I contratti sono la pietra miliare del procurement. Regolano ogni rapporto con i fornitori e aiutano a far rispettare gli obblighi tra acquirenti e fornitori.
Nonostante il ruolo critico dei contratti, spesso la gestione dei contratti passa in secondo piano rispetto agli altri processi di approvvigionamento, con gravi conseguenze. Le organizzazioni possono perdere opportunità di risparmio o trovarsi in contenzioso con i fornitori. Per massimizzare il valore e ridurre i rischi, è essenziale una gestione efficace dei contratti con i fornitori.
In questo articolo analizzeremo i motivi per cui la gestione dei contratti è importante per gli acquisti, in che modo essa favorisce l’efficienza, garantisce la conformità e rafforza le relazioni con i fornitori. Evidenzieremo inoltre le insidie di processi inefficienti e forniremo strategie per superare le sfide più comuni con un efficace software di Contract Lifecycle Management (CLM).
Il ruolo interfunzionale della gestione dei contratti
Una gestione efficace dei contratti rafforza le partnership con i fornitori promuovendo la responsabilità, la trasparenza e la collaborazione e tocca numerose aree dell’organizzazione:
- Procurement: Assicura che i contratti siano in linea con gli obiettivi strategici di sourcing e con la strategia di categoria, compresi l’efficienza dei costi, gli standard di qualità e i tempi di consegna. Spesso è coinvolto nell’onboarding dei fornitori, negli SLA e nel monitoraggio degli obblighi.
- Legale: Sostiene la conformità alle leggi e ai regolamenti, riducendo i rischi attraverso termini e condizioni chiaramente definiti.
- Supporto agli stakeholder (risorse umane, IT, ecc.): Sono responsabili della revisione delle clausole e degli elementi chiave del contratto, facilitano l’inserimento dei fornitori e della forza lavoro esterna, partecipano all’esecuzione e al monitoraggio degli obblighi e altro ancora.
Una gestione inefficiente dei contratti con i fornitori può comportare il mancato rispetto delle scadenze di rinnovo, spese eccessive, controversie legali e sanzioni normative. Processi frammentati e registri disorganizzati possono rallentare i cicli di approvvigionamento e contratti mal gestiti possono danneggiare la fiducia e la collaborazione con i fornitori. In definitiva, queste inefficienze hanno un impatto negativo sui profitti dell’azienda.
Il 79% dei professionisti del procurement intervistati afferma che la capacità di trovare e ricercare i contratti è la ragione principale per digitalizzare la gestione dei contratti, seguita da vicino dal miglioramento delle prestazioni operative (60%), dal miglioramento della conformità normativa e legale (60%) e dalla riduzione dei tempi di ciclo (55%).
Dopo aver spiegato perché la gestione dei contratti è così importante per il successo del procurement, esaminiamo in dettaglio il ciclo di vita della gestione dei contratti e le sue sei fasi.
6 fasi del ciclo di vita della gestione dei contratti
Per illustrare le sei fasi del ciclo di vita della gestione dei contratti, utilizzeremo come esempio un’azienda fittizia, CloudTech Solutions.
Supponiamo che CloudTech sia un’azienda tecnologica in crescita che ha bisogno di un nuovo fornitore per fornire servizi di infrastruttura cloud. Il suo ciclo di vita di gestione dei contratti prevede un approccio strutturato per garantire il successo in ogni fase:
1) Richiesta e avvio del contratto
CloudTech Solutions identifica la necessità di un solido fornitore di infrastrutture cloud per supportare le sue operazioni digitali in crescita. Nel contesto di un contratto di appalto, il team di approvvigionamento avvia formalmente il processo contrattuale, delineando obiettivi quali il miglioramento dei tempi di attività dei server, una maggiore sicurezza dei dati e un budget definito di 500.000 dollari all’anno. Gli stakeholder interni (IT, legali e finanziari) allineano le loro priorità per garantire che il contratto soddisfi le loro esigenze operative e i requisiti di conformità. CloudTech può anche avvalersi di una soluzione di Intake Management per orchestrare il flusso di lavoro di revisione e approvazione tra gli stakeholder legali e di supporto.
