni stanno attraversando una fase di trasformazione del procurement, passando da processi manuali e isolati a strategie connesse e basate sui dati. Questa evoluzione riflette il ruolo crescente del procurement come partner aziendale strategico.
Suggerimento: Le migliori tecnologie di procurement non si limitano a digitalizzare, ma forniscono approfondimenti, collaborazione e controllo.
Diamo un’occhiata ad alcuni dei componenti chiave della tecnologia di approvvigionamento per le aziende di oggi.
Componenti chiave della tecnologia di approvvigionamento per le aziende
I responsabili degli acquisti si accorgono che i loro sistemi tradizionali sono insufficienti di fronte alle crescenti pressioni per scalare a livello globale, imporre la conformità e generare valore strategico. Hanno bisogno di una piattaforma Source-to-Pay unificata che consenta l’automazione degli acquisti e una maggiore integrazione tra finanza, operazioni e gestione della supply chain (SCM).
Ecco 4 componenti chiave di una piattaforma tecnologica unificata per gli acquisti:
- Gestione avanzata dei dati e dei processi: la gestione delle spese tra regioni e fornitori richiede visibilità e controllo in tempo reale. La piattaforma tecnologica di approvvigionamento deve aiutare a unificare i dati e i processi tra i vari livelli per evitare interruzioni. Dovrebbe inoltre rafforzare la collaborazione della supply chain tra le catene di fornitura globali, le reti di fornitori multilivello e i contratti di alto valore.
- Conformità e gestione del rischio: la piattaforma deve aiutare ad applicare le politiche con l’automazione del flusso di lavoro, a mitigare il rischio dei fornitori utilizzando analisi in tempo reale e l’intelligenza artificiale, e a supportare la preparazione alle verifiche con documentazione e controlli centralizzati.
- Approvvigionamento strategico e gestione della catena di fornitura: la tecnologia utilizzata deve aiutarti ad andare oltre la riduzione dei costi per costruire una gestione delle relazioni con i fornitori sostenibile e orientata alle prestazioni, che offra valore e innovazione a lungo termine.
- Integrata con lo stack tecnologico: La tecnologia di approvvigionamento deve aiutarti ad abbattere i silos, integrandosi perfettamente con i sistemi finanziari e di SCM e fornendo informazioni in tempo reale per migliorare le previsioni, la pianificazione dei flussi di cassa e il processo decisionale strategico.
Panoramica dello stack tecnologico per gli acquisti aziendali
Scarica la nostra guida all’acquisto della tecnologia Source-to-Pay per scoprire cosa cercare in una soluzione di procurement e come selezionare il fornitore che meglio si allinea con gli obiettivi e i valori della tua organizzazione.
Le principali tecnologie di e-procurement e la direzione presa dal settore
Avere una visione d’insieme dei componenti del software di procurement è essenziale, ma bisogna tenere presente che le complesse catene di fornitura globali e le interruzioni spingono i leader del procurement a evolversi continuamente. Ciò significa che i componenti chiave delle moderne soluzioni tecnologiche di procurement sono in continua evoluzione e, secondo McKinsey & Company, le organizzazioni leader nel procurement stanno sfruttando gli strumenti digitali e l’analisi dei dati per scoprire nuove opportunità di creazione di valore.
In questa sezione analizziamo alcuni degli strumenti fondamentali che le aziende utilizzano oggi per trasformare il procurement da funzione tattica a funzione strategica.
La tecnologia di base per gli acquisti sta già alimentando le operazioni aziendali
Gli uffici acquisti stanno già riscontrando vantaggi significativi grazie alla tecnologia integrata. Consolidando gli strumenti e sostituendo i processi manuali, le moderne piattaforme riducono i rischi, migliorano l’efficienza e offrono una maggiore visibilità lungo tutto il ciclo di vita del procurement.
Invece di affidarsi a sistemi frammentati, molte organizzazioni si stanno rivolgendo a soluzioni end-to-end che unificano le tecnologie di approvvigionamento più importanti in un unico luogo. Ecco alcuni degli strumenti più importanti che i team stanno già utilizzando.
Piattaforme Source-to-Pay (S2P) per l’approvvigionamento end-to-end
Le piattaforme integrate Source-to-Pay eliminano la frammentazione che spesso affligge le funzioni di approvvigionamento. Unificando sourcing, procurement e pagamenti in un’unica soluzione, le piattaforme integrate di approvvigionamento consentono di collaborare in modo più efficace, di snellire i processi e di ottenere visibilità in tempo reale sull’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento.
