Se lavorate nel settore degli acquisti, probabilmente vi sarete imbattuti nel termine "Source-to-Pay" o "S2P". Si tratta di un modo di gestire l'intero processo di approvvigionamento, dall'identificazione del bisogno fino al pagamento del fornitore.
Tuttavia, il Source-to-Pay è molto più di una serie di processi!
È un modo per fornire costantemente valore alla vostra azienda. In questo post definiremo cos'è il Source-to-Pay, forniremo esempi dei suoi vantaggi e spiegheremo perché è essenziale per i professionisti del procurement.
Che cos’è il Source-to-Pay?
Il Source-to-Pay, spesso abbreviato in S2P negli acquisti, è un processo end-to-end che comprende tutte le attività dall'approvvigionamento di beni e servizi al pagamento dei fornitori. Si inizia con la comprensione della spesa, l'acquisizione delle esigenze di acquisto, l'identificazione dei fornitori giusti per un'esigenza, la creazione di un evento di sourcing, la negoziazione dei termini e la stipula di un contratto con i fornitori per ricevere beni e/o servizi e, infine, l'elaborazione delle fatture dai fornitori e l'esecuzione del pagamento. Nel corso del processo S2P è inoltre necessario gestire le informazioni sui fornitori e valutarne il rischio e le performance.
L’obiettivo finale del Source-to-Pay è ottimizzare i processi di approvvigionamento, ridurre al minimo i costi e garantire che un’organizzazione riceva i beni e i servizi di cui ha bisogno in modo tempestivo e conveniente, mantenendo al contempo buone relazioni con i fornitori.
Qual è la differenza tra Source-to-Pay e Procure-to-Pay?
Il Source-to-Pay (S2P) comprende il Procure-to-Pay (P2P). S2P copre l'intera serie di attività di approvvigionamento, sia strategiche che operative, mentre procure-to-pay si concentra maggiormente sulle attività operative. Entrambi svolgono un ruolo essenziale nella gestione delle attività di acquisto di un'organizzazione, ma si concentrano su fasi diverse del ciclo di approvvigionamento.
Il Source-to-Pay, spesso abbreviato in S2P, copre l’intera serie di attività di procurement strategico e operativo e comprende la selezione dei fornitori, la negoziazione, la contrattazione e la gestione dei rapporti, l’analisi della spesa e le attività transazionali procure-to-pay. L’S2P integra tutti i vari processi e funzioni di approvvigionamento per definire ed eseguire la strategia di approvvigionamento al fine di ottenere risparmi sui costi, efficienza operativa, requisiti aziendali e degli utenti e gestione del ciclo di vita dei fornitori.
Procure-to-Pay, spesso abbreviato in P2P, è la parte operativa o transazionale del processo di approvvigionamento che consente a un’azienda di procurarsi in modo efficiente beni e servizi dai propri fornitori e di pagarli. Il processo prevede in genere cinque fasi (moduli di accettazione/richiesta, requisito di acquisto, ordine di acquisto, ricevuta, fattura e pagamento) e diversi workflow di approvazione correlati.
Pertanto, Source-to-Pay e Procure-to-Pay non sono processi distinti, ma piuttosto P2P è un sottoinsieme di S2P.
Le sette fasi del processo Source-to-Pay:
Il processo Source-to-Pay (S2P) consiste tipicamente in sette fasi principali:
- Analisi della spesa: La comprensione della spesa è uno dei primi passi che un’organizzazione di Procurement compie, in quanto determinante per: Da chi si acquista, cosa si acquista, quanto si acquista, a che prezzo si acquista, se si tratta di prodotti in appalto o fuori appalto, ecc. Anche questa è un’attività continua.
- Gestione dei fornitori: Il fondamento del Source-to-Pay, l’inserimento dei fornitori, la gestione delle informazioni, dei rischi e delle prestazioni per tutto il ciclo di vita di una relazione con i fornitori. Tutte le parti del processo S2P sono in qualche modo collegate al fornitore ed è essenziale che vi sia una visione a 360 gradi e un accesso ai dati del fornitore. Questo include anche attività aggiuntive come i piani di miglioramento e la collaborazione generale con i fornitori.
- Sourcing: Questa fase si basa sull’analisi dei dati, che rivela le opportunità di sourcing o i requisiti dell’azienda per determinati beni o servizi. Comprende attività quali la scoperta dei fornitori, la creazione di richieste di offerta (RFP), l’analisi delle risposte/quotazioni dei fornitori e la selezione di uno o più fornitori.
- Gestione dei contratti: Dopo il sourcing, viene il contratto. Questa fase prevede la creazione e la stesura del contratto, la negoziazione di termini e condizioni e l’approvazione finale. È qui che si collegano i processi strategici e operativi. Il contratto regola il rapporto tra acquirente e fornitore, un processo essenziale per informare il Procure-to-Pay.
