Intake Management
Orchestrazione ed esecuzione degli acquisti basata sull’intelligenza artificiale
Semplifica il Procurement Intake: semplifica le richieste, migliora l’efficienza e promuovi la conformità
Stanco del caos che circonda le richieste di acquisti in entrata?
L’ufficio acquisti spesso si trova ad affrontare il compito monumentale di gestire un’ampia gamma di richieste provenienti da tutta l’organizzazione. Queste richieste spesso mancano di informazioni essenziali e arrivano attraverso diversi formati e canali, come l’e-mail. Il risultato? Un afflusso caotico difficile da organizzare, prioritizzare e completare in modo tempestivo.
D’altro canto, i dipendenti che inviano richieste spesso rimangono all’oscuro, incerti sul processo, sulle informazioni richieste e sullo stato delle loro richieste.
Semplifica l’Intake Lifecycle con Ivalua
La soluzione di gestioneIntake di Ivalua rivoluziona il modo in cui vengono gestite le richieste di acquisti. Utilizzando l’esperienza conversazionale e l’IA generativa con IVA,la nostra soluzione garantisce che ogni richiesta sia:
- Acquisita accuratamente: Elimina le informazioni mancanti e le incongruenze
- Prioritizzata in modo efficiente: Concentrati su ciò che conta di più e affronta prontamente le esigenze critiche.
- Orchestrata senza problemi: Semplifica la collaborazione e l’instradamento tra i sistemi per ridurre le soluzioni alternative manuali e gli errori.
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Vantaggi per l’intera organizzazione
- Visibilità completa: Sia l’ufficio acquisti sia i team degli acquisti che i dipendenti possono monitorare lo stato delle richieste in tempo reale, eliminando il famigerato “buco nero”.
- Time-to-value accelerato: Accelera il processo di acquisto, consentendo un’esecuzione e una consegna più rapida.
- Livelli di servizio migliorati: Migliora la collaborazione complessiva e l’esperienza di servizio per i dipendenti ed aumenta la soddisfazione.
CASI D’USO CHIAVE
Fornitore
Richiedi un nuovo fornitore o una valutazione dei rischi. Semplifica l’inserimento dei fornitori e riduci i rischi.
Sourcing
Richiedi un processo di sourcing per un’esigenza definita. Garantisci la trasparenza e la collaborazione con le parti interessate e le PMI durante l’intero processo di sourcing.
Contratto
Richiedi un nuovo contratto o accedi all’assistenza legale. Assicurati che la contrattazione sia semplificata ed efficiente, con un ulteriore livello di trasparenza sullo stato e sulle scadenze.
Acquisto
Richiedi di acquistare prodotti e servizi. Sfrutta un flusso di lavoro di orchestrazione dinamico per acquistare il prodotto giusto dal fornitore giusto.
Qualsiasi richiesta
Assistenza, domande e supporto IT, risorse umane e molto altro. Sfrutta le funzionalità di Intake potenziato dall’IA generativa, workflow flessibili ed integrazioni basate su eventi per ottimizzare la gestione dei processi tra i sistemi.
Orchestrazione ed esecuzione Intake: processi semplici, guidati e conformi
Trasforma la tua organizzazione, migliora il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, semplificando al tempo stesso le policy, l’orchestrazione dei processi e la conformità delle spese. Riduci i rischi e massimizza il valore del tuo stack tecnologico esistente.
Semplifica il modo in cui i dipendenti interagiscono con gli acquisti
- Un hub centrale per tutte le richieste e le domande, accessibile da qualsiasi dispositivo.
- Processi di acquisizione degli acquisti semplificati guidati dall’IA generativa.
- Collaborazione centralizzata con i membri del team di supporto e trasparenza sullo stato delle richieste.
Visibilità dei processi e conformità senza sforzo
- Trasparenza sull’intero ciclo di vita del processo, indipendentemente dal sistema.
- Elimina lo sforzo manuale, i rischi e le frodi assicurandoti che tutte le richieste seguano processi gestiti e conformi.
- Coinvolgi automaticamente le persone giuste e i team di supporto in base alle esigenze, in base al tipo di richiesta, alle soglie, ai punteggi di rischio, alla categoria di spesa e altro ancora.
Ecosistema e orchestrazione dei dati fluida
- L’automazione del flusso di lavoro guida i processi in qualsiasi sistema.