2) Creazione e redazione del contratto
Il team di approvvigionamento di CloudTech redige il contratto utilizzando modelli standardizzati e librerie di clausole pre-approvate per garantire accuratezza e coerenza. Il contratto include dettagli chiave quali:
- Ambito dei servizi: 99,9% di uptime del server e assistenza clienti di livello 1
- Accordi sui livelli di servizio (SLA): Penalità per i tempi di inattività, tempi di risposta e standard di conformità
- Prezzi: Fatturazione mensile, con penali in caso di mancato rispetto degli SLA
Gli strumenti di automazione velocizzano il processo di redazione e riducono il rischio di non rispettare i termini critici. Un contratto preciso e ben strutturato assicura che sia CloudTech che il fornitore comprendano chiaramente i loro obblighi e le loro consegne.
3) Revisione del contratto e negoziazione
La bozza del contratto viene condivisa con il fornitore selezionato per la revisione. Il fornitore può richiedere aggiustamenti, come modifiche alla clausola di risoluzione o SLA modificati. I team legali e di approvvigionamento di CloudTech analizzano attentamente le modifiche per garantire che siano in linea con la tolleranza al rischio e gli obiettivi aziendali.
Entrambe le parti possono utilizzare un software di gestione dei contratti per tenere traccia delle revisioni e mantenere una chiara traccia di audit delle modifiche. Una volta completate le trattative, il contratto è definitivo.
4) Prestazioni del contratto e analisi
A questo punto il fornitore inizia a fornire servizi di infrastruttura cloud a CloudTech e il team di approvvigionamento di CloudTech monitora attentamente le prestazioni rispetto agli SLA concordati utilizzando strumenti di analisi integrati nel sistema di gestione del contratto.
Se le prestazioni si discostano o se si verificano tempi di inattività imprevisti, i membri del team interessati vengono avvisati con una notifica. Questo monitoraggio proattivo responsabilizza il fornitore e garantisce che il contratto fornisca il valore previsto.
5) Gestione dei contratti e degli accordi
La gestione è continua. Supponiamo che ci sia una potenziale violazione degli SLA quando il tempo di risposta del fornitore scende al di sotto dei livelli concordati. Il team di approvvigionamento di CloudTech può esaminare i dati in tempo reale utilizzando dashboard e analisi dal sistema di gestione dei contratti per identificare il problema in anticipo e avviare le discussioni con il fornitore per risolverlo.
Con una soluzione di gestione dei contratti, entrambe le parti hanno un accesso sicuro e centralizzato al contratto più recente, che consente loro di intervenire rapidamente e di apportare le modifiche necessarie. Questo approccio sistematico previene le incomprensioni e promuove una relazione positiva e produttiva con il fornitore, proteggendo il valore del contratto che CloudTech si aspettava di realizzare.
6) Scadenza/rinnovo del contratto
Prima della scadenza del contratto con il fornitore, CloudTech riceve un avviso automatico per valutare le prestazioni del fornitore. In questo momento, il team di approvvigionamento valuta le metriche chiave come le prestazioni del fornitore, gli SLA e l’efficienza dei costi per determinare se rinnovare il contratto o cercare un nuovo fornitore.
CloudTech può rinegoziare i termini in questo momento per riflettere i nuovi obiettivi aziendali o, se si cambia fornitore, sfruttare le procedure di passaggio di consegne prestabilite per garantire una transizione senza soluzione di continuità. Sfruttando l’automazione e l’analisi dei dati, CloudTech può evitare qualsiasi interruzione dei servizi di infrastruttura cloud.
Le sei fasi del ciclo di vita della gestione dei contratti forniscono un quadro strutturato che aiuta le organizzazioni come CloudTech a gestire i contratti in modo efficace. Ricordate: Una strategia di gestione dei contratti ben eseguita non si limita a minimizzare i rischi, ma guida l’efficienza, riduce i costi e sostiene la crescita a lungo termine.
Tuttavia, anche con un solido processo di gestione dei contratti in atto, esistono delle sfide. In seguito esamineremo queste sfide e come superarle.
Affrontare le sfide della gestione dei contratti
La gestione efficace dei contratti richiede il superamento di diverse sfide scoraggianti. Ecco un’analisi più approfondita delle principali e come risolverle.
Richieste contrattuali manuali
Le organizzazioni spesso si affidano alle e-mail o ad altri metodi manuali per raccogliere e gestire le richieste contrattuali e legali. Ciò significa che i richiedenti e coloro che supportano la richiesta hanno probabilmente una trasparenza limitata sullo stato (la temuta “scatola nera”) e non hanno strumenti centralizzati per collaborare. Spesso questa mancanza di collaborazione crea attriti nel processo, poiché sono necessarie ulteriori informazioni per garantire la fornitura del contratto o dell’assistenza legale richiesta.