Questa integrazione end-to-end aiuta le organizzazioni a ridurre i rischi, ad aumentare l’efficienza e a prendere decisioni più strategiche e basate sui dati.
Ecco alcune delle funzionalità e dei vantaggi più importanti della tecnologia di approvvigionamento lungo il processo S2P:
Sourcing
Le tecnologie innovative di approvvigionamento svolgono un ruolo fondamentale nella digitalizzazione e nella semplificazione del processo di sourcing. Funzionalità avanzate di intelligenza artificiale e dashboard analitici aiutano a prendere decisioni informate e basate sui dati.
Leggi il rapporto 2024 di Ardent Partners “Consulenza tecnologica di sourcing strategico”, che esplora otto soluzioni e leader di mercato nel settore del sourcing strategico.
Automazione per l’efficienza e il processo decisionale
L’automazione riduce il carico di lavoro manuale, accorcia i tempi di ciclo e minimizza gli errori, liberando il tuo team per concentrarsi sulle priorità strategiche. Le piattaforme di approvvigionamento integrate offrono l’elaborazione delle fatture, le approvazioni automatiche e i portali self-service dei fornitori per semplificare le operazioni e garantire la conformità. I flussi di lavoro integrati garantiscono che le azioni giuste avvengano al momento giusto, migliorando la velocità e il controllo e ottimizzando il processo di approvvigionamento.
Gestione del rischio e conformità dei fornitori
La moderna tecnologia di approvvigionamento migliora la collaborazione con i fornitori attraverso l’onboarding centralizzato, le scorecard e il monitoraggio dei rischi in tempo reale, il tutto accessibile attraverso un portale fornitori self-service.
Grazie ai dati ESG integrati, alla due diligence automatizzata e alla documentazione pronta per la revisione, potete prendere decisioni più intelligenti, ridurre le interruzioni e soddisfare i requisiti normativi con maggiore sicurezza.
Gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) e approvazioni
La tecnologia di procurement consente di semplificare l’intero ciclo di vita del contratto, dalla stesura e negoziazione all’approvazione e al rinnovo. I flussi di lavoro automatizzati accelerano i cicli di revisione, mentre gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale evidenziano le clausole a rischio e i termini non standard nelle prime fasi del processo.
Analisi degli acquisti e Spend Intelligence
Per prendere decisioni più intelligenti, è necessario disporre di informazioni utili. Gli strumenti di Analytics e Spend Intelligence forniscono dashboard in tempo reale, analisi dettagliate delle spese secondarie e funzionalità di benchmarking che fanno emergere opportunità di risparmio e supportano la pianificazione strategica.
Con una visione unificata delle spese tra categorie, fornitori e aree geografiche, è possibile allineare strettamente gli acquisti agli obiettivi aziendali.
Automazione del processo purchase-to-pay (P2P)
L’automazione del processo purchase-to-pay è fondamentale per ridurre gli errori manuali, accelerare i cicli di approvvigionamento e migliorare il controllo delle spese.
Una soluzione di automazione procure-to-pay semplifica le richieste di acquisto e le approvazioni delle fatture, mentre funzioni come l’elaborazione touchless delle fatture e la corrispondenza automatica garantiscono la conformità e riducono le spese irregolari (Maverick Spend). In questo modo il tuo team può dedicare più tempo a lavori di maggior valore.
La prossima ondata di tecnologia di approvvigionamento
Sebbene gli strumenti illustrati nell’ultima sezione siano all’avanguardia, la tecnologia continua a progredire.
Per il procurement, per soddisfare le crescenti esigenze di ottimizzazione dei costi, mitigazione dei rischi, performance dei fornitori, conformità e agilità, sarà necessario adottare tecnologie innovative che espandano il ruolo del procurement come partner aziendale strategico.
Prevediamo che le seguenti innovazioni avranno il maggiore impatto sui reparti di approvvigionamento nei prossimi mesi:
- IA generativa: l’IA generativa è in grado di ridefinire l’efficienza del ciclo di vita degli acquisti, ma l’adozione è stata lenta. Secondo la Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey 2024 di Deloitte, il 92% dei CPO prevede di valutare le capacità dell’IA generativa nel 2024, ma solo il 37% la sta pilotando o implementando al momento dell’indagine.
Nel 2025, l’implementazione è destinata ad accelerare. Dalla generazione automatica di RFP all’alimentazione di bot Q&A rivolti ai fornitori e alla redazione di clausole contrattuali, strumenti come l‘Intelligent Virtual Assistant (IVA) di Ivalua, basato sull’IA generativa, stanno aiutando i team di approvvigionamento a ridurre i tempi di ciclo e a migliorare l’accuratezza. E con la rivoluzione dell’IA agenziale, gli agenti di IA semi-autonomi e completamente autonomi aiuteranno il procurement a scalare e a liberare capacità per intraprendere iniziative più strategiche.