- Orchestrazione intelligente dei processi basata sull’intelligenza artificiale che massimizza il valore di uno stack tecnologico esistente.
- Facile integrazione ed estensibilità dei casi d’uso grazie a strumenti OOTB low-code/no-code.
Un’unica piattaforma per tutte le spese
Immissione alimentata dall’IA generativa
- Facile per i dipendenti
Approfitta di un punto di accesso centralizzato per tutte le richieste con un’esperienza di chat conversazionale basata sull’IA generativa.
- Un unico hub estendibile per tutte le richieste
Guidato attraverso qualsiasi richiesta, processo, sistema e dispositivo, indipendentemente dal tipo di richiesta: fornitore, sourcing, contratto, acquisti, IT, risorse umane, ecc.
Monitora i progressi e collabora durante l’esecuzione del processo
- Collaborazione e trasparenza
Aumenta la soddisfazione dei dipendenti con stati delle richieste chiari e facilmente accessibili e strumenti di collaborazione per promuovere il coinvolgimento di tutti i membri del team che supportano l’esecuzione del processo.
- Collegato al S2P per un’esecuzione senza interruzioni
Guidato attraverso qualsiasi richiesta, processo, sistema e dispositivo, indipendentemente dal tipo di richiesta: fornitore, sourcing, contratto, acquisti, IT, risorse umane, ecc.
Triage e gestione del Intake Lifecycle
- Cattura la domanda, gestisci le spese marginali
Semplifica la richiesta e l’acquisizione della domanda, garantendo la gestione di una maggiore spesa.
- Valutazione, monitoraggio, assegnazione, esecuzione
Corretta gestione ed esecuzione di ogni richiesta.
- Analisi per aumentare la soddisfazione e il valore
Sfrutta l’analisi per tracciare, identificare, monitorare ed eliminare i colli di bottiglia. Trova opportunità per migliorare il valore e l’impatto.
Domande frequenti
Che cos’è un processo di Intake?
Un processo di Intake è il modo in cui un’organizzazione raccoglie le richieste dei dipendenti, le classifica o chiarisce e le instrada lungo un flusso di lavoro fino al punto di esecuzione.
Che cos’è il software Intake Management?
Il software Intake Management funge da punto di accesso unico per tutti i tipi di utenti, offrendo loro un modo per immettere e gestire le richieste, mentre il sistema orchestra un flusso di lavoro tra varie soluzioni/sistemi necessari per soddisfare o eseguire la richiesta. Il software di Intake è l’inizio del processo Intake-acquisto o pagamento, che può includere la richuesta, la gestione fornitori, il sourcing, la gestione dei contratti, gli acquisti elettronici, i pagamenti e altro ancora.
Quali sono le fasi del processo di Intake Management?
Il processo di Intake Management inizia con una richiesta da parte di un dipendente; a volte questo processo viene definito “acquisizione della domanda”. Il passo successivo consiste nel triage o nella valutazione della richiesta, che può essere gestita in due modi: con un flusso di lavoro automatizzato guidato dall’IA generativa e/o metadati e “regole” come tipo/soglie, ecc., o dal personale addetto agli acquisti che svolge un ruolo nella valutazione della corretta linea d’azione. Una volta determinato il processo, il sistema orchestrerà il flusso di lavoro tra vari sistemi e processi, garantendo l’esecuzione o l’evasione della richiesta. L’ultima parte del processo riguarda la trasparenza, sia in termini di accesso allo stato di ogni singola richiesta per gli utenti rilevanti, sia in termini di accesso a livello di gestione a dashboard e analisi.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del software Intake Management?
Il software Intake Management offre ai dipendenti un’esperienza di acquisizione delle richieste semplificata, guidata e trasparente, fornendo al tempo stesso all’ufficio acquisti supporto funzionalità efficienti di gestione ed esecuzione delle richieste. Queste soluzioni offrono funzionalità di collaborazione e trasparenza per tutti gli utenti. Migliorano inoltre la conformità alle policy, ai processi, ai contratti esistenti ed alle strategie. Infine, queste soluzioni forniscono funzionalità di coordinazione e integrazione degli acquisti, consentendo processi e flussi di dati da semplici a complessi attraverso i vari sistemi che potrebbero essere necessari per eseguire o soddisfare una richiesta.
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