Soluzione: Un hub centrale di Intake Management, gestito da GenAI, può fornire ai dipendenti un’esperienza semplice e facile da usare per richiedere contratti e assistenza legale. Queste soluzioni offrono un’esperienza guidata e colloquiale, visibilità completa, collaborazione ed estensibilità per migliorare l’esperienza complessiva, i livelli di servizio e garantire la soddisfazione e l’efficienza dei dipendenti.
Redazione di contratti inefficienti che mancano di collaborazione
Le organizzazioni si affidano spesso a MS Word e alla posta elettronica per redigere i contratti e collaborare. Questo approccio crea opportunità di problemi di versione, linguaggio non standard o approvato, errori e silos di informazioni in cui alcune parti interessate possono non avere visibilità.
Soluzione: Le moderne soluzioni CLM consentono la stesura dei contratti attraverso flussi di lavoro automatizzati che coinvolgono le parti interessate e i fornitori, in modo da raggiungere rapidamente un accordo ed eseguire i contratti in modo tempestivo. L’authoring collaborativo include funzionalità di messaggistica, redlining e change-tracking, anche tramite funzionalità AI/GenAI, e flussi di lavoro automatizzati, per garantire processi di negoziazione, revisione e approvazione fluidi e trasparenti in un’unica soluzione centrale. Queste soluzioni consentono inoltre di sfruttare modelli rapidi e clausole master per accelerare i tempi di ciclo e aumentare la conformità.
Archiviazione e recupero dei contratti disorganizzati
I contratti sparsi nelle caselle di posta elettronica, nelle unità condivise e negli archivi fisici possono causare inefficienze e perdita di documenti. I team perdono tempo a cercare i contratti pertinenti, il che può ritardare il processo decisionale e aumentare il rischio di trascurare i termini chiave.
Soluzione: Un repository di contratti digitali centralizzato e basato su cloud fornisce un’archiviazione sicura e ricercabile e consente ai team di cercare e accedere rapidamente agli accordi, alle clausole e ai metadati, di monitorare le versioni e di garantire che i documenti più recenti siano prontamente disponibili a tutti gli stakeholder. La soluzione dovrebbe anche fornire una tecnologia AI/GenAI per digitalizzare i documenti contrattuali ed estrarre metadati, come obblighi, termini chiave e clausole.
Mancanza di monitoraggio e tracciamento degli obblighi in tempo reale
Senza un monitoraggio in tempo reale, i team faticano a monitorare le prestazioni, la conformità e le scadenze dei contratti. Questa mancanza di visibilità può comportare il mancato raggiungimento delle milestone, l’applicazione di penali per la mancata conformità o l’incapacità di far rispettare i termini favorevoli.
Soluzione: Utilizza un software di gestione dei contratti con dashboard integrati e analisi basate sull’intelligenza artificiale che vi consentano di monitorare il ciclo di vita degli obblighi, i KPI come i tempi di consegna e gli SLA. Gli avvisi automatici aiutano a mantenere i contratti in regola.
Mancata osservanza dei termini e delle condizioni contrattuali
La mancata applicazione dei termini contrattuali può portare a perdite finanziarie, controversie legali e rapporti danneggiati con i fornitori.
Soluzione: Controlli regolari aiutano a garantire la conformità e gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale possono segnalare potenziali rischi, monitorare il rispetto degli SLA e fornire informazioni utili.
Difficoltà nella gestione dei rinnovi e delle scadenze dei contratti
I processi manuali o i sistemi obsoleti possono portare a decadenze involontarie degli accordi o a perdere opportunità di rinegoziazione.
Soluzione: Automatizzare le notifiche di rinnovo con un software di gestione del ciclo di vita dei contratti per ricevere promemoria con largo anticipo rispetto alle date chiave. In questo modo si ha il tempo sufficiente per valutare le prestazioni del fornitore, rinegoziare i termini o prepararsi a passare a nuovi fornitori.
Errori manuali e inefficienze
Affidarsi all’inserimento manuale dei dati e ai processi aumenta la probabilità di errori contrattuali, che possono portare a costose incomprensioni e non conformità.