- Intake Management: il procurement moderno richiede sistemi flessibili, scalabili e costruiti per una perfetta integrazione. La piattaforma di Ivalua per gli acquisti alimentata dall’intelligenza artificiale supporta interfacce configurabili e l‘integrazione multi-ERP, consentendo alle organizzazioni di unificare gli acquisti tra le unità aziendali globali senza essere bloccate in un unico ecosistema di fornitori.
Esplora la soluzione di gestione Intake di Ivalua. - Integrazione crescente dell’approvvigionamento con gli strumenti di visibilità della catena di fornitura: la capacità di collegare gli approvvigionamenti con i dati in tempo reale della supply chain sta diventando essenziale per gestire i rischi e migliorare la reattività. L‘ecosistema aperto di Ivalua consente un’integrazione agevole con gli strumenti di logistica, performance dei fornitori e inventario, garantendo che le decisioni di approvvigionamento siano informate dalle informazioni più aggiornate sulla supply chain.
Se sei alla ricerca di una piattaforma in grado di supportare i tuoi obiettivi di approvvigionamento a lungo termine, scegli una soluzione scalabile e interoperabile che supporti queste tecnologie e funzionalità innovative per garantire il successo della vostra organizzazione ora e in futuro.
| Scarica la nostra “Guida all’IA generativa per gli Acquisti aziendali” per scoprire come massimizzare il valore, garantire l’agilità e mitigare i rischi dell’IA generativa. |
Come scegliere la giusta tecnologia di e-procurement per la tua organizzazione
La piattaforma che sceglierai sarà in grado di resistere a lungo termine e di affrontare tutte le sfide che hai di fronte? È in grado di affrontare problemi come la segregazione dei dati, la frammentazione dei rapporti con i fornitori, l’evoluzione delle esigenze di conformità e la necessità di flessibilità delle operazioni globali? Questa è la domanda da un milione di dollari. Fortunatamente, non è necessario tirare a indovinare.
Ecco alcuni criteri pratici – e trappole da evitare – che ti aiuteranno a perfezionare i tuoi requisiti e a scegliere una soluzione flessibile, in grado di scalare e adattarsi nel tempo.
Fattori chiave nella scelta della tecnologia di approvvigionamento per uso aziendale
Per l’approvvigionamento aziendale, la tecnologia giusta deve fornire:
- Integrazione perfetta con i sistemi ERP esistenti per eliminare i silos di dati e garantire la visibilità end-to-end.
- Un equilibrio tra flessibilità e standardizzazione e la possibilità di configurare il sistema in base alle proprie esigenze specifiche, sfruttando al contempo flussi di lavoro collaudati.
- Forti controlli di conformità, funzionalità di gestione del rischio integrate e analisi robuste per supportare la governance e il processo decisionale strategico.
Garantire scalabilità e adattabilità a lungo termine
Per evitare costosi cicli di sostituzione, le aziende hanno bisogno di una tecnologia di approvvigionamento che sia in grado di crescere ed evolversi con l’organizzazione. Ciò significa scegliere soluzioni che offrano:
- Architetture modulari, basate su API, che supportano una facile integrazione e un’espansione futura.
- La capacità di incorporare tecnologie emergenti che migliorano il processo decisionale e l’automazione, come l’intelligenza artificiale agenziale negli acquisti.
- Supporto per operazioni multi-entità e globali.
- Massima adozione da parte degli utenti grazie a interfacce intuitive e a una distribuzione semplificata.
Le insidie più comuni da evitare quando si adottano soluzioni di approvvigionamento
Anche con le giuste intenzioni, i progetti di automazione del procurement possono fallire se si trascurano alcune potenziali insidie e rischi. Evita questi errori comuni:
- Eccessiva dipendenza da moduli ERP obsoleti: i componenti aggiuntivi dell’ERP possono coprire le funzioni di base, ma spesso mancano di funzionalità moderne come gli insight guidati dall’intelligenza artificiale, i flussi di lavoro automatizzati, le integrazioni senza soluzione di continuità e gli strumenti di collaborazione con i fornitori.
- Ignorare le esigenze di collaborazione con i fornitori: senza strumenti che supportino la comunicazione in tempo reale e la visibilità condivisa, il coinvolgimento dei fornitori ne risente, causando ritardi, errori e opportunità mancate.
- Sottovalutare la gestione del cambiamento: anche la migliore tecnologia può fallire se gli utenti non sono adeguatamente formati o se i flussi di lavoro non sono allineati alle modalità operative dei team.