- Approvvigionamento: Una volta completate le attività di sourcing e contracting, inizia la fase di procurement. In questa fase, gli stakeholder interni generano moduli di accettazione o richieste di acquisto per richiedere i beni o i servizi di cui hanno bisogno, oppure accedono a un sito di e-commerce interno con gli articoli approvati per l’acquisto. Queste richieste sono spesso soggette a processi di approvazione. Una volta approvate, gli ordini di acquisto vengono creati e inviati ai fornitori per formalizzare le richieste, specificando la quantità, il prezzo e le condizioni di acquisto.
- Ricezione e fatturazione: Quando i beni o i servizi vengono ricevuti dal fornitore, questa fase prevede la verifica della conformità alle specifiche e alle quantità concordate. Le fatture del fornitore vengono ricevute e verificate per assicurarsi che corrispondano agli ordini di acquisto e ai beni o servizi effettivamente ricevuti. In questa fase vengono affrontate eventuali discrepanze e requisiti di conformità.
- Pagamento e disposizione: Dopo la verifica delle fatture, i pagamenti vengono elaborati e i fondi vengono trasferiti al fornitore in base ai termini di pagamento concordati. Questa fase prevede la riconciliazione finanziaria e la garanzia che le fatture siano pagate in modo accurato e puntuale.
Queste sette fasi del processo source-to-pay aiutano le organizzazioni a gestire in modo efficiente le attività di approvvigionamento, a ridurre i costi, a mantenere le relazioni con i fornitori e a garantire la conformità alle policy e alle normative in materia di approvvigionamento.
Sei interessato/a ad approfondire le tue conoscenze sul processo source to pay? Leggi la nostra “Guida al Source to Pay“, che esamina le sette fasi essenziali del processo Source-to-Pay.
Vantaggi del Source-to-Pay
L'implementazione della tecnologia Source-to-Pay (S2P) offre numerosi vantaggi alle organizzazioni, aiutandole a migliorare l'efficienza e a ottenere una maggiore visibilità e controllo sulle attività di gestione della spesa. Alcuni dei principali vantaggi dell'automazione S2P sono: risparmio sui costi, maggiore efficienza, garanzia di fornitura, riduzione del rischio, ottimizzazione delle prestazioni e rafforzamento delle relazioni con i fornitori.
Generare valore per la tua azienda
In Ivalua crediamo che l’implementazione di strategie di gestione della spesa nell’intero processo Source-to-Pay sia il primo passo per creare valore per la tua azienda.
Uno dei vantaggi principali del Source-to-Pay è che fornisce una migliore visibilità e trasparenza nell'intero processo di approvvigionamento. Grazie all'analisi completa della spesa, è possibile identificare la destinazione del denaro e individuare le aree in cui è possibile ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
Il valore viene generato continuamente in ogni fase del processo S2P:
- Identificazione del valore: Comprendere tutte le spese e scoprire le opportunità di fornire valore.
- Creare valore: Esecuzione efficace delle strategie di sourcing e razionalizzazione della contrattazione.
- Catturare il valore: Un’esperienza di acquisto moderna e conforme, fatturazione automatizzata e pagamenti integrati.
- Misurare il valore: Monitoraggio degli ordini di acquisto, delle informazioni sui contratti, dei rischi e delle prestazioni dei fornitori.
Migliore collaborazione con i fornitori
Il processo Source-to-Pay (S2P) non solo ottimizza il percorso di approvvigionamento, ma apre anche la strada a una maggiore collaborazione tra le organizzazioni e i loro fornitori. Con le numerose interruzioni e la volatilità delle forniture, relazioni forti e stabili con i fornitori non hanno prezzo.
Il grado di collaborazione con la rete dei fornitori varia da un’organizzazione all’altra, ma da quando è scoppiata la pandemia, molte hanno rinnovato l’attenzione sulla costruzione di solide relazioni con i fornitori per migliorare la capacità di identificare tempestivamente i potenziali problemi, avviare la collaborazione con i fornitori e agire per mitigare il rischio di interruzione dell’attività.
Una recente indagine condotta da McKinsey & Company, intitolata “Taking Supplier Collaboration to the Next Level” (Portare la collaborazione con i fornitori al livello successivo), ha rivelato che la collaborazione continua tra acquirenti e fornitori produce vantaggi sostanziali per entrambe le parti. Tra cui un vantaggio competitivo reciproco, una crescita maggiore, costi operativi più bassi e maggiori profitti rispetto ai colleghi del settore.
Questo approccio collaborativo non solo promuove un vantaggio competitivo reciproco, ma favorisce anche "una crescita maggiore, una riduzione dei costi operativi e una redditività superiore" rispetto ai colleghi del settore. Questa collaborazione strategica con i fornitori è considerata un fattore vitale di successo nelle moderne dinamiche aziendali.