Soluzione: Automatizzare i flussi di lavoro per la creazione e l’approvazione dei contratti, utilizzando modelli pre-approvati e librerie di clausole, per ridurre il rischio di errori e accelerare il ciclo di vita dei contratti.
Controversie contrattuali dovute all’interpretazione delle clausole
Le ambiguità nel linguaggio contrattuale o l’errata interpretazione delle clausole possono portare a conflitti, ritardare i progetti e danneggiare le relazioni commerciali.
Soluzione: Coinvolgere i team legali fin dalle prime fasi del processo di redazione del contratto per garantire chiarezza e precisione del linguaggio. Utilizzare modelli standardizzati e software CLM digitale con funzionalità di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per suggerire miglioramenti.
Nella prossima sezione, forniremo alcune domande fondamentali che vi aiuteranno a valutare il vostro livello di maturità CLM e a identificare eventuali lacune da colmare.
Come valutare la maturità dell’automazione della gestione dei contratti
Quando si valuta il livello di maturità della gestione del ciclo di vita dei contratti, è importante esaminare gli obiettivi generali, la progettazione del processo e le esigenze tecnologiche. Ecco alcune domande importanti da porsi:
Persone
- I tuoi team comprendono i loro ruoli e le loro responsabilità all’interno del processo di contrattualizzazione?
- I tuoi team dispongono di una formazione adeguata per gestire efficacemente i contratti e per fornire un contratto conforme alla legge?
Processo
- I processi di contrattazione sono chiaramente definiti e compresi?
- Esiste una standardizzazione e un’uniformità?
- Esiste un’automazione per favorire la conformità dei processi?
Tecnologia
- Quale nuova tecnologia stai utilizzando? Questa tecnologia viene utilizzata in modo coerente in tutta l’organizzazione?
Governance
- Esiste un processo di governance per la contrattazione? Le non conformità sono facilmente identificabili? I rischi contrattuali sono chiaramente compresi e gestiti in modo coerente?
Fornitura
- L’organizzazione dispone di un modello di fornitura di servizi globale? Esiste una contrattazione guidata che facilita il self-service?
Insights e dati
- I dati anagrafici dei contratti sono chiaramente definiti e standardizzati in tutte le tecnologie?
- Hai definito chiaramente le metriche di reporting e i KPI?
- Le analisi self-service sono disponibili in tutta l’organizzazione?
- Conosci le tappe fondamentali, i diritti e gli obblighi?
- L’intero valore dei contratti viene consegnato?
Queste domande sono solo l’inizio di una valutazione completa. Scarica la nostra Checklist per la trasformazione del Contract Lifecycle Management (CLM) per scoprire come ottenere il massimo dal tuo programma CLM.
Nell’ambito dell’evoluzione del software CLM, l’intelligenza artificiale è diventata un potente motore per una gestione efficiente dei contratti. Diamo un’occhiata al cambiamento trasformativo che l’IA sta apportando al procurement in questo settore.
Cos’è la gestione dei contratti basata sull’intelligenza artificiale?
Poiché le aziende devono far fronte a crescenti esigenze di velocità, precisione e conformità nella gestione dei contratti, gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale si stanno rivelando essenziali per superare queste sfide. Uno degli impatti più evidenti dell’IA è la sua capacità di snellire processi manuali complessi.
Ad esempio, l’intelligenza artificiale eccelle nell’estrazione delle clausole, nel monitoraggio degli obblighi e nella valutazione dei rischi. Analizzando grandi volumi di dati contrattuali, l’intelligenza artificiale è in grado di individuare le clausole ad alto rischio, valutare la conformità e suggerire termini alternativi per ridurre l’esposizione. La nostra ricerca indica che il 39% dei team di approvvigionamento sta implementando l’estrazione di clausole con l’ausilio dell’IA e un terzo la sta utilizzando per aiutare a valutare il rischio nelle clausole contrattuali.
Anche le attività che tradizionalmente richiedevano un’approfondita revisione manuale, come l’identificazione dei termini chiave o il confronto delle clausole tra i contratti, sono ora guidate dall’intelligenza artificiale, il che riduce al minimo gli errori e contribuisce ad accelerare i tempi di consegna dei contratti.