- Scegliere un sistema chiuso o rigido: una configurabilità limitata o una scarsa integrazione possono limitare la capacità di scalare o di adattarsi all’evoluzione delle esigenze aziendali.
- Trascurare la qualità dei dati: dati imprecisi o incoerenti sui fornitori compromettono ogni processo e possono avere un impatto negativo su analisi e conformità.
Evitare queste insidie quando si implementa una tecnologia di procurement richiede una strategia chiara, la giusta architettura e una forte attenzione all’usabilità e all’impatto a lungo termine.
Come EnBW ha ottenuto un aumento dell’80% nell’automazione degli ordini di acquisto
EnBW, uno dei maggiori fornitori di infrastrutture critiche della Germania, sta guidando la transizione verso l’energia sostenibile con operazioni in tutta Europa e l’obiettivo di neutralità climatica entro il 2035. Per sostenere questa missione e costruire catene di fornitura più trasparenti, l’azienda ha implementato la piattaforma di gestione dei fornitori di Ivalua come hub centrale per la collaborazione con i fornitori e l’approvvigionamento strategico.
Dal lancio del 2021, EnBW ha registrato un aumento del 10% dell’efficienza, un incremento dell’80% dell’automazione degli ordini di acquisto e un miglioramento significativo della qualità dei dati dei fornitori su 12.000 fornitori. Oggi ha più di 6.500 utenti interni e oltre 30 milioni di prodotti catalogati.
“Ivalua combina opzioni complete per la collaborazione con i fornitori con un elevato grado di flessibilità”, ha dichiarato Miljenko Galic, direttore del Process and Capability Management di EnBW. “La soluzione fornisce anche la trasparenza che ci spinge a intraprendere azioni e contribuisce ad accelerare l’automazione degli acquisti”.
Leggi il caso di studio completo di EnBW.
Trasformare la tecnologia di approvvigionamento in un vantaggio competitivo
Per le aziende che si trovano ad affrontare la complessità globale, i cambiamenti normativi e l’aumento dei rischi legati ai fornitori, la tecnologia di approvvigionamento è un investimento strategico. La piattaforma giusta può consentire alla tua organizzazione di ridurre i costi, essere resiliente e avere l’agilità necessaria per adattarsi e prosperare nelle mutevoli dinamiche di mercato.
La piattaforma unificata Source-to-Pay di Ivalua offre all’ufficio acquisti la visibilità, il controllo e l’intelligence di cui hanno bisogno per ottenere risultati strategici e trasformare gli acquisti in una vera fonte di vantaggio competitivo.
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Domande frequenti sulla tecnologia di e-procurement
In che modo il software di approvvigionamento si differenzia dall’ERP?
Il software di approvvigionamento è costruito appositamente per gestire l’intero processo source-to-pay, offrendo funzionalità più approfondite per l’ottimizzazione del sourcing, la collaborazione con i fornitori e la gestione dei contratti. I sistemi ERP gestiscono le attività finanziarie e operative di base, ma spesso non dispongono della flessibilità e delle funzionalità specifiche di approvvigionamento necessarie per un sourcing moderno e strategico. Esplora le nostre integrazioni multi ERP.
Quali sono i principali vantaggi dell’utilizzo di un software di approvvigionamento?
I software di approvvigionamento snelliscono i processi, riducono il lavoro manuale e migliorano la visibilità sulle spese e sulle prestazioni dei fornitori. Inoltre, aiutano a far rispettare la conformità, aumentano l’efficienza e supportano un migliore processo decisionale all’interno dell’organizzazione.
Come scegliere la giusta piattaforma di approvvigionamento?
Cerca una piattaforma di e-procurement che possa scalare con la tua azienda, che si integri con i sistemi esistenti e che supporti sia i processi standardizzati che quelli strategici. Privilegia la flessibilità, le funzioni di collaborazione con i fornitori e una comprovata esperienza di successo con organizzazioni simili alla tua.
La tecnologia di approvvigionamento può aiutare con ESG e conformità?
Sì, le moderne piattaforme di approvvigionamento sono in grado di tracciare le metriche ESG, monitorare il rischio dei fornitori e garantire la conformità alle normative e alle politiche interne. Forniscono la trasparenza e la verificabilità necessarie per soddisfare le crescenti aspettative di sostenibilità e governance. Esplora il nostro Environmental Impact Center.
Ulteriori letture
Guide
- Guida all’implementazione del Source-to-Pay
- Guida all’acquisto della tecnologia Source-to-Pay
- Roadmap dell’IA generativa negli Acquisti
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