Le funzionalità di collaborazione con i fornitori integrate nel software Source-to-Pay consentono inoltre una più facile collaborazione tra acquirenti, pianificatori e fornitori. Che si tratti di una collaborazione su un piano di miglioramento, un piano di innovazione o per risolvere una controversia sulla fatturazione, è importante l'accesso e la visibilità dei dati S2P, in particolare delle informazioni sui fornitori.
Ciò consente una gestione efficace dei fornitori, dati accurati e aggiornati su tutte le attività dei fornitori e permette l’innovazione, che può portare a miglioramenti dei processi, risparmi sui costi e prodotti e servizi di migliore qualità.
Miglioramento della conformità e della gestione del rischio dei fornitori
La conformità degli acquisti è un argomento piuttosto vasto e comprende tutti gli aspetti dell’approvvigionamento, della gestione della catena di fornitura e delle relazioni con i fornitori, garantendo che siano in linea con le normative legali, le linee guida etiche e le best practice di gestione del rischio.
I responsabili del procurement devono affrontare numerose responsabilità, che vanno dalla gestione delle relazioni alla mitigazione dei rischi, fino alle normative ambientali e fiscali. Monitorare efficacemente tutti i fattori che possono potenzialmente influenzare le prestazioni finanziarie dell'azienda è un compito che richiede molto tempo.
Ad esempio, il lavoro di monitoraggio dei contratti in corso, di conservazione delle copie dei contratti precedenti, di valutazione del rischio contrattuale e di garanzia della conformità dei termini è enorme. Il software Source-to-Pay (S2P) può svolgere un ruolo significativo nell'assicurare che gli acquisti siano conformi ai contratti, riducendo i rischi di sanzioni o multe indebite.
Punti chiave da considerare per la gestione del rischio dei fornitori:
- Gestione del rischio dei fornitori: Identificare e classificare i potenziali rischi dei fornitori, che possono includere instabilità finanziaria, fattori geopolitici, disastri naturali, problemi di controllo della qualità e altro ancora.
- Valutazione dei fornitori: Valutare e classificare i fornitori in base al loro profilo di rischio, tenendo conto di fattori come la salute finanziaria, la reputazione, le prestazioni passate e la posizione geografica.
- Collaborazione con i fornitori: Collaborare con i fornitori per affrontare insieme i rischi, migliorare le prestazioni e lavorare insieme per trovare soluzioni e persino innovare.
- Diversificazione dei fornitori: Considerate la possibilità di diversificare la tua base di fornitori per ridurre la dipendenza da un unico fornitore e mitigare il rischio di interruzioni.
- Protezioni contrattuali: Utilizzate contratti ben strutturati che includano clausole per la mitigazione del rischio, come penali, meccanismi di risoluzione delle controversie e piani di emergenza.
- Visibilità della catena di fornitura: Migliorare la visibilità della catena di fornitura per tracciare meglio i movimenti dei prodotti e monitorare i rischi potenziali.
- Dati e analisi: Utilizzare dati e analisi per ottenere informazioni sulle prestazioni dei fornitori, sulle loro dipendenze e sui rischi, aiutando a prendere decisioni informate.
Automazione dei processi Source-to-Pay
Con un numero così elevato di processi interconnessi nel Source-to-Pay, la presenza di silos di dati e processi può rappresentare un ostacolo significativo. Processi di approvvigionamento scollegati e dati frammentati causano lavoro inutile. Una piattaforma S2P perfettamente connessa elimina molti punti dolenti legati ai dati, alla visibilità e ai workflow, liberando tempo per concentrarsi su iniziative più strategiche.
Il software Source-to-Pay offre un’esperienza utente moderna, coerente e collegata a tutti i processi e i dati S2P. Con i dati dei fornitori in tempo reale che alimentano le attività S2P e i flussi di lavoro che rendono fluidi i processi aziendali, è possibile eliminare il lavoro manuale e automatizzare in modo intelligente per migliorare l’accuratezza e l’efficienza.
I vantaggi tangibili di un processo source-to-pay efficiente, automatizzato e connesso sono molteplici:
- Miglioramento della capacità e della velocità di identificare/catturare i risparmi
- Orchestrazione e visibilità di tutte le spese
- Migliore gestione delle relazioni con i fornitori
- Visibilità del rischio e delle prestazioni dei fornitori
- Miglioramento dell’efficienza e dell’automazione dei processi transazionali
- Controlli di conformità dove necessario
- Maggiore qualità dei dati relativi alle spese e ai fornitori
Sintesi
In qualità di professionisti degli acquisti, è essenziale comprendere i vantaggi dell'S2P e il modo in cui può aiutarti a fornire maggiore valore alla vostra azienda. Come abbiamo appreso, il Source-to-Pay è più di una serie di processi. È un modo per fornire continuamente valore alla tua azienda riducendo i costi, migliorando la conformità, aumentando la collaborazione con i fornitori e aumentando l'automazione per ottenere risultati migliori per la vostra azienda.
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