L’IA è anche motore di innovazione continua. Funzionalità avanzate come la creazione di clausole, l’intelligenza artificiale generativa per la stesura dei contratti e l’assistenza alla negoziazione stanno modificando il modo in cui le aziende redigono e revisionano i contratti. Funzionalità come la collaborazione in tempo reale e i suggerimenti potenziati dall’intelligenza artificiale consentono ai team di negoziare in modo più intelligente e veloce: il 68% dei responsabili degli acquisti intervistati afferma che la riduzione dei tempi del ciclo di vita dei contratti è uno dei principali vantaggi del software CLM alimentato dall’intelligenza artificiale.
Con la continua evoluzione delle funzionalità di AI, le organizzazioni possono aspettarsi una contrattazione più efficiente, continua e conforme.
Guarda il nostro webinar “AI Powered Contract Lifecycle Management”, registrato in occasione della conferenza Ivalua NOW America 2024, in cui Doug Keeley, Product Direct Marketing di Ivalua, ha discusso l’impatto trasformativo dell’AI sulla gestione del ciclo di vita dei contratti.
Come Ivalua può aiutarti
Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) di Ivalua può aiutarti a migliorare l’efficienza, a ridurre i rischi e a migliorare la collaborazione tra l’ufficio acquisti, il dipartimento legal e la gestione dei fornitori. La nostra piattaforma offre una serie di potenti funzionalità:
- Repository centralizzato dei contratti: Un’unica fonte di verità per migliorare la visibilità e l’accesso ai contratti attraverso una ricerca e un filtraggio completi
- Modelli di contratto e libreria di clausole: Un repository di clausole approvate per la stesura rapida e coerente dei contratti
- Creazione collaborativa di contratti: Creazione di contratti semplificati e conformi grazie a flussi di lavoro e alla collaborazione con le parti interessate e i fornitori, a modelli pre-approvati, a clausole principali e alla possibilità di generare un nuovo linguaggio o di modificare quello esistente con GenAI.
- Acquisizione dei dati contrattuali: Sfruttare l’intelligenza artificiale e GenAI per digitalizzare i contratti ed estrarre metadati come clausole, termini chiave e obblighi, e generare approfondimenti sulle prestazioni e sui rischi potenziali durante tutto il ciclo di vita del contratto
- Similitudine e confronto di clausole guidata dall’intelligenza artificiale: Sfruttare l’intelligenza artificiale per identificare clausole simili, stabilire un livello di rischio e suggerire un linguaggio precedentemente approvato per migliorare la conformità e accelerare il processo di revisione. .
- Visibilità e analisi migliorate: Offre approfondimenti in tempo reale sulle prestazioni del contratto, sul consumo e altro ancora, per una gestione proattiva dei contratti.
Grazie al suo robusto set di funzionalità, la nostra soluzione CLM consente di automatizzare i processi manuali, migliorare la trasparenza e ottenere un migliore controllo sui contratti.
CLM: un imperativo per il Procurement
Una gestione efficiente dei contratti è essenziale per raggiungere l’eccellenza operativa nel procurement. Una piattaforma CLM con caratteristiche quali un repository centralizzato, flussi di lavoro automatizzati e analisi avanzate può aiutarti a eliminare le inefficienze, ridurre i rischi e massimizzare il valore dei tuoi contratti.
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Scopri come la nostra piattaforma CLM può trasformare la tua gestione dei contratti: guarda la nostra Demo On-Demand sulla gestione del ciclo di vita dei contratti.
FAQ
Che cos’è la gestione dei contratti nel Procurement?
La gestione dei contratti negli acquisti è il processo di creazione, negoziazione, esecuzione, monitoraggio e rinnovo degli accordi tra un’azienda e i suoi fornitori o venditori. Questo processo garantisce che tutte le parti adempiano ai loro obblighi, allineando i contratti alle strategie di approvvigionamento dell’organizzazione.
Nell’attuale mercato globalizzato e altamente competitivo, la gestione dei contratti con i fornitori svolge un ruolo cruciale nel navigare tra le dinamiche fluttuanti della catena di fornitura e le normative in evoluzione, rispondendo alla crescente domanda di sostenibilità e trasparenza. Aiuta acquirenti e fornitori a garantire condizioni reciprocamente vantaggiose e a mantenere relazioni solide.
Una gestione efficace dei contratti favorisce inoltre il controllo dei costi, la puntualità delle consegne e l’allineamento agli standard legali e normativi.
